Меры по оптимизации использования рабочего времени

3.2 Меры по оптимизации использования рабочего времени

Для того чтобы правильно организовать свое время, нужно уметь его учитывать и анализировать. Упорядоченная, хорошо спланированная деятельность ведет к сокращению времени, а неупорядоченная - к его расточительности. Как же научиться управлять временем?

Чтобы успевать делать больше в меньшее время, требуется все го два качества: организованность и самодисциплина. Для того чтобы их выработать у себя, необходимо следовать ряду правил:

1) точно определить свою цель;

2) составить план ее достижения;

3) сосредоточиться на главном;

4) придумывать себе стимулы;

5) установить твердые сроки;

6) научиться быть решительным;

7) научиться говорить "нет";

8) не увязать в телефонных разговорах;

9) приобрести привычку записывать все самое важное;

10) ликвидировать досадные помехи;

11) научиться слушать, отказаться от шаблонных подходов;

12) не упускать из виду мелочи;

13) приступать к делу сразу же;

14) полнее использовать время;

15) следить за использованием свободного времени;

16) ежедневно контролировать выполнение намеченного;

17) менять занятия;

18) уважать свое время.

19) не загружать свой рабочий день больше, чем на 60%, поскольку каждый день любому руководителю приходится заниматься непредвиденными заранее вопросами;

20) если ехать на работу в городском транспорте, то не стоит зря тратить время, а можно обдумать план работы на текущий день. Если же привыкли думать о делах только на работе, то рекомендуется начинать свой день со спокойного обдумывания предстоящих дел в течение 10-15 минут.

21) не рекомендуется, придя на работу, раскачиваться пол часа – это дестабилизирует деятельность в течение всего дня.

22) не стоит привыкать и к тому, чтобы начинать свой день с ознакомления с почтой. Эта работа уводит человека от неотложных дел.

23) если же в подчинении у руководителя есть секретарь, то начинать рабочий день рекомендуется с беседы с ним.

Лучше всего начать с системного анализа всей организации: выяснить, куда утекает время, где те резервы, которые можно использовать. Затем найти "узкие места" в работе организации и устранить их.

Большое количество времени экономиться в использовании бланков, формы документов и т.д. Главное – обучить всех сотрудников автоматически использовать в работе общепринятую документацию и определенный порядок действий.

Каждый сотрудник в организации должен занимать свое место и выполнять функциональные обязанности, соответствующие его квалификации и свойствам личности.

Не должно быть двойного смысла или разночтений в словах и распоряжениях руководителей.

Необходимо правильно определять последовательность выполнения всех работ. Рекомендуется начинать с выполнения самых трудных заданий и не поддаваться соблазну: "Сначала надо убрать с дороги мелочи". После выполнения каждого задания можно мысленно проговорить: "Еще одно дело сделано". Такая фраза, как правило, придает силы для новых дел. Так называемые мелкие работы следует группировать при планировании. Еще Анатоль Франс писал: "Человек только тогда хозяин времени, когда он разбивает время на часы, минуты и секунды, то есть на частицы, соответствующие кратковременности самой жизни человека". Умение экономно расходовать время, правильно планировать свою деятельность и деятельность других - признак высокой культуры и грамотности человека. Не зря говорят: "дефицит времени - удел шефа, время - привилегия хорошего менеджера".

Лучше принять меры, направленные на предупреждение неэффективного использования рабочего времени. Конечно же, можно установить какое-нибудь программное обеспечение или даже оборудование для "слежения" за сотрудниками, однако это не самое лучшее решение проблемы.

Сотрудники должны самостоятельно планировать свои действия по решению поставленных перед ними задач, ежедневно отчитываясь о выполненной работе. А для более эффективного использования рабочего времени нужно использовать компьютерную систему учета выполненной работы.

В некоторых компаниях избегают установления каких-либо санкций, а вместо этого в компании действует система премий и поощрений. Например, предусмотрена ежемесячная премия некурящим сотрудникам, каждый квартал проводится конкурс "Лучший сотрудник", победители которого получают премии. Такая система намного эффективнее стимулирует работников к своевременному и качественному выполнению работы, нежели запреты и санкции, порождающие безразличие работника к результатам его труда.

Одной из возможных мер предотвращения неэффективного использования сотрудниками рабочего времени также может быть целенаправленное создание условий для регламентированного отдыха, который способствует разрядке и восстановлению работоспособности сотрудников.

