Программные средства современных информационных технологий

2. Программные средства современных информационных технологий

Программные средства современных информационных технологий в целом подразделяются на системные и прикладные.

Прикладные программные средства классифицируются следующим образом:

- системы подготовки текстовых, табличных и др. документов;

- системы подготовки презентации;

- системы обработки финансово-экономической информации;

- системы управления базами данных;

- личные информационные системы;

- системы управления проектами;

- экспертные системы и системы поддержки принятия решения; Личные информационные системы предназначены для информационного обслуживания рабочего места управленческого работника и, по существу, выполняют функции секретаря. Они, в частности, позволяют:

- планировать личное время на различных временных уровнях, при этом система может своевременно напоминать о наступлении запланированных мероприятии;

- вести персональные или иные картотеки и автоматически выбирать из них необходимую информацию;

- вести журнал телефонных переговоров и использовать функции, характерные для многофункциональных телефонных аппаратов;

- вести персональные информационные блокноты для хранения разнообразной личной информации.

Системы подготовки презентаций предназначены для квалифицированной подготовки графических и текстовых материалов, используемых в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях. Для современных технологий подготовки презентаций характерно дополнение традиционных графики и текста такими формами информации, как видео- и аудиоинформация, что позволяет говорить о реализации гипер-медиа технологий.

Системы управления проектами предназначены для управления ресурсами различных видов (материальными, техническими, финансовыми, кадровыми, информационными) при реализации сложных научно-исследовательских и проектно-строительных работ.

Экспертные системы и системы поддержки принятия решений предназначены для реализации технологий информационного обеспечения процессов принятия управленческих решении на основе применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта.

Системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления предназначены для использования так называемых CASE-технологии (Computer Aid System Engineering), ориентированных на автоматизированную разработку проектных решений по созданию и совершенствованию систем организационного управления.

3.Организационно-методическое обеспечение информационных технологий.

Материально-техническая база информационного обеспечения включает в себя также организационно-методическое обеспечение информационных технологий:

- нормативно-методические материалы по подготовке и оформлению управленческих и иных документов в рамках конкретной функции обеспечения управленческой деятельности;

- инструктивные и нормативные материалы по эксплуатации технических средств, в том числе по технике безопасности работы и по условиям поддержания нормальной работоспособности оборудования;

- инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной информационной технологии обеспечения управленческой деятельности.

7. Автоматизированное рабочее место (АРМ) менеджера

В последнее время значительно выросло использование средств вычислительной техники в производстве. Некоторые рабочие места уже невозможно представить без этой техники. Внедрение ПЭВМ в производство предъявляет новые требования к подготовке специалистов. В современных условиях уже недостаточно знать только свою отрасль. Именно поэтому нужны такие специалисты, которые знали бы кроме своей специальности основы работы с вычислительной техникой и могли бы удобнее организовать свои рабочие места. Правильно спроектированное и организованное рабочее место менеджера позволит значительно повысить обоснованность и оперативность управленческих решений. Кроме того, при этом существенно сокращается численность работников управления, а также решается задача децентрализации управления, где предусматривается локальная обработка информации. Под АРМ менеджера следует понимать его рабочее место, оснащенное персональным компьютером и представляющее собой самостоятельный программно-технический комплекс индивидуального или коллективного пользования, который позволяет в диалоге или пакетном режиме вести обработку информации и получать все необходимые выходные данные в виде экранных или печатных форм. Автоматизированное рабочее место менеджера реализуется посредством совокупности информационных, технических, программных средств и методов. На номенклатуру АРМ и совокупность включаемых в них информационных технологий влияют структура управления, сложившаяся в учреждении, технологии предметных областей, схема распределения обязанностей и целей между сотрудниками. Таким образом, номенклатура АРМ зависит от управленческой структуры, а содержание - от целей, реализуемых ЛПР.

