Автоматизированное рабочее место секретаря агентства "Репетитор"

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение Высшего профессионального образования

«ИЖЕВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Воткинский филиал

Кафедра «Организация вычислительных процессов и систем управления» Дипломный проект

ТЕМА: Автоматизированное рабочее место секретаря агентства “Репетитор”

Выполнил студент группы С 6-45-3

А.Л. Иванов

Руководитель проекта

Инженер-программист К.С. Туров

Воткинск 2006

ВВЕДЕНИЕ

Каждый человек хочет получить хорошее образование. Для поступления в ВУЗ, абитуриенты должны сдать вступительные экзамены. Подготовка к ним должна быть серьезной и тщательной. Именно поэтому многие поступающие стараются заниматься дополнительно на специальных курсах или с репетиторами. Обычно поиск хорошего и опытного преподавателя занимает долгое время.

Основная задача агентства «Репетитор» - это поиск в короткие сроки преподавателя для занятий в группе или индивидуально. При этом необходимо учитывать свободное время, как преподавателя, так и ученика, а также адреса их места жительства или постоянной работы.

Поиск преподавателя по определенному предмету благодаря автоматизированному учету данных займет несколько секунд.

Улучшение работы агентства невозможно без использования компьютерной техники. Особенно важно не простое нагромождение компьютеров, а внедрение автоматизированной системы.

В настоящее время всё больше организаций стремиться автоматизировать рабочий процесс и использовать электронную информацию. Сейчас хранение, поиск и доступ к информации стали важным явлением не только для людей тесно связанных с деятельностью в сфере компьютерных технологий, но и входит в работу обычных людей (служащих, учащихся, и т.д.) помогая им сократить временные, материальные и даже физические затраты на поиск, приобретение, хранение, обмен различными материальными и нематериальными ресурсами.

До сих пор для поиска необходимых данных просматривают огромные папки с документами, а если данные потеряны по какой-либо причине, тогда приходится восстанавливать информацию заново. Иногда результаты были напрасными из-за недостатков самой организации хранения информации.

С развитием прогресса и компьютерного рынка программного обеспечения, в агентстве появилась необходимость создания программного продукта способного сократить все человеческие затраты и усилия, а главное оперативно выдавать результат необходимый работнику, а также заменить архивы на структурированное хранение в электронном виде.

Одним из возможных решений является создание автоматизированного рабочего места (АРМ), предназначенного для обработки специальной информации. Автоматизированное рабочее место секретаря (АРМС) должно облегчить труд секретаря на всех этапах по поиску и составлению отчетных документов.

Создание АРМ предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и обработке информации возлагается на вычислительную технику, работник же выполняет только определенную часть ручных операций. Конечно, в работе агентства “Репетитор” присутствует много таких рутинных, часто повторяющихся операций, которые можно автоматизировать.

Компьютер позволяет хранить, изменять, добавлять, упорядочить данные, организовать их поиск.

Хранение данных в цифровом виде более целесообразно, чем хранение в виде бумаг. Компьютер предоставляет возможность быстрого поиска по нескольким параметрам.

АРМ можно определить как комплекс информационных ресурсов, программно-технических и организационно-технологических средств индивидуального и коллективного пользования.

Результатом создания АРМ будет:

·  снижение рутиной работ,

·  повышение производительности труда.

1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

база документооборот таблица

1.1  Общие свойства работы агентства ”Репетитор”

 

Создавая автоматизированную систему агентства “Репетитор”, необходимо тщательно изучить заданную предметную область, поскольку конечный результат работы напрямую зависит от качества ее исследования. Приведенная на рисунке 1.1 структурная схема предприятия наглядно отображает взаимосвязь предприятия с внешними объектами.

Основными функциями агентства “Репетитор” являются:

1 Прием заявок от клиентов

В соответствии с полученными от клиентов заявками, с указанными требованиями, репетиторское агентство производит подбор кандидатов (преподавателе). В требованиях к кандидату (преподавателю) указывается:

·  вид дисциплины (предмет)

·  опыт работы преподавателя

·  квалификация преподавателя

·  место проживания

и т.д.

2  Прием резюме от преподавателей

Полученные резюме являются основным источником информации о преподавателе. Здесь описываются основные данные преподавателя такие как: фамилия, имя, отчество, домашний адрес, контактный телефон, вид дисциплины (предмет), образование, его квалификация, опыт работы.

3  Поиск кандидатов (преподавателей) на должность репетитора

Кандидаты (преподаватели), соответствующие требованиям

клиента отбираются из общего списка для предоставления их резюме клиенту. Клиент, на своё усмотрение, отбирает предоставленных кандидатов.

4 Выдача клиенту акта приёма-сдачи

В акте приема-сдачи указывается перечень кандидатов предоставленных работодателю и полная стоимость оказанных услуг.

5 Составление отчетных документов

Отчетными документами кадрового агентства являются:

а) Резюме преподавателя

Резюме является основным источником информации при подборе преподавателей.

б) Лист заявка.

Информация получаемая от клиента для подбора преподавателей на должность репетитора.

в) Договор с клиентом.

Документ, на основе которого производятся расчеты клиента с репетиторским агентством.

г) Акт приема-сдачи.

Документ, отражающий род работы проделанной репетиторским агентством по поиску и предоставлению преподавателей клиенту.

На рисунке 1 приведено графическое представление взаимодействия агентства “Репетитор” с внешними объектами.

1.2 Описание функций

 

1 Регистрация новых клиентов

Данная функция должна обеспечивать внесение информации в БД о новом клиенте и о его условиях подбора преподавателя, при этом от клиента требуется заявка и участие в составлении договора.

Рисунок 1 - Взаимодействие агентства “Репетитор” с внешними объектами.

 

2  Регистрация новых преподавателей

В БД вносится подробная информация о преподавателе на основе предоставленного им резюме.

3  Составление списков групп

Создаётся отчёт, в котором содержится список клиентов, у которых условия поиска преподавателя совпадают.

4  Запрос о клиентах без группы

Выводится список клиентов не занесённых ни в одну из существующих групп.

Итогом описания предметной области является таблица «Документ-Функция», в которых отображается функциональное назначение каждого из перечисленных выше документов и место их в учетной цепи. Заполнив таблицу, мы получим более полную картину описанной предметной области, а также места пересечения документов и их взаимосвязь.

Таблица 1 - «Документ-Функция»

Документы Функции	Договор с преподавателем	Договор с клиентом	Отчёт - список группы	Отчёт – список клиентов без группы	Отчёт - должники	Резюме преподавателя	Заявка клиента
Регистрация новых клиентов		+					+
Регистрация новых преподавателей	+					+
Составление списков групп			+
Запрос о клиентах без группы				+
Клиенты-должники					+