Проблема выбора методов сбора информации внутри организации

3.  Проблема выбора методов сбора информации внутри организации

Внутри предприятия предусмотрены отчеты подразделений (в лице их руководителей) на совещаниях, а также в порядке исполнения планов работы в соответствии со сроками, утвержденными графиком. Анализ проводится по производственным показателям. Качество, объем и комфортность отчетных форм для исполнителя учитывается слабо, в основном оценку качества исполнения ведет председатель на основании своей компетентности и неформального опыта.

4.  Проблема соотнесения «бумажных» и «электронных» носителей информации

Источник причин большинства проблем документационного обеспечения управления – изначальное противоречие между требованием централизованного управления документацией и децентрализованной технологией учета. Карточно-журнальный учет работы с документами ведется автономно в каждом подразделении. При этом процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его прохождения. Чтобы обеспечить эффективное централизованное управление по некоторой совокупности документов, необходимо оперативно отслеживать и дублировать информацию из подразделений в центре. Это требует огромных накладных расходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии сбора и анализа распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня практически ни одна организация не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии.

Альтернативный путь – просто упростить задачу, сократив документооборот за счет передачи прав работы с документами. Однако децентрализация функций работы с документами, включая их учет и контроль, не возможна в связи с особенностями работы предприятия, которое своей деятельностью обеспечивает именно сбор, хранение и оперативную работу с информацией о собственности в регионе. Автономные компьютеры на рабочих местах служащих предприятия и локальные сети в отделах вышеперечисленных проблем принципиально не решают.

5.  Проблема принятия управленческих решений с учетом коммуникационных особенностей организации.

Учитывая значительное своеобразие в формировании статуса предприятия и организации основных процессов, сопровождающих его деятельность, организационно-распорядительные решения имеют типичный, повторяющийся характер. В связи с этим большое значение имеет «простое» исполнение должностных обязанностей и максимально точное ведение документации. Однако это также определяет проблему, которую следует назвать «рутиной». Вместе с тем, современное социально-экономическое развитие, открывшее широкие возможности по регулированию социально-трудовых прав граждан, сформировало проблему объема обрабатываемой документации и значительно повысило число граждан, обратившихся в Мурманский Облсовпроф. Наплыв посетителей различного социального положения и интересов, определил повышение эмоционального фона и структуры ответственности работников предприятия. В первую очередь возросла роль психологической готовности и умений работников действовать в условиях информационных перегрузок.

3.2 Перспективные направления совершенствования коммуникативных процессов организации

Диагностирование проблемы является первым этапом в ее решении. Совершенствование деятельности Мурманского Облсовпрофа в условиях повышения его роли в управлении социально-трудовыми отношениями должно проходить как в сфере улучшения его производственных показателей, так и в сфере управления коммуникациями. Последнее утверждение подтверждается в первую очередь тем, что Мурманский Областной совет профессиональных союзов по роду своей деятельности работает именно с информацией и с людьми, вступающими в отношения по поводу защиты социально-экономических интересов и трудовых прав.

Разработка коммуникационных стратегий может проходить как часть производственной деятельности (в разделе совершенствования документооборота), в информационной деятельности (при развитии справочно-методической работы), в деловых межличностных коммуникациях (при повышении эффективности совещаний, приема посетителей и т.п.).

Принцип комплексности в этом случае указывает на необходимость создания матрицы формулирования целей и задач предприятия. Такую матрицу целесообразно заполнять, начиная с формулировки долгосрочных целей. Формирование целенаправленного поведения работников может быть эффективным, если руководство сумеет определить стратегию ее развития. Эффективность управления зависит от того, насколько руководство готово перейти к поэтапному стратегическому планированию. Психологически это необходимо. Если у работников есть сомнения в постановке и формулировании стратегической цели развития, то это негативно отразится и на их поведении: будет снижаться инициатива. Если же они понимают и принимают стратегическую цель развития, то их поведение будет мотивировано: цель как образ конечного результата становится определяющей. Стратегические цели обычно корректируются поквартальными результатами ее деятельности и ситуационными отклонениями. Если это происходит интенсивно и часто, то стратегическая цель может обесцениваться или размываться в сознании работников. Но возможен и противоположный вариант, когда все эти корректировки только помогают работникам быть более собранными в стремлении достичь цели.

Важным направлением в работе предприятия является сотрудничество со средствами массовой информации (СМИ) по вопросам социальной защиты населения и регулирования трудовых интересов. К сожалению, когда журналисты берутся за эти темы, то стремятся найти какие-либо «разоблачительные» факты или случаи. Однако случаи. Однако т тревожность людей, их неуверенность в реализации своих прав.

В этой связи широкое освещение получают материалы центральной и региональной прессы по вопросам регулирования социально-трудовых отношений, материалов, касающихся проведения всероссийских акций протеста профессиональных союзов, некоторыми телевизионными каналами выпускаются сюжеты, посвященные проведению подобных акций.

Работники предприятия готовы спланировать тематику этих материалов, что они и делают. Некоторые материалы, подготовленные сотрудниками, публикуются на страницах областных и местных газет. Однако, этих сил крайне недостаточно.

Предприятие проводит определенную работу, направленную на обучение и обмен опытом руководителей и специалистов. Создан банк методической информации, где систематизирована необходимая литература, регулярно готовится справочная и аналитическая информация.

При Мурманском Областном совете профессиональных союзов создан Центр подготовки и переподготовки специалистов в области социально-экономической сферы, ведется сотрудничество с Санкт-Петербургским Гуманитарным Университетом Профсоюзов в целях обучения и подготовки новых сотрудников, получения образования и повышения квалификации, подготовки абитуриентов для поступления как в вышеуказанный Университет, в его Мурманский филиал, так и в другие вузы России.

Все вышеуказанные направления коммуникационной политики активно используются в представленной организации – Мурманском Областном совете профессиональных союзов, однако необходимо их постоянное совершенствование, что приведет к улучшению эффективности как самого процесса коммуникаций, так и деятельности предприятия в целом.

Заключение

В настоящее время происходит переосмысление сущности управления организацией, что вызвано глобальными социальными реформами, осуществляемыми в стране, принципиальное обновление понимания роли государственного управления, его социальной обусловленности, масштабности и эффективности.

Это требует восстановления отношений доверия, взаимопонимания, искренности и честности между государством и гражданами, между государственными органами и всеми общественными структурами. Необходимо достигнуть разумного соответствия между государственно-правовым регулированием и естественностью жизни, ее опытом и традициями, устойчивостью и адаптивностью.

Благодаря стремительному развитию информационных технологий, мировое общество вступило в эпоху формирования нового информационного пространства. Уровень информатизации управления и эффективных коммуникационных процессов стал одним из наиболее важных показателей социально-экономического прогресса, достигнутого государством и отдельной организацией.

В представленной работе были решены следующие задачи:

-  рассмотрены теоретические направления в исследовании управления коммуникационными процессами;

-  проанализирована деятельность Мурманского Областного совета профессиональных союзов, права и гарантии ее деятельности, рассмотрены факторы внутренней и внешней среды организации, задачи в совершенствовании документооборота;

-  выделены основные направления совершенствования коммуникационной политики предприятия в решении организационных задач.

В ходе проведенного исследования были сделаны следующие выводы.

Процесс коммуникации в организации происходит как по вертикали, так и по горизонтали, как с помощью формальных отношении (правил, норм, инструкций), так и неформальных (традиций, культуры, поведения сотрудников).

Создание благоприятной атмосферы для диалога, стремление понять собеседника являются важными атрибутами коммуникации, которые могут привести к взаимопониманию. Быстрее и эффективнее, чем множество слов.

Задача внешних коммуникаций – удовлетворение информационных потребностей предприятия, налаживание связей с госуд______нными органами, общественностью, населением, предприятиями и объединениями, средствами массово информации.

Важнейшая цель внутренней коммуникации на предприятии – создание среди сотрудников коммуникационной политики, направленной на поддержание общей цели организации, на получение необходимых знаний, мотивацию сотрудников в процессе труда, открытый обмен информацией между подразделениями и сотрудниками.

Качество коммуникаций оказывает непосредственное влияние на работу организации в целом, в частности на производственное поведение сотрудников, а также на функционирование других процессов управления персоналом: подбора и приема на работу, развития, оценки, компенсации и обучения. Значение коммуникации в управлении возрастает по мере увеличения уровня информатизации современных организаций и ускорения перемен во внешней среде их деятельности, поэтому повышение эффективности является важным источником конкурентного преимущества в современном мире. Таким образом, внутриорганизационные изменения следует понимать в первую очередь как индивидуальную и коллективную перестройку компетенций, т.е. как многомерный процесс переквалификации. Такая перестройка сознания управленца создает поток событий, который преобразует уже сложившийся повседневный поток рабочих действий или даже полностью его изменяет, направляя в русло новой социальной модели.

Информатизация и коммуникационные процессы в развитии и функционировании общества, всего социального пространства актуализируют вопрос об определении сущности социальных технологий и роли человека в этом процессе.

Библиографический список

1.  Конституция Российской Федерации. - М., 1993. - 24 с.

2.  Атаев А.А. Управленческая деятельность: Практика и резервы организации. - М.: Экономика, 1998. - 231 с.

3.  Большаков А.С., Михайлов В.И. Современный менеджмент: теория и практика – М., СПб, Питер, 2002.

