Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

3.1 Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

Одним из основополагающих нормативных документов в области создания и оформления документов является всем известный стандарт - ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Этот стандарт можно рассматривать практически как настольный справочник любого составляющего и оформляющего документы, так как он содержит основополагающую информацию о реквизитах документов и их расположении. Работники служб ДОУ получили еще один стандарт - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования". Этот стандарт, подготовленный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела ВНИИДАД, утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. N 28-ст. Стандарт подготовлен на основе международного стандарта ИСО 15489-1:2001 "Информация и документация. Управление записями. Общие положения" [35]

Этот стандарт регулирует процессы управления документами как в государственных, так и в коммерческих и общественных организациях как внутреннего, так и внешнего пользования (например, исходящие документы).

Как и все стандарты, в соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (ред. от 1 мая 2007 г.) стандартизация осуществляется в соответствии с принципами добровольного применения стандартов (ст. 12), то есть ГОСТ не имеет обязательного характера. Его положения являются рекомендациями по созданию систем управления документами, порядку включения в них документов и обеспечения соответствия документов установленным характеристикам.

Особую актуальность стандарту придает массовое внедрение в последние годы систем автоматизации делопроизводства, так как стандарт применим как к традиционным бумажным, так и к современным автоматизированным технологиям.

Стандарт распространяется на управление документами всех форматов и на всех носителях, создаваемыми или получаемыми организациями всех форм собственности в процессе их деятельности, содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций.

Сегодня все больше организаций проходят сертификацию на соответствие международным стандартам ISO:9000. В ходе подготовки управленческих бизнес-процессов к сертификации будут особо актуальны положения ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 по управлению документами, так как управление документацией в стандарте рассматривается как часть системы управления качеством, базирующейся на требованиях стандартов ИСО 9001 и ИСО 14001[36]. Также ГОСТ содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами, которые будут необходимы всем организациям, решающим задачи совершенствования работы управленческого аппарата, повышения эффективности работы службы ДОУ и внедрения систем автоматизации делопроизводства, в том числе и электронного документооборота.

Стандарт предназначен как для специалистов в области ДОУ, так и для руководителей организаций и всех сотрудников, работающих с документами.

Очень важный раздел ГОСТ - термины и определения. В нем даны определения: архивный орган; архивное учреждение; система управления документами; документ; доступ; индексирование; классификация; конвертирование; контроль; контроль действий; метаданные; миграция; обеспечение сохранности; отбор и передача; перемещение (в отношении места хранения); передача (в отношении способа хранения); отчетность; регистрация; уничтожение; управление документами.

Особенно важны такие определения, как документ - "зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности", регистрация - "присвоение документу уникального идентификатора при его вводе в систему".

Наличие определения "документ" особенно важно, так как в новый Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ), заменивший старый Закон "Об информации, информатизации и защите информации" (от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ), это понятие не вошло, и приходилось ориентироваться только на старый ГОСТ 1998 г. (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"), дававший определение: "документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать". Таким образом, мы видим, что новое определение шире старого.

Стандарт также вводит такие термины, как "конвертирование" и "миграция", ставшие актуальными ввиду широкого распространения документов на машинных носителях.

Кроме терминов и определений, стандарт включает несколько основных разделов:

- "Преимущества управления документами";

- "Нормативная среда";

- "Политика управления документами и ответственность";

- "Требования к управлению документами";

- "Проектирование и внедрение системы управления документами";

- "Процессы управления документами и контроль";

- "Мониторинг и аудит";

- "Обучение".

Раздел "Преимущества управления документами" содержит общие положения: что включает в себя понятие "управление документами в организации", каковы преимущества системного подхода к управлению документами, значение документов для любой организации.

Раздел "Нормативная среда" дает список нормативных документов, которым должны соответствовать нормативные документы организации. Это то, что обычно называется "папкой по законодательству", которая должна быть в каждой службе ДОУ. ГОСТ относит сюда не только то, что обычно мы привыкли относить к нормативной базе: законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в специфических отраслях, в том числе законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательствам, электронной коммерции, защите данных, информации; стандарты, относящиеся к практической деятельности, но и такие, редко встречающиеся в нашей стране документы, как правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт; добровольно применяемые этические кодексы и нормы; идентифицируемые социальные ожидания (потребности), касающиеся адекватного поведения в специфической отрасли или организации.

Раздел 6 ГОСТ "Политика управления документами и ответственность" содержит общие положения в области постановки работы с документами в организации: необходимость утверждения правил работы с документами руководством организации, доведения их до всех сотрудников, определения ответственности за их соблюдение, регулярный пересмотр с учетом изменения управленческих процессов. Подраздел 6.3 "Ответственность" предполагает четкое распределение ответственности между всеми сотрудниками, работающими с документами: "управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности" - и закрепление ответственности в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах (инструкции по делопроизводству и т.п.).

