Деятельность Учреждения «Государственный архив Минской области»

2.4 Деятельность Учреждения «Государственный архив Минской области»

 

Помимо хранения и учета документов Национального архивного фонда Учреждение «Государственный архив Минской области» в соответствии с Законом "О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" и Положением о порядке оказания учреждениями Государственной архивной службы Республики Беларусь платных услуг юридическим и физическим лицам по использованию архивных документов и выполнения юридическим лицам платных работ по обеспечению сохранности документов" оказывает бесплатные и платные услуги юридическим и физическим лицам по использованию архивных документов в не запрещенных законодательством случаях и по обеспечению сохранности документов. Заказчиком услуг могут выступать государственные органы, юридические лица независимо от форм собственности, а также физические лица, в том числе иностранные граждане.

Архив Минской области оказывает следующие услуги:

·  Исполнение запросов социально-правового характера, в том числе:

¾  o подтверждении трудового стажа и размера заработной платы

¾  oб участии в партизанском и подпольном движении

¾  o ликвидации последствий чрезвычайных происшествий

¾  oб избрании на выборные должности

¾  o награждении орденами и медалями, присвоении почетных званий

¾  o нахождении на излечении

¾  o получении образования

¾  o репрессиях, раскулачивании, лишении избирательных прав, реабилитации

¾  o проживании на оккупированной территории и в эвакуации, насильственном вывозе в Германию и другие страны, пребывании в местах принудительного содержания, созданных нацистами

¾  касающихся имущественных и наследственных прав

·  Исполнение запросов республиканских органов государственного управления, местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов, Комитета государственного контроля, Комитета государственной безопасности, Министерства внутренних дел, суда, прокуратуры, связанных с их служебной деятельностью;

·  Исполнение запросов учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь;

·  Исполнение запросов учреждений-фондообразователей по документам их архивных фондов для служебного пользования;

·  Предоставление документов во временное пользование учреждениям-фондообразователям для служебных целей;

·  Обслуживание пользователей в читальном зале, за исключением изготовления машинописных копий и ксерокопий по заявкам пользователей (порядок оформления для работы в читальном зале, организация работы с документами, права и обязанности установлены в "Правилах работы пользователей в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь");

·  Оказание консультативно-методической помощи учреждениям-фондообразователям по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

·  Предоставление информации (в виде информационных писем, тематических перечней документов, тематических подборок копий документов) государственным органам и органам местного самоуправления по запросам, относящимся к сфере их компетенции;

·  Копирование документов для организаций Красного Креста, Международной службы розыска, правоохранительных органов, занимающихся поиском военных преступников, совершивших преступления в годы Второй мировой войны, а также для осуществления совместных разработок государственных архивов с иностранными исследователями и учреждениями;

·  Отдельные виды работ по обеспечению сохранности документов Национального архивного фонда;

·  Проведение научно-технической обработки документов;

·  Депозитарное хранение документов;

·  Разработка ведомственных нормативных и методических документов по документационному обеспечению управления и архивному делу;

·  Консультирование юридических и физических лиц по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела;

·  Исполнение тематических, биографических и генеалогических запросов;

·  Изготовление копий документов;

·  Выдача архивных документов во временное пользование;

·  Подбор, систематизация документов для использования в радио- и телепередачах, написании произведений науки, литературы и искусства, консультирование по ним (услуги по использованию кинофотофонодокументов);

·  Подготовка по запросам пользователей выставок документов, проведение лекций, уроков, экскурсий в архивы.

Оплата за выполненную работу или оказанную услугу производится на условиях и в порядке, предусмотренных договором.

Таким образом, Учреждение «Государственный архив Минской области» оказывает перечень платных и бесплатных услуг по использованию архивных документов, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

2.5 Формы использования архивных документов

архив документ

Формы использования архивных документов - это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования.

Использование информации, содержащейся в документах Национального архивного фонда Республики Беларусь в государственном архиве Минской области, в целях удовлетворения нужд общества архивные учреждения осуществляют путем:

- информирования государственных органов о документах Национального архивного фонда Республики Беларусь, которые могут быть использованы при решении хозяйственных, политических, научных, культурных и иных задач. Информирование может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.

- исполнения запросов социально-правового характера.

Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.[1]

Исполнение запроса - поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивной информации.

Существуют следующие виды запросов:

-  Тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта);

-  Персональные, в том числе биографические и генеалогические;

-  Социально-правовые.

Исполнение запросов осуществляется в три этапа:

1.  Прием запроса и работа с заявителем.

2.  Поиск запрашиваемой информации.

3.  Составление и выдача заявителю ответов на запросы.

Если запрос относится к категории платных, следует известить об этом заявителя.

Государственный архив не может взимать плату за исполнение социально-правовых и консульских запросов, запросов органов государственной власти и органов местного самоуправления для использования в служебных целях.

При поиске запрашиваемой информации следует помнить о сроках исполнения.

