Ведение делопроизводства в филиале Павловомежрайгаз

1. РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В УЧРЕЖДЕНИИ

Секретарю в наших учреждениях отводится важная роль. Он оформляет деловую переписку, осуществляет связь с другими организациями, встречается с людьми, которые обращаются с разнообразными заявлениями, просьбами, вопросами. Это его забота посоветовать, как быстрее оформить документы, проследить, чтобы вовремя отправить ответ на поступающие в учреждения письма.

Секретарь-машинистка - это первый представитель учреждения, к которому обычно обращается посетитель. Доброжелательно ли разговаривает она с людьми, умеет ли дать деловой, правильный совет, какой порядок у нее в приемной – из всего складывается первое впечатление об учреждении.

Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. Профессия секретаря относится к обслуживающим. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке совещаний и заседаний, по телефонному обслуживанию и т.п. очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя.

Виды работ, права и обязанности секретарей в различных учреждениях могут отличатся. Это обусловлено характером работы учреждения, наличием или отсутствием специальных подразделений.

Девушки, получившие специальность секретаря-машинистки (обучаются этой профессии только девушки), работают машинистками, так и секретарями-машинистками.

Основные обязанности машинистки – печатание различной документации, рукописных книг, статей и др.

Секретарь-машинистка выполняет две основные функции: работает с документами и осуществляет бездокументное обслуживание сотрудников управленческого аппарата и посетителей. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. На работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени. Остальные обязанности: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача на хранение документов, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машинке документов – относятся к документному обслуживанию. Участвуя в создании документов, секретарь печатает их на пишущей машинке, отправляет адресатам, стенографирует, а также работает с диктофоном. Небольшую по объему или срочную машинописную работу обычно выполняет секретарь. Иногда секретарь по поручению руководителя самостоятельно готовит проекты приказов и ответы на поступающие письма и запросы. В этих случаях руководитель излагает суть документа, а секретарь составляет текст, печатает его на пишущей машинке, дает на подпись руководителю и отправляет.

При помощи стенографирования – скоростного письма, которое ведется при помощи кратких знаков и в несколько раз превосходит по скорости обычное письмо, секретарь ведет протоколы заседаний, записывает телефонограммы, приказы, распоряжения, письма и так далее, диктуемые руководителем. Стенографическую запись она расшифровывает и перепечатывает на машинке. В настоящее время в учреждениях применяются диктофоны. Руководитель диктует текст документов, который записывается на диктофонную ленту аппарата. Далее секретарь перепечатывает текст на машинке.

Бездокументная работа секретаря – это связь руководителя по телефону с абонентами, организация приема работников аппарата и посетителей, подготовка и обслуживание различных совещаний и др. зная круг лиц, с которыми необходимо напрямую соединять руководителя, а также зная функции всех сотрудников учреждения, секретарь "фильтрует" все вызовы, соответственно переключая их на сотрудников, компетентных в различных вопросах.

Ответственная роль секретаря и в организации различных совещаний. Секретарь подбирает соответствующие документы, при необходимости печатает их на машинке и распространяет их среди работников будущего совещания. По составленному списку приглашает участников совещания по телефону или рассылает пригласительные билеты, снабжает присутствующих бумагой, карандашами, непосредственно перед совещанием регистрирует его участников.

Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с неодушевленными предметами труда (документы, технические средства), но и осуществляет многочисленные контакты с людьми6 руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Следует учитывать и то, что секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степени трудности, необходимостью параллельно выполнять несколько работ. Нередко неполадки в работе секретаря являются следствием его негативных деловых или личных качеств. Невозможно эффективно выполнять работу, если секретарь не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значения в деятельности всей организации, не имеет достаточной профессиональной подготовленности.

Деловые и личные качества при выполнении определенной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Знание правил приема посетителей и эффективное их применение на практике невозможно без наличия у секретаря таких личностных качеств, как интеллигентность, тактичность, доброжелательность.

В деятельности секретаря-машинистки значительную роль играет умение планировать свою работу, не поддаваясь текучке дел и поручений, хорошо и последовательно выполнять обязанности. Это требует не только добросовестности, но и размышлений. Секретарь должен разбираться в структуре учреждения, быстро улавливать суть вопросов и так далее.

Работа секретаря связана с специфической особенностью мышления – умением ориентироваться в человеческих отношениях, настроениях и т.п.

Повышены требования и к речи секретаря. Она должна быть чистой и четкой в произношении. Секретарю необходимо иметь определенный словарный запас. Также она должна развивать способность логично излагать свои мысли в краткой форме.

Секретарю-машинистке в работе помогает память как словесно-логическая, так и наглядная – память на лица сотрудников и посетителей.

Главным для секретаря-машинистки является сосредоточенность внимания, его распределение и переключение. Она зачастую одновременно наблюдает за сигналами из кабинета начальника, за посетителями, печатает и отвечает по телефону.

Секретарь – правая рука директора. Поэтому она должна быть ответственным за все, что поручает ей начальник.

Секретарь – это психолог. Она должна уметь слушать и понимать каждого посетителя, нравиться ли он или нет.

Профессия секретаря-машинистки сложна и предъявляет к ней разносторонние требования. Но она и привлекательна во многих отношениях. Это работа живая, она позволяет встречаться с разными людьми. Приятно осознавать, что ты помогаешь людям, полезна им.

2. ФОРМА ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В

ФИЛИАЛЕ ПАВЛОВОМЕЖРАЙГАЗ

В практике работы российских предприятий и учреждений сложились три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ форма применяется в учреждениях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении, например канцелярии (в общем отделе). В нашей стране создаются документационные центры, обслуживающие несколько учреждений. Централизованная система характерна и для организаций с очень малым документооборотом, в которых все работы с документами выполняют секретари. Централизованная форма организации документального обслуживания наиболее прогрессивна и перспективна, но она требует комплексной механизации (в будущем – автоматизации) всех документальных операций.

При ДЕЦЕНТРАЛИЗОВАННОЙ форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения, как правило, разобщенных территориально.

СМЕШАННАЯ форма (частично централизованная) работы с документами сейчас используется в крупных объединениях (учреждениях) со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций при работе с документами (прием, отправка, контроль исполнения) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрацию, формирование дел, текущее хранение) выполняют структурные подразделения.

При выборе формы организации работы с документами для конкретного предприятия или учреждения надо учитывать следующие факторы:

объем документооборота;

характер работы предприятия и его территориальное размещение;

структуру предприятия и его подразделений;

техническую оснащенность и квалификацию руководителей, специалистов и технических исполнителей.

Наиболее важен при выборе формы организации работы с документами объем документооборота, хотя он не всегда соответствует величине самого предприятия или учреждения. Скорость прохождения документов в значительной степени зависит от постановки всей управленческой деятельности предприятия в целом. Для деления предприятий по документообороту используют категорийность, предложенную ЕГСД:

1-я категория – предприятия (учреждения) с объемом документооборота свыше 100000 документов в год;

2-я категория – предприятия (учреждения) с объемом документооборота от 25000 до 100000 документов в год;

3-я категория – предприятия (учреждения) с объемом документооборота от 10000 до 25000 документов в год;

4-я категория – предприятия (учреждения) с объемом документооборота до 10000 документов в год;

Филиал "Павловомежрайгаз" относится к 4 категории, где документооборот составляет до 10000 документов в год, и поэтому здесь практикуется централизованная форма делопроизводства. Ее осуществляет административно-хозяйственный отдел.

Схема структуры канцелярии

филиала "Павловомежрайгаз"

прохождение документа в учреждении с момента создания до завершения исполнения называется документооборотом. Он включает в себя такие основные этапы работы с документами, как:

прием, обработка и распределение корреспонденции;

передача и доставка документов;

учет объема документооборота;

регистрация и контроль за исполнением документов.

В филиале "Павловомежрайгаз" корреспонденцию получает секретарь, передает ее руководителю, а тот в свою очередь, наложив резолюцию, возвращает корреспонденцию секретарю. Секретарь регистрирует корреспонденцию в журнале регистрации входящей документации, где записывают все необходимые сведения о документе с последующим постановлением на нем делопроизводственного индекса и даты регистрации (Приложение №1).

Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Каждый документ регистрируется только раз, дважды регистрировать запрещается.

Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие в филиал "Павловомежрайгаз" из вышестоящих органов, например из ОАО "Нижегородоблгаз" (приказы по основной деятельности, протоколы, служебные письма, телеграммы), а также предложения, заявления и жалобы граждан.

Входящая документация регистрируется в день поступления. В делопроизводстве не регистрируются бухгалтерские отчеты, планы работ, поздравительные письма и некоторые другие документы, указанные в перечне, который дан в приложении к Инструкции по документированию управленческой деятельности. На входящем документе отметка о его поступлении ставится на первой странице в правом нижнем углу.

