Оформление приказов по личному составу, личной карточки, личного дела

2. Оформление приказов по личному составу, личной карточки, личного дела.

Проект приказа о приеме на работу готовится одновременно с трудовым договором (контрактом).

Приказ по личному составу является документом, регулирующим трудовые правоотношения работников с администрацией предприятий, учреждений и организаций.

Приказами по личному составу оформляются прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, увольнение, поощрение, взыскание и т.д.

Приказы по личному составу должны быть оформлены в соответствии с Кодексом законов о труде РФ и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки, послужные списки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы. При приеме на работу обязательно указываются установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и при необходимости условия приема: временно (с: по:), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п. Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Проект приказа по личному составу подлежит согласованию с определенным кругом должностных лиц, определяемым в зависимости от специфики конкретного рассматриваемого вопроса. Предусмотрено обязательное визирование таких приказов руководителем кадровой службы.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются в книге (журнале) регистрации или регистрационных карточках.

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, а также приказы о переводе, увольнении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (приказы по личному составу). Приказы по личному составу согласно КЗоТ доводятся до сведения работников под роспись.

После подписания руководителем организации приказа о приеме на работу на рабочего или служащего заводится личная карточка (унифицированная форма № Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 6 апреля 2001 г. № 26), необходимая для анализа состава и учета движения кадров.

Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.

Срок хранения приказов по личному составу, кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года) и личных карточек (форма № Т-2), — 75 лет.

Затем на всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме № Т-2) оформляется личное дело.

Личное дело — это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Порядок работы с личными делами не регламентирован общими нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии — все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих важных документов: заявления от работника; при необходимости — анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу; личной карточки (форма № Т-2), и если это необходимо, личного дела (после издания приказа о приеме на работу).

3. Правовое регулирование перевода сотрудников на другую работу и увольнение работников.

Перевод сотрудника на другую работу осуществляется, как правило, с его согласия.

Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе. При производственной необходимости или в случае простоя согласия работника на перевод не требуется. Основанием для перевода работника являются: докладные записки руководителей структурных подразделений; приказы по основной деятельности; акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи со сложившейся производственной ситуацией.

Перевод на другую работу должен оформляться приказом по личному составу, где указывается новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов — с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

Затем изменения, связанные с переводом работника на другую работу, заносятся в трудовую книжку, в личную карточку формы № Т-2 и/или личное дело, в лицевой счет по заработной плате.

Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в статьях КЗоТ, на основании поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудового соглашения.

ТРУДОВЫЕ СПОРЫ

Трудовые споры могут быть определены как разногласия, возникающие между субъектами трудовых отношений и разрешаемые в установленном законом порядке.

Порядок разрешения трудовых споров зависит от ряда условий: содержания спора, его субъектов, характера правоотношений и т.д.

Существует два вида трудовых споров:

1) индивидуальные;

2) коллективные.

Индивидуальные трудовые споры могут быть искового характера и неискового характера.

Индивидуальные трудовые споры искового характера возникают по вопросам нарушения права.

Трудовые споры неискового характера — это споры об установлении новых или изменении существующих условий труда.

Трудовые споры, возникающие между работником и администрацией предприятия, учреждения, организации, по вопросам применения законодательных и иных нормативных актов о труде, коллективного договора и других соглашений о труде, а также условий трудового договора (контракта) рассматриваются:

— комиссиями по трудовым спорам;

— районными (городскими) народными судами.

Порядок рассмотрения трудовых споров регулируется Кодексом законов о труде РФ и другими законодательными актами, а порядок рассмотрения дел по трудовым спорам в районных (городских) народных судах определяется Гражданским процессуальным Кодексом РФ.

Комиссия по трудовым спорам (КТС) — первая инстанция по рассмотрению трудовых споров.

Ранее КТС организовывалась из равного числа представителей профсоюзного комитета и администрации.

Порядок организации КТС, предусмотренный ст. 203 КЗоТ, обязателен лишь для государственных и муниципальных предприятий. На предприятиях иных форм собственности порядок организации досудебного рассмотрения трудовых споров определяется уставами этих предприятий.

Работник может обратиться в КТС в трехмесячный срок со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права.

В случае пропуска установленного срока по уважительным причинам КТС может восстановить срок и разрешить спор по существу.

Заявление работника, поступившее в комиссию по трудовым спорам, подлежит обязательной регистрации.

Не допускается отказ в приеме заявления о рассмотрения трудового спора по мотивам пропуска работником трехмесячного срока. Вопрос об уважительности и неуважительности, по которым рассматриваемый срок был пропущен, должна решать КТС на ее заседании в присутствии заинтересованного работника. Признав причины пропуска давностного срока уважительными, КТС восстанавливает его, при неуважительных причинах — отказывает в удовлетворении требований работника.

