Навигация
Этикет официальной переписки. Переговоры с использованием средств связи
29761
знак
0
таблиц
0
изображений
2. Этикет официальной переписки. Переговоры с использованием средств связи
Этикет официальной переписки
Значительная часть официальных деловых контактов во всем мире осуществляется посредством переписки. Поэтому очень важно уметь писать письма так, чтобы они давали наиболее выгодное представление о вас лично и о вашей организации.
Этикет переписки является неотъемлемой составной частью этикета общения людей. Вместе с тем письменное общение имеет ряд отличительных особенностей в силу того, что происходит с разрывом в пространстве и времени. Эпистолярный жанр исключает возможность использования общающимися мимики, жестов, интонации, позволяющих подчеркнуть степень одобрения или неодобрения, удовлетворения или сожаления. Это диктует необходимость активного и продуманного использования корреспондентами различных письменных этикетных формул.
Вторая особенность вытекает из специфики рассматриваемого нами вида переписки. Официальный характер корреспонденции предполагает достаточно высокую степень ее стандартизации (унификации). Она затрагивает все аспекты и уровни языка – словарный запас, стиль, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию. Это проявляется в структуре официального письма и правилах его оформления, формах обращения, выражения просьб и благодарностей, типичных словосочетаниях и т.д. Соответствие письма общепринятым требованиям свидетельствует об уровне культуры (в том числе и этикетной) ее автора.
В принципе, вся официальная корреспонденция составляется по единому международному стандарту. В соответствии с ним письмо пишется не от конкретного лица, а от лица коллективного – юридического. Такая форма изложения определяется тем, что в служебном письме выражаются коллективные интересы, подписывается оно, как правило, официальным лицом – директором организации, предприятия, учреждения, председателем комиссии, секретарем оргкомитета (или просто оргкомитетом, что не совсем верно).
Общепринятого стандарта официального письма нет, но все-таки есть определенные нормы, которые следует соблюдать. Подписывать и отправлять следует только те письма, которые правильно составлены, хорошо отпечатаны, безукоризненно аккуратны, т. е. письма, сразу же производящие благоприятное впечатление. Вот несколько советов, выполнение которых поможет, чтобы корреспонденция внешне соответствовала названным требованиям.
Как правило, для официальной переписки используют фирменные бланки формата А4 или А5 (в зависимости от объема письма), напечатанные типографским способом. Личные письма в официальные инстанции пишут на обычной бумаге.
Обычно, письмо посвящают лишь одному вопросу, при этом информация должна быть исчерпывающей и по возможности краткой. Ее объем не должен превышать полутора страниц машинописного текста. Если письмо больше одной страницы, то в конце листа ставится «продолжение следует» («continued over»); каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами. В тех случаях, когда необходимо изложить более пространные сведения (справки, заключения, графики, таблицы и т.п.), их оформляют в качестве приложений к письму. Объем приложений и их количество не ограничены. Не рекомендуется использование сложных и громоздких предложений.
Письмо печатается через 1,5-2 интервала с соблюдением левого и правого полей. Ширина левого поля должна составлять 20 мм, правого – не менее 8 мм. Абзац – 5 интервалов. Абзацы не должны быть чрезмерно громоздкими, чтобы у адресата не пропал интерес к письму еще до того, как он приступил к чтению.
В последнее время приобрел популярность цельноблочный способ размещения текста, при котором абзацы начинаются не с отступления на 5 знаков, а вровень с левым полем страницы. А для облегчения зрительного восприятия каждый новый абзац печатается не через 1,5-2 интервала, а через 3-4 интервала.
Письма, направляемые зарубежным партнерам, как правило, пишут на языке адресата. При невозможности это сделать (трудности с переводом на сравнительно редкие языки) допустимо составление письма на английском языке, как наиболее распространенном в официально-деловых отношениях. Направление письма на белорусском (русском) языке (кроме случаев, когда вы знаете, что партнер свободно владеет им) нежелательно, поскольку могут возникнуть трудности с переводом, искажение текста. Можно направлять два текста письма: основной (с подписями) – на своем языке и параллельный – на языке адресата или на английском языке.
Официальное письмо, как всякий другой документ, должно содержать некоторые обязательные элементы (реквизиты):
· сведения об отправителе: обычно располагаются в титуле бланка организации-отправителя (адресанта), включают название организации; почтовый адрес, телефон, телекс, телефакс приемной руководителя; банковские реквизиты;
· внутренний адрес или адрес получателя;
· дата письма;
· вступительное обращение;
· собственно содержание письма;
· заключительная формула вежливости;
· подпись (или подписи) отправителя, с расшифровкой фамилии и указанием должности официального лица;
· ссылка на приложения (если таковые направляются).
Эти реквизиты предназначаются как для внутренней, так и для международной корреспонденции. В официальной переписке с отечественными партнерами при оформлении реквизитов придерживаются правил, утвержденных соответствующими инструкциями по делопроизводству.
Отвечать на полученные письма принято до истечения 10 дней. Если вопрос требует более длительного изучения, необходимо сообщить о получении письма и объяснить причину задержки с ответом. Окончательный ответ в таком случае дается в течение 30 дней.
Принято благодарить за письменные поздравления и добрые пожелания. Письма благодарности за подарки, оказанные услуги и за все, что имеет отношение к непосредственной деятельности организации, могут быть напечатаны на ее бланке. Если официальное лицо пишет на обычной бумаге, оно не выступает от имени организации, или от себя, как члена этой организации.
При общении посредством телефаксов, электронной почты используются основные реквизиты традиционной официально-деловой корреспонденции, в том числе этикетные формулы вежливости.
Переговоры с использованием средств связи
Значение телефона трудно переоценить – более простого средства для общения удаленных друг от друга людей пока не придумано, а телексы, телетайпы, факсы лишь дополняют его. Телефон позволяет максимально оперативно решать многие проблемы, устанавливать контакты.
Вместе с тем, пространственная дистанция между партнерами придает специфичность этой форме общения. Поскольку собеседники не видят друг друга, на первый план выступает интонация их речи, являющаяся не менее значимой, чем содержание. Партнеры чутко улавливают нотки нерешительности, раздражения, угрозы, сочувствия, заинтересованности. Даже односложные реплики «да-да», «угу» могут восприниматься по-разному. При этом, по мнению психологов, при расхождении между содержанием речи и ее тоном люди больше доверяют тону, чем содержанию. Особенно важна интонация в начале и в конце беседы – она как бы закрепляет соответствующий эмоциональный фон. Сказанное делает очевидной следующую рекомендацию: готовясь к телефонному разговору целесообразно подумать о его интонационной окраске, соответствующей цели и задачам предстоящего общения.
Если телефонная связь осуществляется при посредничестве секретаря в приемной, руководителю следует помнить, что культура его помощника становится важнейшим компонентом имиджа возглавляемой им организации. Секретарь обязан повторить несколько раз дату встречи, телефон, фамилию и вообще то, что, он считает, важным для сведения собеседника. Первым заканчивает разговор позвонивший.
Разговор по телефону должен быть по возможности коротким, четким, ясным. Прежде, чем звонить, целесообразно четко продумать: что необходимо сообщить, или какие сведения нужно получить, четко сформулировать свой вопрос. Под рукой всегда должны быть авторучка, бумага, календарь, номера телефонов, адреса организаций и лиц, которые необходимо сообщить, документы и данные, на которые, возможно, придется ссылаться. Если вы настроились на долгий разговор, вначале уместно поинтересоваться есть ли у вашего собеседника время для пространной беседы.
Будучи инициаторами телефонного звонка, мы покушаемся на чужое рабочее время. Поэтому, если звонок не санкционирован, нужно выяснить, есть ли у абонента возможность обсудить интересующий вас вопроса. Если нет, попросить перенести разговор на другое время.
При наличии предварительной договоренности о телефонном звонке, но отсутствии уверенности, что о вас помнят, следует напомнить о последнем разговоре, назвать себя. Чтобы не ставить партнера в неловкое положение, заставив вспоминать, как вас зовут, или лихорадочно листать записную книжку, уместно после фамилии назвать и свои имя и отчество.
Разговаривая по телефону, старайтесь, чтобы фразы были по возможности короткими, вопросы, четкими и краткими. Не задавайте несколько вопросов подряд, делайте паузу, чтобы услышать ответ. При плохой слышимости, большом объеме информации возможны реплики корректирующего характера: «Вы не могли бы повторить…», «Вы поняли мое сообщение?», «Простите, я не расслышал…».
Для того чтобы направить разговор в нужное русло, или перехватить инициативу допускаются регулирующие реплики: «Простите, мне бы хотелось уточнить…», «Одну минуточку, у меня есть свои соображения по этому поводу…». Вторжение в чужую речь обусловливается лимитом времени, но и оно возможно лишь с учетом служебного старшинства.
В случае, когда вам необходимо отойти от телефона за необходимыми документами, для получения справки, следует сообщить собеседнику, как долго ему придется ждать, и не будет ли удобнее, если вы сами перезвоните ему позднее.
Разговор по телефону с официальным лицом приравнивается к личной беседе. Его результаты фиксируются в рабочем дневнике. При достижении по телефону принципиальных договоренностей, собеседнику можно выслать письмо с их подтверждением.
Таков этикет переговоров по телефону в международной практике. Эти правила приемлемы и для бизнеса.
Заключение коммерческой сделки по телефону является наиболее оперативным и быстрым способом продажи или закупки товара. В биржевой торговле переговоры по телефону являются основным способом заключения сделок, учитывая специфику биржевых торгов.
В то же время в обычной торговле этот способ ведения переговоров наиболее оправдан при уточнении уже согласованных запросов, для подтверждения предложенных оферентом условий, при заключении сделок на условиях предыдущего контракта, а также для завершения имевших ранее место переговоров. В этих ситуациях использование телефона позволяет не затягивать заключение сделки.
Однако при подготовке и проведении переговоров по телефону целесообразно учитывать некоторые практические рекомендации, сложившиеся в коммерческой деятельности. Следует избегать переговоров по телефону с людьми, с которыми у вас не было контактов или с которыми не сложились удовлетворительные деловые отношения. В подобных ситуациях, как показывает практика, переговоры редко бывают результативными.
Не рекомендуется обсуждать по телефону вопросы, по которым есть основания предполагать, что собеседник выскажет мнение, противоположное вашему. В этом случае вам необходимо будет убеждать его в своей правоте, что может занять довольно много времени, а в итоге разговор окончится безрезультатно.
Не следует обсуждать по телефону острые или деликатные вопросы производственной деятельности вашего собеседника или представляемой им фирмы, а также персональные (личные) проблемы, даже если они, как вам кажется, имеют непосредственное отношение к обсуждаемой ситуации.
По телефону, как правило, не обсуждаются долгосрочные перспективы, крупные торговые соглашения, вопросы координации деятельности между вами и вашими организациями.
Особенно следует отметить, что во время беседы по телефону не следует затрагивать вопросы, касающиеся третьих лиц и организаций. Получить точный ответ без непосредственного разговора с этими людьми вы все равно не сможете, а если вдруг представители этих организаций по служебной необходимости окажутся в момент вашего звонка в комнате вашего собеседника, то ваши расспросы поставят его в неловкое положение.
Не рекомендуется сообщать по телефону отрицательные решения по коммерческим вопросам, так как вашим собеседником это будет расценено как неуважение к его личности и представляемой им фирме.
В целом в современных условиях роль телефона как средства ведения переговоров постоянно повышается, а договоренности, достигнутые в ходе таких переговоров, стараются выполнять даже с большей тщательностью, чем оформленные письменными документами. Белорусские предприниматели до сих пор не всегда ответственно относятся к телефонным переговорам, что вызывает недоумение и непонимание иностранных партнеров. Понимание важности этих переговоров и тщательности в их подготовке и проведении повысит эффективность работы фирмы.
Похожие работы
... для переговоров являются вторник, среда, четверг. Самое благоприятное время дня - через полчаса-час после обеда, когда мысли о еде не отвлекают от решения деловых вопросов. При организации переговоров необходимо правильно выбрать место проведения переговоров. Это касается как самого места встречи, так и положения, которое вы займете относительно партнера. Что касается территории, то считается, ...
... ему свою. Ничего не может быть грубее и невежливее, чем проигнорировать даже минимальное проявление дружелюбия. При прощании для рукопожатия четкого правила нет. 4. Виды делового общения Общение вообще и деловое в частности проявляется через вербальное (словесное) и невербальное (неречевое) общение. Речь человека неизбежно связана с экспрессивными движениями, которые при формальной ...
... достижению целей организации. Перечень проектных предложений: Для достижения поставленной цели должен быть разработан и включен в практику следующий элемент системы переговорных коммуникаций: проведение курсов бизнес-этикета и правил ведения переговорных процессов. В "Новосибирском инструменте" работает 157 человек, но проводит обучение будем 34, т. к это работники непосредственно связанные с ...
... «эффект гостеприимных хозяев», желание уступить партнеру, приехавшему издалека, из чувства гостеприимства; · необходимо отвлекаться на решение многочисленных организационных вопросов в ущерб непосредственно переговорному процессу. Формирование делегации. Согласно международной практике, на переговорах принято придерживаться принципа паритета (равенства) количественного состава и уровня ...
0 комментариев