Навигация
Документообіг вхідних документів
39327
знаков
4
таблицы
6
изображений
2.1 Документообіг вхідних документів
Доставка документів в організації здійснюється засобами поштового та електронного зв'язку. За допомогою поштового зв'язку доставляється письмова кореспонденція у вигляді листів, поштових карток, бандеролів та маленьких пакетів, а також друковані видання.
Каналами електронного зв'язку надходять телеграми, факсограми, телефонограми, повідомлення електронної пошти.
Документи, які надходять в організацію на бумажних носіях, проходять: первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розглянення керівництвом. Після цього вони передаються виконавцям. [1; 8]
Прийняття та первинна обробка документів здійснюється секретарем керівника.
Конверти з документами відкриваються (за виключенням конвертів з позначкою «Особисто»), перевіряється правильність доставки та цілісність упаковки документів.
На отриманному документі проставляється реєстраційний штамп.
Одним з основних принципів роботи зі вхідними документами є їх попередній розгляд з метою раціонального розподілення по групам.
Під час попереднього розгляду виділяють ті документи, що потребують обов'язкового розгляду керівниками або виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначається необхідність реєстрації документів, а також встановлюються терміни виконання документів, які передаються структурним підрозділам або безпосереднім виконавцям. [8; 13; 14; 20]
Слід розглянути практику розподілу вхідних потоків документів в організаціях. Основу складають 100% документів.
Перша група документів, яку виділяє секретар керівника — конверти з позначкою «Особисто». В інструкції з діловодства організації, як правило, відзначено, що особиста кореспонденція не відкривається. Умовно група документів з позначкою «Особисто» складає близько 5% від усього масиву вхідних дкументів.
Друга група — це документи, які секретар не реєструє, а зразу направляє до структурних підрозділів. Секретар складає і підписує примірний перелік документів, що реєструються за місцем їх виконання. Перелік затверджує керівник та періодично в нього можуть вноситись доповнення. Від усього масиву вхідних документів група нереєструємих і відправляємих безпосередньо до структурних підрозділів документів складає 20%.
Третя група — документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам (приблизно 15% від масиву вхідних документів).
Четверта група документів складає близько 60% (100 - 5 - 20 - 15 = 60), які направляються секретарем на розгляд керівництва.
Однак найбільш раціональна система розподілу вхідних потоків документів, коли керівництву організації надходить не 60 – 65% документів, а 10 – 15%.
Щоб це виконати, в організації необхідно застосувати метод делегування повноважень. Це означає, що керівник поручає (делегує свої повноваження) одному з досвідчених робітників реєструвати останні 60 – 65% вхідних документів і розподілити їх наступним чином: 10 – 15% — керівництву організації, 45 – 50% — в структурні підрозділи. З цією метою керівник організації видає наказ (розпорядження), в якому назначає посадову особу, відповідальну за подібний розподіл документів, перелічує групи документів, які підлягають розподіленню цією посадовою особою, доводить до відома керівників структурних підрозділів, що ці докумени повинні виконуватись без резолюції керівника на основі відмітки призначеної ним посадової особи.
Така раціональна система розподілу вхідних документопотоків сприяє більш оперативному виконанню документів та, що найголовніше, звільняє керівництво організації від розгляду непотрібної йому документації. Секретар керівника повинен сприяти використанню такої системи розподілу вхідних потоків документаії. [14]
Вхідні телеграми приймаються під розписку з проставленням часу та дати прийому, реєструються за тими ж правилами, що й листи, а потім передаються на розгляд керівництва та виконання.
Текст вхідної телефонограми записується (друкується) отримавачем на спеціальному бланці або в журналі і оперативно передається посадовій особі, якій вона адресована. [1; 8; 13; 14; 16; 20]
Схума проходження вхідних документів подана в додатку 3. [7]
2.2 Реєстрація документів та їх розгляд керівництвом
Після попереднього розподілу вхідних потоків документів секретар реєструє необхідні групи документів і відправляє їх на розгляд керівництву та виконання в структурні підрозділи або конкретним посадовим особам.
«Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Mіністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 17 жовтня 1997 р. № 1153 визначає реєстрацію документа, як фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення реєстраційного позначення — реєстраційного індексу та запис у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. [19]
Мета реєстрації — забезпечення обліку документів, контролю за виконанням і оперативного використання наявної в них інформації. Реєстрація надає документам офіційності, юридичної чинності, позначає початок виконання документа в установі.
Основні правила реєстрації документів:
1. Кожен документ реєструється в певній установі лише один раз: вхідні документи — у день їх надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час; внутрішні та вихідні документи — у день підписання або затвердження; у разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший його повторно не реєструють.
2. Документи реєструють у межах груп незалежно від назви, автора і змісту.
3. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, обліково-статистичні, планові, звітні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створено для використання в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.
Похожие работы
... дприємства, але й реалізує заходи з підвищення рівня охорони праці на підприємстві, тому трудові колективи працюють в безпечних, екологічно чистих умовах діяльності. 2.2. Специфіка організації документаційного забезпечення установи на ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ» Для ВАТ «АГРЕГАТ» характерним є машинна обробка документів. Машинна інформаційна база охоплює всі види спеціально організованої і ...
... ів і зборів. Розділ 3. Напрямки підвищення рівня організаційної та правової регламентації діяльності Київської обласної митниці 3.1 Напрями вдосконалення організаційної та правової регламентації діяльності Київської обласної митниці Основні напрями розвитку Державної митної служби України координу-ються «Концепцією створення багатофункціональної комплексної системи "Електронна митниця" в ...
... екоконтролінгу повинен стати екологічний аудит, як ефективний засіб регулювання відносин виробництва з навколишнім природним середовищем. РОЗДІЛ 2 ОЦІНКА СТАНУ ЕКОЛОГІЧНОГО ОБЛІКУ ТА ЕКОКОНТРОЛІНГУ НА СІЛЬСЬКОГОСПОДАРСЬКИХ ПІДПРИЄМСТВАХ МЕЛІТОПОЛЬСЬКОГО РАЙОНУ 2.1 Вплив рівня забруднення навколишнього середовища регіону на сільськогосподарське виробництво Навколишнє середовище є необхі ...
... і становив 2.30, відповідно збільшився дохід, прибуток і рентабельність перевезень що призвело до зменшення витрат підприємства. 3. Технологія і організація перевезень фанери з міста Рівне (Україна) в місто Мілан (Італія) рухомим складом ТзОВ „Камаз-Транс-Сервіс” 3.1 Дослідження вантажопотоку Згідно договору, укладеного ТзОВ „Камаз-Транс-Сервіс”, на 2006 рік прогнозується обсяг перевезень ...
0 комментариев