АРМ состоит из трех основных компонентов; обучающей системы, комплекса программных продуктов по обработке информации и сервисных средств (рис. 4).

Обучающая система включает в себя: интегрированную строку подсказок, систему закладок, указателей и справок, встроенная система примеров, гипертекстовая система документации, включающая руководство пользователя и руководство программиста, система контроля и обнаружения ошибок.

Комплекс программных продуктов для обработки информации включает в себя:

- для пакетного режима: ввод информации с дискет, сканера, по каналам связи (компьютерная связь, модемная связь), автоматизированные расчеты, обработку данных, вывод данных на печать, формирование архивов за отчетный период.

- для диалогового режима: ввод с клавиатуры, обработку информации в реальном времени, выписку документов с загрузкой базы, вывод данных по запросу на принтер, экран, в файл, работу с архивами.

Сервисные средства для настройки АРМ включают: настройку значности реквизитов, эргономическое обеспечение экранных форм, настройку цвета и звука, визитную карточку предприятия, установку системы доступа к данным, настройку алгоритмов расчетов, настройку таблиц входимости, настройку устройств (принтер, модем, сканер), календарь подготовки и сдачи отчетности.

Сервисные средства для эксплуатации АРМ включают: ведение классификаторов, генератор отчетных форм, администратора баз данных сетевого доступа, инструментарий для устранения последствий аварий, для приема и передачи данных по каналам связи, для копирования и сохранности информации, мониторинга, а также часы, таймер, калькулятор.

Информационная система, осуществляющая процесс поддержки принятия решения менеджерами, должна обеспечить реализацию целей их деятельности. Одной из наиболее распространенных форм реализации является система взаимосвязанных и взаимодействующих АРМ, в том числе руководителя и исполнителя. Руководителю нужна обобщенная, достоверная и полная информация, позволяющая принимать правильные решения, а также средства анализа и планирования различных сфер деятельности хозяйственного субъекта. К этим средствам относятся методы: экономико-математические, моделирования, анализа различных сфер деятельности, статистические, прогнозирования, а также обеспечивающие технологии - табличные, графические и текстовые процессоры, электронная почта, СУБД.

Специалисту-исполнителю необходим удобный инструментарий для обеспечения профессиональной деятельности в конкретной области, что определяется применяемыми в данной сфере предметными технологиями и разделением обязанностей между управленческими работниками. АРМ данного уровня характеризуется жестким включением в программный продукт функциональных и обеспечивающих технологий, что позволяет использовать специалиста невысокой квалификации, поскольку его действия носят декларативный, а не процедурный характер и глубоких знаний предметной технологии от него не требуется, так как они заложены в АРМ разработчиками программного обеспечения.

При выборе технических средств для проектирования и создания АРМ должны учитываться следующие факторы:

- ориентировочные объемы обрабатываемой информации;

- требуемая надежность функционирования технических средств;

- требуемая точность вычислений;

- необходимый объем оперативной памяти технических средств, обеспечивающий применение операционных систем;

- требуемый объем внешней памяти на устройствах прямого доступа, обеспечивающий работу с большими массивами, которые должны находиться в состоянии оперативной готовности.

В целом на выбор варианта комплексов технических средств влияют такие факторы, как количество и сложность алгоритмов решения задач, структура и состав базы данных, требования к объему, времени и достоверности преобразования информации.

При проектировании информационного обеспечения функционирования АРМ менеджера должны соблюдаться требования, выработанные в целом для задач автоматизации управления:

- методическое единство проектирования информационной системы. На основе системного подхода определяются совокупность объектов управления, состав информационной базы и взаимосвязь ее с решаемыми задачами;

- совместимость элементов информационной системы. Реализация этого требования означает создание взаимоувязанной совокупности форм обмена информацией, классификаторов, обеспечивающих обмен информацией во всех звеньях автоматизированной системы управления, выступающей как человеко - машинная система;

- унификация и структуризация форм обмена информации, включая унификацию и сокращение числа форм входных и выходных документов;

- интеграция обработки данных, обеспечивающая одноразовость ввода информации при многократном ее использовании, централизацию обработки данных, рационализацию и упорядочение схем документооборота.

