Навигация
Технологія застосування електронного документообігу
37833
знака
0
таблиц
0
изображений
3. Технологія застосування електронного документообігу
Велике значення при вивченні інформаційних потоків надається правильній організації документообігу, тобто послідовності проходження документу від моменту його первинного заповнення до здачі в архів. Документообіг виявляється на стадії обстеження економічного об'єкта. Будь-яка економічна завдання обрабативается на підставі певної кількості первинних документів, які проходять різні стадії обробки: рух документа до обробки, в процесі обробки і після обробки, Часто з'являється кілька копій документів, які в подальшому мають свої схеми руху. Спостерігається дублювання реквізитів в різних документах, зайва многоступенчатость, затримки виконання. Все це ускладнює і уповільнює документообіг.
Як показує склалася при ручній обробці практика, система документообігу складна і громіздка через існування різних форм документів, багатоетапної проходження кожної з них, дублювання одних і тих же показників у різних документах. Наприклад, облік здачі готової продукції на склад виконується в багатьох підрозділах: на складі, у відділі збуту, в бухгалтерії, виробничому і плановому відділах. За оцінками фахівців в світі щодня заповнюється більше мільярда нових документів. В основному, це текстова інформація і лише 10% - це документи, пристосовані для подальшої автоматизованої обробки. Це свідчить про необхідність організації на підприємствах (в організаціях, банках та ін) електронного документообігу. Критеріями вибору системи автоматизації документообігу є масштаби підприємства, ступінь технічної та технологічної підготовки в області комп'ютерної обробки, структурі управління, наявність або відсутність інших систем автоматизації управління.
Малі та середні підприємства з невеликим обсягом документообігу, які мають одну або кілька комп'ютерів, можуть використовувати для автоматизації документообігу досить широко поширені і зручні текстові редактори.
Для малих і середніх підприємств з великим обсягом документообігу, а також для всіх великих підприємств рекомендується використання спеціалізованих пакетів управління документообігом. При виборі системи слід враховувати такі критерії, як інтеграція з іншими автоматизованими системами і базами даних, легкість освоєння, зручність роботи, забезпечення роботи в мережах, надійність системи та захист від несанкціонованого доступу.
Особливу увагу оптимальної організації документообігу повинні приділяти підприємства з дуже великим обсягом документів, де найбільш раціональним є створення власної системи документообігу фахівцями самого підприємства або за індивідуальним замовленням спеціалізується фірмі. Будь-яка система повинна пройти спеціальну сертифікацію і тестування, що забезпечують захист від втрати, розкрадання і навмисного псування документів.
На російському ринку пропонується широкий вибір прикладних програм для автоматизації управління документообігом.
Стало традиційним явищем, коли при реалізації проектів комп'ютерної обробки економічних завдань на підприємствах (в організаціях, фірмах, банках) за допомогою ПЕОМ формуються платіжні доручення, прибуткові (видаткові) касові ордери, накладні, рахунки-фактури та інші первинні документи.
При використанні обчислювальних мереж відбуваються значні зміни і в документообігу. Так, система «клієнт-банк» змінює способи спілкування користувача з банком, дозволяє йому вирішувати свої завдання, минаючи операціоніста і не виходячи зі свого офісу. Розроблена і постійно розвивається система розрахунків клієнтів з банком за допомогою спеціальних засобів: пластикових карток VISA, EUROCARD, Mastercard, пластикових грошей (STB CARD та ін), що забезпечують грошовий обіг за допомогою системи електронних безготівкових розрахунків у торгівлі та сервісі. Новітні платіжні системи знаходять все більше застосування і в Росії.
Для здійснення взаєморозрахунків між банками різних країн у 1975-1976 рр.. була створена система міжнародних банківських телекомунікацій SWIFT, що об'єднує банки багатьох країн. Кожен банк-учасник бере на себе зобов'язання встановити відповідне обладнання, факсимільний зв'язок, використовувати єдину систему класифікації та захисту інформації. Потужність встановленого обладнання забезпечує переклад більше 1000 документів на добу. У Росії до системи SWIFT вже підключено ряд банків і їх кількість постійно збільшується.
Удосконалення документообігу відбувається на основі систем електронної пошти та електронного підпису, що значно підвищує ефективність банківських операцій.
4. Особливості організації і створення автоматизованих банків і баз даних
Технологія баз і банків даних є засобом організації внутримашинного інформаційного забезпечення та органічною частиною АІТ.
База даних (БД) - це спеціальним чином організоване зберігання інформаційних ресурсів у вигляді інтерактивної сукупності файлів, що забезпечують зручну взаємодію між ними і швидкий доступ до даних.