Сотрудники отделов аппарата Совета предложили при отрывающих от дел телефонных звонков постараться окончить разговор в самые короткие сроки, сославшись на занятость, совещание, вызов к руководителю. Научиться сказать "нет", но мягко и этично. При желании знать все факты – структурировать проблему, выделить самое главное, правильно расставлять приоритеты. Необходимо более смело делегировать полномочия коллегам и подчиненным. Чтобы много времени не тратилось при чрезмерном чтении, нужно проверять только почту, газеты читать дома, использовать только обзоры прессы. Когда сотрудники излишне коммуникабельны, то ограничивать в общении или выделять им для этого обеденный перерыв.

Таким образом, соблюдая эти правила, можно оказаться в том мире, где время перестанет быть нашим противником. Но нельзя забывать, что наилучший эффект будет достигнут в том случае, когда сотрудники работают с удовольствием, чувствуют полезность своей работы и получают за это соответствующее вознаграждение. Существуют объективные законы и принципы. Нужно научиться их использовать, постараться проанализировать свои действия, расходы времени, технику работы. Чтобы стать организованным человеком, нужно преодолеть себя, нужно иметь волю и упорство.

Заключение

Таким образом, рабочее время – время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени.

В трудовом праве принято использовать в качестве измерителя рабочий день, рабочую неделю и рабочую смену. Конечно же, право не может и не должно регулировать все то время, которое человек может и посвящает труду. Бывают случаи, когда человек сам решает, сколько ему работать, а сколько отдыхать. И, конечно же, бессмысленно устанавливать продолжительность рабочего времени людям так называемых свободных профессий: художнику, писателю и прочим. Таким образом, правовая регламентация рабочего времени, конечно же, необходима, но там где имеют место трудовые отношения, там, где работа осуществляется по трудовому договору. Ведь осуществляется она с определенной целью, что влечет за собой закрепление необходимой меры труда, и в то же время необходимости его ограничения, для того чтобы у работника было время для отдыха, для восстановления сил, затраченных на работе.

Время - одна из форм богатства человека, социальной группы и общества. Оно распределяется и используется в соответствии с достигнутым уровнем развития экономики и характером социальных отношений. Временное пространство - необходимое условие осуществления всей совокупности деятельности людей, удовлетворения их общественных и личных потребностей.

Научно-технический прогресс ведет к тому, что не только производительный труд, но и другие виды деятельности (прежде всего связанные с домашним трудом) требуют меньших по продолжительности затрат времени, вследствие чего растет их социально-экономическая эффективность, обогащается комплекс видов деятельности в свободное время. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на что время тратится, тратить на то, что нужно, и делать все как можно быстрее. В связи с этим время, как любая другая форма богатства, требует учета, изучения и контроля за его распределением и использованием. Первым шагом на этом пути является "инвентаризация" времени, осуществляемая несколькими методами, применением принципов использования времени и методов нормирования и учета деятельности персонала. Выбор метода и принципа должен производиться в зависимости от поставленных задач, требуемой точности и возможностей.

На эффективность использования рабочего времени может повлиять множество факторов – как позитивных, так и негативных. Среди основных отрицательных моментов можно выделить проблемы управленческого характера: нечетко поставленные цели и приоритеты, а также организационного – систематическое откладывание выполнения работ на более поздний срок или отсутствие коммуникаций между членами команды. Из результатов видно, что продуктивность использования рабочего времени объективно связана с организацией хранения и доступа к информации – хорошая организация файлов, документов и электронной почты, а также наличие развитых средств доступа к данным являются значимыми факторами эффективного использования рабочего времени.

Исходя из результатов исследования, можно констатировать, что рабочее время в отделах аппарата Совета используется неэффективно. Главной из причин больших потерь рабочего времени является неумение персонала организовывать свой труд и неэффективное распоряжение рабочим временем, отсутствие четкой системы самоорганизации.

Человек, остро чувствующий ценность даже самого крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит. Для эффективного использования не только рабочего времени, но и своего личного времени существуют объективные организационные законы и принципы. Нужно постараться проанализировать свои действия, расходы времени, технику работы. Чтобы стать организованным человеком, нужно преодолеть себя, нужно иметь волю и упорство.

Как говорится, то, как мы используем наше время, говорит о том, кто мы, и те же факторы, которые снижают эффективность использования времени, подрывают общую эффективность нашей деятельности.

