Организация обслуживания клиентов услугами почтовой связи

2.  Организация обслуживания клиентов услугами почтовой связи

В соответствии с Федеральным законом РФ «О почтовой связи» оператор почтовой связи – это организации почтовой связи и индивидуальные предприниматели, имеющие право на оказание услуг почтовой связи (ст. 2).

Почтовая связь подразделяется на несколько видов:

·  почтовая связь общего пользования,

·  федеральная фельдъегерская связь,

·  фельдъегерско-почтовая связь Минобороны России.

Почтовая связь общего пользования охватывает всю территорию страны с помощью широко развитой сети объектов почтовой связи, воздушного, наземного и водного транспорта. Ее производственная деятельность заключается в пересылке письменной корреспонденции, почтовых переводов, денежных средств, посылок. Объекты почтовой связи общего пользования осуществляют подписку на периодическую печать, экспедирование и доставку газет и журналов подписчикам, продажу знаков почтовой оплаты. Они также могут выполнять и другие важные функции: оказывать услуги электросвязи, доставлять на дом пенсии и пособия, пересылать учебную документацию и книги, принимать коммунальные и иные платежи, оказывать другие услуги.

Почтовая связь общего пользования осуществляется государственными унитарными предприятиями, государственными учреждениями почтовой связи, иными организациями всех форм собственности, а также физическими лицами, действующими на основании соответствующим образом оформленных лицензий. Все они называются операторами почтовой связи (далее – лицензиатами). В лицензии указывается вид и срок деятельности, территория, на которой эта деятельность будет осуществляться лицензиатом. Лицензия является разрешением на осуществление всей совокупности операций, составляющих единый производственно-технологический процесс оказания услуг почтовой связи. В соответствии с Федеральным законом «О почтовой связи» от 17.07.99 №176-ФЗ дополнительное лицензирование операций, составляющих единый производственно-технологический процесс оказания услуг почтовой связи, в качестве самостоятельных видов деятельности не допускается.

Организации почтовой связи подразделяются на организации федеральной почтовой связи, которые создаются на базе находящегося в федеральной собственности имущества, и на юридические лица любых форм собственности, для которых оказание услуг почтовой связи является основным видом деятельности.

Лицензиаты при оказании услуг почтовой связи вступают с пользователями в договорные отношения. Договоры на оказание услуг связи Гражданским кодексом Российской Федерации отнесены к публичным договорам. Это означает, что на лицензиатов возложена обязанность оказывать услуги почтовой связи в отношении каждого, кто к ним обратится. При этом никаких предпочтений одного пользователя перед другими быть не должно, кроме случаев, предусмотренных законом или иными правовыми актами. Лицензиаты по договору оказания услуг почтовой связи, который может быть заключен в письменной или устной форме, оказывают пользователю выбранную им услугу почтовой связи. Услуга почтовой связи должна быть выполнена в установленные сроки. Пользователь услугами почтовой связи обязан ее оплатить. Правительством РФ утверждаются контрольные сроки пересылки письменной корреспонденции, а также нормативы частоты сбора письменной корреспонденции из почтовых ящиков, нормативы ее обмена, перевозки и доставки. Сроки оказания иных услуг почтовой связи лицензиаты устанавливают самостоятельно.

На основании ст. 16 операторы почтовой связи обязаны:

·  обеспечить соблюдение тайны связи;

·  по заданию отправителя переслать вверенное ему почтовое отправление или осуществить почтовый перевод денежных средств по указанному отправителем адресу и доставить (вручить) их адресату;

·  обеспечить пересылку письменной корреспонденции пользователям услуг почтовой связи в контрольные сроки;

·  предоставлять пользователям услуг почтовой связи информацию об установленных сроках оказания услуг почтовой связи, а также об утвержденных Правительством РФ нормативах доставки и контрольных сроках пересылки письменной корреспонденцию;

·  оказывать в установленном порядке содействие правоохранительным органам.