При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов:

-  архивная справка;[4]

-  архивная копия;[5]

-  архивная выписка;[6]

-  информационное письмо;[7]

-  тематическая подборка;[8]

-  тематический обзор документов.[9]

- использование документов в средствах массовой информации. Организация использования архивной информации через СМИ (печать, радио, телевидение, кино) включает в себя информирование широкого круга потребителей ретроспективной документной информации о составе и содержании документов Учреждения «Государственный архив Минской области», предоставляемых ею услугах, формирование потребностей общества в архивной информации.

Для периодической печати могут быть подготовлены газетные и журнальные подборки архивных документов, документные очерки, газетные и журнальные статьи, тематические газетные полосы, корреспонденции, информации и пр.

Газетные и журнальные подборки архивных документов представляют собой публикацию полностью или извлечение нескольких документов на одну тему, помещаемых в газете или журнале под общим заголовком и расположенных в тематическом или хронологическом порядке.

Документальный очерк представляет собой статью, на основании архивных документов, конкретных исторических событий или описание деятельности конкретных людей.[13]

Архивные документы широко используются при создании документальных и научно-популярных, и учебных фильмов

- организация информационных мероприятий. Информационные мероприятия в государственной архиве включают организацию выставок документов, организацию встреч с общественностью, экскурсии в архивы, презентации, дни открытых дверей, лекции и доклады, читательские конференции, уроки для студентов и школьников.

Дни открытых дверей служат популяризации состава и содержания фондов архива, работы его основных отделов. В программу дня могут быть включены методические консультации по актуальным вопросам работы государственного архива: по комплектованию, по выдаче архивных справок, по приему работ исследователей, по организации текущего делопроизводства в архивах, по подготовке дел к сдаче в государственный архив.

Экскурсии организуются в соответствии с планом, в котором указывается тема экскурсии, ее содержание, порядок и сроки проведения. План проведения экскурсии согласовывается с заинтересованными учреждениями. Тематические экскурсии сопровождаются информацией о функциях архива, его истории, составе документов.

Доклады и лекции направлены на подготовку слушателя к восприятию архивных документов. Тексты лекций, докладов, а также тексты сообщений на вечерах-встречах должны быть литературно обработаны, т.е. текст должен быть доступен данной категории слушателей, занимателен, обеспечивать максимальное сохранение содержания лекции, доклада в памяти слушателя.

- предоставление документов пользователям в читальный зал. В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создан читальный зал, оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами.

В читальном зале архива могут работать как сотрудники организации, так и исследователи из научных и иных организаций или частные лица. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации; сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.

Разрешение на работу в читальном зале дает заведующий архивом на необходимый пользователю срок. После ознакомления с печатными изданиями исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архивов: описи, обзоры, каталоги.

При первом посещении государственного архива на каждого посетителя заводится дело, в которое подшиваются:

-  все письма-направления и заявления пользователя;

-  анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;

-  заказы на выдачу описей и дел;

-  заказы на копирование документов.

Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое основание ограничений, а также порядок обжалования отказа.

- выдача подлинных документов и дел во временное пользование. Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, МВД в случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа.

Дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается для каких целей и какие именно документы должны быть выданы.

Выдача дел во временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

Дела выдаются на срок не более трех месяцев.

При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища, а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель. Карты-заместители хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.

Каждое выдаваемое из хранилища для временного использования дело должно иметь лист использования дела.

Физические лица имеют право доступа к архивным документам государственного архива Минской области для получения полной и объективной информации и несут ответственность при пользовании ими за их сохранность в соответствии с законодательством.

Ограничение доступа к архивным документам устанавливается настоящим Законом и иными актами законодательства Республики Беларусь.

Использование архивных документов запрещается или ограничивается, если имеются основания считать, что это:

1) нанесет вред интересам Республики Беларусь;

2) может нанести вред сохранности архивных документов (в этом случае выдается вместо оригинала копия);

3) нанесет вред личным интересам граждан;

4) повлечет иное нарушение законодательства Республики Беларусь.

Ограничения в пользовании документами Национального архивного фонда Республики Беларусь, содержащими государственную тайну, устанавливаются, как правило, на срок до 30 лет, а содержащими служебную тайну - до 10 лет с момента отнесения их к государственной или служебной тайне.

- публикация документов. Публикация архивных документов – совокупность работ по подготовке документов к изданию.

Существуют различные типы, виды и формы публикаций документов.

Типы публикаций:

-  научный (предназначен для научного исследования и заменяющие непосредственное обращение к источнику. В них приводится история текста, его внешние особенности);

-  научно-популярный (рассчитан на широкую аудиторию. К изданиям прилагается справочный аппарат);

-  учебный (предназначен для освоения учебных программ).