Управлять своим временем может каждый. Научившись этому, человек сможет к лучшему изменить не только собственную карьеру, но и жизнь.

Таким образом, изучив особенности эффективного использования рабочего времени в организации, можно говорить о том, что большинство научных работ написаны об использовании рабочего времени в организациях, предприятиях, государственной структуре, а в органах местного самоуправления эта проблема еще изучена недостаточно и требует дальнейшего изучения. Этому направлению еще предстоит богатое научной и практически ценной информацией будущее.

Ссылки на использованные источники

1.  Зайверт Л. Ваше время – в ваших руках: (Советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время): Пер. с нем. / Авт. предисл. В.М. Шепель. – М.: Экономика, 1991. – 232 с.

2.  Блинов А.О., Василевская О.В. Искусство управления персоналом: Учебное пособие для экономических колледжей и вузов. – М.: ГЕЛАН, 2001. – 411 с.

3.  Добротворский И.Л. Менеджмент. Эффективные технологии. Учебное пособие. – М.: "Издательство ПРИОР", 2002. – 464 с.

4.  Персональный менеджмент: Учебник / С.Д. Резник и др. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА –М, 2002. – 622 с. – (Серия "Высшее образование")

5.  Время – ресурс руководителя /http://www.nestor.minsk.by/sn/1999/08/sn90817

6.  Керженцев П.М. Принципы организации. М.: Экономика, 1968. – 336 с.

7.  Архангельский Г. От личной эффективности к корпоративному стандарту // Управление персоналом. – 2006. - №17. – С.9-15

8.  Трудовой кодекс Российской Федерации. – М.: Изд-во Эксмо, 2005.- 192 с.

9.  Понятие рабочего времени /http://www.refstar.ru/data/r/print.file/id.24404_1.html

10.  Основы менеджмента: Учеб. для вузов / Д.Д. Вачугов, Т.Е. Березкина, Н.А. Кислякова и др.; Под ред. Д.Д. Вачугова. – М.: Высш. школа, 2001. – 367 с.

11.  Введение в специальность "Менеджмент организации": Учебное пособие для вузов / С.Д. Резник, И.А. Игошина, В.С. Резник. Под общ. ред. Э.М. Короткова и С.Д. Резника. – М.: "Логос", 2004. – 320 с.

12.  Веснин В.Р. Менеджмент: учебник. – М.: ТД "Элит-2000", 2003. – 546 с.

13. Пашуто В.П. Организация и нормирование труда на предприятии: Учеб. пособие. – Мн.: Новое знание, 2001. – 304 с. – (Экономическое образование).

14. Бычин В.Б., Малинин С.В. Нормирование труда: Учебник. / Под ред. Ю.Г. Одегова. – М.: Издательство "Экзамен", 2003. – 320 с.

15. Время – бесценный и невозобновляемый ресурс /http://www.src-master.ru/ seminar/detail.php?SID=927

16. "Ведомости": на личные дела, перекуры и ICQ в российских компаниях теряется до 60% рабочего времени

17. Результаты исследования говорят, что сотрудники в среднем работают продуктивно только три дня в неделю /http://www.microsoft.com/Rus/News

18. Теория и практика управления персоналом: Учеб.-метод. Пособ. / Авт.-сост. Г.В. Щекин. – 2-е изд., стереотип. – К.: МАУП, 2003. – 280 с.: ил.

19. Басария Т. Главной проблемой нехватки времени является отсутствие самоорганизации // Управление персоналом. – 2006. - №18. – С.50

0. Левина О., Китасова А., Головин С., Зырянова М., Анненкова Т., Майорова Л. Управление временем – управление собой // Управление персоналом. – 2006. - № 17. – С.24-31

21. Большой экономический словарь / Под ред. А.Н. Азрилияна. – 2-е изд. доп. и перераб. – М.: Институт новой экономики, 1997. – 864 с.

Список использованных источников

1. Трудовой кодекс Российской Федерации. – М.: Изд-во Эксмо, 2005.- 192 с.

2. Архангельский Г. От личной эффективности к корпоративному стандарту // Управление персоналом. – 2006. - №17. – С.9-15

3. Басария Т. Главной проблемой нехватки времени является отсутствие самоорганизации // Управление персоналом. – 2006. - №18. – С.50

4. Блинов А.О., Василевская О.В. Искусство управления персоналом: Учебное пособие для экономических колледжей и вузов. – М.: ГЕЛАН, 2001. – 411 с.