Банк даних (БнД) - це автоматизована система, що представляє сукупність інформаційних, програмних, мовних, технічних засобів та персоналу, який забезпечує зберігання, накопичення, оновлення і видачу даних. Головними складовими банку даних є база даних і програмний продукт, званий системою управління базами даних (СКБД). Якщо до складу банку даних входить одна БД, банк прийнято називати локальним, якщо БД - кілька-інтегрованим. Структура типового банку даних, що задовольняє певним вимогам, представлена на рис. 5.3.
Детально зупинимося на складових банку даних, що представляють найбільший інтерес.
Система управління базами даних (СКБД) - спеціальний комплекс програм і мов, за допомогою якого організується централізоване управління БД і забезпечується доступ до них.
До складу будь-СУБД входять мови двох типів: мова опису даних (з його допомогою описуються типи даних, їх структура, зв'язку); мова маніпулювання даними (його часто називають мову запитів до БД), призначений для організації роботи з даними в інтересах всіх типів користувачів .
Адміністратор БД - це особа або група осіб, що реалізує управління БД. Функції адміністратора БД є довгостроковими, він координує всі види робіт на етапах створення та застосування банку даних. Важливим завданням адміністратора БД є захист даних від недозволеного, несанкціонованого і некомпетентного доступу.
Як банк даних, так і база даних можуть бути зосереджені на одному комп'ютері, але в більшості випадків мають справу з БнД, розподіленим між декількома комп'ютерами в мережі.
Розподілена обробка даних дозволяє розмістити базу даних (або декілька баз) в різних вузлах комп'ютерної мережі. Таким чином, кожен компонент бази даних розташовується за місцем наявності техніки і її обробки. Наприклад, при організації мережі філій будь-якої організаційної структури зручно обробляти дані в місці розташування філії. Розподіл даних здійснюється за різних комп'ютерів в умовах реалізації вертикальних і горизонтальних зв'язків для організацій зі складною структурою. Організація даних в базі вимагає попереднього моделювання, тобто побудови логічної моделі даних.
Головне призначення логічної моделі даних - систематизація різноманітної інформації і відображення її властивостей за змістом, структурою, обсягом, зв'язків, динаміці з урахуванням задоволення інформаційних потреб користувачів усіх категорій.
Корисність та ефективність логічної моделі даних залежать від ступеня відображення нею модельованої області. Предметна область включає об'єкти (наприклад, клієнтів, їх рахунки, документи і т.д.), їх властивості та характеристики, взаємодія і процеси над ними. При побудові бази даних на етапі створення її логічної моделі спочатку виявляються об'єкти і процеси чи сутності предметної області, які можуть представляти інтерес для користувачів.
Для кожного об'єкта виділяється набір характеризують його властивостей (полів, реквізитів). Так, для студента це можуть бути: прізвище, ім'я, по батькові, адресу, паспортні дані, факультет, група.
Автоматизацію роботи бази даних забезпечує СУБД, яка маніпулює конкретною моделлю організації даних на носії.
При побудові логічної моделі даних вибирається один з трьох підходів моделювання даних: ієрархічний, мережний або реляційний.
Ієрархічна модель має структуру у вигляді дерева і висловлює вертикальні зв'язки підпорядкування нижнього рівня вищого. Це полегшує доступ до необхідної інформації, але тільки за умови, що всі запити мають деревоподібну структуру.
Мережева модель є більш складною і відрізняється від ієрархічної моделі наявністю горизонтальних зв'язків.
Реляційна модель представляється у вигляді сукупності таблиць, над якими виконуються операції, що формулюються в термінах реляційної алгебри. Одним з основних достоїнств реляційної моделі є простота розуміння її структури.
Моделювання баз даних ведеться поетапно, при цьому виділяється декілька рівнів абстракції, кожному з яких відповідає свій варіант моделі. Необхідність виділення кількох рівнів абстракції визначається складністю процесу відображення предметної області в базі даних. Прив'язку логічної моделі до програмних і технічних засобів називають фізичною моделлю бази даних.
Після вибору остаточного варіанта логічної моделі визначається вся сукупність показників і реквізитів, необхідних і достатніх для вирішення означеного кола завдань, формуються файли, в яких визначається ключове слово (реквізит) для взаємодії з іншими файлами. Потім встановлюється тип даних і розрядність кожного поля, кількість записів у файлах і інші характеристики.
В даний час найбільшого поширення набули реляційні СУБД трьох груп:
1. Великі потужні комерційні СУБД, орієнтовані на зберігання величезних обсягів інформації: Oracle, Ingres, Sybase SQLserver.
2. Мобільні компактні вільно поширювані СУБД, використання яких виправдано і для БД, об'ємом всього лише десятки кілобайт: PostgreSQL, my SQL, Microsoft SQL Server.
3. Настільні персональні СУБД, орієнтовані на прості варіанти побудови БД, рішення менш складних завдань, на персональні комп'ютери і, на менші обсяги і порівняно просту структуру даних: Access, Visual Fox Pro.
Основними особливостями сучасного етапу розвитку БД та СУБД є:
1. Практично всі сучасні СУБД забезпечують підтримку повної реляційної моделі, а саме:
• структурної цілісності - допустимими є лише дані, представлені у вигляді відношень реляційної моделі;
• мовний цілісності - мови маніпулювання даними тільки високого рівня (SQL);
• посилальної цілісності - забезпечення підтримки несуперечливого стану БД в процесі модифікації даних при виконанні операцій додавання або видалення.
2. Більшість сучасних комерційних СУБД можуть працювати на комп'ютерах з різною архітектурою і під різними операційними системами.
3. Необхідність підтримки багатокористувацької роботи з БД і можливість децентралізованого зберігання зажадали розвиток засобів адміністрування БД і захисту даних.
4. Розвиток технологій розподілених БД з розподіленими транзакціями. Транзакція - послідовність операцій модифікації даних в БД, переводить БД з одного
101непротіворечівого стану в інший несуперечливе
стан. 5. Практично всі сучасні СУБД мають засоби
підключення клієнтських додатків з використанням
настільних СУБД.
Процес проектування БД полягає у визначенні переліку даних, що зберігаються на фізичних носіях (магнітних дисках і стрічках), які відображають інформаційні потреби користувачів предметної області. Проектування БД починається з аналізу предметної області та можливих запитах користувачів. У результаті цього визначається перелік даних і зв'язки між ними, які адекватно відображають предметну область. Завершується проектування БД визначенням форм і способів зберігання необхідних даних на фізичному рівні. Процес проектування можна розбити на ряд взаємопов'язаних етапів, кожний з яких володіє своїми особливостями і методами проведення.
На етапі інфологічне проектування (інформаційно-логічного проектування) здійснюється побудова семантичної моделі, яка описує відомості з предметної області, які можуть зацікавити користувачів БД. Семантична модель - представлення сукупності про предметну область понять у вигляді графа, у вершинах якого розташовані поняття, в термінальних вершинах - елементарні поняття, а дуги представляють відносини між поняттями. По-перше, виділяється предметна область. Логічний аналіз виділеної предметної області та
102потенціальних запитів користувачів завершується побудовою інфологічної моделі - переліку відомостей про об'єкти предметної області, які необхідно зберігати в БД, і зв'язки між ними.
Етап датологічного проектування поділяється на логічне (побудова концептуальної моделі даних) і фізична (побудова фізичної моделі) проектування.
Завдання логічного проектування - представлення виділених на попередньому етапі відомостей у вигляді даних у форматах, підтримуваних обраної СУБД.
Завдання фізичного проектування - вибір способу зберігання даних на фізичних носіях і методів доступу до них з використанням можливостей, що представляються СУБД.
Література
1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: учебник. Под ред. проф. Титоренко Г.А. - М.: ЮНИТИ, 2000. - 400 с.
2. Информационные системы в экономике: учебное пособие. Под ред. В.Б. Уткина, Г.В. Балдина. - М.: Академия, 2006. - 288 с.
3. Информационные технологии в экономике: учебное пособие. Под ред. Ю.Ф. Симионова. - Ростов-на-Дону: Феникс,2003. - 352 с.
Похожие работы
... про ліквідацію. Майно, що залишилося після задоволення претензій кредиторів, використовується по розсуду засновника підприємства. У випадку реорганізації „Спорт-центра” , його права та обов’язки переходять до правоприємників. 2.2. Інформаційне забезпечення комерційний діяльності малого приватного підприємства „Спорт-центр”. Маркетингові дослідження Як і кожна фірма, підприємство або ...
... останньому випадку розрізняються експедиційний засіб, коли особа, що проводить опитуванння, сама роздає і збирає анкети, і кореспондентський, коли анкети розсилаються і повертаються поштою. [7] 3. УДОСКОНАЛЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ МАРКЕТИНГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ Сьогодні виграє той, кого більше знають зовні з кращої сторони, той, хто знає більше про дійсний стан своєї організац ...
... і. Структура заходів Програми Структура заходів Програми має наступні підрозділи: 1. Вдосконалення нормативно-правової бази у сфері підприємницької діяльності. 2. Фінансово - кредитна та інвестиційна підтримка. 3. Ресурсне та інформаційне забезпечення підприємництва. 4. Розвиток інфраструктури підтримки підприємництва. 3.3 Ресурсне та інформаційне забезпечення підприємництва за допомогою ...
... схеми експерименту і її опис, уточнення методики обробки отриманих експериментальних даних, отримання первинних експериментальних даних. На основі аналізу технологічного процесу як об'єкту управління і аналізу інформаційних потоків формулюється критерій управління і обмеження, розробляються попередні математичні моделі, формулюється завдання синтезу алгоритмів контролю і управління, здійснюється ...
0 комментариев