Журнал регистрации заявлений о рассмотрении трудовых споров, поступающих в КТС, ведется в произвольной форме, однако в нем следует отмечать:

— фамилию заявителя;

— предмет спора;

— дату поступления заявления;

— дату разрешения спора.

Комиссия по трудовым спорам обязана рассмотреть трудовой спор в десятидневный срок со дня подачи заявления. Спор рассматривается в присутствии работника, подавшего заявление, и представителя администрации. Рассмотрение спора в отсутствие работника допускается лишь по его письменному заявлению. В случае неявки работника на заседание комиссии рассмотрение заявления откладывается. В случае вторичной неявки работника без уважительных причин комиссия может вынести решение о снятии данного заявления с рассмотрения, что не лишает работника права подать заявление повторно.

Комиссия по трудовым спорам имеет право вызывать на заседание свидетелей, приглашать специалистов, представителей профессиональных союзов, действующих на предприятии, в учреждении, организации.

По требованию комиссии администрация обязана представлять необходимые расчеты и документы.

Заседание комиссии по трудовым спорам считается правомочным, если на нем присутствует не менее половины избранных в ее состав членов.

Комиссия по трудовым спорам принимает решение большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. Член комиссии, не согласный с решением большинства, обязан подписать протокол заседания комиссии, но вправе изложить в нем свое особое мнение. Это мнение должно быть доведено до сведения сторон.

Решения комиссии по трудовым спорам должны быть мотивированными и основанными на законах и иных нормативных актах о труде, коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре.

Решение КТС должно быть выражено в категорической и четкой форме. В решении КТС по денежным вопросам должна быть указана точная сумма, причитающаяся работнику.

Решение комиссии в трехдневный срок со дня принятия вручаются в копиях работнику и администрации.

Решение КТС может быть пересмотрено.

Если в процессе исполнения между сторонами спора возникают разногласия по поводу толкования, КТС вправе вынести дополнительное решение, разъясняющее первое.

Решения КТС целесообразно вывешивать на видных местах для сведения трудового коллектива.

Если комиссия по трудовым спорам в десятидневный срок не рассмотрела трудовой спор, заинтересованный работник вправе перенести его рассмотрение в районный (городской) народный суд.

Решение комиссии по трудовым спорам может быть обжаловано заинтересованным работником или администрацией в районный (городской) народный суд в десятидневный срок со дня вручения ему копий решения комиссии. Пропуск указанного срока не является основанием для отказа в приеме заявления. Признав причины пропуска уважительными, суд может восстановить этот срок и рассмотреть спор по существу.

В районных (городских) народных судах рассматриваются споры:

— по заявлению работника, администрации или соответствующего профсоюза, когда они не согласны с решением КТС.

— по заявлению прокурора, если решение КТС противоречит законодательству.

Непосредственно в районных (городских) народных судах рассматриваются трудовые споры по заявлениям:

— работников предприятий, учреждений, организаций, где комиссии по трудовым спорам не избираются;

— работников о восстановлении на работе независимо от оснований прекращения трудового договора, об изменении даты и формулировки причины увольнения, об оплате за время вынужденного прогула или выполнения нижеоплачиваемой работы;

— администрации о возмещении работниками материального ущерба, причиненного предприятию, учреждению, организации;

— работников по вопросу применения трудового законодательства, который в соответствии с действующим законодательством был решен администрацией и профсоюзным комитетом предприятия, учреждения, организации (подразделения) в пределах предоставленных им прав.

Непосредственно в районных (городских) народных судах рассматриваются также споры об отказе в приеме на работу:

— лиц, приглашенных на работу в порядке перевода с другого предприятия, из учреждения, организации;

— молодых специалистов, окончивших высшее или среднее специальное учебное заведение, а также лиц, окончивших профессионально-техническое учебное заведение и направленных в установленном порядке на работу на данное предприятие, в учреждение, организацию;

— других лиц, с которыми администрация предприятия, учреждения, организации в соответствии с законодательством обязана заключить трудовой договор.

Иски работников по делам о трудовых спорах предъявляются по месту нахождения предприятия.

Иски предприятия к работникам о возмещении ими материального ущерба, причиненного предприятию, — по месту жительства работника.

Заявление в суд подается в трехмесячный срок со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по делам об увольнении — в месячный срок со дня вручения копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки.

В случае увольнения без законного основания или с нарушением установленного порядка увольнения либо незаконного перевода на другую работу работник должен быть восстановлен на прежней работе органом, рассматривающим трудовой спор.