5. Большой экономический словарь / Под ред. А.Н. Азрилияна. – 2-е изд. доп. и перераб. – М.: Институт новой экономики, 1997. – 864 с.

6. Бычин В.Б., Малинин С.В. Нормирование труда: Учебник. / Под ред. Ю.Г. Одегова. – М.: Издательство "Экзамен", 2003. – 320 с.

7. Введение в специальность "Менеджмент организации": Учебное пособие для вузов / С.Д. Резник, И.А. Игошина, В.С. Резник. Под общ. ред. Э.М. Короткова и С.Д. Резника. – М.: "Логос", 2004. – 320 с.

8. Веснин В.Р. Менеджмент: учебник. – М.: ТД "Элит-2000", 2003. – 546 с.

9. Добротворский И.Л. Менеджмент. Эффективные технологии. Учебное пособие. – М.: "Издательство ПРИОР", 2002. – 464 с.

10. Зайверт Л. Ваше время – в ваших руках: (Советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время): Пер. с нем. / Авт. предисл. В.М. Шепель. – М.: Экономика, 1991. – 232 с.

11. Керженцев П.М. Принципы организации. М.: Экономика, 1968. – 336 с.

12. Левина О., Китасова А., Головин С., Зырянова М., Анненкова Т., Майорова Л. Управление временем – управление собой // Управление персоналом. – 2006. - № 17. – С.24-31

13. Основы менеджмента: Учеб. для вузов / Д.Д. Вачугов, Т.Е. Березкина, Н.А. Кислякова и др.; Под ред. Д.Д. Вачугова. – М.: Высш. школа, 2001. – 367 с.

14. Пашуто В.П. Организация и нормирование труда на предприятии: Учеб. пособие. – Мн.: Новое знание, 2001. – 304 с. – (Экономическое образование)

15. Персональный менеджмент: Учебник / С.Д. Резник и др. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА –М, 2002. – 622 с. – (Серия "Высшее образование")

16. Теория и практика управления персоналом: Учеб.-метод. Пособ. / Авт.-сост. Г.В. Щекин. – 2-е изд., стереотип. – К.: МАУП, 2003. – 280 с.: ил.

17. "Ведомости": на личные дела, перекуры и ICQ в российских компаниях теряется до 60% рабочего времени

18. Время – бесценный и невозобновляемый ресурс /http://www.src-master.ru/ seminar/detail.php?SID=927

19. Время - ресурс руководителя /http://www.nestor.minsk.by/sn/1999/08/sn90817

20. Понятие рабочего времени /http://www.refstar.ru/data/r/print.file/id.24404_1.html

21. Результаты исследования говорят, что сотрудники в среднем работают продуктивно только три дня в неделю /http://www.microsoft.com/Rus/News

Приложение А

Программа социологического исследования использования рабочего времени в организации

Обоснование проблемы исследования. Как известно, деятельность человека, сфера применения его труда весьма и весьма разнообразны. Работа по трудовому договору, творческая и предпринимательская деятельность, в конце концов, работа по дому, по уходу за детьми и на приусадебном хозяйстве весьма разнообразны, и отличны друг от друга. Но у всех перечисленных и ряде не упомянутых видов труда есть все же общая черта, которой выступает категория рабочего времени.

Организация рабочего времени играет огромную роль в эффективном управлении персоналом, так как руководители заинтересованы в том, чтобы их подчиненные работали усердно во благо получить больше прибыли для организации. Для этого они используют функции планирования, организации, контроля, мотивации, координации. При этом создается совершенно особый климат эффективности в компании, людям становится работать более комфортно, вся деятельность сотрудников более осознанной и предсказуемой, заметно вырастает мотивация персонала, значительно улучшается взаимодействие людей внутри команды и между различными подразделениями. Тем самым рационально используется время, рационально распределяются производственные и человеческие ресурсы, в итоге – рациональная и эффективная работа всей организации.

Основные последствия неэффективного использования рабочего времени заключаются в том, что страдает эффективность организации из-за неправильного распределения времени сотрудников, происходят постоянные торможения работы из-за нехватки времени, возрастают вероятности "потери" задач или их несвоевременного выполнения, снижается "управленческая мощность" подразделения, отдела, повышается стресс у персонала, который приводит к заболеваниям, а это, в свою очередь, больничные дни. Поэтому необходимо рационализировать рабочий день в компании, в отделе или у отдельных сотрудников.

