Организация информационной базы предмета разработки

2 Организация информационной базы предмета разработки

Для организации информационной базы используем программу Access. Microsoft Access имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных.

Основные компоненты MS Access:

-    построитель таблиц;

-    построитель экранных форм;

-    построитель SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI);

-    построитель отчётов, выводимых на печать.

Мы будем работать с таблицами. Интерфейс пользователя MS Access – это комплекс программ, который реализует диалог в процессе работы пользователя с приложением Access.

После загрузки MS Access на экране появится главное окно, в котором размещается окно базы данных. При первом запуске Access в главном окне выводится область задач в режиме «Приступая к работе», с помощью которой можно открыть существующие БД и «Создать файл». При выборе команды «Создать файл» в области задач изменится режим на «Создание файла».

При выборе команды «Новая база данных» откроется окно диалога «Файл новой базы данных», в котором необходимо выбрать имя диска и директории для хранения БД, а также имя БД (тип файла устанавливается по умолчанию «Базы данных Microsoft Office Access») и щелкнуть на кнопке «Создать», будет сохранен файл с расширением.mdb. Команды панели инструментов окна БД:

 Открыть – открытие выделенного объекта (таблицы, запроса, формы и т.д.) в режиме страницы;

 Конструктор - открытие выделенного объекта в режиме конструктора;

 Создать – создание объекта базы данных;

 Удалить – Удаление выделенного объекта;

 Крупные значки; Мелкие значки; Список; Таблица – представление объектов базы данных в окне базы данных в соответствующем виде.

Панель "Объекты":

 Таблица – двумерные таблицы, которые используется для хранения данных в реляционных базах данных. Данные хранятся в записях, которые состоят из отдельных полей. Каждая таблица содержит информацию о сущностях определенного типа (например, студентах).

 Запрос - средство для отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям. С помощью запросов можно выбрать из базы данных только необходимую информацию

 Форма – средство, которое позволяет упростить процесс ввода или изменения данных в таблицах БД, что обеспечивает ввод данных персоналом невысокой квалификации.

 Отчет - средство, которое позволяет извлечь из базы нужную информацию и представить ее в виде, удобном для восприятия, а также подготовить для распечатки отчет, который оформлен соответствующим образом.

 Страницы - страницы доступа к данным представляют собой специальную Web-страницу, предназначенную для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, которые хранятся в базах данных Microsoft Access или БД MS SQL Server.

 Макрос - набор макрокоманд, создаваемый пользователем для автоматизации выполнения конкретных операций.

 Модуль - объект, содержащий программы на языке Visual Basic, применяемые в некоторых случаях для обработки данных.

Работа с таблицами в Access

Список таблиц, составляющих базу данных приложения, появляется в окне базы данных при первом открытии приложения. Кроме этого, Access создает системные таблицы, в которых хранится информация обо всех объектах приложения, и эти таблицы при необходимости также могут отображаться в окне базы данных.

В программе предусмотрены возможности:

·           Различные способы создания таблиц, которые предоставляет Access

·           Определение полей в таблице, свойства полей, а также свойства самих таблиц

·           Способы, с помощью которых можно задать условия проверки корректности ввода данных на уровне поля и на уровне записи

·           Определение ключевых полей, установка связей между таблицами, работа со схемой данных

·           Создание и использование индексов

·           Способы добавления, обновления, замены и удаления записей при работе с таблицами

·           Способы сортировки данных в таблице

·           Возможности поиска записей по значению поля, а также замены вхождений образца в поле

·           Способы отбора данных при помощи фильтров, копирования, экспорта и рассылки отсортированных и отфильтрованных данных

Создаем следующие таблицы

Содержимое таблиц Ассеss

Основные элементы таблиц Ассеss это: • поля; • записи; • первичный ключ.

Поле — это наименьший блок данных в базе. При разработке таблиц Ассеss создается необходимое количество полей.

Заполненные поля таблицы формируют запись. В одних таблицах записи вообще могут отсутствовать (если не введены никакие данные). а в других их количество может составить несколько тысяч или даже миллионов. К примеру, в таблице растений каждого растения выделено по одной записи. Создавать записи можно только после создания полей, иначе данные некуда будет вводить.

Каждая создаваемая таблица должна в обязательном порядке содержать первичный ключ. Этот ключ, как вы уже знаете, представляет собой поле (или группу полей), уникально идентифицирующее каждую запись в таблице. Несколько позже мы объясним, как указать для Access поле, содержащее первичный ключ.

Создание простой таблицы

По мере работы с Access становится очевидным, что выполнить одну и ту же задачу можно несколькими способами. Далее описаны три метода создания в данном приложении новой таблицы:

 • ввод данных в пустую таблицу — поля в таблице создаются Access (метод хорошо знаком пользователям программы Microsoft Excel);

 • использование мастера — мастер позволяет поэтапно создавать таблицу определенного типа;

 • работа с конструктором — характеристики каждого поля вводятся вручную (это самый эффективный и удобный метод разработки таблиц).

Начнем же мы с построения таблицы Типы методом простого ввода данных. Работа должна производиться в такой последовательности. Для создания таблицы необходимо выполнить следующие действия.

1.Запустите Access.

2. На панели задач Создание файла выберите ссылку Новая база данных. Присвойте файлу базы данных имя Растения.mdb и щелкните на кнопке Создать.

3. В окне Растения: база данных щелкните на ссылке Таблицы.

4. Дважды щелкните на ссылке Создание таблицы путем ввода данных для открытия пустой таблицы.

5. Щелкните на первой строке базы данных и введите значение.

6. Нажмите клавишу для перехода в следующий столбец и введите значение Декоративное.

7. Воспользовавшись мышью или клавишами курсора, перейдите в первый столбец второй строки. Продолжайте ввод данных в таблицу, пока не получите результат.

Будем использовать создание таблиц с помощью конструктора.

Конструктор позволяет в деталях разработать таблицу, в том числе определить количество содержащихся в ней полей, изменить название и нумерацию полей, тип их данных, указать первичный ключ таблицы и многое другое.

Режим конструктора можно использовать и для изменения существующей таблицы. К примеру, для таблицы Типы не был создан первичный ключ. Для того чтобы устранить это упущение, следует выполнить действия, перечисленные ниже.

1. Щелкните на ссылке Таблицы в окне База данных.

2. Щелкните на кнопке Конструктор в верхней области указанного окна, которая называется панелью инструментов, чтобы открыть таблицу в режиме конструктора.

3. Щелкните на поле Номер типа. Слева от имени поля появится значок с изображением черного треугольника.

4. На панели задач щелкните на кнопке Ключевое поле, чтобы выбрать данное поле в качестве первичного ключа таблицы (пример того, как Access позволяет делать одну задачу несколькими способами).

5. Выберите команду Файл ->Сохранить или же щелкните на кнопке Сохранить, расположенной на панели задач Access.

6. Щелкните на кнопке Закрыть для завершения работы с таблицей. В режиме конструктора можно изменить любые параметры таблицы, в том числе и те, которые изменять не рекомендуется.

С помощью конструктора создадим 6 таблиц (рис.3).

Рис.3 Таблицы БД

Рис.4 Таблица в режиме конструктор

Рис.5 Вид таблицы

Рис.6 Таблица в режиме конструктор

Рис.7 Вид таблицы

Рис.8 Таблица в режиме конструктор

Рис.9 Вид таблицы

Рис.10 Таблица в режиме конструктор

Рис.11 Вид таблицы

Рис.12 Таблица в режиме конструктор

Рис.13 Вид таблицы

Рис.14 Таблица в режиме конструктор

Рис.15 Вид таблицы