2.1 Системы документации

 

2.1.1 Организационно-правовая документация

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организаций – организация системы и процессов управления, т.е.:

v  создание организации;

v  регистрация организации;

v  установление ее структуры;

v  определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей;

v  регламентация деятельности структурных подразделений и работников;

v  установление режима работы и системы охраны;

v  организация труда работников оценка труда работников.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах. К ним относятся:

Ë учредительный договор – это договор, в котором стороны обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности;

Ë устав – правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица;

Ë положение об учреждении – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;

Ë регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа;

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом или руководителем структурного подразделения. С точки зрения действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным.

Разрабатывает эти документы учреждения или подразделения с привлечением юристов и квалифицированных специалистов. В процессе подготовки данные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юристом, заместителями руководителя организации.

 

2.1.2 Распорядительная документация

Руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и издавать распорядительные документы. Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности.

Решения, фиксируемые в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми и иными ресурсами. В юридическом плане такие документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

-  правовые акты федерального уровня;

-  правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ;

-  правовые акты организаций, предприятий.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов эти документы делятся на:

Ø  документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);

Ø  документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказы, распоряжения, указания).

Постановление – это правовой акт, принимаемый органами федеральной исполнительной власти, а также исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальный задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. Решение – это правовой акт, принимаемые органами организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

2.1.3 Справочно-информационная документация

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др. Эти документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно–справочных документов входят:

Ë  докладная записка – это документ, адресованный руководителю или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого–либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

Ë  служебная записка – это документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый по вопросам материально–технического, информационного, хозяйственного обеспечения др. работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения;

Ë  объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого–либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу;

Ë  предложение – это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу;

Ë  заявление – это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника;

Ë  служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте;

Ë  электронное сообщение – это документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере;

Ë  справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий;

Ë  отзыв – это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.


2.2 Порядок движения документов в организации

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:

1.  экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

2.  предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

3.  организация рационального движения документов внутри организации;

4.  экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.

2.2.1 Экспедиционная обработка поступающих документов

Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция, – это позволяет повысить производительность, более точно определить необходимый штат работников, лучше организовать учет документов. При такой организации дела корреспонденция принимается и обрабатывается специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы ДОУ. Цель первого этапа – зафиксировать сам факт поступления документов.

Если на конверте имеются записи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается точное время их получения. При получении корреспонденции, прежде всего, должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, доту поступления и при необходимости количество листов.

 



Информация о работе «Информационное обеспечение работы менеджера»
Раздел: Менеджмент
Количество знаков с пробелами: 39710
Количество таблиц: 4
Количество изображений: 1

Похожие работы

Скачать
18272
1
0

... , но и данными санитарии и гигиены труда, их рекомендациями по созданию оптимальных производственных условий, обеспечивающих сохранения здоровья человека, его устойчивую работоспособность. Направления организации труда менеджера с точки зрения самоменеджмента представлены в таблице. Таблица 3 Самоменеджмент: направления организации труда менеджера Направления организации труда Составляющие ...

Скачать
69387
3
2

... видов ИП, чтобы его управленческие решения не привели к отрицательным последствиям для предприятия. Жизнеспособность предприятия напрямую зависит от его информационного потенциала. 3.4.     Технология принятия управленческого решения В процессе управления встречаются самые различные ситуации, весьма сложные проблемы и задачи. Поэтому менеджеру приходится принимать организационные, экологические, ...

Скачать
162453
16
14

... , несмотря на такое лидерство, еще рано говорить о том, что информационные системы прочно вошли жизнь современных управленцев. 2    АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ 2.1    Общая характеристика объекта исследования ОАО «Технический университет КубГТУ» был создан 9 октября 1992 года. Новые экономические условия требовали создания в Кубанском государственном ...

Скачать
28658
0
0

... ) 0% - полностью 23% - более чем наполовину 26% - примерно наполовину 26% - менее чем наполовину 17% - практически не удовлетворяется 8% - затрудняюсь сказать Масштабность проблемы информационного обеспечения управления персоналом такова, что отмеченная позитивная динамика пока не достаточна для существенного продвижения в желаемом направлении. Имеется много факторов, препятствующих выходу ...

0 комментариев


Наверх