Методика составления схем систематизации документов в пределах архивного фонда

архив дело документ фонд

Курсовая работа

по дисциплине

"Архивоведение"

на тему:

"Методика составления схем систематизации документов в пределах архивного фонда"

 
Содержание

Введение

1. Понятие архива. Основные задачи и функции архива. Виды архивов. Права и ответственность архива

1.1 Понятие архива

1.2 Виды архивов

1.3 Права и ответственность архива

2. Анализ комплектования архива и требования к оформлению дел, принимаемых в архив

3. Методы совершенствования составления и оформления описей дел. Организация документов в пределах архивного фонда: порядок построения схемы систематизации документов в фонде

3.1 Составление и оформление описей дел

3.2 Организация документов в пределах архивного фонда: порядок построения схемы систематизации документов в фонде

3.3 Систематизация документов коллекций

3.4 Систематизация документов по личному составу

Заключение

Список использованных источников

Приложение

Введение

Архивный фонд Российской федерации в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах представляет собой исторически сложившуюся и постоянно пополняющуюся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь людей, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, и являющихся неотъемлемой частью историко–культурного наследия народов Российской Федерации.

В состав Архивного фонда Российской Федерации включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности.

Работа по распределению документов между архивами и их упорядочиванию внутри каждого архива называется организацией документов в пределах архивного фонда.

Объектом изучения является – Методика составления схем систематизации документов в пределах архивного фонда.

Предметом изучения курсовой является процесс документирования (документационного обеспечения), составления схем систематизации документов в пределах архивного фонда.

Цель работы: раскрыть роль и значение составления схем и организации документов архивов Российской Федерации.

На современном этапе все больше архивов, как государственных, так и негосударственных организаций содержат документы личного происхождения и коллекции, а их систематизация имеет некоторые особенности.

Разработка схемы систематизации дел фонда является важным шагом для практического осуществления научной организации документов. Кроме того, схема — это основа структуры описи.

Практическое осуществление систематизации документов фонда может проводиться двумя способами: непосредственной группировки и расположения единиц хранения в соответствии со схемой систематизации или карточным способом.

При непосредственной систематизации единицы хранения физически группируются по разделам и другим, более мелким делениям схемы и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядке.

1. Понятие архива. Основные задачи и функции архива. Виды архивов. Права и ответственность архива

 

1.1 Понятие архива

Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации

В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) для архивных документов ряда федеральных органов власти и иных организаций на основании соглашений, заключаемых указанными органами с Федеральной архивной службой, устанавливаются специальные сроки и порядок временного и депозитарного хранения документов. В данном случае создаются центральные архивы организаций или отраслевые фонды на правах юридического лица, в своей деятельности они руководствуются основными правилами работы государственных архивов. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящими Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив. В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими Правилами.

Основными задачами архива организации являются:

·  комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

·  учет и обеспечение сохранности документов;

·  создание научно-справочного аппарата к документам архива; использование хранящихся в архиве документов;

·  подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

·  ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;

·  принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

·  учитывает и сохранность принятых в архив документов

·  создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

·  организует информационное обслуживание руководителей к структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

·  проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов ни постоянное хранение,

·  осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

·  организует работу по составлению номенклатуры дел организации:

·  оказывает методическую и практическую помощь структурным

подразделениям в работе с документами;

·  участвует в разработке нормативных и методических документов

по архивному делу и документационному обеспечению управления;

·  участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов. Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.