Для создания программного обеспечения АРМ все больше обращаются к так называемому базовому программному обеспечению. Конкретный выбор готового БПО, адекватного автоматизируемым функциям, существенно сокращает сроки разработки и во многом определяет эффективность разрабатываемых АРМ, что в свою очередь влияет на степень повышения производительности труда персонала.

В основе автоматизации труда менеджера с использованием АРМ выделяется прежде всего работа с персональными базами данных. Для такой работы служит программные продукты, относящиеся к классу систем управления базами данных (СУБД). Именно современные СУБД включают в свой состав различные (как по принципам функционирования, так и по характеристикам) программные системы, ориентированные на применение различными группами пользователем.

Создание систем автоматизации организационного управления в современных условиях требует значительных изменений подходов к их разработке. Идеология традиционной автоматизированной системы базировалась на том, что основой управления является процесс обработки информации. Как следствие, реальная продукция АСУ состояла в выдаче громадного количества сводок с учетными, отчетными, аналитическими и другими данными, которые, по замыслу разработчиков, должны были существенно облегчить принятие решений. На самом деле каждое управленческое решение начинается с обзора ситуаций, после чего следует циклическое повторение следующих действий: причинно - следственного анализа, принятия решения (разработка плана) и оценки последствия принятого решения (анализа плана), то есть каждое решение имеет ярко выраженный поведенческий характер. При этом управление производится в условиях неоднозначности его целей и вариации допустимых альтернатив. При таком подходе все математические модели, в частности модели оптимального планирования, становятся лишь "начинкой АРМ", основу которого должны составить средства интеллектуального интерфейса между моделями и пользователями.

Сегодня пользователь и ПЭВМ должны рассматриваться как одно целое. АРМ должно рассматриваться как основной элемент АСУ, причем АРМ должно быть спроектировано таким образом, чтобы имелась возможность его настройки на конкретного пользователя. Важнейшей чертой АРМ менеджера должно быть обеспечение возможности пользовательского проектирования. Следует отметить функции, которые должны быть реализованы в рамках создания АРМ менеджера:

·  анализ и описание данных и фактов из предметной области для установления их взаимосвязей и систем;

·  поиск, определение и описание состояния управляемого объекта;

·  непрерывное отслеживание функционирования АРМ и фиксирования получаемых результатов;

·  обеспечение заданной последовательности действий;

·  обеспечение пользовательских интерфейсов.

АРМ менеджера сегодня должно быть спроектировано таким образом, чтобы имелась возможность его настройки на конкретного пользователя. Причем АРМ будут настраиваться, и изменяться самим пользователем.

Заключение

В настоящее время в теории и практике менеджмента возрастает интерес к информации как объекту и ресурсу управления. Это объясняется последовательным расширением информационного воздействия на управленческие решения. Спектр воздействий информационных технологий на менеджмент чрезвычайно широк. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

Список использованной литературы

1. Абдеев Р. Ф. "Философия информационной цивилизации". М., 2002 г.

2. Грабауров В. А. "Информационные технологии для менеджеров". М.: "Финансы и статистика", 2004 г.

3. Ларичев О. И. "Теория и методы принятия решений". М.: "Логос", 2005 г.

4. Юзвишин И. И. "Информациология", М., 2000 г.

5. Юценко А.М., Моделирование информационного обеспечения управленческих решений. www.manage.ru

6. Матвеева Л.Р. Информационные технологии в менеджменте, www.cfin.ru

7. Аладьев В., Тупало В. Компьютерная хрестоматия: программное обеспечение ПК.- Киев: Энциклопедия. 2001.

8. Буренин Б.А. и др. Автоматизированные рабочие места руководителей и специалистов управления предприятием. - М: Машиностроение. 2003.