При вынесении решения о восстановлении на работе орган, рассматривающий трудовой спор, одновременно принимает решение о выплате работнику среднего заработка за время вынужденного прогула или разницы в заработке за время выполнения нижеоплачиваемой работы, но не более чем за один год.

По просьбе работника орган, рассматривающий трудовой спор, может ограничиться вынесением решения о взыскании в его пользу указанных выше компенсаций и об изменении формулировки основания увольнения на увольнение по собственному желанию.

Также к представителю администрации, вынесшему решение об увольнении, могут быть применены санкции, регламентируемые в ст. 214 КЗоТ.

Решение о восстановлении на работе незаконно уволенного или переведенного на другую работу работника, принятое органом по рассмотрению трудовых споров, подлежит немедленному исполнению.

При задержке администрацией предприятия, учреждения, организации исполнения решения суда о восстановлении на работе незаконно уволенного или переведенного на другую работу работника суд, принявший решение о восстановлении работника на работе, выносит определение о выплате ему среднего заработка или разницы в заработке за все время задержки.

Коллективные трудовые споры (конфликты) возникают между администрацией предприятия, учреждения, организации и трудовым коллективом (подразделением коллектива) или профсоюзом по вопросам установления новых или изменения существующих условий труда и быта, заключения и исполнения коллективного договора и иных соглашений. Коллективные трудовые споры носят характер неисковых трудовых споров.

Порядок рассмотрения и способы разрешения трудовых споров регламентируются Федеральным Законом «О порядке разрешения коллективных трудовых споров» от 23.11.95 г. Этот закон внес существенные изменения и поправки к Закону СССР «О порядке разрешения коллективных трудовых споров (конфликтов)».

В частности, в него был внесен важный пункт «Осуществление права на забастовку».

Важным этапом в вопросе о разрешении трудовых споров стало Постановление Правительства РФ от 15 апреля 1996 г. «О службе по урегулированию коллективных трудовых споров». В нем документально фиксируются все полномочия и цели, для которых была создана Служба по урегулированию коллективных трудовых споров.

Служба по урегулированию коллективных трудовых споров является государственным органом, содействующим разрешению коллективных трудовых споров путем организации примирительных процедур и участия в них.

Основными задачами службы являются содействие урегулированию коллективных трудовых споров, организация примирительных процедур и участие в них, осуществление мер по предупреждению и разрешению коллективных трудовых споров.

Служба в соответствии с возложенными на нее задачами:

— организует работу по урегулированию коллективных трудовых споров во взаимодействии с представителями работников и работодателей, органами государственной власти и органами местного самоуправления, используя все предусмотренные законодательством Российской Федерации возможности для разрешения возникших коллективных трудовых споров;

— осуществляет уведомительную регистрацию коллективных трудовых споров;

— проверяет в случае необходимости полномочия представителей сторон коллективного трудового спора;

— формирует списки посредников и трудовых арбитров для рассмотрения коллективных трудовых споров, определяет порядок приглашения посредника сторонами коллективного трудового спора или назначения его службой в случае, если стороны не достигнут соглашения относительно кандидатуры посредника;

— участвует совместно со сторонами коллективных трудовых споров в создании трудовых арбитражей, в формировании их состава, определении регламента и полномочий;

— утверждает состав трудового арбитража в случае несогласия одной из сторон с предложенным составом;

— выявляет причины и условия возникновения коллективных трудовых споров, подготавливает предложения по их устранению;

— оказывает методическую помощь сторонам на всех этапах разрешения коллективных трудовых споров;

— организует в установленном порядке финансирование примирительных процедур;

— подготавливает оперативную информацию о коллективных трудовых спорах (забастовках) в регионах Российской Федерации и принимаемых мерах по их разрешению;

— организует работу по подбору и повышению квалификации работников службы, а также по подготовке и повышению квалификации посредников и трудовых арбитров, специализирующихся в разрешении коллективных трудовых споров;

— разрабатывает предложения о проведении научно-исследовательских работ по проблемам урегулирования коллективных трудовых споров;

— изучает, обобщает и распространяет отечественный и зарубежный опыт организации работы по предупреждению и урегулированию коллективных трудовых споров, издает информационный бюллетень.

Работники службы могут в установленном порядке привлекаться к выполнению работы в качестве эксперта, посредника или трудового арбитра при проведении примирительных процедур по урегулированию коллективных трудовых споров.

ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПОДБОРА КАДРОВ

Грамотный подбор кадров является одним из основных условий процветания любой организации. При рассмотрении кандидатур на замещение той или иной должности работодателю необходимо тщательно анализировать соответствие кандидата предлагаемой должности, сочетание личных и деловых качеств, перспективности кандидата и др. Технология подбора кадров обычно состоит из нескольких этапов.

