Зовнішнє і внутрішнє середовище організації

4. Зовнішнє і внутрішнє середовище організації

діяльність місія середовище організація

Діяльність будь-якої організації цілком залежить від зовнішнього і внутрішнього середовища. Всі організації повинні чітко взаємодіяти з навколишнім середовищем, аби:

1) одержати матеріальні, трудові і фінансові ресурси;

2) знайти споживачів своєї продукції й реалізувати її;

3) одержувати від цього доход і прибуток;

4) розвивати й удосконалювати свою організацію.

До зовнішнього середовища належать:

1) економічні умови, у яких перебуває організація;

2) джерела одержання сировини, матеріалів, напівфабрикатів та комплектуючих виробів;

3) споживачі продукції (послуг, робіт);

4) законодавство, урядові декрети (закони про власність, підприємство, оренду, працю й ін.);

5) конкурентні організації;

6) профспілки;

7) суспільна думка тощо.

Усі ці фактори взаємозалежні. Кожна організація має враховувати дію і вплив зовнішніх факторів, оскільки вона є відкритою системою.

Зовнішні фактори діють і впливають на організацію прямо чи побічно.

Фактори прямої дії (постачальники ресурсів, споживачі, закони, постанови уряду й ін.) чинять негайний прямий вплив на діяльність організації.

Фактори, що мають непряму дію і вплив, – це науково-технічний прогрес, стан економіки, політичне становище, соціальні, культурні чинники і т.ін.

Вплив факторів зовнішнього середовища виявляється у такий спосіб:

·  віддалений вплив на організацію справляють фактори екологічні, економічні, політико-правові, демографічні, технологічні;

·  виробничий вплив справляють виробнича структура галузі, суперництво між конкурентами, вхідні та вихідні бар'єри, загроза появи товарів-замінників; постачальники, споживачі;

·  операційний вплив надходить від ринку робочої сили, інтересів посередників, відносин постачальників і кредиторів.

Фактори зовнішнього середовища взаємозалежні, складні, рухливі й невизначені. Тому зовнішнє середовище характеризується різними параметрами.

Взаємозв'язок факторів зовнішнього середовища – це рівень сили, з яким зміна одного фактора впливає на інші фактори. Наприклад, постачання електроенергії й енергоносіїв з інших країн впливає на економіку України і, відповідно, на підприємства. Підвищення ціни на ресурси спричиняє підвищення витрат підприємства, а отже, й збільшення собівартості продукції і ціни. Усе це призводить до зниження рентабельності і прибутковості.

Зовнішнє середовище завжди є складним.

Під складністю зовнішнього середовища розуміють кількість діючих на організацію факторів, па які варто реагувати і враховувати ступінь їхнього впливу (державні постанови, угоди з профспілками, численні конкуренти, прискорення НТП, постачальники).

Середовище організації завжди є рухливим і невизначеним. Рухливість середовища – це швидкість, з якою відбуваються зміни в оточенні організації. Наприклад, поява комп'ютерів та їхнє застосування спричинили зміну систем управління, планування, обліку і т. ін.

Невизначеність зовнішнього середовища є функцією кількості інформації, яку слід мати про той чи інший фактор зовнішнього середовища для забезпечення знань про його вплив на діяльність. Якщо інформації замало, середовище стає невизначеним, а це створює труднощі в прийнятті ефективних управлінських рішень.

Внутрішнє середовище організації характеризують такі фактори: структура, технологія, кадри, види робіт, види продукції, що випускається, види наданих послуг, наявність капіталу, поділ праці, соціально-психологічний клімат у колективі тощо.

Усі внутрішні фактори взаємопов'язані і взаємозалежні. Вони впливають на діяльність і кінцеві результати й у своїй сукупності розглядаються як соціотехнічні підсистеми. Зміна однієї призводить до зміни інших. Тому їхні дію і вплив необхідно систематично вивчати, досліджувати, вимірювати й враховувати.

