ПРОЦЕС І ТЕХНОЛОГІЯ УПРАВЛІННЯ

3. ПРОЦЕС І ТЕХНОЛОГІЯ УПРАВЛІННЯ.

Процес управління обов'язково супроводжується утворенням великої кількості документів, що забезпечують добре виконання роботи і досягнення поставленої мети. Оскільки головний продукт праці апарату управління - це інформація, її необхідно перетворити у форму документа. Існує декілька засобів перетворення інформації, а в свою чергу, і декілька видів документів, що втілюють в життя ці перетворення.

Управлінська інформація — це сукупність відомостей про стан об'єкта і суб'єкта. Обсяг і зміст інформації, що переробляється в процесі управління залежить від основних характеристик системи: цілей, функцій і методів, структури органу.

Перетворення інформації буває: творчім, логічним і технічним.

Творчі перетворення завершуються створенням нової інформації.

Логічні інформаційні перетворення - це різного роду розрахунки, вибірка даних, їхнє складання і т.п.

Технічні інформаційні перетворення не змінюють якісної чи кількісної характеристики інформації, вони пов'язані лише з перетворенням форми її носія.

Інформація, використовувана в процесі, класифікується за різними ознаками: за змістовною ознакою, за джерелом виникнення, стосовно процесу, за тимчасовою ознакою, за формою представлення, за способом фіксації.

1. За змістом інформація поділяється на соціально-політичну, економічну, організаційну науково-технічну та ін.

2. За джерелом - на внутрішню (джерелом є об'єкт і його ланки) і зовнішню (виходить від виших органів, постачальників, замовників тощо).

3. Стосовно процесу - на директивну й описову. Директивна — це інформація впливу, обов'язкова до виконання. Вона міститься в законах, постановах, наказах й інших

документах. Описова може бути використана в процесі, наприклад, для обліку вимог, що змінюються, до тих чи інших параметрів.

4. За часом — на минулу, поточну і майбутню чи постійну і перемінну.

5. За формою — на цифрову, текстову і кодовану. Остання використовується або для збереження зведень, або для їхньої проміжної обробки і передачі.

6. За способом фіксації — на усну і документальну.

У процесі управління використовуються такі основні види документів:

Постанова - первинний акт, прийнятий вищими, функціональними, регіональними і галузевими органами, що визначає найбільш важливі, принципові рішення. Мають тривалий термін дії і стосуються широкого кола організацій різного підпорядкування.

Положення - правовий акт, що встановлює правила діяльності чи організації їхніх структурних підрозділів.

Рішення - це документ, що видається декількома неоднорідними органами спільно (наприклад, адміністрацією чи профспілкою).

Розпорядження - документ, у якому міститься розпорядження керівника підлеглим працівникам із приводу виконання окремих дій, є як правило правовим актом обмеженого терміну дії з вирішення оперативних питань. Видається особисто керівником.

Наказ - це основний вид розпорядницького документа, що виданий як з ініціативи керівника його підлеглим, так і в зв'язку з директивою вищестоящої організації.

Протокол - документ, що фіксує склад і кількість учасників, хід обговорення яких-небудь питань колегіальним органом чи колективом даної організації і прийняті ними рішення.

Акт - документ колегіального характеру, у якому групою посадових осіб підтверджується визначений факт чи подія.

Лист - найбільш розповсюджений вид документації, що використовується для обміну інформацією між установами на всіх рівнях. Різновидом листа є висновок і повідомлення.

Довідка — опис, підтвердження або констатація яких-небудь фактів.

Зведення — різновид довідки. Форми зведень: таблиці, графіки.

Огляд — коротке повідомлення, що містить інформацію для підвідомчих і сторонніх організацій про роботу в тій чи іншій області.

План - документ, у якому фіксуються намічені до виконання роботи, їхній обсяг, послідовність, терміни виконання, джерела фінансування та ін.