В соответствии с Концепцией по реструктуризации организаций почтовой связи предстоит реконструкция ОПС. На сегодняшний день имеется великое разнообразие стилей и имиджей. С созданием единого почтового оператора – ФГУП «Почта России» – предстоит изменить внешний вид ОПС, чтобы клиенту не только было приятно войти в комфортное помещение почтовой связи, но и повсюду видеть наш фирменный стиль, который будет визитной карточкой Почты России.

Центральной частью фирменного блока Почты России остался орел. В лапах двуглавая птица держит почтовые рожки и молнии – это историческое обозначение почты, орел же символизирует принадлежность почты к государственным структурам. Фирменный знак и надписи образуют единый блок, который лежит в основе нового фирменного стиля.

Цвет – это один из важнейших элементов корпоративной символики. Глубокий синий в сочетании с белым позиционируют компанию как структуру государственную, официальную, надежную в финансовом и юридическом плане. Дополнительные же цвета (небесно-голубой, серый, красный, оранжевый и бежевый) придают живости, приближают к рядовому клиенту, визуализируют Почту как предприятие открытое, ориентированное на потребителя. Отдельные элементы красного и оранжевого акцентируют внимание клиента на новинках в сфере оказываемых услуг.

Все отделения почтовой связи разделены на пять классов. Критерии классификации ОПС:

·  статус населенного пункта, в котором расположено отделение почтовой связи (административный центр субъекта РФ, город, поселок городского типа, сельский населенный пункт);

·  численность населения, постоянно проживающего в населенном пункте, в котором расположено ОПС;

·  наличие территориального деления населенного пункта, в котором расположено ОПС, на внутригородские районы (округа).

К первому классу относятся крупные отделения связи, которые находятся в столицах, административных центрах субъектов Федерации и в больших городах. Отделения второго класса также определяются по численности населения города. Третий, четвертый и пятый класс – это ОПС закрытого типа или передвижные. И проект реконструкции также подчинен этой классификации. Все отделения связи реконструируются в соответствии с классом: «эконом», «стандарт» и «премиум». По «эконом-стандарту» ремонтируют сельские и удаленные городские ОПС. К «стандарт-классу» относятся городские отделения связи, а к «премиум-классу» – все крупные городские отделения связи, центральные почтамты и почтамты, являющиеся памятниками архитектуры, выполняющие социальные функции либо располагающиеся вблизи главных административных зданий города. Окончательное решение о том, какие объекты и по какому классу будут реконструироваться, принимается в аппарате управления. Между собой эти классы отличаются уровнем отделки, оснащением, стоимостью и т.д. «Эконом-класс» предполагает использование простых материалов, деревянную мебель, без каких-либо изысков в виде стеклянного полога в витринах и шкафах с подсветкой, как в «стандарт-классе». Полы в ОПС «стандарт-класса» отделывают плиткой или линолеумом. «Премиум-класс» – самый дорогой, ведь ряд памятников архитектуры требует не только ремонта, но и реставрации. Вся мебель выполнена в едином фирменном стиле.

Готов окончательный вариант брэнд-бука – руководство по практическому использованию разработанного фирменного стиля в повседневной работе компании. Это инструкция, свод стандартов и правил. Что можно делать, а что нельзя, какие комбинации шрифтов и цветов допустимы в тех или иных ситуациях, как оформлять выставочные стенды и т.д.

Планируется создание в клиентском зале «электронной очереди». Предполагается, что высота разделительного барьера не должна превышать 120 сантиметров, между оператором и клиентом должна отсутствовать стеклянная перегородка, габариты мебельных элементов должны соответствовать специфике технологического процесса, и, наконец, должно быть единое цветовое решение. А на данном этапе во многих ОПС эксплуатируется в основном техника, отслужившая 20 и более лет.

Производственные, административные и бытовые здания и помещения объектов почтовой связи должны соответствовать требованиям действующих строительных норм, правил и инструкций по их проектированию, санитарных норм, Ведомственных норм технологического проектирования и других нормативных документов. Нормы расчета площадей и планировки помещений ОПС, организации рабочих мест не пересматривались с советских времен. При организации рабочего места оператора должны соблюдаться санитарно-гигиенические и эстетические нормы, которые определяются микроклиматом, уровнем оснащенности и шума, чистотой и порядком, решением цветового и художественного оформления рабочих мест, спецодежды и т.д.

Рабочие места могут быть раздельными или объединенными, в зависимости от объема выполняемых объектом почтовой связи работ. На объединенном рабочем месте предоставляются все или несколько видов услуг почтовой связи. На раздельном рабочем месте предоставляется один вид услуг почтовой связи. В небольших Почтамтах и ОПС организуются объединенные рабочие места, на которых операции объединяют в зависимости от местных условий. Например, в Барнаульском Почтамте созданы рабочие места:

·  по приему и выплате почтовых переводов, выплате пенсий, пособий, компенсаций, приему подписки на периодические издания;

·  по приему и выдаче писем и бандеролей с объявленной ценностью, посылок, мелких пакетов и международных бандеролей, мешков «М», отправлений внутренней и международной экспресс-почты;

·  по приему простых и заказных внутренних и международных почтовых отправлений, выдаче корреспонденции «до востребования», продаже знаков оплаты;

·  по предоставлению непрофильных услуг, а именно розничной продаже товаров;

·  по продаже и оплате лотерейных билетов.

Зона непосредственной деятельности отдельного работника в объекте почтовой связи, оснащенная всем необходимым для выполнения производственного задания, называется рабочим местом. Оно может быть механизированным и немеханизированным. Рабочий стол оператора связи в немеханизированном ОПС, обслуживающего пользователей, размещают, как правило, перпендикулярно барьеру, так чтобы барьер находился слева от работника. Такое расположение стола создает удобное рабочее положение: левой рукой оператор принимает отправления, а правой производит необходимые записи в производственных документах. Это позволяет избежать лишних движений при выполнении последующих операций по оформлению принимаемого почтового отправления. Схема размещения принадлежностей на рабочем столе оператора связи приведена на рисунке 2.

На рабочем месте должна находиться следующая документация: сопроводительные бланки; справочник почтовой индексации; список подписчиков, получающих печать «До востребования»; кассовые справки ф. МС-42; накладные ф. 16; реестры ф. 11; извещения ф. 22; Алфавитный список предприятий связи; Руководство по приему международных почтовых отправлений; международные ярлыки ф. CN 04; бланки ф. CN 07 и ф. CN 23; альбом с марками; конверты и почтовые карточки; штриховые почтовые идентификаторы.

Рабочие поверхности барьера и стола-приставки покрываются оргстеклом, бобина со шпагатом крепится под столешницу основной секции барьера.

Реестры, накладные, извещения, справки ф. 42-МС, все ярлыки, конверты, почтовые карточки, альбом с марками, в том числе и художественными, находятся в кассете для бланков 6. Алфавитный список предприятий связи, список подписчиков, получающих корреспонденцию «До востребования», Руководство по приему международных почтовых отправлений, газеты, журналы и бандероли находятся в ящиках стола-приставки, заказные письма – в отдельной ячейке картотеки 21.

Спрос на услуги связи должен удовлетворяться организациями почтовой связи полностью, с высоким качеством и эффективностью. Поэтому выгодно увеличивать объем оказываемых услуг с помощью внедрения почтовых механизмов. Это могут быть машины для оказания услуг (приема, оформления и выдачи почтовых отправлений), а также машины для подготовки к сортировке и отправке, подъемно-транспортные машины.

Для осуществления денежных расчетов с населением при приеме почтовых отправлений и почтовых переводов в ОПС используется ККМ (ПКТ). Они подразделяются на автономные, пассивные системные, активные системные, а также фискальные регистраторы. Все ККМ (ПКТ) позволяют осуществлять с населением денежные расчеты за оказание ОПС следующих услуг:

·  прием и выплата почтовых переводов денежных средств;

·  прием и выдача РПО;

·  оформление подписки на периодические издания;

·  оплата дополнительных и сопутствующих работ (услуг), связанных с оказанием услуг почтовой связи;

·  прием коммунальных платежей;

·  прием телеграмм и оплата других услуг электросвязи;

·  выплата пенсий и пособий;

·  прием платы за товары и ГЗПО;

·  прием иных платежей (охрана квартир, штрафы ГИБДД и т.п.).

В комплекте с ККМ (ПКТ) могут работать принтеры различного формата, считыватели магнитных карт и штрих-кодов, световые табло и иные индикаторы для потребителя, модемы для связи с центром обработки информации, электронными весами.

ККМ (ПКТ) обеспечивают выполнение следующих технологических операций:

·  учет денежных сумм, итогов расчетов с одним клиентом, сумма сдачи, общих итогов за день, расчеты за наличные, выплаты и внесение в кассу;

·  снятие показаний и гашение денежных и операционных регистров;

·  учет данных об услугах (аннулирование или повторение операций);

·  исправление ошибок оператора, выделение налога, расчет процентной надбавки;

·  умножение цены на число.

ККМ (ПКТ) обеспечивают печать следующих необходимых документов:

·  квитанция;

·  операционный дневник;

·  накладные и реестры на принятые ПО и почтовые переводы;

·  подкладной документ любого вида;

·  отчеты по операциям и услугам, суточный отчет, фискальный отчет.

Франкировальные машины предназначены для одновременного нанесения на оболочку письменной корреспонденции ГЗПО, подтверждающего плату за услуги почтовой связи, ОКШ и почтового адреса отправителя и иной информации. Оттиск клише франкировальной машины наносится красной штемпельной краской. Дата календарного штемпеля на оттиске франкировальной машины обязательно должна соответствовать дате сдачи почтовых отправлений.

Основным требованием к франкировальным машинам является авансовый принцип их работы с использованием специального пароля доступа к счетчику. Пароль производители франкировальной машины сообщают только почтовым работникам, которые и вводят аванс в машину после его оплаты владельцами. При исчерпании аванса франкировальная машина блокируется до внесения следующего платежа.

Штемпелевальные машины предназначены для автоматизированного гашения почтовых марок на стандартных почтовых карточках и конвертах, нанесения ОКШ и ведения учета проштемпелеванной корреспонденции. В зависимости от объемов обрабатываемой письменной корреспонденции штемпелевальные машины изготавливаются в напольном или настольном исполнении. В качестве штемпелевальных машин могут также применяться современные франкировальные машины при замене клише ГЗПО клише с прямыми или волнистыми линиями, которые гасят почтовые марки.

Пачкообвязочные машины предназначены для обвязки постпакетов, бандеролей, посылок, пачек с периодическими изданиями шпагатом (лентой), концы которого соединяются. Машины выпускаются в напольном исполнении.

Машины для упаковки в полимерную пленку предназначены для упаковки в полимерную пленку бандеролей и мелких пакетов. Для упаковки применяется пленка из полиэтилена, выполненная в виде бесконечного рукава. Машины выпускаются в напольном исполнении.

Электросургучницы предназначены для подогрева сургуча при опечатывании почтовых отправлений с объявленной ценностью, посылок, страховых почтовых вещей, сейфов, шкатулок, помещений и т.п.

Весы предназначены для взвешивания почтовых отправлений и определения платы за услуги почтовой связи с применением соответствующих шкал цен.

В ОПС применяются ленточные транспортеры. Их основное назначение – перемещение штучных грузов (посылок, пачек и мешков с периодической печатью, ящиков и мешков с письменной корреспонденцией) в горизонтальном или наклонном направлении. Размер транспортируемых грузов не должен превышать ширину ленты. Ленточные транспортеры подразделяются на стационарные, передвижные и с выдвигающимися секциями.

Вспомогательное оборудование обеспечивает работу почтообрабатывающей техники, а также используется для выполнения промежуточных технологических операций.

