Кадры с использованием программы Microsoft Access 97

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

Казахский национальный технический университет имени Каныша Сатпаева

 

 

Институт информатики и информационных технологий

Кафедра вычислительной техники

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к курсовой работе

на тему: “КАДРЫ с использованием программы Microsoft Access 97”

Руководитель В.И.Голосов

" "______________2001г.

Нормоконтролер

В.И.Голосов

" "______________2001г.

Выполнил студент группы ИИТ-00-18

Специальность 3704

А.С. Дианов

" "______________2001г.

АЛМАТЫ 2001

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

 

Казахский национальный технический университет

имени Каныша Сатпаева

 

Кафедра Вычислительной техники

Факультет Информатики и вычислительной техники

Специальность 3704 (Программное и аппаратное обеспечение вычислительной техники)

 

ЗАДАНИЕ

на выполнение курсового проекта (работы)

Студенту Дианову А.С.

Тема проекта “К А Д Р Ы с использованием программы Microsoft Access 97”

Срок сдачи законченного проекта 25 июня 2001г ____________________________

Исходные данные к проекту: 1. Таблица “tblADRESA”.

2. Таблица “tblFIO”.

3. Таблица “tblKODDOKS”.

4. Таблица “tblTIP”.

Цель курсовой работы создать прототип базы данных, содержащий информацию:

-      фамилию, имя, отчество, национальность, место рождения, дата рождения,

-      дату поступления на работу, телефон, адрес, район, номер документа,

-      дата выдачи документа, код места выдачи,

-      тип документа предъявленного при принятии на работу.

Содержание расчетно-пояснительной записки (перечень подлежащих разработке вопросов):

·     ВВЕДЕНИЕ

·     ЗНАКОМСТВО С ACCESS

·     РАБОТА С ТАБЛИЦЕЙ

·     ЗАПРОСЫ И ФИЛЬТРЫ

·     ФОРМЫ

·     ОТЧЕТЫ

·     ЗАКЛЮЧЕНИЕ

·     ПРИЛОЖЕНИЯ

Рекомендуемая основная литература:

1. Алексей Гончаров. Microsoft Access 97 в примерах. Издательство ” “Питер Паблишинг”, 1997

2. Ю.Бекаревич, Н.Пушкина. MS Access 2000 за 30 занятий. Издательство “БХВ – Санкт- Петербург”, 2000

Дата выдачи задания “09” апреля 2001 года

Руководитель проекта ст. преподаватель Голосов В.И.

Задание принял к исполнению студент Дианов А.С.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………….………………………….………………………..5

1.ЗНАКОМСТВО С ACCESS ……………………..……………………..6

1.1.            Начало работы: создание структур таблиц в базе данных в режиме «Конструктор». Структура выше названных таблиц приведена в приложениях 2, 3, 4, 5 ………… ……………..6

1.2.            Заполнение первых строк созданных таблиц данным……..7

1.3.            Связывание таблиц по типу «один ко многим»…………… 7

2.   РАБОТА С ТАБЛИЦЕЙ…… …………………………………………..8

2.1Приемы работы с данными………………………………….8

2.2Фильтрация данных в таблице………………………………9

3. ЗАПРОСЫ И ФИЛЬТРЫ ……………………………………………..9

3.1.            Простой запрос……………………………………………….9

3.2.            Конструктор запросов……………………………………….11

3.3.            Построитель выражений…………………………………….11

3.4.            Создание вычисляемых полей………………………………13

3.5.            Фильтры………………………………………………………13

4. ФОРМЫ………………………………………………………………………14

4.1.            Автоформы…………………………………………………...14

4.2.            Мастер форм………………………………………………….15

4.3.            Диспетчер кнопочных форм….……………………………..16

5.   ОТЧЕТЫ……………………………………………………………………..18

5.1.            Автоотчеты…………………………………………………...18

5.2.            Конструктор отчетов…………………………………………18

5.3.            Мастер отчетов……………………………………………….19

Заключение …………………………………………………………………….21

Приложения…………………………………………………………………….21

Приложение 1. Терминология…………………………………………21

Приложение 2. Структура таблицы «ADRESA»……………………..23

Приложение 3. Структура таблицы «FIO»……………………………23

Приложение 4. Структура таблицы «KODDOCS»…………………...23

Приложение 5. Структура таблицы «TIP»……………………………23

Приложение 6. Структура «Схемы данных»………………… ……...24

Приложение 7. Структура формы «ВВОД ДАННЫХ»……………...24

Приложение 8. Общий вид кнопочной формы……………………….25

Введение

      Основой для учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки, регистрационные журналы, списки и  т.д.  Они постепенно накапливаются и обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий процесс.

      С появлением ЭВМ и использованием их для обработки информации появилась возможность автоматизировать решение многих информационно - справочных и расчетных задач.

      Первоначально для накопления и хранения информации на ЭВМ применялись локальные массивы (или файлы), при этом для каждой из решаемых функциональных задач создавались собственные файлы исходной и результатной информации. Это приводило к значительному дублированию данных, усложняло их обновление, затрудняло решение взаимосвязанных проблемных задач.

      Постепенно с развитием программного обеспечения ЭВМ появились идеи создания управляющих систем, которые позволяли бы накапливать, хранить и обновлять взаимосвязанные данные по целому комплексу решаемых задач, например при автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Эти идеи нашли свое воплощение в  системах управления базами данных (СУБД). СУБД взаимодействуют не с локальными, а взаимосвязанными по информации массивами, называемыми базами данных. С появлением персональных компьютеров СУБД становятся наиболее популярным средством обработки табличной информации. Они являются инструментальным  средством  проектирования банков данных при обработке больших объемов информации.

Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.

Система управления базами данных предоставляет вам возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в  Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access. Предлагается рассмотреть эти возможности.

 

1. Знакомство с ACCESS

1.1 Начало работы: создание структур таблиц в базе данных в режиме «Конструктор».

Режим конструктора позволяет наиболее гибко управлять всеми создаваемыми и уже имеющимися компонентами определения таблицы. Чтобы создать таблицу в режиме конструктора:

1.       Перейти в окно базы данных. Переключиться из другого окна в окно базы данных можно, нажав клавишу «F11».

2.       Выбрав вкладку Таблицы, нажать кнопку «Создать».

  Прошу обратить внимание: Если данная таблица является связанной, то добавлять в нее новое поле в текущей базе данных невозможно. Если связанная таблица является таблицей Microsoft Access, для добавления поля необходимо открыть исходную базу данных. Если связанная таблица является таблицей другого приложения, то для добавления поля необходимо открыть исходный файл в этом приложении.