Влияние унификации документов на систему делопроизводства

Содержание

делопроизводство документ унификация канцелярия

Введение

Глава 1. Влияние унификации документов на систему делопроизводства: общая характеристика

1.1 Система делопроизводства: сущностные особенности

1.2 Унификация документов: основные понятия

Глава 2. Влияние унификации документов на систему делопроизводства в различные исторические периоды

2.1 Приказное делопроизводство (XVI-XVII вв.)

2.2 Коллежское делопроизводство (XVIII в.)

2.3 Система министерского делопроизводства XIX - начала XX вв.

2.4 Русские письмовники конца XVIII в.- начала XX века. Система образцовых текстов

2.5 Делопроизводство в советскую эпоху и современный период

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Деятельность любого предприятия, в том числе коммерческой организации, а также органов государственной власти не обходится без документации. Это связано с тем, что составление, использование, движение и хранение документов в соответствии с действующими нормативными актами обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность управленческого труда.

В этой связи очень важной становится вопросы унификации документов. Опыт унификации насчитывает не одно столетие. Так уже при создании Генерального регламента 1720 года делались попытки из всего многообразия используемых в центральных и местных органов управления видов документов выделить ту часть, которая способствовала бы решению хозяйственных, экономических, политических, правовых и других задач управления. Например, в "Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" общее количество переписки было сведено к минимуму, получили повсеместное распространение типизации и трафаретизации текстов. В последующие периоды развития государственности такие работы проводились как в широких масштабах, так и в пределах отдельных ведомств.

Поиски наиболее оптимальных методов унификации особенно характерны для XX - начала XXI вв. Основные принципы унификации и стандартизации рассматриваются в работах В.А.Архипова, И.П.Маркова, А.Н. Соковой, Т.В.Кузнецовой, М.П. Илюшенко, Я.З.Лившица и др.

Основная задача, стоящая перед современными документоведами, заключается в том, чтобы, опираясь на опыт прошлого и используя работы настоящего времени, найти наиболее правильное решение вопросов, стоящих перед теорией документоведения и практикой ДОУ. Поэтому изучение опыта унификации документов в предшествующие годы и тщательный анализ современных проблем унификации документации представляется актуальным направлением исследования.

Целью данной дипломной работы является рассмотрение в историческом аспекте влияния унификации документов на систему делопроизводства. Задачи исследования:

·  охарактеризовать систему делопроизводства

·  определить роль унификации документов в системе делопроизводства

·  изучить историю становления и развития системы делопроизводства в России

·  рассмотреть влияние унификации документов на систему делопроизводства в различные исторические периоды.

Объектом исследования является система делопроизводства.

Предмет исследования – унификация документов.

В ходе работы над дипломным проектом нами были изучены и проанализированы работы таких специалистов-документоведов, как В.И.Андреева, В.А.Кузнецова, М.П.Илюшенко, В.А. Кудряев и др.

Дипломная работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

Во введении обосновывается актуальность, также рассмотрены объект, предмет и задачи исследования.

В первой главе работы рассматриваются теоретические проблемы унификации документов.

Во второй главе исследования проблемы унификации документов рассматривается в историческом аспекте.

В заключении даются краткие выводы, которые были сделаны после проведенного исследования.

Список используемых источников включает статьи и работы ведущих специалистов документоведческой сферы деятельности.

Глава 1. Влияние унификации документов на систему делопроизводства: общая характеристика

1.1 Система делопроизводство: сущностные особенности

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин "делопроизводство" в России возник, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. (во всяком случае, именно с этого времени фиксируют его употребление, следовательно в речевой практике он появился несколько раньше). Этот термин образован от сочетания слов "производство дела". Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин "дело" обозначал не папку с документами (его современное понимание), а вопрос (судебный или административный), который было необходимо решить органу управления. Именно это значение и легло в основу термина "делопроизводство".

Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с документами. Термин "делопроизводство" в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 синонимичен термину "документационное обеспечение управления", который вошел в научный оборот более 10 лет назад в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.

Согласно ГОСТу Р 51141-98, делопроизводство (ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. По мнению некоторых специалистов-документоведов, термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и образован по аналогии с такими терминами, как "программное обеспечение", "информационное обеспечение", "лингвистическое обеспечение" и т.п..

Делопроизводство (ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Согласно В.И. Андреевой, документационное обеспечение управления -деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

В современном значении документационное обеспечение управления – самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

Документационное обеспечение управления предполагает наличие технологии преобразования исходных данных в результативную информацию. Этот процесс поддерживается информационной технологией - системой методов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации на основе применения технических средств.

Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческой документации, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения.

Государственная система документационногообеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации. Должностные лица организаций при работе с документами руководствуются требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых вее развитие общесоюзных, отраслевых и республиканских нормативных и методических документов.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения распространяются на все системы документации органов государственного управления Союза ССР, союзных и автономных республик, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии. обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.

Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.

В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие службы документационного обслуживания:

·  в министерствах и ведомствах - управление делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

·  на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

·  в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации; в совместных предприятиях (организациях) - правлением; в акционерных обществах - учредительной конференцией; в кооперативах – состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;

·  в (органах местного самоуправления) и в аппарате управления общественных организаций – общий отдел. В состав общего отдела включается: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

·  в организациях, не умеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

·  совершенствование форм и методов работы с документами;

·  обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами;

·  сокращение документооборота, количества форм документов и документов;

·  разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

·  разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

·  осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

·  организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

·  регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

·  организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; размножение и проектирование бланков документов;

·  разработка номенклатуры дел организации, обеспечения хранения дел и оперативного использования документной информации;

·  организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

·  организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

·  разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины;

·  осуществление контроля за правильностью оформления и формированияструктурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

·  организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде;

·  повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов;

·  организация рабочих мест, АРМ, условия труда сотрудников службы ДОУ .

Как видим, организация деятельности службы документационного обеспечения управления важная составляющая всей деятельности учреждения, организации и фирмы, от качества деятельности которой зависит эффективность управленческой работы.

Похожие работы

История унификации текста документа

Скачать

64776

0

0

... совершенствования форм и содержания ОРД, дает возможность обрабатывать ОРД средствами вычислительной техники, регламентирует употребление форм документов в зависимости от задач управления.   1.1 Влияние унификации документов на исторические источники документ унификация текст В стандартной форме приказа, постановления не предусмотрено обязательное проставление места его издания (город, где он ...

Основы делопроизводства

Скачать

377701

5

36

... , предназначенные для архивного хранения. При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Основными правилами работы ведомственных архивов, ГСДОУ, Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде и архивах. В этих документах устанавливаются виды номенклатур дел, порядок их составления, оформления, согласования и ...

Порядок составления и оформления документов в РФ

Скачать

329468

0

0

... вместе с материалами, на основании которых они готовились») или в безличной форме («срок хранения документов определяется по Перечню»). 20       Виды распорядительных документов, требования к их составлению и оформлению. Порядок составления и оформления приказов по основной деятельности   К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм ...

Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа

Скачать

194342

10

0

... , планы к расписанию. Часто отсылаются фирменные бланки в различные организации. 3.3. Организация документоведения, документооборот, схемы движения документов, в учебно-научном подразделении ВУЗа . В университете существует подразделение занимающееся делопроизводством - канцелярия. Через нее проходит большая часть документов, обращающихся в ТРТУ, происходит регистрация. Канцелярия получает почту ...