Назначение каждого отдела и их взаимосвязь

1.2  Назначение каждого отдела и их взаимосвязь

·  Директор – общее руководство архивной, хозяйственной и финансовой – экономической деятельностью архива.

·  Заместитель директора – контролирует работу по их выполнению участвует в составлении отчетов о работе; организовывает и контролирует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений и производственных единиц.

·  Инспектор по кадрам – ведет учет личного состава учреждения, оформляет прием, перевод и увольнение работников.

·  Отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов – осуществляет свою деятельность по двум направлениям: обеспечения сохранности документов и государственный учет документов.

·  Отдел комплектования и контроля за ведомственными архивами – систематическое пополнение облгосархива документами организаций, учреждений и предприятий, имеющими научно-историческое, социально-культурное.

·  Бухгалтерия – разрабатывает бюджетные заявки, составляет бухгалтерские отчеты и балансы.

·  Отдел научно-справочного аппарата, публикации и научного использования документов – заключается в использовании всего комплекса документов, хранящихся в облгосархиве в научных, культурных социально-правовых и других целях.

·  Отдел по исполнению запросов социально-правового характера выдают физическим и юридическим лицам на основе документов архивные справки, необходимые для защиты прав и законных интересов.

·  Административно–хозяйственный отдел – контроль за рациональным использованием материалов и средств.

·  Отдел экспертизы ценностей документов – оказание методической и практической помощи юридическим и физическим лицам в экспертизе ценностей и научно-технической обработки документов.

·  Отдел информационных технологий – развитие и совершенствования информационных технологий создание электронного архива, разработка информационных систем.

1.3  Структурная схема предприятия

2.  Характеристика аппаратного и программного обеспечения

 

2.1  Состав аппаратного парка предприятия

Аппаратный парк отдела состоит из компонентов, основная его часть которых базируется на процессорах pentium4.

Характеристика персональных компонентов: pentium4, HDD 160 GB, RAM 512 Mb, видео карта GeForce FX 256 Mb, монитор PHILIPS.

Принтеры, которые используются на предприятия: can onlBp 2900 и другие.

Вот некоторые характеристики принтера: надежные картриджи обеспечат высочайшую четкость и резкость.

Превосходный вариант для стола, полки или небольшой рабочей зоны; этот принтер с совершенным дизайном поможет вам сэкономить столь нужное место. Быстрые результаты при скорости печати до 12 стр./мин и быстрый выход первой страницы, даже из режима энергосбережения. Этот удобный лазерный принтер поможет в работе. Подключение через порт Hi-Speed USB 2.0 обеспечит настройки, эксплуатации обслуживания. Установка и замена картриджей HП Laserjet не составит ни какого труда

2.2 Программное обеспечение предприятия

В информационном отделе используется такое программное обеспечение как, ОС Windows XP, Microsoft Office (2003, 2007), Borland Delphi 7, WinRar, Adobe Photoshop, Pascal ABC, данные программы используются для выполнения разных видов работ работникам предприятия.

3. Ознакомление с построением используемых сетей (топология, протоколы)

Топология звезда (рисунок 1) образуется в случае, когда каждый компьютер подключается непосредственно к общему центральному устройству, называемому концентратором. В функции концентратора входит направление передаваемой компьютером информации одному или всем остальным компьютерам сети.

Достоинства:

·  выход из строя одной рабочей станции не отражается на работе всей сети в целом;

·  хорошая масштабируемость сети;

·  лёгкий поиск неисправностей и обрывов в сети;

·  высокая производительность сети;

·  гибкие возможности администрирования.

Недостатки:

·  выход из строя центрального концентратора обернётся неработоспособностью сети в целом;

·  для прокладки сети зачастую требуется больше кабеля, чем для большинства других топологий;

·  конечное число рабочих станций в сети ограничено количеством портов в центральном концентраторе.

3. Индивидуальное задание

 

3.1 Краткая характеристика выбранной среды программировании

MS Access является программой для создания легких в пользовании баз данных, программа содержит в себе компоненты и возможности позволяющие без особого труда провести как поиск по любой выбранных категории, так и ввод данных и их редактирование.

3.2 Постановка задачи

Создать базу данных «Именной каталог».

База данных была создана с целью упорядочивания информации о людях, зарегистрированных в базе данных архива.

База данных способна проводить поиск по всем категориям приведенных в именном каталоге

·  По фамилии.

·  По имени.

·  По отчеству.

·  По году рождения.

·  По номеру фонда.

·  По номеру описи.

·  По номеру дела.

·  По наличию примечания.

3.3 Формы

Форма содержит управляющие кнопки, поля с категориями данных, поле с указанием количество данных и фоновый дизайн.

4. Листинг программы

Private Sub Печать_Click()

On Error GoTo Err_Печать_Click

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70

DoCmd.PrintOut acSelection

Exit_Печать_Click:

Exit Sub

Err_Печать_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Печать_Click

End Sub

Private Sub Сохранить_Click()

On Error GoTo Err_Сохранить_Click

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70

Exit_Сохранить_Click:

Exit Sub

Err_Сохранить_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Сохранить_Click

End Sub

Private Sub Удалить_запись_Click()

On Error GoTo Err_Удалить_запись_Click

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70

Exit_Удалить_запись_Click:

Exit Sub

Err_Удалить_запись_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Удалить_запись_Click

End Sub

Private Sub Переход_Click()

On Error GoTo Err_Переход_Click

Dim stDocName As String

stDocName = ChrW(1047) & ChrW(1072) & ChrW(1087) & ChrW(1088) & ChrW(1086) & ChrW(1089) & ChrW(32) & ChrW(1076) & ChrW(1072) & ChrW(1085) & ChrW(1085) & ChrW(1099) & ChrW(1093)

DoCmd.OpenQuery stDocName, acNormal, acEdit

Exit_Переход_Click:

Exit Sub

Err_Переход_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Переход_Click

End Sub