Выбрать диапазон ячеек

1. Выбрать диапазон ячеек.

2. Несколько ячеек будут слиты щелчком на кнопке  - «Объединить», заголовок расположится по центру.

10.6. Специальные форматы.

При вводе автоматически применяется формат «Общий». Кнопками выбирается: денежный, процентный или формат с разделителями, кнопка Увеличить или Уменьшить разрядность.

Формат => Ячейки – вкладка «Число» в списке «Числовые форматы» надо выбрать необходимую категорию. В правой части вкладки отобразятся опции, доступные для указанного типа. Установить необходимую опцию и нажать «ОК».

Ширина столбцов и строк.

Если число не помещается в ячейке то оно может представляться в экспоненциальном виде, а если нельзя применить этот вид – в ячейке выводятся «решетки» - «# # # #» (количество решеток = количеству символов, которые могут быть выведены в данном столбце).

Изменить ширину столбца можно перетаскивая границу столбца или выделив столбец выполнить Формат => Столбец => Ширина и указать нужный размер, дважды щелкнуть по правой границе столбца или Формат => Столбец => Автоподбор ширины. Аналогично для высоты строки.

Автоформат.

Формат => Автоформат – установка более целесообразного формата. Можно установить собственные изменения формата: нажать кнопку «Параметр», где выбирают опции в блоке «Изменить».

Как привлечь внимание к важным данным.

Обрамление ячеек можно сделать линиями и специальными узорами, или с помощью панели инструментов.

1.  выбрать диапазон;

2.  щелкнуть на кнопке «Границы»;

3.  выбрать нужный образец.

Через меню:

Формат => Ячейки – вкладка «Границы», выбрать необходимое; для рамки другим цветом – выбрать цвет. В области Отдельные указать, к каким сторонам ячейки добавить указанные линии.

Заливки цветом:

Формат => Ячейки – во вкладке «Вид» выбрать цвет. Для добавления узора – щелкнуть на списке Узор и выбрать необходимую опцию. Образец – показывать результат.

Формат => Лист => Подложка – установка фона: в окне выбрать файл формата графики, графика этого файла и будет использоваться как фоновый узор.

Ускоренное форматирование.

Для быстрого форматирования формата необходимо:

1.  выделить ячейки;

2.  щелкнуть на кнопке «Копировать формат» (курсор станет в виде кисти для рисования);

3.  выделить ячейки, к которым надо применить копирующий формат.

Стили

Пока данных в таблице немного, проблемы с их обработкой, как правило, не возникают. Однако при увеличении объема информации у пользователя наверняка возникнет необходимость в упорядочении форматов данных, ибо если этого не сделать, то даже простая задача изменения формата может вызвать серьезные проблемы.

В понятие стиля входят следующие элементы: формат представления чисел, тип и размер шрифта, тип выравнивания, вид рамки, наличие узора и защиты. Можно применить определенный стиль к выделенной области ячеек, а также к любому рабочему листу рабочей книги.

Для создания стиля используется команда Формат => Стиль. Выполнение этой команды открывает диалоговое окно Стиль.

В поле ввода Имя стиля отображается имя стиля, который Применяется к выделенным ячейкам. В этом окне можно просмотреть существующие стили.

Нажатие кнопки Изменить выводит окно диалога Формат ячеек, 1 котором можно выбрать стили для применения к ячейкам. После Определения стиля в окне диалога Формат ячеек нужно нажать кнопку Добавить для добавления выбранного стиля. Кнопка Удалить выполняет удаление стиля, выделенного в поле Имя стиля.

Для применения стиля к выделенным ячейкам таблицы необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить на рабочем листе книги нужную область.

2. Выбрать команду Формат => Стиль, после чего на экране Появится диалоговое окно Стиль.

3. Выбрать из раскрывающегося списка Имя стиля требуемый стиль и нажать клавишу Enter или кнопку ОК. После этого в выделенных ячейках будет установлен указанный стиль.

Ряды данных.

