Запрос «Должники»

1.  Запрос «Должники»

Данный запрос является параметрическим (т.е. запросом с изменяемыми условиями). По полям «Дата выдачи», «Дата возврата» и «Ф.И.О. Пользователя» задаем параметрические условия.

Данный запрос позволяет определить, кто из пользователей должен вернуть

Тот или иной альбом.

2.  Запрос «Альбомы»

Данный запрос является параметрическим запросом на выборку. По полям «Наименование», «Исполнители», «Год альбома» и т.д. задаем параметрические условия. Данный запрос позволяет узнать наименование альбома, исполнителя, год выпуска, где был приобретен.

6. Формы

Форма – это оболочка таблицы или запроса, обеспечивающая пользователю удобный интерфейс. Использование формы в большинстве случаев облегчает ввод, редактирование и просмотр данных, хранящихся в таблице или получаемых с помощью запросов.

В данной Базе Данных в наличие имеются следующие формы:

1.  «Фонотека»

2 «Магазин»

3 «Движение фонотек»

4 «Карточка пользователя»

5 «Кнопочная форма»

Формы под номером 1 и 2 используются непосредственно для добавления данных. Для построения этих форм используются данные из таблиц «Альбомы» и «Магазины» соответственно. На данных формах имеются ряд кнопок, таких как:

 – «Первая запись»

 – «Предыдущая запись»

 – «Следующая запись»

 – «Последняя запись»

 – «Добавить запись»

 – «Выйти из формы»

А так же имеется ряд кнопок для быстрого перехода в другие формы такие как:

 – Позволяет перейти в форму «Карточка пользователя»

 – Позволяет перейти в форму «Магазины»

 – Позволяет перейти в форму «Главная кнопочная форма»

 – Позволяет перейти в форму «Движение фонотек»

Главной задачей для форм под номером 3 и 4 является просмотр и корректировка (внесение изменений в существующие данные) данных о движении фонотек и данные о том кому была передана фонотека. В качестве исходных данных используются таблицы: «Выдача-возврат», «Пользователи».

Кнопки в этих формах работают так же как и в формах 1 и 2.

Главная кнопочная форма является как бы обложкой базы данных. Именно с ней непосредственно работает пользователь и получает возможность доступа к объектам базы данных. Это обыкновенная форма с кнопками, обеспечивающими возможность открытия других форм. Создать кнопочную форму позволяет специальное средство Access – диспетчер кнопочных форм.

Главная кнопочная форма состоит из четырех страниц:

1)  Первая страница создается по умолчанию диспетчера – главная страница

2)  Движение фонотек

3)  Карточка пользователя

4)  Магазин

5)  Фонотека

8. Отчеты

В MS Access получать твердые копии результатов обработки данных можно путем распечатки таблиц, запросов и форм, представленных в виде отчетов. Отчет – это тип объектов в Access, который используется для просмотра и печати данных. Отчет создается в тех случаях, когда необходимо наглядно представить на экране или на бумаге сводную информацию, хранящуюся в Базе Данных. Главное назначение отчета – формирование выходных документов, которые будут представлять собой копию форм реальных документов предприятия, с которыми непосредственно работает пользователь.

Одним из способов создания отчета является, создание отчета с помощью мастера отчетов, а затем необходимые коррективы возможно внести находясь в режиме конструктора.

В данной курсовой работе представлены два отчета:

1.  Альбомы

2.  Должники

Данные отчеты построены на основании данных трех таблиц: «Альбомы», «Выдача возврат», «Пользователи». Такого рода отчеты носят название многотабличных отчетов. Данные отчеты представлены в виде таблиц с занесенными в них данными.

Созданные отчеты будут распечатываться по мере надобности

9. Макросы

Макросы – это небольшие программы, в которых содержатся макрокоманды Access (для которых можно определить условие, если условие выполняется, то выполняется и сама макрокоманда), предназначенные для выполнения одного или нескольких действий. Макрос можно запускать из окна базы данных или связывать с событием.

Основным назначением макроса является создание элементов для пользовательского интерфейса.

В данной базе данных содержатся следующие макросы:

1. Открыть движение фонотек.

2. Открыть фонотеку.

Данные макросы связаны с кнопками на формах.

Каждая кнопка имеет свой значок и «всплывающую» подсказку, которые позволят пользователю без труда понять о назначении данных кнопок.

10. Руководство для пользователя по применению базы данных

Для успешной работы с созданной Базой Данных необходимо знать следующую информацию:

Главный элемент, с которого начинается работа с базой данных, и который Вы увидите при открытии базы данных, – главная кнопочная форма. Она необходима для открытия форм и отчетов. На ней находятся следующие кнопки:

Ø  Открытие формы «Фонотека» – позволяет перейти к форме «Фонотека»

Ø  Открытие формы «Движение фонотек» – позволяет перейти к форме «Движение фонотек»

Ø  Открытие формы «Карточка пользователя» – позволяет перейти к форме «Карточка пользователя» и внести необходимые коррективы.

Ø  Выход из базы данных – непосредственный выход из базы данных. Также выйти из базы данных можно, нажав на кнопку с изображением открытой двери, которая находится на панели элементов.

При нажатии кнопки «Фонотека» открывается форма «Фонотека». На ней находятся следующие кнопки:

Ø  Кнопки управления,  которые позволяют просматривать, а так же добавлять новые записи.

А так же кнопки перехода, позволяющие быстро перейти в другие формы.

Ø  Переход на главную кнопочную форму – позволяет перейти к главной кнопочной форме.

Заключение

В данной курсовой работе создана и описана база данных «Домашняя фонотека», для облегчения учета и быстрого получения информации о домашней фонотеки.

Данная база данных состоит из пяти таблиц, которые содержат информацию об альбомах находящихся в коллекции. Трех запросов, пяти форм, которые преобразуют имеющиеся данные для выдачи необходимой информации пользователю; двух отчетов, которые позволяют просмотреть отобранную информацию.

С помощью данной базы данных была сделана попытка создать оптимальное управление данными о домашней фонотеке. Она обеспечивает целостность хранимых данных, препятствует их потере и искажению. Обеспечивает быстрый поиск необходимой информации, наглядность (т. к. все данные представлены в удобном виде для пользователя). Позволяет пользователю вносить изменения (добавлять, удалять ненужную информацию).

На основании вышесказанного, понятно, что использование базы данных намного упрощает работу с данными и делает ее эффективной.

Список используемой литературы

1.  Рубен А., Горев А., Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД. – СПб: Питер, 1997

2.  Пасько В. Access 97. – Киев: BHV, 1997

3.  Робинсон С. MS Access 2000. – СПб: Питер, 2001