Для того чтобы выяснить эффективность распоряжения рабочего времени в органах местного самоуправления, было решено провести социологическое исследование.

Целью исследования является анализ механизмов использования персоналом своего рабочего времени и организации труда.

Объектом исследования выступает персонал отделов аппарата Совета Нижнекамского муниципального района.

Предметом является виды деятельности, временные затраты, "поглотители" времени.

Гипотеза – главной из причин больших потерь рабочего времени является неумение персонала организовывать свой труд и неэффективное распоряжение рабочим временем.

Задачи исследования:

1.  Выяснить, умеет ли персонал организации организовывать свой труд;

2.  Определить, умеют ли сотрудники эффективно распоряжаться своим рабочим временем;

3.  Выявить причины, влияющие на эффективное использование рабочего времени.

Логический анализ основных понятий:

Интерпретация основных понятий	Операционализация основных понятий
1. Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени [8, ст. 91].	1) время, затрачиваемое на производство материальных и духовных благ и выполнение определенного объема работ; 2) период времени, в течение которого наемный работник обязан выполнять требуемую нанимателем работу.
2. Использование – пользование чем-нибудь, употребление с пользой [21, c.223].	1) эффективный – дающий определенный эффект, действенный; 2) неэффективный – не дающий определенного эффекта, безрезультатный, нерациональный.

Методы исследования. Анализируемый эмпирический материал получен в ходе выборочного исследования, проведенного в отделах аппарата Совета, при помощи анкетирования и наблюдения, в форме тестов, разработанных Щекиным Г.В., Весниным В.Р., а также по методике Зайверта Л. Анкетирование проводилось в форме прямого опроса (раздаточное анкетирование).

Определение выборочной совокупности. В рамках исследования методом сплошного опроса опрашивалось 7 сотрудников в возрасте от 25 до 62 лет, занимающие должности: начальников отдела, руководителя подразделения и специалистов отдела. Наблюдение проводилось в отделе организации деятельности Совета района (2 человека), а анкетирование – в отделе организации деятельности городского Совета и района (4 человека), отделе по работе со СМИ и общественными формированиями (1 человек), отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан (1 человек), принимал участие и руководитель аппарата Совета района.

Рабочий план исследования

Мероприятия	Срок исполнения	Исполнитель
1 Обсуждение и утверждение программы	6-13 марта	Исмагилова Г. М. Рафикова Р. С.
2 Обсуждение и утверждение методического инструментария	14-20 марта	Исмагилова Г. М. Рафикова Р.С.
3 Тиражирование методического инструментария для проведения исследования	21 - 27 марта	Исмагилова Г. М.
4 Проведение анкетирования	2-22 апреля	Исмагилова Г. М
5 Анализ результатов исследования и подготовки предварительного отчета	23-30 апреля	Исмагилова Г. М
6 Разработка и утверждение окончательного отчета, выводов и рекомендаций по итогам исследования	1-10 мая	Исмагилова Г. М. Рафикова Р. С.

Логическая структура инструментария:

