Первинний облік

1.3 Первинний облік

 

Облік дебіторської заборгованості в бюджетних установах ведеться на рахунку 36 “Розрахунки з іншими дебіторами ”.

Основними видами дебіторської заборгованості в бюджетних установах є:

ü  розрахунки в порядку планових платежів;

ü  розрахунки з підзвітними особами;

ü  розрахунки за відшкодування завданих збитків;

ü  розрахунки з іншими дебіторами.

Розрахунки в порядку планових платежів

Розрахунки в порядку планових платежів у бюджетних установах застосовуються за наявності постійних господарських зв’язків з різними установами та організаціями за поставками матеріальних цінностей і наданням послуг, наприклад, при розрахунках з продовольчими базами за продукти харчування, з госпрозрахунковими аптеками за медикаменти, з організаціями громадського харчування за отримані талони на харчування учнів, з автопідприємствами за послуги автотранспорту.

Розрахунки з постачальниками в порядку планових платежів здійснюються не за кожною окремою угодою, пов’язаною з відвантаженням товару чи наданням послуг, а шляхом періодичного перерахування постачальнику коштів з поточних чи реєстраційних рахунків шляхом виписування платіжних доручень у строки і в розмірах, наперед обумовлених сторонами.

Сума кожного планового платежу і строки перерахування встановлюються сторонами на поточний місяць (квартал) виходячи з періодичності платежів і з обсягів поставок, закупок чи надання послуг за договорами чи угодами або фактичної поставки за минулий місяць.

Щомісячно постачальник і бухгалтерія платника уточнюють стан розрахунків відповідно до вартості фактично отриманих матеріальних цінностей чи наданих послуг і здійснюють перерахунок і відповідний платіж в порядку, обумовленому в договорі чи угоді. Звірка розрахунків оформляється актом і забезпечує відповідність перерахованих плановими платежами сум вартості отриманих товарів чи наданих послуг, запобігає порушенням платіжної і фінансової дисципліни.

Для обліку розрахунків з постачальниками в порядку планових платежів передбачено субрахунок 361 “Розрахунки в порядку планових платежів”. За дебетом цього субрахунку записуються суми перерахованих планових платежів, за кредитом – записується вартість отриманих матеріальних цінностей, прийнятих робіт і послуг.

Векселі отримані - це заборгованість за розрахунками з покупцями, замовниками та іншими дебіторами з відвантаженої продукції (товарів), вико­наних робіт і наданих послуг, які забезпечені одержаними векселями.

Вексель - це цінний папір, який засвідчує безумовне грошове зобов’язання особи, що його видала (векселедавця), сплатити певну суму по настанні встановленого терміну на користь власника векселя (векселеотримувача).

Застосовуються два види векселів: прості та переказні.

Простий вексель виписується позичальником (векселедавцем) і містить нічим не обумовлене зобов’язання сплатити певну суму грошей кредитору (векселеотримувачу).

Переказний вексель (тратта) виписується кредитором (векселедавцем) і містить нічим не обумовлену пропозицію позичальникові сплатити певну суму грошей третій особі.

Для обліку векселів одержаних використовуються:

― субрахунок 162 «Довгострокові векселі одержані»;

― рахунок 34 «Короткострокові векселі одержані».

На субрахунку 162 «Довгострокові векселі одержані» ведеться облік векселів, отриманих як забезпечення довгострокової дебіторської заборгованості.

На рахунку 34 «Короткострокові векселі одержані» ведеться облік заборгованості покупців, замовників та інших дебіторів за відвантажену продукцію (товари), виконані роботи, надані послуги та за іншими операціями, які забезпечені векселями.

Рахунок 34 «Короткострокові векселі одержані» має такі субрахунки:

― 341 «Короткострокові векселі, одержані в національній валюті»;

― 342 «Короткострокові векселі, одержані в іноземній валюті».

За дебетом рахунка 34 «Короткострокові векселі одержані» відображається отримання векселя за продані товари (роботи, послуги) та за іншими операціями, за кредитом - отримання коштів для погашення векселів, погашення отриманим векселем кредиторської заборгованості, продаж векселя третій стороні тощо.

 

1.4 Аналітичний та синтетичний облік

Аналітичний облік розрахунків за субрахунком 361 “Розрахунки в порядку планових платежів ” ведеться в меморіальному ордері № 7, в якому для кожного постачальника відводиться необхідна кількість рядків для відображення операцій протягом місяця. Записи у відомість здійснюються за кожним документом (платіжне доручення, накладна, рахунок) в міру здійснення операцій, але не пізніше наступного дня після надходження документів до бухгалтерії.

Облік розрахунків з постачальниками в порядку планових платежів може також вестись на картках ф. № 292-а або у книгах ф. № 292.

Розрахунки за відшкодування завданих збитків

У практичній діяльності бюджетних установ мають місце випадки, коли в результаті перевірок, ревізій, інвентаризацій виявляються суми нестач, розкрадання матеріальних цінностей, грошових коштів, а також суми від псування матеріальних цінностей, які повинні бути відшкодовані за рахунок винних осіб.

