Определение терминов «делопроизводство» и «новые информационные технологии, их взаимодействие. Информационные системы
Автоматизация делопроизводства
Федеральные законы
Иные нормативно-методические документы
DocsVision 4.0. Приложение «Административное делопроизводство»
Опыт некоторых госструктур в автоматизации делопроизводства и внедрении СЭД
Навигация
Определение терминов «делопроизводство» и «новые информационные технологии, их взаимодействие. Информационные системы
Проблемы внедрения новых информационных технологий
52981
знак
1
таблица
0
изображений
1.1 Определение терминов «делопроизводство» и «новые информационные технологии, их взаимодействие. Информационные системы
Для рассмотрения темы курсовой работы – «Новые информационные технологии в делопроизводстве организаций» прежде всего, необходимо дать определение терминам, включенным в название темы работы, а именно: «делопроизводство» и «новые информационные технологии».
Итак, делопроизводство (согласно ГОСТу Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. [8; с. 23]
Управление можно представить как последовательный процесс:
ü получения информации;
ü обработки информации;
ü принятия решения;
ü доведения решения до сведения исполнителей;
ü исполнения решения;
ü подведения итогов. [21; с. 142-144]
При этом необходимая информация для принятия решений и сами решения могут быть представлены в виде документов (в документированном виде). Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).
На работу с документами работники сферы управления затрачивают в среднем до 60 % рабочего времени. Объем технической работы с документами нередко настолько велик, что мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация делопроизводства рассматривается как одна из важнейших задач, обеспечивающих эффективное управление. [20; с. 117-118]
Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:
1. документирования (записи информации на различных носителях по установленным правилам)
2. организации работы с документами, которая заключается в организации документооборота, хранении и использовании документов в текущей деятельности предприятия.
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами на конкретном предприятии представляют собой систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность:
ü общепринятых принципов обработки документов;
ü приемов в работе с документами конкретного предприятия.
Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, их согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение, и т.п.) [21; с. 145]
Информационные технологии (ИТ, от англ. information technology, IT) – широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники. [14; с. 54]
Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов. [4]
В настоящее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами. ИТ-специалисты занимаются созданием, развитием и эксплуатацией информационных систем.
Информационная система – это система, предназначенная для ведения информационной модели, чаще всего какой-либо области человеческой деятельности. [14; с. 75] Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ, информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств. [4]
Информационная система должна обеспечивать средства для протекания таких информационных процессов, как:
ü хранение информации;
ü передача информации;
ü преобразование информации.
Различают три класса информационных систем по степени их автоматизации:
1. ручные информационные системы (характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком; например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС);
2. автоматизированные информационные системы (АИС) (наиболее популярный класс ИС; предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру);
3. автоматические информационные системы (выполняют все операции по переработке информации без участия человека; примером автоматических информационных систем являются некоторые поисковые машины Интернет – например Google, где сбор информации о сайтах осуществляется автоматически поисковым роботом (crawler) и человеческий фактор не влияет на ранжирование результатов поиска). [14; с. 77-78]
Обычно термином «информационные системы» в наше время называют автоматизированные информационные системы.
Каким образом возможно использование в делопроизводстве новых информационных технологий?
В самом начале внедрения информационных технологий в различные системы управления и делопроизводства, компьютер использовался лишь как «умная пишущая машинка». С появлением Интернета и электронной почты, компьютер стал также и средством связи между различными пользователями. Однако новые информационные технологии способны помочь в решении более масштабные вопросов – к примеру, таких как организация системы делопроизводства на предприятии.
В настоящее время на рынке производителей программных продуктом в наличии имеется достаточно широкий выбор систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного обеспечения управления:
Ø системы управления документами (такие как «БОСС-референт», «ДЕЛО», «DocsVision», и др.);
Ø справочно-информационные (справочно-правовые) системы («КонсультантПлюс», «Гарант», и др.);
Ø комплексные системы (предназначенные для автоматизации работы различных служб – такие, как «БОСС-кадровик», и др.).
В условиях традиционного «бумажного» делопроизводства задача делопроизводственных служб сводится к выполнению следующих технологических функций:
ü изготовление и учет бумажных документов,
ü их перемещение по организации и отправка;
ü контроль работы с документами исполнителей;
ü уничтожение / хранение документов
ü связанная с документами справочно-аналитическая работа.
С появлением компьютеров, объединенных в сети, на смену трудоемким операциям с бумажными документами приходят несравненно более эффективные электронные технологии работы с документами. Это приводит не только к изменению содержания и распределения функций по работе с документами в организации, но и, что еще более важно, стало основой для перехода к созданию принципиально новых и эффективных схем управления.
Основные проблемы документооборота и ДОУ, возникающие обычно в организациях различного масштаба:
Ø путаница и проблема поиска документов;
Ø невыполнение документов в срок;
Ø дублирование и противоречие документов друг другу;
Ø неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами;
Ø невозможность проследить историю работы с документами.
Один из самых эффективных путей решения проблемы управления документами – переход организаций на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети. [12; 13]
Принципиальное решение – компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. При этом любые действия, осуществляемые на данном компьютере, могут автоматически собираться и накапливаться на центральном компьютере (сервере) сети. В результате на сервере накапливается полная база данных о состоянии и истории документооборота организации.
Более того, компьютерная сеть может использоваться и для организации коллективной работы с электронными документами – для их перемещения, согласования, и т.д. С этой целью используется специальное программное обеспечение управления документационной деятельностью, обычно называемое системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) или системой электронного документооборота (СЭД). [5]
Таким образом, необходимо провести различие между понятиями «автоматизация делопроизводства» и «электронный документооборот».
Похожие работы
... . Такая стратегия характерна для крупных организаций. Таким образом, каждая организация, учреждение, фирма проходит свой собственный путь с целью совершенствования документационного обеспечения управления на базе внедрения новых информационных технологий. Для мелких и средних предприятий целесообразен первый подход. Он является в настоящее время наиболее распространенным. В крупных организациях с ...
... работы на компьютере Идеологически при информатизации образования необходимо учитывать ряд принципиальных позиций: Æ Эволюционное развитие сложившейся методологии образования за счет явных преимуществ новых информационных технологий, а именно, возможность наглядного, динамичного представления информации с использованием изображений и звука, применения удаленного доступа к информационным ...
... , обученный трейдер и доступ к свежим котировкам дают банку возможность размещать на краткосрочной основе часть кредитных ресурсов, которая оказалась не использованной на конец дня. 3. Внедрение новых банковских технологий в России Развитие информационных технологий принципиально меняет условия оказания банковских услуг во всем мире. Все большее количество банков открывает возможности по ...
... процессов является понимание информации как стратегически важного ресурса общества. Психология в целом и история психологии, как фундаментальная отрасль этой науки, не могут остаться в стороне от этих процессов. В этой связи встает проблема использования новых информационных технологий в культуре историко-психологического исследования. Учитывая функции перспективных информационных компьютерных ...
0 комментариев