Звіт - документ, що включає зведення про виконання чого-небудь, а також про проведення визначених заходів.

У практиці використовуються й інші види документів, характеристика яких не наведена вище.

Управлінське рішення

У процесі функціонування підприємства управлінське рішення займає центральне місце в роботі апарату. Це, з одного боку, — процес вироблення варіанта реалізації задуманого, а з іншого — документ, прийнятий план дій. Якщо розглядати інший, на наш погляд, більш предметний зміст цього поняття, то під управлінським рішенням розуміється творчий акт суб'єкта, що визначає, на основі знання об'єктивних законів функціонування та розвитку керованої і керуючої систем програму діяльності з дозволу назрілої проблеми.

У силу великої значимості управлінського рішення для діяльності організації воно повинне відповідати таким вимогам:

повинно мати чітку цільову спрямованість, вирішувати конкретну проблему;

повинно бути повноважним, тобто повинно прийматися органом чи керівником, що має право приймати саме це рішення в рамках існуючого закону;

повинно бути своєчасним (не можна поспішати з ухваленням рішення, але і не можна його затягувати);

- не повинно бути суперечливим, тобто повинно узгоджуватися з іншими рішеннями;

- повинно бути чітким, ясним і лаконічним.Управлінське рішення включає змістовну частину (відповіді на питання як повинна бути вирішена проблема) і організаційну частину (послідовність і порядок дії; календарні терміни; відповідальні виконавці; питання координації і взаємодії між співвиконавцями; порядок звітності).

Залежно від ступеня охоплення об'єкта розрізняють загальні, приватні і локальні рішення. Загальні рішення охоплюють усю керовану чи керуючу систему іноді обидві відразу. Приватні стосуються відповідних сторін діяльності організації. Локальні рішення можуть бути прийняті стосовно якогось окремого елемента системи.

За тривалістю дії рішення поділяють на стратегічні і тактичні.

Стратегічні стосуються генеральних проблем. Вони, як правило, розраховані на тривалий термін, часто приймаються для рішення перспективних задач, тому їх називають перспективними.

Тактичні (чи оперативні) рішення пов'язані зі здійсненням поточних цілей і задач.

За ступенем повноти інформації рішення можуть прийматися в умовах визначеності, ризику і невизначеності. Умови визначеності мають на увазі чіткість і ясність обстановки, у якій приймається рішення. Вибір рішення в умовах ризику означає, що дія може привести до безлічі можливих наслідків.

За характером наявної інформації розрізняють програмовані і непрограмовані рішення.

Програмованими можна назвати стандартні, повторювані рішення.

Непрограмовані - це нестандартні, разові, творчі рішення. Для прийняття їхньому суб'єкту необхідно мати багатий досвід, добре розвинуту інтуїцію.

При розгляді управлінського рішення як процесу, виділяють прийняття і реалізацію управлінського рішення.

Прийняття управлінських рішень включає виявлення і формулювання проблеми, збір і аналіз інформації для рішення, формулювання можливих рішень, вибір остаточного варіанта.

Реалізація рішень включає: розробку плану реалізації, доведення завдань до виконавців, оперативне керівництво реалізацією рішення, облік і контроль, коректування рішення в разі потреби.

Обґрунтоване рішення базується на знанні об'єктивних закономірностей функціонування і розвитку керованої та керуючої систем і обліку всіх особливостей конкретної ситуації. Тому воно поєднує науковий підхід і елементи творчості, мистецтва.

Процес управління можна охарактеризувати з точки зору змісту, організації і технології. Зміст визначається сутністю, цілями, функціями і методами управління. Організація характеризується наступними стадіями: планування і прогнозування; організація, координація і мотивація; облік, аналіз і контроль.

З точки зору технології процес управління являє собою насамперед процес управління організаційними процедурами й управлінськими операціями і процесами одержання, збереження та переробки різноманітної інформації.