Облік розрахунків за зазначеними сумами ведеться на субрахунку 363 “Розрахунки за відшкодування завданих збитків ”. У дебет цього субрахунку на підставі оформлених належним чином документів (актів перевірки, ревізії, інвентаризаційних описів, порівняльних відомостей) записується сума завданих збитків; за кредитом – записуються суми, що надійшли в касу або утримані із заробітної плати, стипендій на відшкодування завданих установі збитків.

Розмір збитків від розкрадання, нестач, псування матеріальних цінностей, включаючи м’ясо і м’ясопродукти, молоко і молочні продукти, визначається за балансовою вартістю цих цінностей (з вирахуванням зносу), але не нижче 50 % балансової вартості на момент встановлення такого факту з урахуванням індексів інфляції, які щомісячно визначає Держкомстат, відповідного розміру податку на додану вартість і розміру акцизного збору за формулою:

Рз = [ (Бв – А) * Іінф + Азб + ПДВ] * 2

де, Рз – розмір збитків, грн.;

Бв – балансова вартість на момент встановлення факту розкрадання, нестачі, псування матеріальних цінностей, грн.;

А – амортизаційні відрахування (знос), грн.;

Іінф – загальний індекс інфляції, що розраховується на підставі визначених Держкомстатом індексів інфляції;

Азб – розмір акцизного збору, грн.;

ПДВ – розмір податку на додану вартість, грн.

Сума збитків від нестачі іноземної валюти визначається в трикратному розмірі в перерахунку на грошову одиницю України за курсом НБУ.

Виявлені нестачі відносяться на винних осіб у сумі, яка вказана в акті перевірки чи ревізії. Протягом п’яти днів після встановлення нестач і розкрадання матеріали повинні бути подані в слідчі органи для пред’явлення цивільного позову. При отриманні рішення суду суми збитків, віднесені на матеріально відповідальних осіб, мають бути уточнені відповідно до виконавчого листа судового органу.

Операції з обліку дебіторської заборгованості за розрахунками з відшкодування завданих збитків відображаються в різних меморіальних ордерах. Аналітичний облік ведеться на картках ф. № 292-а (у книзі ф. № 292) за кожною винною особою. У заголовку картки вказується заборгованість, прізвище, ім’я, по батькові винної особи, дата виникнення заборгованості та сума збитків.

Розрахунки з іншими дебіторами

Інші дебітори – це установи, організації, особи, крім тих з них, розрахунки з якими обліковують на решті субрахунків класу 3 “Кошти, розрахунки та інші активи ”.

Для обліку розрахунків з іншими дебіторами призначено субрахунок 364 “Розрахунки з іншими дебіторами ”. За дебетом цього субрахунку записується збільшення дебіторської заборгованості, а за кредитом – її погашення.

На субрахунку 364 “Розрахунки з іншими дебіторами ” обліковуються розрахунки з іншими дебіторами установи, а саме розрахунки за матеріальні цінності, за виконані роботи та надані послуги, за пред’явленими рахунками, розрахунки за претензіями і боргами, а також розрахунки із студентами та учнями навчальних закладів за користування гуртожитком і постільними речами.

Облік розрахунків із дебіторами ведуть позиційним способом у меморіальному ордері № 4.

Аналітичний облік на субрахунку 162 та рахунку 34 ведеться за кожним одержаним векселем.

У разі реалізації продукції, товарів, робіт, послуг на суму, забезпечену векселями, у бухгалтерському обліку робиться запис:

Дебет 34 «Короткострокові векселі одержані»;

Кредит 70 «Доходи від реалізації» з одночасним списанням собівартості реалізованих товарів, робіт і послуг.

Якщо підприємство відображає реалізацію продукції, робіт і послуг в обліку в міру подолання розрахункових документів покупцям (замовникам), то при одержанні векселів необхідно зробити запис:

Дебет 34 «Короткострокові векселі одержані»;

Кредит 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками».

Аналогічно в бухгалтерському обліку відображаються операції, пов’язані з одержанням векселів у забезпечення інших видів дебіторської заборгованості.

Наприклад, забезпечення означеної заборгованості за здані в оренду приміщення векселем відображаються записом:

Дебет 34 «Короткострокові векселі одержані»;

Кредит 37 «Розрахунки з різними дебіторами».

Під час погашення заборгованості, забезпеченої векселями, необхідно зробити такі записи:

1) при погашенні векселя грошовими коштами:

Дебет 30 «Каса»;

Кредит 31 «Рахунки в банках»;

Кредит 34 «Короткострокові векселі одержані»;

2) у разі погашення векселя іншими, ніж грошові кошти, засобами:

Дебет 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»;

Дебет 68 «Розрахунки за іншими операціями»;

Кредит 34 «Короткострокові векселі одержані».

Розрізняють векселі відсоткові та безвідсоткові.

Відсотковий вексель - це вексель, на якому зазначена сума погашення та відсоток, який буде сплачено векселеодержувачу за відстрочення платежу. Нарахування доходів за відсотковим векселем здійснюється в момент погашення останнього.

Сума відсотка нараховується за формулою:

Підприємством було реалізовано товарів на 6000 грн. на умовах комерційного (товарного) кредиту. Від покупця було отримано вексель номінальною вартістю 6000 грн. за ставкою 20 % (16,67 % + 3,33 % ПДВ) на рік (із щомісячним нарахуванням) і строком на 90 днів. Сума відсотка за таким векселем становить: