Реєстраційні журнали та обліково-статистичні картки

2. Реєстраційні журнали та обліково-статистичні картки

Реєстраційні журнали та обліково-статистичні картки виготовляються електронним способом із застосуванням реєстраційних даних документів, що зберігаються у системі комп’ютерного діловодства суду.

Процедура ведення журналу полягає у роздруковуванні списків реквізитів документів і підшивку їх у спеціальну теку.

Форма щоденного списку при друкуванні журналів за допомогою програмного засобу повинна відповідати таким вимогам:

1) у заголовній частині списку відповідати формі заголовку відповідного реєстраційного журналу;

2) додатково в правій верхній частині заголовка повинна бути вказана дата друкування списку;

3) у кінці списку в правому нижньому куті повинно бути зазначене прізвище відповідального за роздруковування і його підпис;

4) таблична частина повинна повністю відповідати найменуванню й розташуванню граф передбачених відповідним додатком до Інструкції.

При цьому в табличну частину може бути додана графа з порядковим номером запису в поточному списку.

Роздруковування проводиться не пізніше наступного дня від дати введення інформації, що роздруковується. Після друкування відповідальний працівник повинен підписати списки в зазначеному місці та підшити в теку.

Обліково-статистичні картки у справах, у яких закінчено провадження, роздруковуються у кінці календарного року та передаються до архіву суду в установленому цією Інструкцією порядку.

При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма реквізитами реєстрації та про точне місцезнаходження документа або судової справи, матеріалу в суді.

Кримінальні справи та матеріали, що підлягають розгляду у порядку кримінального судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, а також в алфавітних покажчиках кримінальних справ.

Кримінальна справа, матеріали про застосування примусових заходів медичного характеру, скарга потерпілого про притягнення до кримінальної відповідальності в порядку приватного обвинувачення реєструються в обліково-статистичній картці на кримінальну справу, скаргу приватного обвинувачення та в алфавітному покажчику кримінальних справ. До алфавітного покажчика кримінальних справ уносяться дані щодо кожного обвинуваченого, підсудного, неосудного та особи, стосовно якої потерпілим заявлено вимогу про притягнення до кримінальної відповідальності в порядку приватного обвинувачення, із зазначенням повних прізвища, імені та по батькові.

На судову справу щодо декількох осіб обліково-статистична картка на кримінальну справу, скаргу приватного обвинувачення заводиться у відповідній кількості примірників під одним номером, які скріплюються. У першій картці заповнюються відомості всіх розділів, у решті карток - лише дані щодо відповідної особи.

Справа про застосування примусових заходів виховного характеру до неповнолітньої особи реєструється в обліково-статистичній картці на справу щодо неповнолітнього, до якого застосовуються примусові заходи виховного характеру, та в алфавітному покажчику кримінальних справ. В алфавітний покажчик кримінальних справ уносяться дані про кожну неповнолітню особу.

У разі надходження до суду справи щодо кількох неповнолітніх застосовуються правила, що зазначені вище.

Якщо до суду надійшла справа, у якій складено обвинувальний висновок щодо однієї з осіб, а стосовно іншої - постанову про закриття справи та застосування примусових заходів виховного характеру, заповнюються обліково-статистичні картки для відповідних категорій справ.

Справа з постановою прокурора або слідчого за згодою прокурора про направлення справи до суду для вирішення питання про звільнення від кримінальної відповідальності реєструється в обліково-статистичній картці на справу щодо звільнення особи від кримінальної відповідальності та в алфавітному покажчику кримінальних справ. В алфавітному покажчику кримінальних справ відображаються дані про кожну особу, стосовно якої органом досудового слідства винесено постанову.

Якщо в суд надійшла кримінальна справа щодо невстановленої особи, що вчинила злочин, для вирішення питання про її закриття у зв’язку із закінченням строків давності в пункті "Прізвище" робиться запис "Невстановлена особа", а в пункті "Інші відмітки" зазначаються номер кримінальної справи, наданий органом досудового слідства, та коротка фабула злочину. Запис про такі кримінальні справи вноситься і до алфавітного покажчика кримінальних справ: у спеціально пристосованому розділі "Невстановлені особи".

У разі надходження до суду справи, у якій щодо однієї з осіб складено обвинувальний висновок, а стосовно інших - постанову про закриття справи і застосування примусових заходів виховного характеру чи постанову щодо вирішення питання про звільнення від кримінальної відповідальності, заповнюються обліково-статистичні картки для відповідних категорій справ.