Оформление реквизита 24 – визы согласования документа

2. Оформление реквизита 24 – визы согласования документа

 

Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).

Согласование документа оформляют визой согласования (реквизит 24) документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Лист согласования может иметь различную форму. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

3. Пример оформления конкретного вида документа "Должностная инструкция".

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор филиала

ООО "Трансазия Лоджистик"

__________С.Н. Черкашин

"____"_________200__ г.

Код документа ДИ-___-_____

Дата введения в действие "___"____200____ г., Пр. №____

Дата последней редакции "___"____200____ г., Пр. №____

Должностная инструкция Супервайзера отдела продаж направления Food.

1.  Общие положения

1.1.  Супервайзер отдела продаж является работником филиала ООО "Трансазия Лоджистик" и относится к категории специалистов.

1.2.  Супервайзер подчиняется непосредственно Менеджеру отдела продаж и отчитывается перед ним по текущим вопросам.

1.3.  Супервайзер принимается на работу и увольняется приказом Директора филиала ООО "Трансазия Лоджистик", по представлению Начальника отдела продаж, либо менеджера отдела продаж.

1.4. В своей повседневной работе Супервайзер руководствуется:

-правилами внутреннего трудового распорядка;

-приказами и распоряжениями руководства компании;

-Положением об отделе продаж;

-настоящей должностной инструкцией и инструкциями, необходимыми для выполнения своих обязанностей;

-Положением о кредитном контроле;

-законодательными и нормативными документами, а также методическими материалами по вопросам организации продаж.

1.5. На время отсутствия Супервайзера, его обязанности исполняет подменный менеджер по работе с ключевыми заказчиками отдела продаж, торговый агент эксклюзивной команды, или менеджер отдела продаж.

1.6. Требования к квалификации: обязательное среднее специальное или высшее образование, без предъявления требований к стажу работы, наличие личного автомобиля.

1.7. Должен знать:

-инструкции, необходимые для выполнения своих обязанностей;

-требования к качеству выполняемой работы;

-законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по организации продаж;

-методы изучения спроса на товар, составляющий ассортимент реализуемой продукции;

-правила оформления документации, сопровождающей продажи;

-правила дорожного движения;

-законодательство о труде и охране труда РФ;

-правила и нормы охраны труда, техники безопасности, пожарной безопасности, электробезопасности, производственной санитарии.

1.8. Супервайзер является материально – ответственным лицом.

1.9. Рабочий день – ненормированный.

2. Функции и обязанности

2.1.  Продажа товаров Компании.

Супервайзер обязан:

2.1.1.  Составлять план продаж и визитов по каждому Клиенту.

2.1.2.  Еженедельно посещать клиентов на вверенной ему территории и обслуживать их в заранее оговоренный день и время, согласно маршрута.

2.1.3.  Составлять заказ для доставки всего ассортимента товаров за наличный, безналичный расчет, согласно установленному Стандарту.

2.1.5. Своевременно транслировать все акции клиентам на вверенной ему территории.

2.1.6. Оказывать консультативную помощь клиентам по продукции Компании при составлении заказа.

2.1.7. Проводить презентацию товара соблюдая прием PSF.

2.1.8. Использовать алгоритм преодоления возражений и уметь определить истинное и ложное возражение, преодолевать сиюминутные возражения.

2.1.9. Уметь преобразовывать свойства товара в выгоды и использовать это на практике.

2.1.10.  Контролировать своевременность платежей от Клиентов.

2.2.  Расширение сети сбыта.

Супервайзер обязан:

2.2.1. Осуществлять поиск новых клиентов на вверенной территории, расширять сеть сбыта.

2.2.2. Собирать информацию о ситуации на рынке и передавать ее своему менеджеру.

2.2.3. Проводить мониторинг, согласно поставленных задач.

2.3.  Ведение документации.

Супервайзер обязан:

2.3.2. Своевременно и правильно вести документацию, используемую в работе (договоры, накладные, доверенности).

2.3.3. Ежедневно готовить и вовремя сдавать необходимые отчеты по продажам.

2.3.4. Ежедневно владеть информацией по дебиторской задолженности по своим клиентам, согласно продажам и стоп – листу.

2.3.5. Своевременно собирать с клиентов денежные средства и сдавать их в кассу Компании.

2.4.  Установление и поддержание партнерских отношений с Клиентами на долгосрочной основе.

Супервайзер обязан:

2.4.2. Создавать благоприятную рабочую атмосферу при взаимодействии с Клиентами.

2.4.3. Конструктивно разрешать возникающие конфликты.

2.4.4. Иметь полный объем необходимой информации о клиентах (конт. лица, график работы, телефон, имена), уметь получать необходимую информацию.

2.4.5. Осуществлять сбор жалоб и предложений клиентов и передавать их своему менеджеру.

2.4.6. Обучать продавцов Клиентов работе с продукцией Компании.

2.5.  Соблюдение производственной дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и других правил и инструкций.

Супервайзер обязан:

2.5.1. Полностью соблюдать рабочий режим дня.

2.5.2. Осуществлять уход за оборудованием, закрепленным за ним.

2.5.3. Принимать участие в еженедельных совещаниях Отдела продаж.

2.5.4. Соответствовать требованиям, предъявляемым Компанией к внешнему виду сотрудника Отдела продаж.

2.5.5. Ежедневно отчитываться перед менеджером отдела продаж о проделанной работе с предоставлением требуемой документации.

2.5.6. Выполнять стандарты работы торгового агента Компании.

2.5.7. Своевременно предоставлять информацию об изменениях в своей клиентской базе данных.

3. Права.

Супервайзер имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений Руководства компании, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3.Выступать с предложениями и замечаниями по улучшению организации работы отдела продаж и компании в целом.

3.4. Получать от руководителей и специалистов других структурных подразделений информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.

3.5. Требовать от Руководства компании оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.6. В оговоренных рамках и в рабочих целях использовать методические разработки, компьютерное оборудование и другое имущество и ценности компании.

4. Ответственность.

Супервайзер несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

4.2. За нарушение условий трудового договора.

4.3. За совершение в процессе своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных действующим трудовым, административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. За причинение материального и морального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

С инструкцией ознакомлен (а):

__________________________ _______________ _______________

(Ф.И.О.) (подпись) (дата)

 

Список использованных источников

 

1.  Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1.

2.  Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2004. №2

3.  Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 2001

4.  Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело, 1998. №3

5.  История делопроизводства в СССР: Учебное пособие. - М., 1974

6.  Кузнецова Т.В. Делопроизводство. - М., 2003

7.  Мосягина О.В., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело 2002. №4.

8.  Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. ИПК Издательство стандартов, 1995

9.  Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 2003

10.  Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917—1970). — М., 1973.

11.  Должностная инструкция компании ООО "Трансазия Лоджистик".