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 предполагает распределение ответственности:

"1) специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности;

2) ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации;

3) администраторы системы управления документами отвечают за то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала организации;

4) все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность".[37]

Основные разделы стандарта - 7 "Требования к управлению документами" и 8 "Проектирование и внедрение системы управления документами". Стандарт устанавливает основные требования к системам ДОУ - "создавать и сохранять аутентичные, надежные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени".

В нем расшифрованы такие требования к характеристикам документа, как аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет, что документ является аутентичным, если он:

1) соответствует установленным правилам;

2) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;

3) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.

Важным является раздел, описывающий требования к характеристикам систем управления документами. Первое требование - это надежность. Поэтому любая система должна:

1) включать в себя все документы в соответствии с установленным порядком;

2) организовывать документы таким образом, чтобы отражать деятельность организации;

3) защищать документы от несанкционированного изменения, изъятия или уничтожения;

4) выступать в качестве основного источника информации о действиях, зафиксированных в документах;

5) обеспечивать доступ ко всем относящимся к определенному вопросу документам и связанным с ними метаданным.[38]

Подчеркивается, что "перемещение документов из одной системы управления документами в другую следует проводить таким образом, чтобы не оказывать неблагоприятного воздействия на характеристики документов". Этот пункт особенно актуален для современных автоматизированных систем, в которых при переносе электронного документа с одного носителя на другой, из одной базы данных в другую не должна теряться вся необходимая информация, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

Второе требование к системам управления документами - это целостность, то есть сохранность и неизменяемость. Организация должна планировать и осуществлять мероприятия по предотвращению несанкционированного доступа к документам, их уничтожения, изменения или перемещения путем учета всех проводимых операций с документами (мониторинг) и авторизации (верификации) пользователей. "В отношении электронных документов организация должна иметь возможность доказать, что любые системные сбои, обновления программного обеспечения или регулярная эксплуатация системы управления документами не влияют на качество сохранности документов".

Третье требование к системе ДОУ - это соответствие. Система должна соответствовать нормативно-правовой базе, требованиям организации управления, бизнес-процессов в конкретной организации. От западных стандартов в ГОСТ вошло требование соответствия системы "общественным ожиданиям".

Еще одно требование - это комплексность. Системы управления документами должны управлять всеми документами организации, возникающими в процессе всех направлений деятельности всех структурных подразделений. То есть речь идет обо всей совокупности документов организации, причем не только организационно-распорядительных, но и финансовых, и других комплексах документов.

И последнее требование к процессам создания и сохранения документов - это системность. "Системность работ в сфере управления документами

достигается путем проектирования и применения как системы управления документами, так и других систем управления деловой деятельностью".

ГОСТ описывает функциональные характеристики, которыми должна обладать система управления документами. Это документирование всех операций, произведенных с документом (на самом документе или в регистрационной карточке). Для электронных документов важен выбор материальных носителей, среды хранения документов, физической защиты. Для электронных документов допускается распределенное управление, когда документы физически хранятся в одной организации, а управление ими и ответственность за них осуществляется либо организацией-создателем, либо другим полномочным органом. Также электронные документы в течение срока их жизни могут переноситься с одного физического носителя на другой, переводиться из одного формата в другой. При этом документы должны оставаться аутентичными, надежными и пригодными для использования.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 включает и такие требования к системам работы с документами, как контроль доступа, организация текущего хранения, отбора и передачи документов для последующего хранения или уничтожения.

Созданию и внедрению любой системы ДОУ, и в первую очередь автоматизированной, должны предшествовать проведение обследования организации и оптимизация существующих технологий ДОУ. То есть практически называются основные направления оргпроектной работы. ГОСТ включает в себя такие операции, как:

а) предварительное обследование:

- сбор информации на основе анализа документальных источников и путем интервьюирования;

- изучение целей и задач организации, ее структуры, нормативной, деловой и политической среды, критических факторов и недостатков, связанных с управлением документами;

б) анализ деловой деятельности:

- сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования;

- идентификация и документирование каждой функции, вида деловой деятельности и операции;

- установление их иерархии;

- моделирование процессов и составляющих их операций;

в) определение требований к документам:

- сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования;

- выявление каждой функции и вида деловой деятельности, реализуемых с помощью документов;

- определение степени риска в случае, если документы не были созданы и (или) не сохранены;

- определение того, как каждое требование может быть выполнено в рамках процессов управления документами;

- четкое формулирование и документальное оформление требований к документам;

- выбор подходящей структуры документов, наилучшим образом соответствующей каждой функции, виду деловой деятельности или операции;

г) оценка существующих систем ДОУ:

- идентификация и анализ существующих систем управления документами и других информационных систем в целях оценки их эксплуатационных характеристик на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к документам;

д) обеспечение соблюдения требований к документам:

- определение и формулирование требований к документам;

- установление принципов политики, стандартов, процедур и практических действий;

- проектирование новых систем управления документами и внедрение их таким образом, чтобы соблюдались установленные требования к документам.