Так, перечень требований, предъявляемых к кандидату на ту или иную должность, определяется особенностями работы, которую ему предстоит выполнять. Поэтому для лучшего понимания вопроса кадровики составляют профессионально-квалификационную модель, или профессиограмму, которая представляет собой описание целой системы производственных, психологических, гигиенических, организационно-трудовых и других особенностей той или иной профессии.

В такой профессиограмме должны быть отражены:

1) общая характеристика профессии;

2) характеристика выполняемой работы;

3) требования к организации рабочего места;

4) санитарно-гигиенические условия работы;

5) срок обучения профессии (специальности);

6) психологический анализ деятельности;

7) нагрузка в процессе работы;

8) требования к образованию работника.

На практике кадровики часто обращаются к Единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих, содержащему набор квалификационных характеристик и требований по конкретным профессиям.

Для подбора же кадров специалистов и руководителей, проверки их соответствия предъявляемым требованиям можно использовать тарифно-квалификационные характеристики по должностям служащих, должностные инструкции, а также описание конкретной должности в виде паспорта или характеристики должности по такой форме:

1) должностные требования;

2) должностные обязанности;

3) оценка служебной деятельности.

В первой части паспорта или характеристики должности излагаются, как правило:

а) требования к квалификации лица, занимающего данную должность;

б) требования к его знаниям;

в) требования к деловым и личным качествам работника;

г) требования к нормам поведения;

д) дополнительные (специфические) требования.

Вторая часть содержит описание основных функций (обычно 7 — 10), выполняемых работником на данной должности, а также определяются перечень прав, необходимых для реализации деятельности в рамках должности, и ответственность.

В третьей части описания должности определяются периодичность, критерии, методы и процедура оценки служебной деятельности.

Таким образом, значительно легче становится дать объективную оценку качествам кандидатов, их соответствию предъявляемым к ним требованиям. Руководителю или кадровику, имеющим с одной стороны идеальную модель требований по определенной должности, а с другой — составленные в соответствии с ними характеристики кандидатов, легче принять правильное решение при выборе нужного претендента.

Среди основных методов, используемых работниками кадровых служб при анализе конкретных кандидатов на должность, можно назвать следующие:

1) анализ анкетных данных и других документов, представляемых кандидатом;

2) наведение справок по прежнему месту работы и из иных источников;

3) тесты;

4) профессиональные задания-проверки;

5) собеседование (интервью).

При анализе анкетных данных следует обращать внимание на имеющееся у претендента образование, стаж работы по специальности, особенности профессионально-должностного продвижения, личные качества, а также физическое состояние, семейное положение. Анализ этих данных позволяет установить, в какой степени кандидат соответствует предлагаемой должности.

При наведении справок о кандидате по прежнему месту работы необходимо заранее подготовить перечень основных вопросов, которые необходимо задать. Чем ответственнее предлагаемая кандидату должность, тем шире должен быть круг опрашиваемых лиц, куда могут быть включены прежние руководители, коллеги по работе, подчиненные, друзья и т.д.

В последние годы при отборе кандидатов на многие должности работодатели используют тестовую систему.

Тесты помогают получить более объективную информацию о тех или иных качествах претендента, установить его психологический тип, темперамент, ценностные ориентации и т.д.

Тесты представляют собой совокупность стандартизированных заданий, отобранных специальными методами для выявления необходимых качеств. Сегодня в крупных организациях, фирмах, где скрупулезно относятся к подбору кандидатов, все чаще используют многопрофильные, комплексные тесты, которые обычно определят:

1) профессиональные навыки;

2) общие способности, психологические и личностные качества;

3) психофизиологические характеристики.

Однако применение тестов имеет свои недостатки. Так, тесты не могут дать всесторонней характеристики человека. Характеристики, полученные в результате работы с тестами, могут со временем изменяться. Для анализа результатов тестирования нужны хорошо подготовленные специалисты.

Наниматель может для проверки кандидата на должность использовать также различные профессиональные задания-проверки, возможно, непосредственно на потенциальном рабочем месте. Это могут быть:

1) письменные задания по выяснению уровня профессиональных знаний;

2) экзамены по выяснению знаний в заранее оговоренных профессиональных областях;

3) определение навыков работы с компьютером, механизмами, машинами;

4) деловые игры с кандидатами;

5) собеседования по определенному кругу профессиональных проблем и т.д.

Однако наиболее эффективным методом изучения потенциального работника остается собеседование. В ходе беседы работодатель может наиболее полно раскрыть особенности кандидата, спрогнозировать его профессиональное поведение. С другой стороны, кандидату предоставляется возможность полностью раскрыть себя, рассказать о профессиональных возможностях, убедить в своей перспективности и ценности.

Список литературы

Для подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.dist-cons.ru/