Типовое окно обмена почты ТООП-800Л-2 предназначено для обмена почтой (посылками, мешками и пачками с периодической печатью, мешками и ящиками с письменной корреспонденцией) между объектами почтовой связи и с внешним транспортом. Оно устанавливается в стенных проемах зданий и рассчитано на совместную работу с транспортерами, имеющими выдвижную секцию. Выполняется окно обмена почты в четырех модификациях:

·  без воздушной завесы;

·  с воздушной завесой с раздельной подачей воздуха;

·  с воздушной завесой с подачей воздуха сверху;

·  с воздушной завесой с подачей воздуха снизу.

Рольганг неприводной универсальный предназначен для перемещения между рабочими местами почты в жесткой упаковке (посылки, коробки, ящики). Груз перемещается от одного рабочего места к другому вручную.

Тележки платформенные РН-150, РН-300 (производство ОАО «СМНУ-связь» (Москва) предназначены для перевозки посылок, мешков с почтой на операциях внутрипроизводственной транспортировки и обмена с внешним транспортом при небольших объемах обмениваемой почты.

В Барнаульском почтамте имеются: транспортеры, контрольно-кассовые машины, электронные весы, франкировальная и штемпелевальная машины, ККМ, сургучницы.

В Барнаульском Почтамте предоставляются следующие виды услуг почтовой связи:

·  прием простой и заказной письменной корреспонденции (внутренней, международной, 1 класса);

·  прием писем и бандеролей с объявленной ценностью (внутренних, международных, 1 класса);

·  прием посылок (внутренних и международных);

·  прием почтовых переводов денежных средств (внутренних и международных);

·  прием подписки;

·  прием экспресс-почты;

·  выплата пенсий;

·  торговля розничными товарами.

На рисунке 3 представлена диаграмма структуры доходов Барнаульского Почтамта. Из нее видно, что наибольший удельный вес занимают традиционные услуги почтовой связи: письменная корреспонденция, денежные переводы, периодические издания, немного меньше по объему занимают посылки, выплата пенсий, розница и почтовые отправления с объявленной ценностью; и наименьший удельный вес имеют экспресс-почта, лотереи, коммунальные платежи, фототовары и прочие доходы.

Для оценки качества работы почтовой связи (Рис. 4) используются следующие показатели: качество обслуживания пользователей и качество услуг почтовой связи.

К услуге предъявляются следующие требования: доступность услуги (простота оформления отправления, достаточное количество пунктов приема), доставка отправлений в заявленные сроки, информированность клиента об услуге, тарифах и т.д. Распоряжением ФГУП «Почта России» №105 от 23.03.2006 года разработаны показатели сервиса услуги «Письменная корреспонденция и посылки», «Экспресс-почта», «Почтовые переводы», «Доставка пенсий», «Прием платежей». Рассмотрим показатели качества услуг связи на примере почтовых переводов:

Требования к услуге

·  Требования потребителей (физических лиц)

1.  Гарантированность осуществления переводов;

2.  Низкая стоимость услуги;

3.  Простота оформления приема и выплаты перевода;

4.  Быстрое прохождение перевода;

5.  Удобное расположение и время работы пунктов приема и выплаты переводов;

6.  Извещение получателя о пришедшем переводе;

7.  Вежливое и быстрое обслуживание;

8.  Уведомление отправителя о выплате перевода.

·  Требования потребителей (юридические лица):

1.  Низкая стоимость услуга;

2.  Быстрое прохождение перевода;

3.  Возможность передачи информации о переводе в электронном виде;

4.  Возможность передачи дополнительной информации вместе с переводом;

5.  Удобное расположение и время работы пунктов приема и выплаты переводов.