Операциональные понятия	Индикаторы	Тип шкалы измерения	Номер вопроса в анкете
Логическая структура инструментария для теста, разработанного Весниным: 1. Выяснить, умеет ли персонал организации организовывать свой труд
Наличие целей в жизни	Факт наличия	номинальная	1
Составление плана работы	Наличие еженедельника, спецблокнота	номинальная	2
Невыполнение намеченного	Индивидуальная оценка	номинальная	3
Правильное ведение записных книжек	Факт правильности заполнения	номинальная	4
Расположение вещей	Принципы расположения вещей	номинальная	5
Потеря времени	Где, сколько и причины потери	номинальная	6
Действия на совещании	Виды действий	номинальная	7
Выступление с докладом	Внимание на содержание и продолжительности	номинальная	8
Выполнение задуманного	Факт выполнения	номинальная	9
Поручения, задания, просьбы	Система фиксаций	номинальная	10
Пунктуальность	Точность при приходе на собрания	номинальная	11
Выполнение заданий, поручений, просьб	Своевременность	номинальная	12
Обещание что-то сделать	Факт выполнения обещанного	номинальная	13
Логическая структура инструментария для теста, разработанного Щекиным Г. В.: 2. Определить, умеют ли сотрудники эффективно распоряжаться своим рабочим временем
Планирование дел	Факт планирования	ранговая	1
Необходимое количество подчиненных	Факт наличия	ранговая	2
Распределение работы между подчиненными	Факт распределения	ранговая	3
Ритмичность работы персонала	Уровень ритмичности	ранговая	4
Компетентность и подготовленность подчиненных	Уровень компетентности и подготовленности	ранговая	5
Наличие помощника, который может заменить руководителя	Факт наличия	ранговая	6
Наличие средств оргтехники	Факт достаточности	ранговая	7
Подготовленность помощника к решению сложных проблем	Уровень подготовленности	ранговая	8
Минимизация числа совещаний	Факт минимизации	ранговая	9
Пользование услугами секретаря	Факт пользования	ранговая	10
Назначение секретарем времени встреч и поездок	Факт назначения	ранговая	11
Знание секретаря	Факт знания	ранговая	12
Определение заданий для секретаря	Факт определения задания	ранговая	13
Пользование диктофоном	Факт пользования	ранговая	14
Понятность задач для сотрудников	Уровень понятности	ранговая	15
Возможность подчиненных обращаться с консультацией руководителю	Уровень возможности	ранговая	16
Пунктуальность в служебных делах	Точность в делах	ранговая	17
Начало работы с неотложных дел	Факт начала	ранговая	18
Перерывы и время отдыха	Факт наличия	ранговая	19
Оперативность принятия решений	Факт оперативности	ранговая	20
Пресечение факта безделья персонала	Факт пресечения	ранговая	21
Оценка эффективности работы подчиненных	Объективность оценки	ранговая	22
Оценка эффективности работы руководителя	Критерии оценки	ранговая	23
Эффективность использования рабочего времени	Факт оценки	ранговая	24
Планирование своего рабочего времени	Факт осуществления планирования	ранговая	25
Демографические характеристики респондентов:
Пол	Наименование пола	Номинальная	1
Возраст	Число лет	Интервальная	2
Занимаемая должность в организации	Наименование должности	Номинальная	3

Приложение Б

Уважаемый сотрудник!

Целью данных тестов и методики является исследование умений распорядиться рабочим временем и выяснить причины, влияющие на эффективное использование рабочего времени в организации. Просим Вас принять участие в анкете потому, что нам важно мнение каждого из Вас. Ответы будут использоваться только для дипломной работы. Анонимность гарантирована. Вам нужно ответить на 2 теста и методику, варианты Вашего ответа обведите в кружочек.

Заранее благодарим за участие!

Тест №1 "Умение распорядиться своим временем".

1.  Планируете ли Вы заранее дела на предстоящую неделю?

2.  Хватает ли Вам Ваших подчиненных для решения поставленных задач?

3.  Планируете ли Вы заранее распределение работы между ними?

4.  Ритмично ли работают Ваши подчиненные?

5.  Достаточно ли они компетентны и подготовлены?

6.  Есть ли у Вас помощник, который в нужный момент сможет Вас заменить?

7.  Достаточно ли у Вас средств оргтехники?

8.  Подготовлен ли Ваш помощник к решению сложных проблем?

9.  Стараетесь ли Вы минимизировать число проводимых совещаний?

10.  Пользуетесь ли Вы услугами секретаря для назначения деловых встреч?

11.  Назначает ли Вам секретарь время Ваших деловых встреч и поездок?

12.  Знает ли секретарь, кого он Вам может связать непосредственно с Вами?

13.  Готовите ли Вы для секретаря задания заранее, чтобы он мог их своевременно выполнить?

14.  Пользуетесь ли Вы диктофоном?

15.  Достаточно ли понятные задачи Вы ставите перед персоналом?

16.  Могут ли подчиненные при необходимости, консультации без труда связаться с Вами?

17.  Пунктуальны ли Вы в служебных делах?

18.  Начинаете ли Вы свой рабочий день с неотложных дел?

19.  Удается ли Вам делать перерывы в работе и немного расслабиться?

20.  Всегда ли Вам удается оперативно принимать решения?

21.  Пресекаете ли Вы факты безделья персонала?

22.  Объективно ли Вы оцениваете эффективность работы подчиненных?

23.  Знаете ли Вы, по каким критериям подчиненные определяют эффективность Вашей работы?

24.  Оцениваете ли Вы эффективность использования своего рабочего времени?

25.  Осуществляете ли Вы перспективное планирование своего рабочего времени?

Тест №2"Умение организовать свой труд".

Выберите только один варианта ответа.

1. Имеются ли у Вас главные, основные цели в жизни, к достижению которых Вы стремитесь?

А. У меня есть такие цели;

Б. Разве нужно иметь какие-то цели? Ведь жизнь так изменчива…

В. У меня есть главные цели, и я подчиняю свою жизнь их достижению;

Г. Цели у меня есть, но моя деятельность мало способствует их достижению;

2. Составляете ли Вы план работы, дел на неделю, используя для этого еженедельник, спецблокнот и т.д.

А. Да;

Б. Нет;

В. Не могу сказать ни "да", ни "нет", так как намечаю главные дела в голове, а план на текущий день – в голове или на листе бумаге;

Г. Пробовал составлять план, используя для этого еженедельник, но понял, что это ничего не дает;

Д. Составлять планы – это лишь игра взрослых людей в организованность;

3. Отчитываете ли Вы себя за невыполнение намеченного на неделю, на день?

А. Отчитываю в тех случаях, когда вижу свою вину, лень или неторопливость;

Б. Отчитываю, несмотря ни на какие субъективные и объективные причины;

В. Сейчас и так все ругают друг друга, зачем же еще отчитывать самого себя?

Г. придерживаюсь такого принципа: что удалось сделать сегодня – хорошо, а что не удалось – выполню, может быть, в другой раз;

4. Как Вы ведете свою записную книжку с номерами телефонов деловых людей, знакомых, родственников, приятелей и т.д.?

А. Я хозяин (хозяйка) своей записной книжки: как хочу, так и веду записи номеров телефонов, фамилий, имен. Если понадобиться чей-то номер телефона, то обязательно найду его;

Б. Часто меняю записные книжки с записями телефонов, так как нещадно их "эксплуатирую". При переписки телефонов стараюсь все сделать "по науке", однако при дальнейшем пользовании вновь сбиваюсь на произвольную запись;

В. Записи телефонов, фамилий, имен веду "почерком настроения", считаю, что был бы записан номер телефона, фамилия, имя, отчество, а на какой странице записано, прямо или криво, это не имеет особого значения;

Г. использую общепринятую систему – в соответствии с алфавитом записываю фамилию, имя, отчество, номер телефона, а если нужно, то и дополнительные сведения (адрес, место работы, должность);

5. Вас окружают различные вещи, которыми Вы часто пользуетесь. Каковы Ваши принципы расположения вещей?

А. Каждая вещь лежит там, где ей хочется;

Б. Придерживаюсь принципа: каждой вещи – свое место;

В. Периодически навожу порядок в расположении вещей, предметов. затем кладу их туда, куда придется, чтобы не загружать голову "расположением". Спустя некоторое время опять навожу порядок и т.д.;

Г. Считаю, что данный вопрос не имеет никакого отношения к самоорганизации;

6. Можете ли Вы по истечении дня сказать, где, сколько и по каким причинам вам пришлось напрасно потерять время?

А. Могу сказать о потерянном времени;

Б. Могу сказать только о месте, где было напрасно потеряно время;

В. Если бы потерянное время обращалось в деньги, тогда бы я считал(а);

Г. Всегда хорошо представляю, где, сколько и почему было напрасно потеряно;

Д. Не только хорошо представляю, где, сколько и почему было потеряно время, но и изыскиваю приемы сокращения потерь в тех же самых местах или ситуациях;

7. Каковы Ваши действия, когда на совещании, на собрании начинается переливание из пустого в порожнее?

А. Предлагаю обратить внимание на существо вопроса;

Б. Любое совещание или собрание представляет собой сочетание как "полного", так и "пустого". Когда наступает "пустое", то ждешь "полного". Когда приходит полоса "полного", то немного утомляешься и для разрядки… ждешь "пустое";

В. Погружаюсь в "небытие";

Г. Начинаю заниматься теми делами, которые взял с собой в расчете " на переливание";

8. Предположим, что Вам предстоит выступить с докладом. Будете ли Вы уделять внимание не только содержанию доклада, но и его продолжительности?

А. Буду уделять самое серьезное внимание содержанию доклада. Думаю, что продолжительность нужно определять лишь приблизительно. Если доклад будет интересен, то всегда дадут время, чтобы закончить его;

Б. Уделяю в равной степени внимание содержанию и продолжительности доклада, а также его вариантам в зависимости от времени;

9. Стараетесь ли Вы использовать буквально каждую минуту для выполнения задуманного?

А. Стараюсь, но не всегда получается в силу личных причин (упадка сил, настроения и др.);

Б. Не стремлюсь к этому, так как считаю, что не нужно быть мелочным в отношении времени;

В. Зачем стремиться, если время все равно не обгонишь;

Г. Стараюсь и пытаюсь несмотря ни на что;

10. Какую систему фиксации поручений, заданий и просьб Вы используете?

А. Записываю в своем еженедельнике, что выполнить и к какому сроку;

Б. Фиксирую в своем еженедельнике наиболее важные поручения, просьбы, задания. "Мелочи" пытаюсь запомнить. Если забываю о них, то не считаю это недостатком;

В. Стараюсь запоминать поручения, задания и просьбы, так как это тренирует память. Однако должен (должна) признаться, что память часто подводит меня;

Г. Придерживаюсь принципа "обратной памяти": пусть помнит о поручениях и заданиях тот, кто их дает. Если поручение нужное, то о нем не забудут и вызовут меня для срочного исполнения;

11. Насколько Вы точны при деловых встречах, при приходе на собрания, совещания, заседания?

А. Прихожу раньше на 5-7 минут;

Б. Прихожу вовремя: к началу собрания, совещания или заседания;

В. Как правило, опаздываю;

Г. Всегда опаздываю, хотя пытаюсь прийти раньше или вовремя;

Д. Если бы было издано научно-популярное пособие "Как не опаздывать", то я, вероятно, научился (научилась) бы не опаздывать;

12. Какое значение Вы придаете своевременности выполнения заданий, поручений, просьб?

А. Считаю, что своевременность – это один из важных показателей моего умения работать, это своего рода триумф организованности. Однако кое-что мне не всегда удается выполнить вовремя;

Б. Своевременность выполнения – это зверь, который может укусить именно в ту минуту, когда задание выполнено. Лучше немного затянуть выполнение задания;

В. Предпочитаю поменьше рассуждать о своевременности, а выполнять задания и поручения в срок;

Г. Своевременно выполнить задание или поручение – это верный шанс получить новое. Исполнительность всегда своеобразно наказывается;

13. Предположим, Вы пообещали что-то сделать или в чем-то помочь другому человеку. Но обстоятельства изменились таким образом, что выполнить обещание обещанное довольно затруднительно. Как Вы будете себя вести?

А. Сообщу человеку об изменении обстоятельств и о невозможности выполнить обещанное;

Б. Постараюсь сказать человеку, что обстоятельства изменились и выполнение обещания затруднительно. Одновременно скажу, что не нужно терять надежды на обещанное;

В. Буду стараться выполнить обещанное. Если выполню – хорошо, если не выполню – тоже не беда, так как я довольно редко не сдерживаю своих обещаний;

Г. Ничего не буду сообщать человеку. Выполню обещанное во что бы то ни стало.

Методика, разработанная Зайвертом Л.

Шкала наблюдения "Анализ видов деятельности и расхода времени" в отделе организации деятельности Совета

№

Вид деятельности, занятий

Интервал времени (от - до)

Продолжительность (мин.)

А

Б

В

Г

Листок наблюдения "дневных помех"

№

Помехи. Интервал времени (от - до)

Продолжительность (мин.)

Телефонный разговор или посетитель

Кто?

Пометки, например причины помех

Просмотрите следующий список, состоящий из 30 самых существенных "поглотителей", или "ловушек", времени, и наметьте "свои" пять важнейших:

1.Нечеткая постановка цели.

2.Отсутствие приоритета в делах.

3.Попытка слишком много сделать за один раз.

4.Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения.

5.Плохое планирование трудового дня.

6.Личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол.

7.Чрезмерное чтение.

8.Скверная система досье.

9.Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).

10.Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

11.Недостатки кооперации или разделения труда.

12.Отрывающие от дел телефонные звонки.

13.Незапланированные посетители.

14.Неспособность сказать "нет".

15.Неполная, запоздалая информация.

16.Отсутствие самодисциплины.

17.Неумение довести дело до конца.

18.Отвлечение (шум).

19.Затяжные совещания.

20.Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

21.Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

22.Болтовня на частные темы.

23.Излишняя коммуникабельность.

24.Чрезмерность деловых записей.

25.Синдром "откладывания".

26.Желание знать все факты.

27.Длительные ожидания (например, условленной встречи).

28.Спешка, нетерпение.

29.Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.