4.  Букреев В.Л. Информация как организационный ресурс // Общественные науки и современность. – 2002. - № 4. – С. 10-16.

5.  Васильев Н.В. Коммуникации в организации – СПб, 2002.

6.  Веснин В.Р. Организационная культура // Социо-гуманитарные знания. – 2001. - № 3. – С. 6-14.

7.  Волкова К.А. Предприятие: стратегия, структура, положение об отделах и службах, должностные инструкции. – М.: Экономика, НОРМА. 2001.

8.  Зверинцев А.Т. Коммуникационный менеджмент. Рабочая книга менеджера по ПР – СПб, 1997.

9.  Зубов К.Д. Информация в государственном секторе управления // Теория и практика управления. – 2002. - № 8. – С. 3-7.

10.  Коренченко Р.А. Общая теория организации: Учеб. для вузов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

11.  Мариничева М.К. "Knowledge Management" как основной инструмент внутренней коммуникации компании // Персонал. – 2001. – № 10. – С. 12-21.

12.  Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 1995. - 704 с.

13.  Науменко Т.В. Социология массовых коммуникаций в структуре социального знания // Социс. – 2003. - № 10. – С. 6-14.

14.  Основы менеджмента. Учебник / Под ред. Д.Д. Вачугова. – 2-е изд. перераб. и доп. – М.: Высшая школа, 2003.

15.  Резник С.Д., Соколов С.Н. Персональный менеджмент. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 608 с.

16.  Светлов А.Е. Автоматизированная система управления документами нового поколения // Делопроизводство, 2003, № 1. – С. 12-17.

17.  Старобинский Э. Коммуникационные каналы // Управление персоналом. – 2000. - № 4. – С. 15-21.

18.  Управление персоналом: Учеб. для вузов. – 2-е изд. / Под ред. Т.Ю.Базарова, Б.Л. Еремина. - М.: ЮНИТИ, 2002.

19.  Уткин Э.А. Консалтинг (учебное пособие для вузов) – М.: Тандем, 2002.

[1] Резник С.Д., Соколов С.Н. Персональный менеджмент. – М.: ИНФРА-М, 2002. – С. 270.

[2] Управление персоналом организации. Практикум. / Под ред. А.Я. Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 2000. – С. 15.

[3] Управление персоналом: Учеб. для вузов. - 2-е изд. перераб. и доп. / Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. – М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2002. – С. 543.

[4] Фомичев А.Н. Административный менеджмент – М., 2003. - С.185

[5] Менеджмент: Учеб. пособ. для вузов / Под ред. Ю.В. Кузнецова, В.И. Подлесных. – СПб: Бизнес-пресс, 2001. – С. 199.

[6] Мариничева М.К. "Knowledge Management" как основной инструмент внутренней коммуникации компании // Управление персоналом. – 2001. – № 10. – С.74

[7] Беляев А.А. Системология организации – М., ИНФРА-М, 2000. - С.48.

[8] Беляев А.А. Системология организации – М., ИНФРА-М, 2000. - С.91.

[9] Васильев Н.В. Коммуникации в организации – СПб, 2002. - С.93.

[10] Васильев Н.В. Коммуникации в организации – СПб, 2002. - С.98

[11] Там же. - С.105.

[12] Зверинцев А.Т. Коммуникационный менеджмент. Рабочая книга менеджера по ПР – СПб, 1997. - С.201

[13] Васильев Н.В. Коммуникации в организации – СПб, 2002. - С.109

[14] Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 1995. – С.524

[15] Демченко В.А. Научите человека технике, чтобы научить машину психологии // Информационные технологии – 2001. - № 7. С.54

[16] Котов О.Л. Техника и технология в бизнес-решениях // Информационные технологии. – 2002. - № 7. – С.84

[17] Там же. – С.72

[18] Михеев В.А. Основы социального партнерства: теория и политика – СПб, РАГС, 2001. - С.203.

[19] Зубов К.Д. Информация в государственном секторе управления // Теория и практика управления. – 2002. - № 8. – С.105.

[20] [20] Зубов К.Д. Информация в государственном секторе управления // Теория и практика управления. – 2002. - № 8. – С.108

[21] Творогова Н.Д. Психология управления (лекции для высшей школы) – М., 2000. - С.61

[22] Алексеев А.А., Громовой Л.А. Психогеометрия для менеджеров – М., 2000. - С.43

[23] Серотин В.В. Руководитель глазами психолога // Управление персоналом. – 2002. - № 1. – С.44

[24] Большаков А.С., Михайлов В.И. Современный менеджмент: теория и практика – М., СПб, Питер, 2002. С.59

[25] Сокова А.Н. Некоторые психологические аспекты документоведения // Секретарское дело. – 2001. - № 2. – С.54