Далеко не всегда всю информацию, поступающую и создаваемую в организации, необходимо включать в систему ДОУ. Например, в каждой организации есть список документов, не подлежащих регистрации. ГОСТ предусматривает регистрацию документов (п. 9.4), их классификацию (п. 9.5), предварительную экспертизу ценности документов и документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами (п. 9.1), экспертизу ценности документов, их отбор и передачу на дальнейшее хранение или выделение к уничтожению (п. п. 9.2, 9.9), их хранение (п. 9.6), регламентацию доступа (п. 9.7). Отдельно рассмотрена организация контроля: контроль движения документа в организации и его исполнения и контроль местонахождения документа (п. 9.8).

И последний пункт стандарта описывает требования к постоянному обучению и повышению квалификации в области работы с документами как сотрудников служб ДОУ, так и всех работников, создающих или оформляющих документы в организации.

В целом стандарт, используя принятую международную терминологию, более полно, чем это было принято ранее, описывает требования к организации ДОУ и работы с документами в организации. Используемые понятия несколько отличаются от тех, которые традиционно использовались в единой государственной системе делопроизводства, ГСДОУ или типовой инструкции по делопроизводству, но важен тем, что приближает нас к международным требованиям к организации работы с документами, что немаловажно в условиях всеобщей глобализации, когда все больше организаций тесно сотрудничают с зарубежными учреждениями, предприятиями и фирмами. Наличие единых принципов организации работы с документами упрощает как проведение комплексного аудита международными компаниями, сертификацию менеджмента по стандарту ISO:9000, так и просто взаимодействие с зарубежными партнерами.[39]

3.2 Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения ООО «Фудзияма»

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в ООО «Фудзияма» отсутствует служба делопроизводства, поэтому никаких работ по разработке нормативных документов не проводились.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления[40] и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ[41]. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

1.  Общие положения.

2.  Правила подготовки и оформления документов.

3.  Требования к реквизитам документов.

4.  Организация документооборота

·  Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции.

·  Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

·  Организация контроля исполнения документов.

·  Поисковая система по документам.

·  Составление номенклатуры дел.

·  Формирование и оформление дел.

·  Экспертиза ценности документов.

·  Передача дел в архив[42].

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации[43]. Подразделения ООО «Фудзияма» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией организации, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой же причине пока не утверждена организационная структура и должностные инструкции на некоторых сотрудников организации.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников организации и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

Но также следует отметить, что до настоящего момента отсутствуют такие основные нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение управление организации как инструкция по делопроизводству, положение об Общем отделе и инструкция на секретаря Генерального директора.

В результате анализа системы документационного обеспечения управления ООО «Фудзияма» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования работы с документами:

Было выявлено отсутствие службы документационного обеспечения управления, что сказывается на профессиональности и оперативности осуществления документооборота организации. Из-за отсутствия специалистов данной области, просматривается явный недостаток нормативно-методической документации.

Рекомендуется уделить больше внимания Номенклатуре дел организации.

Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при построении информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления. Основными правилами работы ведомственных архивов, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю организации (или сотруднику службы документационного обеспечения). Номенклатура дел составляется по установленной форме, в конце текущего года на следующий календарный год.

Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы организации. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен. А при переходе организации на электронный документооборот, необходимо в номенклатуру дел включать все электронные документы и базы данных.

Не установлен порядок передачи документов на хранение в архив.

Отсутствует экспертная комиссия по проведению экспертизы ценности документов, не разработано Положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации. В каждой организации должна быть экспертная комиссия. Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

Экспертиза ценности документов – отбор документов на хранение на основе принятых критериев.

Цель проведения экспертизы — освободить структурные подразделения организации от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям.

При разработке Положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру Положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты:

- Общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия.

- Основные задачи экспертной комиссии.

- Основные функции.

- Права экспертной комиссии.

- Организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.

Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором организации.

В процессе экспертизы ценности документов должны решаться две основные задачи:

- во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения свыше десяти лет имеющие долговременное практическое значение;

-  во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение[44].

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения проводится ежегодно. По результатам составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении документов и дел к уничтожению

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Дела включают в Акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Дела, предназначенные для уничтожения, могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени будут надлежащим образом утверждены и переданы в архив.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной сквозной нумерацией и составляется по установленной форме.

Опись дел составляется в двух экземплярах:

-  1 экземпляр передается вместе с делами в архив;

-  2 экземпляр прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии.

Обобщая, можно предложить следующий порядок подготовки документов к передаче в архив на хранения и для последующего использования:

-  проведение экспертизы ценности документов;

-  оформление дел, подлежащих хранению в архиве;

-  составление и оформление описей дел;

-  передача дел в архив организации.