Сроки исполнения могут быть индивидуальными (на каждый документ) и типовыми (для определенных, наиболее массовых категорий документов).

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются директором филиала "Павловомежрайгаз" Романенко В.В. на наиболее важные документы в самих текстах документа или в резолюциях на них. Сроки исполнения внутренних документов исчисляются со дня их подписания, а внешних – со дня поступления их в филиал "Павловомежрайгаз" и исчисляются в календарных днях. Срок исполнения документа может быть продлен только лицом учреждения, его установившим. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не позднее чем за 3 дня до его истечения. В противном случае документ считается неисполненным в срок. Качественное и своевременное исполнение документов и поручений – прямая обязанность должностных лиц филиала "Павловомежрайгаз" по направлениям их деятельности и исполнителей, которым адресован документ.

Секретарь филиала "Павловомежрайгаз" осуществляет контроль за сроками исполнения документов, обобщает работу по исполнению документов. Предоставив документы на подпись руководителю, секретарь заранее должна была проверить правильность их оформления, наличие виз, приложений, подписей на приложениях.

Секретарь филиала "Павловомежрайгаз" также занимается отправкой исходящей документации. В ее обязанности входит:

проверка правильности написания адресата, наличие приложений, подписей;

заверение копии отправляемого документа, постановка на ней индекса и даты;

постановка на документах исходящего индекса;

запись исходящего документа в журнале регистраций исходящей документации.

На конвертах секретарь проставляет:

почтовый индекс и полный почтовый адрес;

вид отправки (заказная, ценная, авиа);

наименование и обратный адрес филиала "Павловомежрайгаз".

Оформленные документы секретарь отправляет адресатам не позднее, чем на второй день после их подписания, а телефонограммы и срочные документы – сразу же после их оформления.

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

И ИХ ОСОБЕННОСТИ.

Составление и оформление документов производится в соответствии с требованиями нормативных документов. Документы составляются на бланках с реквизитами наименования филиала "Павловомежрайгаз".

Устанавливаются два вида бланков с расположением реквизитов филиала "Павловомежрайгаз": бланк для писем и общий бланк. На бланках для писем с угловым расположением реквизитов ведется внешняя переписка филиала "Павловомежрайгаз". (Приложение №2).

На общих бланках оформляются следующие документы:

приказы;

распоряжения;

протоколы;

акты и т.д.

Основные реквизиты документа, которые секретарь должен знать при оформлении документации:

название вида документа;

автор;

адресование;

датирование;

согласование;

удостоверение;

приложение.

Главную роль в составлении документа играет исполнитель, который отвечает за его содержание, стиль изложения и качество оформления. Каждый документ должен иметь отметку об исполнителе, которая состоит из фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, представленных в нижнем левом углу лицевой и обратной стороны последнего листа документа.

Документы удостоверяются путем подписи, утверждения и проставления печати – это придает им юридическую силу и отражает ответственность должностных лиц за их содержание. Документы в филиале "Павловомежрайгаз" подписывают директор и главный инженер. При подписании документов несколькими должностными лицами их подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности. (Приложение №3).

Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое в нем зафиксировано. Например дата протокола и акта – дата события; дата приказа и письма – дата их подписания; дата плана, отчета и др. документов, которые требуется утвердить – дата их утверждения. Датой вступления в силу распорядительного документа является дата его получения адресатами, если в нем не указан другой срок. Дата проставляется лицом, подписывающим документ, в момент его подшивания (утверждения). Печать филиала "Павловомежрайгаз" ставится на документах, которые требуют особого удостоверения. Гербовая печать ставится на документах, которые удостоверяют юридические права филиала "Павловомежрайгаз" или отдельного его работника, на договорах, трудовых книжках, удостоверениях, финансовых документах, при заверении доверенностей.

Оттиск печати на документе должен захватить часть наименования должностного лица, подписавшего документ. (Приложение №4).

В соответствии с ЕГСД директор филиала "Павловомежрайгаз" может издавать два вида распорядительных документов: приказы и распоряжения.

Приказы делятся на две группы:

приказы по основной деятельности (производственные). (Приложение №5);

приказы по личному составу (кадровые):

о приеме на работу (Приложение №6);

о переводе на другую работу (Приложение №7);

о прекращении трудового договора (Приложение №8);

о предоставлении отпуска (Приложение №9).

Проекты приказов в филиале "Павловомежрайгаз" готовят должностные лица по направлениям их деятельности, а распоряжения издает директор или главный инженер.

