Уровни обеспечения информационного менеджмента

2.2 Уровни обеспечения информационного менеджмента

Уровни:

Стратегический менеджмент

Используемая информация: прежде всего, внешняя информация, используемая для будущих планов организации;

Менеджмент подразделений

Используемая информация: внешняя и внутренняя информация, необходимая для руководства и контроля деятельности подчиненных единиц внутри организации;

Совершение сделок и регистрация

Используемая информация: собрание данных о множестве индивидуальных действий, совершающихся в повседневной деятельности организации;

Операционный менеджмент

Используемая информация: внутренняя информация, используемая для планирования, осуществления и контроля повседневной производственной деятельности.

Информация, необходимая для уровня менеджмента подразделений или производственных единиц, касается направляющих и контрольных действий подчиненных единиц в организации.

Менеджеры на операционном уровне интересуются ежедневным выполнением различных задач в пределах их сфер ответственности. Они планируют, организуют и контролируют повседневную работу внутри организации.

Регистрация сделок и операций является основой для генерирования информации внутри организации. В прошлом такая регистрация проводилась на бумагах, в главных книгах, на специальных картах. Как только в большинстве организаций получили распространение компьютеры, объемы накопления такой информации резко возросли.

По мере того как информация обрабатывается, менеджеры сталкиваются или испытывают необходимость в различных типах информации.

Первый тип информации является общим. Общая информация – это та информация, которая возникает случайно или в ответ на неспецифические запросы или поиски. Она отвечает на вопросы типа «Что вы хотите знать?» или «Есть ли что-нибудь интересующее?» Например, когда стратегические менеджеры исследуют окружающую среду, то они это делают для получения общей информации.

Поскольку общая информация является столь широкой, ее трудно определить заранее и сложно поддерживать в компьютерных системах. Общая информация больше используется на стратегическом уровне, чем на операционном. В силу ее определения, общая информация не используется на уровне совершения сделок.

Совершение сделок всецело сосредоточено на специфической информации, то есть на информации, которая удовлетворяет особым требованиям. Специфическая информация может быть запрошена, когда вы проверяете, какой баланс на вашем контрольном счете в автоматизированной кассовой машине. Специфическая информация может быть и не запрошенной, например, когда вы получаете уведомление, что стоимость пользования вашим телефоном увеличилась.

Стимулирующая информация подобна специфической информации в том, что она слишком специфична. Если специфическая информация просто делает получателя осведомленным в чем- либо, то стимулирующая требует действия. Требуемое действие является почти автоматическим, оно заранее запрограммировано. Стимулирующая информация может быть запрошенной или нет, и стимулированное действие может быть любого типа.

Исключительная информация является подобной стимулирующей в том смысле, что она стимулирует специфический тип действия, и из-за того, что запрашивается общим требованием, когда исключение происходит. Следует отметить, что ни стимулирующая, ни исключительная информация не требует комплексного решения.

Описанные выше четыре типа информации предполагают простой ответ от лиц, которых информируют. Общая и специфическая информация просто сообщает лицу то, что он или она не знали прежде.

Пятый тип информации – контрольная информация, которая необходима для отклонений от плана, причем когда эти коррективы не были заранее предусмотрены. Это качество отличает контрольную информацию от стимулирующей информации.

Шестым типом информации является информация для решения о распределении. Распределительная информация полезна для решений о том, как распределить людей, время, оборудование или деньги в соответствии с проектами. Когда у менеджера имеются данные о двух предполагаемых проектах, он должен решить, как распределить ресурсы, находящиеся в его распоряжении. Здесь он нуждается в данных, позволяющих ему получить информацию об относительных затратах и доходам по этим двум проектам.

2.3 Коммуникационные технологии, используемые в информационном менеджменте

Технология – это процесс преобразования ресурсов в конкретные продукты или услуги.

Коммуникативные технологии –это все те средства, с помощью которых передается информация (ПК, телефоны и т.д.).

Классификация основных коммуникационных технологий

Таблица2

Накопители информации	Передатчики информации		Ускорители информации
	Передатчики с обратной связью	Передатчики односторонние
Компьютеры Видео-касе-ты; Аудио-касе-ты	Телефон; Интернет; Reuters (валютные торги); Различные статистичес-кие агенства	СМИ (журналы, радио, телевидение и т.д.)	Интернет; Спутниковая связь; Сотовая связь; СМИ

«Чтобы разобраться в механизме акта коммуникации, его разбивают на составляющие компоненты и анализируют каждый в отдельности.

Этими компонентами, как правило, являются:

источник;

коммуникатор;

сообщение;

канал;

получатель информации»[4].