Для успішної діяльності кожна організація повинна:

по-перше, мати змогу швидко реагувати на дію зовнішніх факторів;

по-друге, пристосовуватися до будь-яких змін у зовнішньому оточенні, аби забезпечувати стабільне становище організації і досягнення намічених цілей; по-третє, систематично враховувати внутрішні фактори, їхню зміну і вплив на процеси усередині організації.

5. Горизонтальний і вертикальний поділ праці в організації

Поділ праці розуміють як розмежування діяльності відповідно до складових елементів у процесі спільної праці. Поділ праці є найважливішим чинником виробництва, що визначає форми організації праці.

Поділ праці тісно пов'язаний з його кооперацією.

Кооперація – це об'єднання людей для планомірної і спільної участі в одному чи різних, але пов'язаних між собою процесах праці. Для успішної діяльності організацій використовують горизонтальний і вертикальний поділ праці.

Горизонтальний поділ праці – це поділ виробничого процесу на стадії, фази, види роботи й операції відповідно до визначеного технологічного процесу. Наприклад, у великих організаціях (на підприємствах) існує горизонтальний поділ на стадії – заготівельну, оброблювальну та складальну.

Стадії поділяються на фази; наприклад, у заготівельній стадії виділяються ливарна, ковальська фази.

Види робіт, наприклад, ливарної фази – це формування, плавка, заливання, вибивання, виливок; машинообробної (верстатної) фази – токарські, свердлильні, шліфувальні й ін. роботи.

Токарські роботи поділяють за операціями: токарська чорнова, токарська чистова; свердління, зенкування тощо.

У свою чергу, за горизонтального поділу весь процес виробництва в організації поділяється на цехи і дільниці, наприклад, ливарні, ковальські, штампувальні, механічні й т. ін.

Цехи поділяються на дільниці, наприклад ливарний має дільниці плавильну, формувальну, заливальну, вибивання й очищення лиття.

Вертикальний поділ праці передбачає рівні управління для координації діяльності всіх елементів горизонтального поділу праці. Для цього створюється апарат управління, що включає керівників, менеджерів і фахівців, які виконують на різних рівнях певні завдання, роботи, операції. Оптимальні результати діяльності організації забезпечують, як правило, три рівні управління:

1) керівники низової ланки;

2) керівники середньої ланки;

3) керівники вищої ланки.

На кожному рівні може бути ще кілька ланок керівників (бригадир, майстер, начальник дільниці).

Керівники низової ланки – це молодші начальники чи оперативні безпосередні керівники робітників і фахівців. Типові посади: бригадир, майстер, нормувальник, начальник дільниці, начальник сектора, начальник бюро. Усі вони організовують роботу і здійснюють контроль за виконанням виробничих завдань, а також забезпечують працівників необхідною інформацією. Вони безпосередньо спілкуються з підлеглими. Керівники низової ланки відповідають за ощадливе використання виділених їм ресурсів (матеріалів, устаткування, інструмента, працівників, фінансів тощо). Робота керівників низової ланки є відповідальною, напруженою, пов'язаною з виконанням різноманітних дій. Вона характеризується частими переходами від одного завдання до іншого, що вимагає швидкого прийняття рішення. Наприклад, майстер виконує до 600 і більше управлінських дій за зміну.

Керівники середньої ланки – це керівники цехів, відділів, служб, управлінь, філій. Вони координують і контролюють роботу керівників низової ланки. Характер їхньої роботи визначається змістом діяльності як підрозділу, так і організації в цілому. Вони готують інформацію для рішень, прийнятих керівниками вищої ланки, а також передають ці рішення низовим лінійним керівникам.

В міру використання керівниками вищої ланки персональних комп'ютерів число керівників середньої ланки скорочується.

Керівники вищої ланки відповідають за прийняття найважливіших для діяльності організації управлінських рішень. Таких керівників зазвичай дуже мало (кілька людей): це директор, генеральний директор, президент, віце-президент, голова (об'єднання, акціонерного товариства, корпорації, концерну й ін.). Праця їх дуже напружена й відповідальна. Вони повинні забезпечувати умови ефективної і прибуткової діяльності організації.

6. Структура і методи управління організацією

Структура – це логічна побудова організації та сукупності відносин у ній, що створює умови для раціонального управління й ефективної діяльності.

Формування структури організації зумовлюється такими критеріями: найменше число ступенів у системі управління;

·  зосередження в кожному ступені всіх необхідних рівнів управління;

·  відсутність дублювання;

·  мінімальне число джерел інформації, необхідних для прийняття рішень кожним

·  керівником.

Основним, вирішальним фактором формування структури менеджменту є горизонтальний і вертикальний поділ праці, кооперація праці й оптимальний склад функцій підсистем менеджменту: цільової, забезпечуючої, функціональної, керуючої. Наявність структури організації та її розвиток є запорукою успішної діяльності і збереження стійкого стану організації в умовах ринкової економіки.

Для управління організацією використовується комплекс різних методів.

Методи управління – це способи і прийоми управлінської діяльності, за допомогою яких робота колективу спрямовується на досягнення цілей. Ґрунтуються методи на економічних законах, закономірностях і принципах менеджменту Вони враховують науково-технічний рівень організації, соціально-правові та психологічні відносини людей у процесі діяльності.

Методи управління сприяють:

1) забезпеченню високої ефективності діяльності колективу;

2) мобілізації зусиль усіх його членів на виконання наміченої програми дій і досягнення мети.

Розрізняють економічні, організаційно-розпорядницькі та соціально-психологічні методи. [1; с. 37–41]

Висновок

Отже, організація – це група людей, діяльність яких свідомо й добровільно поєднується для досягнення певної загальної мети (виробництво виробів чи продуктів, надання транспортних, комунальних та інших послуг).

Варто пам'ятати, що ціль розробляється людиною і тому може містити елемент суб'єктивності. Важливо, щоб частка суб'єктивного була мінімальною, а не переважаючою. Це залежить від рівня знань, врахування й аналізу інформації в об'єктивних умовах, якості методики розробки мети, колегіальності її розробки, застосування обчислювальної техніки і т. ін.

Отже, розробка мети організації вимагає наукового підходу, використання сучасних досягнень науки і техніки.

Інформація – необхідний ресурс для управління організацією. Процес управління може здійснюватися лише за наявності певної технічної, технологічної, економічної, соціальної й іншої інформації потрібного обсягу і якості. У діяльності організації і забезпеченні її успіху інформація має важливе значення. Цьому буде присвячено один із наступних розділів.

Для успішної діяльності кожна організація повинна: по-перше, мати змогу швидко реагувати на дію зовнішніх факторів; по-друге, пристосовуватися до будь-яких змін у зовнішньому оточенні, аби забезпечувати стабільне становище організації і досягнення намічених цілей; по-третє, систематично враховувати внутрішні фактори, їхню зміну і вплив на процеси усередині організації.

Організацію, що досягла наміченої мети, слід вважати успішною, а її діяльність – результативною й ефективною. Для успішного управління організацією і прийняття оптимальних управлінських рішень менеджери мають враховувати усі фактори, а також результати і наслідки їхніх змін.

Список використаної літератури

1.  Сердюк О.Д. Теорія та практика менеджменту. К.: Знання, 2005. – 487 с.

2.  Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М. 1998. – 423 с.

3.  Кузнецов Ю.В., Подлесных В.Н. Основы менеджмента: Учебное пособие. СПб. 1998. – 246 с.

4.  Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. М. 2001. – 321 с.

5.  Томпсон А.А., Стрикленд А.Дж. Стратегический менеджмент. М. 1999. – 189 с.

6.  Прыткин В.В. Общий курс менеджмента в таблицах и графиках: Учебное пособие. М. 2002. – 264 с.

7.  Коренченко Р.А. Теория организации: Учебное пособие. ПГУ, П. 2000. – 178 с.