В Excel разработан механизм ввода рядов данных. Под рядами данных подразумеваются данные, отличающиеся друг от друга на фиксированный шаг, причем данные не обязательно должны быть Числовыми.

Чтобы создать ряд данных, необходимо выполнить следующие действия:

1. Ввести в ячейку первый член ряда.

2. Выделить область, где будет расположен ряд. Для этого нужно подвести указатель мыши к черному квадрату в правом нижнем углу выделенной ячейки (в этот момент указатель мыши преобразуется с белого крестика на черный), после чего нажать левую кнопку мыши.

3. Далее, удерживая нажатой кнопку мыши, необходимо выделить нужную часть строки или столбца. В этом случае после завершения действия выделенная область будет заполнена данными.

Ряд данных может быть построен и другим способом, если будет указан шаг построения. Для этого нужно ввести вручную второй член будущего ряда, выделить обе ячейки и, установив указатель мыши на черный квадрат в правом нижнем углу выделенной области, продолжить выделение до нужной области. При этом способе две первые ячейки, значения которых были заданы вручную, определяют шаг ряда данных.

Для построения произвольных рядов данных необходимо выбрать команду Правка => Заполнить => Прогрессия. После ее выполнения появится диалоговое окно Прогрессия, в котором можно установить параметры ряда данных.

Для завершения процесса задания ряда данных необходимо нажать кнопку ОК.

В Excel можно увеличивать или уменьшать значения на постоянную величину, а также умножать значения на постоянный множитель. Для этого в окне диалога Прогрессия имеется переключатель типов.

В режиме автозаполнения могут быть продолжены различные типы данных. Возможность автозаполнения логически продолжает некоторые заданные последовательности, например Кв.3, Кв.4, Кв.5. Можно использовать автозаполнение непосредственно на рабочем листе с помощью курсора или с помощью окна диалога Прогрессия.

Если флажок Автоматическое определение шага установлен, то значение шага вычисляется на основании значения в верхней или левой ячейке выделения, в частности, для создания наиболее близкой к ряду прямой (для линейного тренда) или экспоненциальной линии (для экспоненциального тренда).

Оформление страниц.

Чтобы увидеть, как будет выглядеть лист при выводе на печать, надо выполнить команду меню Файл => Предварительный просмотр.

Установка полей.

По умолчанию поля: верхнее, нижнее – 2.5 см.; левое, правое – 2 см., которые можно изменить в режиме предварительного просмотра или с помощью диалогового окна.

Предварительный просмотр – перетаскивать линии полей документа, устанавливая отступы от краев бумаги (установки отобразятся на экране).

1.  Файл => Предварительный просмотр или щелчок на соответствующей кнопке – активизация режима.

2.  Кнопка Поля – отступы от краев страницы обозначаются штриховыми линиями.

3.  Щелкнуть на границе рабочего листа и перетащить.

4.  Кнопка «Закрыть» - возврат в обычный режим.

Точные значения:

1.  Файл => Параметры страницы вкладка «Поля».

2.  Щелкнуть на необходимом счетчике.

3.  Нажать ОК.

Настройка страницы.

Чтобы разместить красиво и правильно на листе таблицу можно изменять ориентацию таблицы; масштабировать или автоматически расположить всю информацию на нужном количестве страниц. Доступ к возможностям Excel осуществляется в меню Файл => Параметры страницы.

1.  Файл => Параметры страницы вкладка Страница.

2.  Выбрать ориентацию: книжная или альбомная.

3.  Если надо увеличить или уменьшить масштаб отображения данных на бумаге: щелкнуть на счетчике и ввести масштаб в % переключатель «разместить не более чем на:» и задать количество страниц.

4.  Ввести «размер бумаги».

5.  Задать качество печати.

6.  Указать нумерацию.

7.  Нажать ОК.

Вкладка «Колонтитулы» можно ввести колонтитулы на страницу Excel поддерживает ряд предопределенных колонтитулов; можно выбрать другой или на их основе создать свой собственный страничный заголовок.

Настройка параметров печати рабочего листа.

Можно задать колонтитулы, выделять линии сетки, примечания, заголовки и т. д. Можно вводить сквозные заголовки строк и столбцов на каждом листе.

1.  Файл => Параметры страницы вкладка Лист.

2.  Если надо вывести на печать не весь лист, а диапазон – укажите диапазон.

3.  Для печати одинаковых заголовков на каждой страницы ввести в полях «сквозные строки» и «сквозные столбцы:».

4.  Установить необходимые опции: сетка (печать сетки) черно-белая (черно-белый вариант), черновая (быстрая печать с невысоким качеством) и заголовки строк и столбцов (вывод цифр строк и букв столбцов). В выпадающем списке «примечание» указывается, нужно ли выводить примечания, и в каком виде.

5.  Указать последовательность вывода страниц: «вниз, затем вправо» или «вправо, затем вниз», поставив флажок.

6.  Нажать ОК.

Разделение листов на страницы.

Способы:

1.  Установить флажок «Авторазбивка на страницы» во вкладке Вид окна Параметры (Сервис => Параметры) – разделитель страниц появится на экране при печати или предварительном просмотре листов.

2.  Вставка => Разрыв страницы – установив курсор в ячейку, с которой будет начинаться новая страница:

В колонке А – для горизонтального распределителя,

В строке 1 – для вертикального разделителя.

Вставка => Убрать разрыв страницы, предварительно выделив диапазон в рамках которого убираются разделители.

Предварительный просмотр.

Файл => Предварительный просмотр или кнопка «Просмотр» в диалоговых окнах «Печать» или «Параметры страницы».

Перед тем как распечатать готовый документ на бумаге, можно просмотреть на экране, как он будет выглядеть в результате распечатки. Для этой цели служит режим предварительного просмотра. В данном режиме документ выводится постранично, а не сплошным текстом. Расположение на странице данных, подписей, диаграмм и т. д. максимально соответствует тому, как будет выглядеть документ в напечатанном виде.

Перейти в режим предварительного просмотра можно либо с помощью команды Предварительный просмотр из меню Файл, либо нажав кнопку  в Стандартной панели инструментов.

В режиме просмотра верхняя часть окна содержит ряд кнопок управления данным режимом.

- Далее - переход к следующей странице;

- Назад - возврат к предыдущей странице;

- Масштаб - переключение масштаба (крупный/мелкий);

- Печать - окончание просмотра с отображением диалогового окна Печать;

- Страница - вывод диалога Параметры страницы;

- Поля - включение/выключение режима визуального редактирования полей на макете страницы;

- Разметка страницы - включение режима разметки страницы (для возврата в обычный режим следует выполнить команду Вид => Обычный);

- Закрыть - окончание режима предварительного просмотра;

§ Справка - отображение справочной информации по данной теме.

Печать листов.

Файл => Печать или кнопка «Печать» панели «Стандартная» или окон «Параметры страницы»и «Предварительный просмотр».

Поля:

1. «Имя» - выбор типа принтера,

2. «Вывести на печать» - выбор опций:

1.  «Выделенный диапазон» - печать выделенных диапазонов;

2.  «Выделенные листы» - печать активных или выделенных листов;

3.  «Всю книгу» - все листы книги;

3. «Печатать» - указать диапазон страниц,

4. «Число копий» - копии страниц,

5. «Печать в файл» - сохранение печати в виде файла, этот файл можно печатать вне среды Excel.

<Ctrl> - выделить группу листов.

11.7. Использование шаблонов рабочих листов.

Можно использовать готовые бланки таблиц и заполнить своими данными.

Пустые листы – «шаблоны»; с ними легко создать отсчеты, счета, заказы и платежные формы. Для создания листа на основе шаблона:

1.  Файл => Создать.

2.  Вкладка «Решения»; отобразится список доступных шаблонов для их просмотра – щелкнуть по пиктограмме.

3.  Выбрать шаблон и нажать «ОК». внеся свои данные можно создать рабочий лист и на его основе свой собственный шаблон.

Типы данных.

В основном используются два типа данных: