Анализ процедур управления

Федеральное агентство по науке и образованию

Государственный университет управления

Менеджмент организации

Реферат по менеджменту

на тему

Анализ процедур управления

Москва 2011

Содержание

Введение

1. Понятие управления организацией и технологии управления

2. Процедуры управления: понятие и виды

Заключительные выводы

Литература

Введение

Рыночный механизм хозяйствования, основанный на свободном предпринимательстве и конкуренции, постоянном изменении внешних и внутренних факторов в управлении производством, борьбе за эффективные рынки сбыта, требует от современного менеджера постоянного овладевания новыми знаниями и умения пользоваться ими в практике управления. Важную часть этого арсенала, как показывает мировой опыт, представляет наука менеджмента, т. е. наука управлять.

Политика управления изменяется в зависимости от этапов жизненного цикла предприятия и организации в целом, и самой системы управления в частности. Не существует идеальной типовой структуры и системы управления, которая с одинаковым успехом функционирует в разных условиях и длительное время без существенных изменений, хотя бы уже потому, что в них задействован разный кадровый состав управления.

Последовательность формирования функций управления определяется различными процедурами и целями организации. Необходимо иметь в виду, что в условиях высокой конкуренции организационная структура и вся система управления должны быть гибкими и эластичными, обеспечивать быстрое и свободное продвижение информации снизу вверх и обратно, оперативно переназначать и реструктурировать функции и задачи организационного и функционального управления.

Таким образом, технология управления, в частности процедуры управления, являются одним из факторов роста повышения экономического потенциала предприятия. Рассмотрим в этой работе более подробно вопросы анализа процедур управления.

1. Понятие управления организацией и технологии управления

Как любой продукт человеческой деятельности организации имеют двоякую природу: субъективную, обусловленную личностным творением, и объективную — обусловленную общественным сотворением и предназначением.

Объективная природа организаций обусловлена еще и тем, что они — живые. Организации зачинаются, рождаются, взрослеют, стареют, и, наконец, умирают. Жизнь организаций часто течет незаметно, но иногда их кризисы влекут за собой драмы и трагедии личностей, народов и поколений.

Рассмотрим общепринятое содержание понятия "организация". В соответствии с определением, данным в философском энциклопедическим словаре, организация это:

1)  внутренняя упорядоченность, согласованность взаимодействия более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленная его строением;

2)  совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

3)  объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или цель и действующих на основе определенных процедур и правил.

Применительно к организационным системам механизм функционирования — это совокупность правил, законов и процедур, регламентирующих взаимодействие участников организационной системы. Более узким является понятие механизма управления — совокупности процедур принятия управленческих решений в организациях.

Особое место в структуре деятельности организации занимают те компоненты, которые в случае индивидуального субъекта называются саморегуляцией, а в случае коллективного субъекта, коллективной деятельности — управлением.

Саморегуляция представляет собой замкнутый контур регулирования. В процессе саморегуляции субъект на основании оценки достигнутых результатов корректирует компоненты своей деятельности.

Рассмотрим различные определения понятия "управление". Управление — "элемент, функция организованных систем различной природы: биологических, социальных, технических, обеспечивающая сохранение их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию программы, цели деятельности".

Управление — "направление движением кого/чего-нибудь, руководство действиями кого-нибудь".

Управление — "воздействие на управляемую систему с целью обеспечения требуемого ее поведения".

Существует и множество других определений, в соответствии с которыми управление определяется как: элемент, функция, воздействие, процесс, результат, выбор и т.п.

Управление организационной системой — сложный процесс. Его основные этапы:

―  мониторинг и анализ основных показателей деятельности;

―  стратегический анализ внутренней и внешней среды организационной системы;

―  определение целей и миссии организации;

―  генерация стратегических альтернатив;

―  выбор управленческих решений;

―  уточнение стратегических и оперативных планов по основным функциональным составляющим деятельности.

Под технологией решения задач управления организационными системами понимается совокупность методов, операций, приемов и так далее, последовательное осуществление которых обеспечивает решение поставленной задачи.

Первый этап — построение модели — заключается в описании реальной организационной системы в формальных терминах, то есть задании состава и структуры организационной системы, целевых функций и множеств допустимых стратегий участников системы, их информированности, порядка функционирования, гипотез о поведении и т.д.

Второй этап — анализ модели — исследование поведения участников при тех или иных механизмах управления.

Решив задачу анализа, то есть, зная поведение управляемых субъектов при различных управлениях, можно переходить к третьему этапу — решению:

―  прямой задачи управления, то есть задачи синтеза оптимальных управляющих воздействий, заключающейся в поиске допустимых управлений, имеющих максимальную эффективность;

―  обратной задачи управления — поиска множества допустимых управлений, переводящих организационную систему в заданное состояние.

Имея набор решений задачи управления, необходимо перейти к четвертому этапу, то есть исследовать их устойчивость. Исследование устойчивости подразумевает решение, как минимум, двух задач.

Первая задача заключается в изучении зависимости оптимальных решений от параметров модели, то есть является задачей анализа устойчивости решений (корректности оптимизационной задачи, чувствительности, устойчивости принципов оптимальности и т.д.) в классическом понимании.

Вторая задача специфична для математического моделирования. Она заключается в теоретическом исследовании адекватности модели реальной системе, которое подразумевает изучение эффективности решений, оптимальных в модели, при их использовании в реальных организационных систем, которые могут в силу ошибок моделирования отличаться от модели.

Итак, перечисленные выше четыре этапа заключаются в общем теоретическом изучении модели организационной системы. Для того чтобы использовать результаты теоретического исследования при управлении реальной организационной системы, необходимо произвести настройку модели, то есть идентифицировать моделируемую систему и провести серию имитационных экспериментов — соответственно пятый и шестой этапы. Исходными данными для идентификации системы служат обобщенные решения, которые ограничиваются имеющейся информацией о реальной системе.

Завершающим является седьмой этап — этап внедрения, на котором производится обучение управленческого персонала, внедрение в реальную организационную систему разработанных и исследованных на предыдущих этапах механизмов управления с последующей оценкой эффективности их практического использования, коррекцией модели и т.д.

Наличие в организации определенной совокупности конкретных механизмов управления привлекательно как с точки зрения управляющего органа — так как позволяет предсказать поведение управляемых субъектов, так и с точки зрения управляемых субъектов — так как делает предсказуемым поведение управляющего органа. То есть снижение неопределенности за счет использования механизмов управления является одним из существенных свойств любой организации как социального института.

Процесс управления в динамике можно представить с помощью элементов, (трудовые движения), операций и процедур. Управляющий орган выбирает ту или иную процедуру принятия управления (тот или иной механизм управления, то есть зависимость своих действий от целей организации и действий управляемых субъектов).

Рассмотрим в следующей главе более подробно вопросы процедур управления.

2. Процедуры управления: понятие и виды

Чтобы правильно организовать каждый функциональный процесс в системе управления, необходимо:

―  определить количество, последовательность и характер операций, составляющих процесс;

―  подобрать (разработать) для каждой операции соответствующие способы, приемы (методику), технические средства;

―  определить оптимальные условия протекания процесса во времени и среде.

Большое значение имеет анализ, исследование организационных операций, описание их, типизация и стандартизация, а отсюда и проектирование, совмещение однородных операций, перевод их на машинное исполнение в целях снижения трудоемкости процесса управления.

Смена операций, их сочетание, взаимосвязь, переход друг в друга определяется процедурами, которые представляют собой совокупность разнообразных управленческих операций, выполняемых по определенной схеме (алгоритму).

Понятие "процедура" отражает порядок подготовки, рассмотрения, обсуждения, выполнения ряда последовательных и параллельных операций в процессе управления, предписание о порядке выполнения какой-либо работы в аппарате управления. Технология управления тесно связана с процессом алгоритмизации операций и процедур в рамках тех или иных функций управляющей системы.

Алгоритм исследуемого (проектируемого) организационного или информационного процесса представляет собой правила последовательной организации определенных, связанных друг с другом операций, на которые этот процесс может быть разложен и которые должны быть осуществлены для достижения цели, стоящей перед данной управляющей системой. При этом весь процесс как бы разлагается сверху вниз, то есть от конкретной функции управленческого аппарата к подфункции (части функции), от подфункции к конкретной процедуре и далее к операции.

Управленческая процедура представляет собой систему последовательно реализуемых предписаний (правил) о выполнении в определенном порядке организационных, информационных и других операций, приводящих к решению задач, стоящих перед системой управления.

Процедуры отличаются по ряду признаков и классифицируются следующим образом:

1.  По должностным признакам на творческие, логические, а также на технические. Удельный вес творческих операций у руководителей составляет до 60 шестидесяти, у специалистов — 40 процентов, у технических исполнителей — до 20.

2.  По содержанию — на информационные, логико-мыслительные и организационные.

3.  По степени повторяемости на повторяющиеся и нет.

4.  По уровню механовооруженности: ручные; механизированные; автоматизированные; машинно-ручные.

5.  По характеру сочетания во времени на последовательные, параллельные, последовательно-параллельные.

Роль процедур в эффективном процессе управления очень велика. В рамках одной функции управления процедуры могут быть внутренними и внешними.

К внутренним процедурам управления как процесса относятся:

―  информационная подготовка;

―  разработка вариантов решений;

―  принятие решения руководителем;

―  организаций его выполнения;

―  контроль.

Входное воздействие поступает от предыдущего этапа процедуры управления, а выходное воздействие поступает на следующий. С процедурами информационной подготовки, разработки вариантов решения и организации выполнения образуются функциональные связи, а с процедурой принятия решения — линейные или функциональные в зависимости от приоритета процедуры. Обычно входное воздействие направлено на процедуру принятия решения.

При сознательном проектировании технологии управления можно избежать ненужных и второстепенных процедур управления, исключить дублирование работ, сократить документооборот, сформулировать чёткие критерии к качеству результата на каждом этапе управленческого процесса. Технология позволяет усилить эффект человеческих действий путём сочетания отдельных элементов в единую цепь.

Одновременно это вносит разумную организованность в сам процесс управления за счёт введения норм и правил выполнения отдельных операций. При этом для трудового процесса лиц, причастных к управлению предприятием, применимы такие категории, как технологическая дисциплина, регламент и т. д. Этот аспект технологизации управления позволяет более эффективно применять методы мотивации.

Заключительные выводы

управление матричный аналитический решение

Для руководителей в практике управления особое значение имеет технология выработки и принятия управленческого решения. Она представляет собой целенаправленный, взаимоувязанный, упорядоченный набор методов и приемов деятельности субъекта управления по выбору управленческих альтернатив.

Для принятия управленческого решения нужно пользовать определенными процедурами. Процедура — определенная регламентированная последовательность осуществления процесса управления.

Среди основных процедур управления выделяются:

―  диагноз проблемы или объекта управления;

―  формулировка ограничений и выбор критериев для принятия решения;

―  выявление управленческих альтернатив;

―  оценка альтернатив;

―  окончательный выбор альтернатив и формирование решения;

―  организация выполнения решения;

―  контроль выполнения управленческого решения;

―  установление обратной связи с объектом управления, при необходимости, корректировка цели.

Для выработки оптимального решения могут применяться методы анализа альтернатив, аналитические методы, статистические методы, метод математического программирования, матричный метод (из теории игр), методы психологической активации и методы подключения новых интеллектуальных источников.

Принятое управленческое решение доводится до исполнителей путем устной постановки задач, письменного доведения, передачей формализованных команд.

Можно выделить следующие существенные признаки эффективных управленческих технологий.

1)  Для любой технологии характерно разделение единого трудового процесса на этапы, фазы, стадии или процедуры. Такое разделение реализует основные преимущества технологизации управления, о которых говорилось выше.

2)  Введение технологии призвано обеспечивать координацию и синхронизацию отдельных этапов, стадий или процедур, что позволяет получить эффект от системности или комплексности процесса управления.

3)  Технология предусматривает однозначность выполнения процедур и операций. Это очень важное условие, так как чем больше отклонения при выполнении отдельных процедур, тем больше опасность неэффективного управления в целом.

4)  Структура управленческой технологии, определяемые ею методы, приёмы, техника, документы, организация работ, квалификация исполнителей, сроки и продолжительность процедур должны иметь целевую направленность, ориентировать на обеспечение эффективности технологического процесса, то есть на достижение высокого качества управления.

Литература

1.  Бурков В.Н., Коргин Н.А., Новиков Д.А. Введение в теорию управления организационными системами. — М.: Либроком, 2009. — 264 с.

2.  Глухов В.В. Менеджмент. Учебник. — СПб: Питер, 2008. — 608 с.

3.  Дорофеев В.Д., Шмелева А.Н., Шестопал Н.Ю. Менеджмент. — М.: Инфра-М, 2008. — 440 с.

4.  Зайцев Н.Л. Экономика, организация и управление предприятием. — М.: Инфра-М, 2008. — 455 с.

5.  Злобина Н.В. Управленческие решения. — Тамбов: ТГТУ, 2007. — 80 с.

6.  Лукичёва Л.И. Управление организацией. — М.: Омега-Л, 2006. - 360с.

7.  Лычкина Н.Н. Имитационные модели в процедурах и системах поддержки принятия стратегических решений на предприятиях // Бизнес-информатика. 2007. № 1. С. 29-35.

8.  Михалева Е.П. Менеджмент. Конспект лекций. — М.: Юрайт-Издат, 2009. — 192 с.

9.  Моисеева Н.К., Стерлигова А.Н. Дифференциация и интеграция процессов как объектов управления в организации // Вестник Самарского государственного экономического университета. 2008. № 10. С. 85-88.

10.  Основы менеджмента / Под ред. Афоничкина А.И. — СПб.: Питер, 2007. — 528 с.

11.  Смирнов Э.А. Теория организации. — М.: Инфра-М, 2003. — 248 с.

12.  Степочкина Е.А., Терехина М.А. Реальное управление как перспектива развития менеджмента // Известия Волгоградского государственного технического университета. 2005. № 5. С. 118-126.

13.  Фрольченко С.С. Процедура подготовки и принятия антикризисных решений // Вестник Тольяттинского государственного университета сервиса. Серия: Экономика. 2007. № 2. С. 249-253.

14.  Шихао Л. Совершенствование процедуры принятия управленческих решений в области управления персоналом // Экономические науки. 2009. № 54. С. 90-93.