Наиболее простой, удобной для первичного, зондирующего "знакомства" с особенностями конкретного коммуникационного процесса (например, процесса информирования населения города) является модель ИСКП:

Источник - Сообщение - Канал - Получатель

1. Источник - создатель сообщения. Например, необходимая безработному информация о вакансиях создается не на бирже труда, как считают некоторые, а непосредственно на производстве. Биржа или пресса выступают в этом случае не в качестве источника, а в качестве коммуникатора.

Источником может быть организация, индивид или группа индивидов.

Следует отметить также, что "источники" не всегда бывают адекватно "ориентированы" на "получателя". Например, в бесплатной рекламной газете, раздаваемой у входа в метро, которую из-за телепрограммы в основном охотно берут старушки и вообще "люди метро", помещены объявления о продаже Мерседесов, коттеджей. Насколько эффективны такие объявления в подобной газете?

2. Сообщение - это информация, которую передает источник получателю. Большинство сообщений передается в вербальной, то есть словесной форме. Однако сообщение может быть и невербальным (жесты, мимика или графические изображения).

Сообщение может быть закодировано, то есть, преобразовано в систему знаков, импульсов. В этом случае, для приема его получателем, оно должно быть декодировано, преобразовано в приемлемую получателем форму.

3. Канал - это средство, с помощью которого сообщение передается от источника к получателю. Обычно каналы делятся на средства массовой коммуникации и межличностные каналы. К средствам массовой коммуникации, как мы уже отмечали, относятся технические средства распространения информации (печать, радио, телевидение). Межличностные каналы - это непосредственный личностный обмен сообщениями между источником и получателем информации.

4. Получатель - это компонент, ради которого, собственно, и происходит коммуникация. Получателем может быть как индивид, так и группа индивидов, а также численно большие, рассредоточенные массовые аудитории.

Этапы коммуникативного процесса

Когда мы говорим об источнике, коммуникаторе, сообщении, канале, получателе информации - мы говорим о компонентах коммуникации.

Между тем коммуникационный процесс можно разложить также и на составляющие его этапы.

Рассмотрим коммуникацию, осуществляемую с помощью газетного текста - статьи, репортажа, заметки. В этом случае коммуникационный процесс можно представить как последовательность ряда действий, шагов или этапов, из которых и состоит коммуникация.

Представим эти этапы в виде цепочки последовательных действий, совершаемых участниками коммуникационного процесса: журналистом, газетой, распространителем газет, получателем информации - то есть читателем.

Схема передачи информации

	Замысел материала		Сбор информации			Анализ информации			Написание текста
	Тиражирование текста		Доставка получателю			Знакомство с текстом			Осмысление текста
				Использование текста

Схема1

Разбиение коммуникации на этапы дает возможность коммуникатору проследить движение передаваемого сообщения от его замысла до включения (или не включения) в систему установок получателя информации.Степень детализации каждого из этапов, а также определение их числа зависят от исследовательских задач. У кого-то возникают проблемы с подготовкой качественных доходчивых текстов. У кого-то - проблемы с распространением и доставкой тиражированных текстов получателю. Кто-то неудачно выбрал время для радиотрансляции текста и не достиг "знакомства с текстом" нужной аудитории. Обнаружить слабое звено коммуникационной цепочки, внести коррективы и позволяет структурирование коммуникации.

Роль коммуникации в организации

Сравнение концепций трех школ организационного поведения

Таблица3

	Школа научного управления	Школа человеческих отношений	Системная школа
Важность коммуникаций	Относительно невелика, в основном важны вертикальные потоки сообщений от руководства к рядовым членам организации	Относительно важны, Но, ограничиваются в основном общением между людьми на одном организационном уровне. Некоторое внимание уделяется передаче информации управляющим о потребностях членов организации.	Очень важны коммуникации – связывающий элемент всех членов организации.
2. Цель коммуникаций	Передавать приказы, распоряжения и информацию о заданиях, обеспечение повиновения и координации в процессе их выполнения.	Удовлетворение потребностей работников, обеспечение горизонтального взаимодействия, работников в группах на одном организационном уровне и способствовать вовлечению работников в процесс принятия решений.	Контроль и координация, обеспечение информацией для принятия решений, обеспечение адаптации организации к изменениям внешней среды.
3. Направление коммуникационных потоков	Вертикальное от администрации к рядовым членам, для того чтобы заставить или убедить их следовать инструкциям руководства.	Горизонтальное – между членами неформальных рабочих групп; вертикальное между рабочими и администрацией. Для того чтобы оценить потребности рабочих и обеспечить их участие в принятии решений.	Все направления внутри систем, включая пересечение иерархических сверху вниз и снизу вверх и пересечение границы, отделяющий организацию от внешней среды.
4. Основные проблемы коммуникаций.	Нарушение коммуникаций связанное с обходом иерархических уровней и слишком большим диапазоном контроля.	Наличие слухов, передаваемых по скрытым каналам: отчасти неэффективная формальная система коммуникаций, дополняемая неформальными коммуникациями.	Перегрузки, искажения; отсутствие реакции на отрицательную обратную связь.