·  Внутренние требования ФГУП «Почта России»:

1.  Оказание услуги во всех отделениях почтовой связи;

2.  Пересылка всех межобластных и внутриобластных (при наличии пунктов электронного обмена с ЕСГШ) переводов только электронным способом;

3.  Соблюдение контрольных сроков пересылки почтовых переводов;

4.  Гарантированность выплаты перевода (наличие денежного подкрепления, соблюдение требования о резервировании каналов связи и оборудования задействованного в осуществлении почтовых переводов);

5.  Соблюдение утвержденных тарифов на осуществление денежных переводов;

6.  Обязательное обучение операторов осуществляющих прием и выплату перевода;

7.  Доступность объектов почтовой связи и оказание услуги во всех отделениях почтовой связи;

8.  Информированность клиента о видах почтовых отправлении и переводов, условиях их отправки и сроках пересылки;

9.  Обеспечение сохранности почтовых отправлений и денежных средств;

10.Культура обслуживания в объектах почтовой связи;

11.  Обеспечение тайны переписки, сообщений и информации об адресных данных пользователей.

Показатели качества

1.  Скорость почтовых переводов – совокупность временных затрат на прием, обработку и выдачу почтовых переводов;

2.  Сохранность – целевое использование денежных средств почтовых переводов;

3.  Качество обслуживания – стабильность предоставления услуги высокого качества в соответствии с требованиями нормативно-технической и нормативно-правовой документации.

Целевые показатели качества

1.  Соблюдение выплаты почтовых переводов в гарантированные сроки – не менее 97%.

2.  Показатель целевого использования денежных средств почтовых переводов – 100%.

3.  Показатель времени приема почтового перевода – не более 2 минут;

4.  Показатель времени выплаты почтового перевода – не более 2 минут;

Детализация целевого показателя качества услуги

1.  Срок от приема почтового перевода в ОПС, необорудованного ЗПТО/ЗПКТ, расположенного в пределах административного центра субъекта РФ, до ввода / передачи информации в систему ЕСПП – не более 24 часов;

2.  Срок от приема почтового перевода в ОПС, необорудованного ЗПТО/ЗПКТ, расположенного в пределах административного центра муниципального района субъекта РФ до ввода / передачи информации в систему ЕСПП – не более 24 часов;

3.  Срок от приема почтового перевода в ОПС, необорудованного ЗПТО/ЗХЖТ, расположенного в пределах иных поселений до ввода / передачи информации в систему ЕСПП – не более 4 дней (календарных);

4.  Срок от приема почтового перевода в ОПС, необорудованного ЗПТО/ЗПКТ, расположенного в труднодоступных местностях Севера, Сибири и Дальнего Востока, а также в других районах Российской Федерации в периоды распутицы и бездорожья до ввода / передачи информации в систему ЕСПП устанавливается в соответствии с частотой перевозки, разработанной в установленном порядке;

5.  Норматив обмена ЗПБТ, ЗПКТ, ЗПТО не реже 4 раз в течение рабочего дня, при этом последний обмен информацией производится после закрытия ОПС (или окончания обработки переводов на ЗПБТ);

6.  Срок обработки информации о почтовых переводах в ОСП ИРЦ – не более 6 часов;

7.  Срок от передачи почтового перевода из ОСП ИРЦ в ОПС, необорудованного ЗПТО/ЗПКТ, расположенного в пределах административного центра субъекта РФ – не более 24 часов;

8.  Срок от передачи почтового перевода из ОСП ИРЦ в ОПС, необорудованного ЗПТО/ЗПКТ, расположенного в пределах административного центра муниципального района субъекта РФ, – не более 24 часов;

9.  Срок от передачи почтового перевода из ОСП ИРЦ в ОПС, необорудованного ЗПТО/ЗПКТ, расположенного в пределах иных поселений до ввода / передачи информации в систему ЕСПП – не более 4 дней (календарных);

10.  Срок от передачи почтового перевода в ОПС, необорудованного ЗПТО/ЗПКТ, расположенного в труднодоступных местностях Севера, Сибири и Дальнего Востока, а также в других районах Российской Федерации в периоды распутицы и бездорожья до ввода / передачи информации в систему ЕСПП устанавливается в соответствии с частотой перевозки, разработанной в установленном порядке;