Відповідно до стадій організації управління, ці процеси обслуговуються, у свою чергу, обліковим, аналітичним і інформаційним процесами, які також можуть бути неавтоматизованими, напівавтоматизованими і автоматизованими. Належність до тієї чи іншої групи з останніх визначається ступенем використання обчислювальної техніки і програмного забезпечення.

Процес управління - це діяльність органів і кадрів з впливу на об'єкт за допомогою обраних методів для досягнення поставлених цілей. Процес характеризує систему, усі її елементи і динаміку. Він становить реальне життя системи. Як основні елементи процес включає прийняття і реалізацію управлінського рішення й організацію діяльності працівників.

Відповідно до рівня структури виділяються наступні процеси:

а) процес на народногосподарському рівні, на міжгалузевому рівні;

б) процес на рівні галузей народного господарства і регіонів;

в) процес на рівні підприємств, об'єднань;

г) процес в органі, всередині апарату.

Крім рівнів, необхідно виділити і функціональний розріз процесу: процес планування, процес оперативної діяльності, процес контролю чи інші функціональні процеси: процес управління виробництвом, кадрами, фінансами та ін. Вихідною ж є перша класифікація, що дає чітку, глибоку картину реального процесу на кожнім рівні економіки.

Планування забезпечує цілеспрямовану діяльність органа, єдність у рішенні питань і стабільності в роботі. Воно дає можливість підкоряти поточну оперативну діяльність апарату рішенню в першу чергу основних, перспективних задач, що стоять перед органом. Тут використовуються усі види планування, характерні для управлінської діяльності: прогнозування, перспективне і поточне планування.

Організація оперативної діяльності полягає в тому, щоб здійснити чітку регламентацію робочого дня всіх співробітників - від керівників до виконавців, організувати прийом відвідувачів, проведення нарад, здійснювати контроль за проходженням документів, організувати й оснастити робочі місця з використанням техніки та ін.

Контроль - завершальна стадія процесу. Він поділяється на попередній, поточний і наступний. Для організації системи контролю необхідно насамперед знати зміст роботи контрольованого об'єкта і мати правильно оформлену та своєчасну звітність, тобто бути інформованим про об'єкт, що перевіряється. Основна мета перевірки - дати об'єктивну характеристику діяльності суб'єкта в процесі досягнення ним поставлених цілей і задач.

Система наукових знань про управління представлена системою наук, яку можна назвати науковими основами управління.

4. НАУКОВІ ОСНОВИ УПРАВЛІННЯ - це система наукових знань, що складає теоретичну базу практики управління. Вся система наукових основ управління складається з трьох частин:

Методичні основи наукового управління - відповідні розділи суспільних наук і науки, що вивчають загальні організаційно-технічні закони, властиві різним видам управління (кібернетика, теорія систем), а також право, психологія, соціологія та ін. Зазначимо, що методичні основи наукового управління були б неосяжними, якби в їхній склад включалися самі згадані науки чи хоча б їхні розділи, але мова йде тільки про заключні висновки і рекомендації, що безпосередньо стосуються управління.

Конкретні управлінські науки про елементи, функції і аспекти управління — це теорія планування, облікові дисципліни, управління науково-технічним прогресом, управління дослідженнями і розробками, управління зовнішньоекономічними зв'язками, управління містом. Ряд конкретних наук про управління вивчають окремі його елементи: наукова організація управлінської праці, автоматизовані системи управління, діловодство та ін. Система конкретних наук про управління постійно розвивається і доповнюється.

Теорія управління. Чим більше з'являється конкретних управлінських наук, чим більша різноманітність матеріалу методологічних і теоретичних основ, тим гостріша необхідність підходу до управління як до єдиного цілого. Цим визначається потреба в науці, присвяченій проблемам управління як цілого. Такою наукою є теорія управління. Теорія управління покликана дати знання, що дозволяють науково керувати і сформувати навички вмілої управлінської діяльності.