Глава 3. Использование функций и методов информационного менеджмента в практике управления организацией

Современные достижения в области информационных технологий

На сегодняшний день в мире коммуникационных технологий сложилась тенденция спада, т.е. как таковых принципиально новых коммуникационных разработок не поступило. Недавняя выставка в Америке «Высокие технологии» показала сегодняшнюю ситуацию на рынке услуг.

Кризис на NASDAQ коснулся не только е-бизнеса и США. Трясет всю мировую IT-индустрию. Некоторые компании сократили число своих стендов, да и посетителей стало поменьше. Фирменные папочки, в которые транснациональные корпорации обычно вкладывали информацию о новых миллиардных слияниях и многомиллионных поставках, изрядно похудели. Расстроилась даже техника: несмотря на демонстрацию высокоскоростного доступа в Интернет и супермощных оптических кабелей на стендах компаний, журналисты часами не могли отправить электронную почту или дозвониться по мобильному до редакции. Репортажи с CeBIT по телевидению шли в сопровождении «бегущей строки», показывающей изменение курса акций, — напротив позиций всех героев дня одни минусы.

Сказать, что выставка вовсе не удалась, конечно, нельзя. Никто из значимых игроков не исчез, все они представляли новинки. Однако амбиций у участников явно поубавилось. Если год назад на каждом стенде красовался логотип «Е», обозначающий электронный бизнес, то теперь налицо был поворот от виртуальной экономики к реальным продуктам. В прошлом году народ дивился часам, которые через Интернет открывали дверцу автомобиля, а теперь гораздо больший ажиотаж вызвали новые модели мобильных телефонов. Если в 2000 году один из идеологов всеобщей интернетизации американский производитель сетевого оборудования Cisco Systems свалил в кучу на своем стенде обыкновенные телефоны, чтобы подчеркнуть бесперспективность традиционной голосовой связи, то теперь компания воздержалась от экстравагантных шагов и сосредоточилась на решениях для малого и среднего бизнеса.

Первая пресс-конференция сразу настроила на серьезный лад. «В индустрии тяжелы времена, темпы строительства крупных магистральных сетей снизились, развитие коммерческих операторов местной связи в США замедлилось, dot-corns have become dot-gone (непереводимый каламбур, означающий смерть новых Интернет-компаний[5]),— так начал свою речь Бен Фервааен, вице-президент одного из крупнейших производителей оборудования связи Lucen Technologies. — Мы ожидаем, что клиенты на нашем рынке потратят в 2001 год 250—270 миллиардов долларов, тогда как раньше объем рынка телекоммуникационного оборудования на этот год оценивался 300 миллиардов». Не отставал от г-на Фервааена и его коллега из другого телекоммуникационного гиганта — шведской Ericsson. Скандинавы предприняли отчаянную попытку сгладить впечатление от речи их шефа — включили веселую музыку, накормили журналистов перед пресс-конференцией вкусным обедом. Но бравурные марши не смогли заглушить металлического голоса топ-менеджера, рассказывающего о проблемах компании и индустрии в целом.

Вышедший на трибуну вице-президент Ericsson Торбьон Нильссон первые двадцать минут своей речи говорил не о новинках и приобретениях более слабых игроков, а о трудностях на рынке мобильной связи: «Абоненты малодоходны, операторы заплатили деньги за лицензии на третье поколение мобильной связи и теперь финансово обескровлены, прогноз рынка сотовых телефонов GSM пришлось корректировать в сторону уменьшения (ожидалось, что в 2001 году будет продано 450—520 миллионов штук, а теперь никто больше 405—410 миллионов не планирует[6])». Пресс-служба Ericsson в отличие от Lucent даже не дала распечатку речи своего босса. А зря. Те ньюсмейкеры, которые не говорили о проблемах сами, нарывались на вопросы въедливых журналистов типа: «А как вы прокомментируете динамику ваших акций на NASDAQ?»

Индустрия резко замедлила свое развитие в самый неподходящий момент. Ведь сейчас должен происходить качественный технологический скачок сразу по нескольким направлениям: от узкополосных сетей доступа к конечному абоненту к широкополосным, от коммутации каналов к коммутации пакетов, от второго поколения мобильной связи к третьему. Переход на новые технологии требует огромных денежных вливаний, а средства кончились.

Ходишь по выставке, видишь сотни новых телефонов GSM, десятки аппаратов с GPRS (технология высокоскоростной передачи данных в Интернет с мобильного телефона), невероятные прототипы устройств третьего поколения. Бассейн, настоящие волны и серфингисты у Siemens, загадочно мигающие «говорящие кубы» у Ericsson, видеоконференции с абонентами на другом конце Земли, «мобильные» длинноногие красавицы, даже роботы на ходулях. Казалось бы, все идет своим путем. Но иллюзии развеиваются, когда поговоришь с операторами.

Молодой человек на стенде немецкой компании T-Mobil достаточно откровенен: сеть GPRS построена уже в прошлом году, да все никак не могли запустить — не было телефонов. Сейчас на выставке устройств много, но реально в сети работает только одно — компании Motorola. Скорость передачи данных сейчас составляет всего 20 Кбит в секунду. Конечно, в два раза больше, чем в GSM, но гораздо ниже обещанных 100 Кбит.

Зато корейцы и японцы чувствовали себя на CeBIT именинниками. Европейцы еще только планируют мобильный доступ в Интернет, а японский оператор NTT DoCoMo[7] уже имеет 20 млн. абонентов. Европейские операторы мучаются с GPRS, а японцы в мае уже вводят сеть третьего поколения UMTS, корейцы планируют проделать это летом, но по другой технологии — CDMA2000.

Впрочем, кроме срока запуска, японский оператор NTT DoCoMo не сообщил на выставке никаких подробностей. Поставщик сетевой инфраструктуры содержится в тайне. Единственная представленная полностью готовая к выпуску модель телефона UMTS, разработанная японской же компанией NEC, лежит под большим стеклянным колпаком. Может, такие предосторожности и оправданны — ведь у европейцев и американцев пока ничего с телефонами третьего поколения не получается.

Даже в мрЗ азиаты европейцев уели. Лидер среди производителей сотовых трубок — Nokia — планирует выпустить музыкальный Интернет-телефон только летом-осенью этого года, а азиаты уже давно реализовали такую услугу на своем рынке. Для европейского рынка Sony представила первый музыкальный сотовый телефон GSM, аудиоинформация на котором хранится в специальном миниатюрном записывающем устройстве — Memory Stick. Музыку на него можно скачать с любого аудиоцентра Sony, а потом вставлять не только в телефон, но и в плейеры, часы и во что еще душа пожелает.

Как всегда на CeBIT, на стендах было много всевозможных прототипов устройств будущего. Но, кажется, уже и сами производители не воспринимают их всерьез. Больше всего посетители интересовались уже проверенными рынком продуктами.

«Пять лет назад операторы приходили к нам и говорили: постройте нам сеть, — вспоминает вице-президент Lucent Technologies по Европейскому региону Хари Харан. — Подразумевалось, что если создана инфраструктура, деньги польются сами собой. Прошло пять лет, но прибыль не появилась. В среднем сейчас вложения операторов растут на 20 процентов в год, а доходы всего на 10 процентов. И заказчики требуют от нас решений, позволяющих эффективнее использовать уже действующую сеть»[8]. Например, придумать новые услуги, чтобы получить деньги от Интернет-пользователей, которые уже «подсели» на бесплатный доступ (такой сервис есть в США и некоторых странах Европы). Lucent Technologies и другие производители предлагают оборудование, которое позволит операторам подключать новые высокодоходные виды сервиса: делать доступ быстрее, чем обычно, предоставлять по запросу музыку и видеопродукцию, передавать по IP-сетям голос (это будет дешевле, чем по обычным каналам, но уже не бесплатно).

Американский производитель оборудования учрежденческой связи Avaya Communications тоже не стала ставить крест на IP-сетях. И это при том, что выпускаемая ею традиционная учрежденческая АТС Definity, изобретенная в знаменитой Bell Labs, считается одной из лучших и надежнейших в своем классе.

В целом, несмотря на кризис новой экономики, производители не отказались от совершенствования Интернет-технологий, вернее, сетей, использующих Интернет-протокол IP. Но позиционируется теперь эта услуга уже не как универсальная среда будущего, а как еще одно средство связи между конечными пользователями. Разумно, что на рынке появились системы, которые позволяют собирать в одном месте график, идущий и по беспроводным сетям, и по IP-сетям (будь то голос или данные), с обычных и высокоскоростных модемов, сортировать его и оптимальным образом направлять к месту назначения (такие продукты на выставке демонстрировали Lucent Technologies и Alcatel).

По-прежнему перспективным считается развитие технологии ADSL, позволяющей по обычным медным телефонным проводам увеличивать скорость доступа в Интернет в десятки раз. «При правильном маркетинге и развитии услуг сеть окупается за два-три года», — считает одни из руководителей Alcatel Мартин де Прикер. Аналитики на ближайшие четыре года прогнозируют рост этого рынка на 40-45%[9] в год.

Действующие сети сотовой связи стандарта GSM тоже не исчерпали своих возможностей. Siemens представил GSM-часы, на которых можно принимать звонки и набирать номер голосом. Совместить часы и мобильник производители пытались и на прошлой CeBIT, но дальше единственного экземпляра дело не пошло. Модель немецкой компании сделана достаточно разумно.