Таким образом, основными формами использования в архиве являются:

- информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);

- исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;

- инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;

- предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы; - выдача подлинных документов и дел во временное пользование;

- публикация документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Написанием курсовой работы были решены следующие задачи:

1.  Изучены и раскрыто понятие «государственный архив»;

2.  Изучены и выявлены задачи государственного архива на примере Учреждения «Государственный архив Минской области»;

3.  Определены нормативно-правовые акты, используемые в работе государственных архивов;

4.  Раскрыты направления использования документов государственного архива;

5.  Определены формы использования документов государственного архива.

Развитие государственного архива в нашей стране прошло путь от хранилищ в монастырях до государственной структуры, имеющей важное культурное, социально-политическое значение.

Деятельность государственных архивов в Республике Беларусь осуществляется согласно нормативно-правовым актам Республики Беларусь. Главным действующим законодательным актом в области архивного дела является Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».

Государственную политику в области регулирования делопроизводства и архивного дела осуществляет Департамент по архивам и делопроизводству Республики Беларусь при Совете Министров Республики Беларусь. Основными видами архивов в Республике Беларусь являются:

- государственные:

·  республиканские,

·  областные,

·  зональные,

·  районные,

·   городские архивы.

- ведомственные (межведомственные) архивы:

·  архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов,

·  государственных предприятий, учреждений и организаций.

- архивы негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь:

·  частные архивы физических лиц;

·  архивы юридических лиц негосударственной формы собственности;

·  архивы религиозных организаций, документы которых созданы после отделения церкви от государства.

Основными задачами деятельности Учреждения «Государственный архив Минской области» являются:

1. комплектование архива документами, состав которых предусмотрен

положением об архиве;

2. обеспечение сохранности и ведение учета документов;

3. обеспечение использования документов;

4. подготовка и передача документов Национального архивного фонда

Республики Беларусь на государственное хранение в соответствии с

Требованиями в соответствии с законодательством;

5. осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации.

Учреждение «Государственный архив Минской области» оказывает перечень платных и бесплатных услуг по использованию архивных документов, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Основными формами использования в архиве являются:

- информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);

- исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;

- инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;

- предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы; - выдача подлинных документов и дел во временное пользование;

- публикация документов.

ЛИТЕРАТУРА

1.  ГОСТ 16487–83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2.  ГОСТ 17914–72. Обложка дел длительных сроков хранения. Технические условия.

3.  ГОСТ 6.38–90. Унифицированные системы документации. Система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

4.  Закон РБ от 06.10.1994 № 3277-XII "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. Законом РБ от 26.12.2007 № 300-3

5.  Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики Беларусь: утв. Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь». – Минск.

6.  Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь. Мн.2007

7.  Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения Мн. 2001.

8.  Правила работы государственных архивов Республики Беларусь, утвержденные постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 25.11.2005 № 7,с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Белкомархива РБ от 01.03.2006№ 2 и Минюста РБ от 19.06.2007 № 40.

9.  Алексеева, Е.В. Архивоведение: Учеб. пособие для сред. проф. образования/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. — 3-е изд., доп. — М.: Издательский центр «Академия», 2005. — 272 с.

10.  Архивные документы Республики Беларусь — сокровищница социальной памяти государства/ Государственная архивная служба Республики Беларусь; сост. Т.И. Седляревич - Мн.: 2005.

11.  Булюлина, Е.В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие. – Волгоград: Издательство ВолГУ, 2001. – 96с.

12.  Вовкотруб, О.В. Архивоведение: учебное пособие/ О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова. – Пенза, 2005

13.  Малышева, С.Ю. Основы архивоведения: учебное пособие/ С.Ю. Малышева. - Казань: Татарское Республиканское изд-во “Хэтер”, 2002

[1] Архивный фонд Республики Беларусь — это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия Республики Беларусь, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению в соответствии с законодательством.

[2] Единица хранения архивного фонда - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

[3] При проведении научно-технической обработки документов ликвидированных негосударственных организаций, не имеющих правопреемников, описи дел постоянного хранения согласуются с ЭК ликвидируемой организации, утверждаются ее руководителем и ЭК регистрирующего органа, а описи дел по личному составу согласуются с ЭК ликвидируемой организации, ЭК регистрирующего органа и утверждаются директором ликвидируемой организации.

[4] Архивная справка - документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу и содержащий информацию об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса с условием поисковых данных документов.

[5] Архивная копия - документ, дословно воспроизводящий любым способом текст или изображение архивного документа, относящегося к предмету запроса, подготовленный и заверенный архивом.

[6] Архивная выписка - фрагмент архивной копии, подготовленный и заверенный архивом. Выписки, как правило, делаются из документов, посвященных нескольким, не связанным между собой вопросам.

[7] Информационное письмо - это письмо, составляемое архивом по собственной инициативе или в ответ на запрос пользователя и содержащее сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу.

[8] Тематическая подборка документов - комплекс копий документов или цитат из документов на данную тему.

[9] Тематический обзор документов - информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме.