Навигация
Технология подготовки и оформление маркетинговой документации
39670
знаков
0
таблиц
0
изображений
3. Технология подготовки и оформление маркетинговой документации
внемашинный программный информация маркетинговый
Основным носителем информации при автоматизированной обработке является документ, т.е. утвержденной формы носитель информации, имеющий юридическую силу. Под документом понимается информационное сообщение на естественном языке, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющее юридическую силу.
Развитие систем автоматизированной обработки информации, предусматривающих обмен данными, потребовало унификации и стандартизации всей документации, предназначенной для отражения экономической информации. Унификация документации проведена в государственном масштабе. Определены требования к унифицированной системе документации (УСД), включающей комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям построения.
В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому документу присвоен код в соответствии с общегосударственным классификатором управленческой документации (ОКУД). Различают входные и выходные документы. Входная документация содержит первичную, необработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при помощи технических средств. Выходная документация включает сводно-группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки; изготовляется, главным образом, на печатающих устройствах машины.
Принятые системы документации регулируются едиными нормативными актами, правилами и инструкциями. Вся документируемая информация обеспечивает приведение множества экономических показателей в определенную систему с целью установления терминологического единства, однозначности описания, взаимосвязи между показателями. Например, структура системы показателей маркетинга документируется в различных подразделениях предприятия.
По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам: стандартная форма построения; приспособленность к автоматизированной обработке; минимизация показателей, исключение дублирования; включение всех необходимых для целей управления маркетингом показателей.
Требования к унифицированной документации заключаются в следующем. Документы должны иметь стандартную форму построения, предусматривающую выделение в документе трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.
Заголовочная часть содержит следующие характеристики документа и учитываемого объекта: наименование, учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего); характеристику документа (индекс, код по ОКУД); наименование документа; зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов – признаков.
Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения.
При внедрении автоматизированной обработки какой-либо экономической задачи в ходе обследования объекта тщательно изучаются все виды и формы первичных документов, применяемых при решении задач. При этом выявляются унифицированные документы, а также возможность замены действующих документов унифицированными. Если такая возможность не представляется, то разрабатываются формы новых первичных документов, т.е. действующие документы заменяются новыми, приспособленными к автоматизированной обработке. Эта работа выполняется специалистами по машинной обработке совместно с экономистами-пользователями.
В заголовочной части отражается в основном текстовая информация, которую необходимо закодировать для автоматизированной обработки. Для этого вверху документа выделяется рамка для проставления кодов, построенная по зональной форме. Ее элементы имеют по две регистрационные клетки: в одной – типографским способом впечатано название признака, в другой – от руки проставляют его коды (основном коды тех группировочных признаков, по которым составляется сводка).
Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, где располагаются количественно-суммовые основания и их названия, которые обычно размещены в левой части таблицы. Документы, как правило, являются многострочными, с постоянным или переменным составом подлежащего таблицы. Все производные строки и графы документа имеют подсказы.
Разработка форм первичных документов осуществляется в такой последовательности:
уточняется состав реквизитов, включаемых в документ. Состав реквизитов должен отвечать целям управления;
выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке, и распределяются по трем зонам:
1-я зона – постоянные признаки, располагаемые в заголовочной части, в рамке для проставления кодов постоянных признаков;
2-я зона – переменные признаки, помещаемые в таблице справа или слева от наименования признаков;
3-я зона – количественно-суммовые основания, размещаемые в таблице справа.
В некоторые документы вводятся контрольные суммы, которые могут располагаться в последней графе (строке) или в конце документа. Они получаются путем арифметического подсчета данных строки, графы или документа. Реального экономического содержания они не имеют и используются в дальнейшем для контроля ввода информации в машину.
Реквизиты, подлежащие вводу в машину, обводятся утолщенными линиями для удобства заполнения документа и ввода данных в ПЭВМ путем набора на клавиатуре. Изложенные требования связаны с повышением эффективности автоматизированной обработки.
При проектировании маркетинговых первичных документов в основном соблюдаются требования, предъявляемые к унифицированной системе документации.
Некоторые расчетно-платежные документы (например, платежные поручения) имеют несколько иное построение зон для автоматизированной обработки. Коды постоянных признаков (дебет, кредит) расположены в них в содержательной части документа. Это обусловлено спецификой заполнения расчетно-платежной документации. Однако такое расположение реквизитов не снижает качества автоматизированной обработки.
При разработке форм первичных документов сначала составляется эскиз, определяющий порядок построения и расположения реквизитов. Затем утвержденные формы документов тиражируются и внедряются при переводе экономической задачи на автоматизированную обработку. Процесс создания форм первичных документов связан с дальнейшим порядком размещения данных этих документов в памяти машины. Современный уровень развития технологии автоматизированной обработки информации предусматривает два способа ввода данных в машину.
Первый способ обеспечивает на специальных устройствах подготовки данных предварительный перенос информации с документа на магнитные диски. Этот способ, как правило, применялся при централизованной обработке информации на вычислительном центре.
Второй способ – применение ПЭВМ не требует наличия специальных устройств подготовки данных. Ввод информации здесь осуществляется непосредственно пользователем путем набора данных на клавиатуре, в ходе которого обеспечивается прямая запись информации на машинные носители (магнитные дискеты, магнитный диск). Ввод информации с первичных документов и запись ее на машинные носители выполняются по унифицированным схемам (макетам). Макет определяет последовательность размещения данных первичного документа на машинном носителе.
Проектирование макета с использованием персональных компьютеров имеет свои особенности. Составленный при этом макет отражается на экране дисплея ПЭВМ. Возможна организация двух форм макета ввода информации с использованием дисплея. Первый вариант предусматривает проектирование и отражение на экране дисплея точной копии первичного документа.
В этом случае данные документа вводятся в отраженный макет с клавиатуры. Одновременно осуществляется визуальный и машинный контроль на заполняемость реквизитов, их соответствие допустимым величинам, логический и арифметический контроль реквизитов, контроль по контрольным суммам (КС). При обнаружении ошибочной записи на экране высвечивается диагностическое сообщение и записи подлежат корректировке.
Первый вариант применяется обычно тогда, когда при обработке задачи применяется один вид первичного документа. В большинстве случаев при решении экономических задач используются несколько первичных документов. В этом случае проектируется унифицированный макет, позволяющий осуществить ввод с различных документов, имеющих одинаковый состав реквизитов.
Встречаются варианты построения макета, когда на экране дисплея вводимые реквизиты отражаются по форме видеограммы.
Ввод данных на экран по такому макету ведется с первичного документа построчно. Одновременно осуществляется контроль вводимой информации. Возможность проектирования форм первичных документов, отраженных на экране дисплея ПЭВМ, позволяет реализовать идею создания безбумажной технологии, обеспечивающей формирование машиной первичных документов, которые могут по мере необходимости изготавливаться на ее печатающем устройстве. Машинный документ в таком случае выполняет функции первичного документа и имеет юридическую силу, так как подписывается составителем; авторизация документа устанавливается паролями, обеспечивающими ограниченный доступ к машине.
Составление форм ввода намного осложняется при организации многоуровневых автоматизированных рабочих мест (АРМ). Определяющим моментом в этой ситуации является установление начального места ввода данных первичных документов и состава информации, предназначенной для межмашинного обмена информацией между различными уровнями АРМ.
На нижнем уровне АРМ предусматриваются регистрация хозяйственных операций в момент их осуществления и оформление стандартизованного сообщения для передачи на другой участок АРМ для дальнейшей обработки. Передача такого сообщения выполняется двумя способами: с использованием магнитных дискет и по каналам связи. Второй способ может быть реализован только при наличии технических средств передачи данных и организации вычислительной сети. В пункте приема информация подвергается формальной логической проверке; при обнаружении ошибок автоматически формируется запрос к источнику информации. Само сообщение помещается в информационный файл, находится на контроле и ждет уточнения. После уточнения данные поступают на автоматизированную обработку или передаются на другие участки АРМ.
Например, при учете материалов задействовано АРМ нескольких уровней: АРМ-склада, АРМ-бухгалтера материального учета, АРМ-сводного учета, АРМ-работника материально-технического снабжения, АРМ-работника финансового отдела.
АРМ-склада обеспечивает формирование первичных входных массивов по приходу и расходу материалов одновременно с совершением хозяйственных операций по поступлению и отпуску материальных ценностей и записью операций в карточку складского учета, где автоматически выводятся новые остатки по каждому номенклатурному номеру. Одновременно ведется автоматическое сравнение норм запаса с остатками по материалам и выдается сообщение на АРМ материально-технического снабжения.
При учете труда и заработной платы АРМ-расчетчика организует обмен информацией с АРМ-отдела кадров, АРМ-табельщика, АРМ-нормировщика.
Различные формы организации ввода информации в ПЭВМ имеют большие преимущества перед традиционными формами, предусматривающими использование машинных носителей; при этом резко снижаются затраты ручного труда на подготовку и контроль машинных носителей, достигающие 90% времени всего машинного решения экономической задачи на ЭВМ. Программные и технические средства позволяют ускорить процесс формирования первичных документов путем использования стандартных заголовков, текста, автоматизации включения постоянной информации.
Результатом обработки экономических задач на ЭВМ являются различные сводки, таблицы, сгруппированные по определенным признакам. Обобщенные данные могут быть представлены на бумажных носителях, визуальным отображением на дисплее, а также на машинных носителях. В условиях АРМ все большее значение приобретают формы вывода на экран дисплея в виде таблиц, а также графические изображения. Вывод сводных данных на машинные носители (магнитные дискеты) широко используется в автоматизированной информационной технологии при передаче данных на другие уровни АРМ при отсутствии непосредственной связи между ними, а также для архивации данных.
Важнейшим видом вывода сводных данных для пользователя по-прежнему остаются бумажные носители, получаемые на печатающих устройствах.
При использовании типовых проектных решений автоматизированной обработки изучается возможность получения типовых, ранее разработанных сводок. Производится привязка типовых форм вывода к конкретным условиям. Определяется состав сводок, необходимых данной организации, составление которых не предусмотрено типовым проектом. В случае составления индивидуального проекта разрабатываются все выходные документы.
К выходным сводкам предъявляются следующие требования. Состав содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления. Особое внимание уделяется достоверности отражаемых данных, их логическому расположению. Сводки должны выдаваться к указанному сроку, в регламентном режиме и при ответе на запрос. Машина должна изготовлять готовые для пользования таблицы: печатать титульный лист, заголовочную часть, содержание таблицы и оформляющую часть. В соответствии с машинной программой производится автоматическое заполнение всех таблиц в заданной последовательности. Все это позволяет получить на ПЭВМ готовую выходную форму, имеющую юридическую силу и пригодную для использования на любом уровне управления.
Похожие работы
... ) 0% - полностью 23% - более чем наполовину 26% - примерно наполовину 26% - менее чем наполовину 17% - практически не удовлетворяется 8% - затрудняюсь сказать Масштабность проблемы информационного обеспечения управления персоналом такова, что отмеченная позитивная динамика пока не достаточна для существенного продвижения в желаемом направлении. Имеется много факторов, препятствующих выходу ...
... управления и его характеристика; функциональные задачи управления; характеристика системы первичных экономических показателей; организация информационного обслуживания органа управления; методика реализации функции управления; перспективы совершенствования. Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач включают обоснование выбора задач, входящих ...
... и изделия. Для кодирования большого количества номенклатуры ценностей необходимо для класса два знака, для подкласса, группы, подгруппы. Часть №2. Организация информационных технологий управления на предприятии 2.1 Определение бизнес процессов в деятельности организации Под организацией деятельности бизнес процессов понимается определение участников этой деятельности, их ролей, ...
... , решает другие вопросы не отнесенные законодательством или Уставом предприятия к исключительной компетенции Общего собрания Участников. Организационная структура ИП «Трансгрупп» приведена на рис. 2.1. Рис. 2.1 Организационная структура ИП «Трансгрупп» Организационная структура линейная и имеет высокий уровень гибкости. Все отделы подчиняются непосредственно директору. В подчинении ...
0 комментариев