К основным служебным документам относятся:

служебные письма;

протоколы;

договоры;

акты;

телеграммы (Приложение №10);

телефонограммы (Приложение №11).

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

После исполнения документы группируются в дела, представляющие собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности, подшитый в отдельную обложку.

В целях обеспечения единства и классификации документов, правильности их учета, формирования в дела и быстрого поиска документов в филиале "Павловомежрайгаз" разрабатываются номенклатуры дел.

Номенклатура – это перечень наименований конкретных дел, заводимых на год с указанием сроков их учета и хранения. Номенклатуру дел в филиале "Павловомежрайгаз" составляет секретарь, согласовывает с архивом организации.

Заголовки дел указываются в соответствующих разделах номенклатуры дел. Они должны отражать характер документов по основным направлениям деятельности филиала "Павловомежрайгаз" с учетом их группировки по срокам хранения. В основном в филиале "Павловомежрайгаз" используют такие признаки документов, как номинальный, предметно-вопросный, авторский, хронологический.

Номинальный признак указывает на вид документов, подшиваемых в дело. Например: "Приказы директора филиала "Павловомежрайгаз" по личному составу (о назначении, перемещении, увольнении)". В этом заголовке номинальный признак – слово "Приказы".

Авторский признак определяется на основании таких реквизитов документа, как наименование учреждения или "подпись". Например: "Приказы директора филиала "Павловомежрайгаз" по личному составу". В этом заголовке на авторский признак указывают слова "директор филиала "Павловомежрайгаз".

Основным признаком, который обязательно следует отразить при составлении заголовка, является предметно-вопросный, отвечающий на вопрос, о чем номенклатура дела. В одно дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу и с одним сроком хранения. В заголовках "Приказы по основной деятельности", "Переписка с ОАО "Нижегородоблгаз" по кадрам" на наличие предметно-вопросного признака указывают слова: "по основной деятельности", "по кадрам".

Хронологический признак содержит указание о том, за какой временной срок сгруппированы документы в деле. Как правило, в дело подшиваются документы одного делопроизводственного года, но есть дела "переходящие", то есть такие, в которых подшиты документы за несколько лет. В таких случаях указание хронологического признака в заголовке обязательно.

Также используется и корреспондентский признак, который определяется по реквизиту "адресат" и используется при составлении заголовков к делам по переписке. Например: "Переписка с ОАО "Нижегородоблгаз" по кадрам". Здесь указание на корреспондента – ОАО "Нижегородоблгаз".

При составлении заголовка соблюдается политически правильное отражение информации о событиях, фактах, явлениях, а также краткость и четкость его формулировки.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Номенклатура дел секретаря в филиале "Павловомежрайгаз" такова:

Индексы дел	Наименования Структурных Подразделений и дел	Кол-во дел	Сроки хранения и статьи по перечню	Примечания
01-01	Протоколы заседаний и совещаний директората филиала "Павловомежрайгаз"	1	Пост.
01-02	Приказы по личному составу	2	Пост.
01-03	Приказы производственные	2	Пост.
01-04	Приказы на премирование и взыскания	1	Пост.
01-05	Приказы для ознакомления	1	5 лет
01-06	Входящие директивы	1	Пост.
01-07	Исходящая корреспонденция	1	Пост.
01-08	Телеграммы, телефонограммы	1	5 лет
01-09	Распоряжения	1	Пост.
01-10	Журналы регистрации командировок	1	5 лет
01-11	Журнал регистрации приема посетителей по личным вопросам	1	Пост.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Все исполненные документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно, по календарным делам. Запрещается подшивать в дела неисполненные документы. Личные дела работников филиала "Павловомежрайгаз" формируются из документов постоянного и долговременного хранения. На работников филиала "Павловомежрайгаз" ведется картотека личных карточек формы Т-2. Карточки в картотеках делятся на разделы: работающий и уволен.

Для сдачи в архив карточки уволенных формируются в дела одновременно с личными делами работников и хранятся в архиве по годам формирования.

ПОДГОТОВКА И СДАЧА ДЕЛ В АРХИВ

Законченные дела по окончании каждого года обрабатываются секретарем филиала "Павловомежрайгаз", потом сдаются в архив филиала "Павловомежрайгаз". При этом проверяется правильность их формирования, уточняются названия дел, документы подшиваются в твердые обложки или переплетаются, листы номеруют графитовым карандашом.

В начале дела по личному составу должна быть внутренняя опись документов. В конце законченного дела на отдельном листе указывается заверительная подпись. При подготовке дел к сдаче в Государственный архив составляется сводная опись.