Если вопрос может быть решен другим сотрудником, секретарь отсылает собеседника к нему, называя его фамилию, должность и номер телефона

5. Если вопрос может быть решен другим сотрудником, секретарь отсылает собеседника к нему, называя его фамилию, должность и номер телефона.

Кроме ответов на вызовы руководителя, секретарю приходится вести телефонные переговоры и иных видов, частности передать по поручению руководителя сотрудникам своего или других учреждений те или иные сведения, наводить необходимые справки и т.д.

Ведение переговоров такого типа также требует навыков и соблюдения определенных правил.

Если передаваемые сведения не оформляются в виде телефонограммы (которая готовится, редактируется и подписывается соответствующим работником), нужно заранее подготовиться к разговору, записать основные данные, чтобы в процессе разговора не было досадных оговорок, пауз, вызываемых спешными поисками в документах недостающих или забытых сведений. Особенно важно тщательно соблюдать это правило при ведении междугородных переговоров, где краткость и точность беседы должны стать обязательным условием, так как, во-первых, не следует долго занимать телефонную сеть, а во вторых, такие переговоры оплачиваются учреждением по высокому тарифу.

 На рабочем месте секретаря необходимо иметь телефонные справочники. Причем для постоянных абонентов должна быть заведена специальная картотека или телефонная книга, в которой можно, было бы легко и быстро отыскать нужный телефон, не полагаясь на память и не предпринимая долгих поисков в общем городском телефонном справочнике. Специальная справочная картотека значительно сокращает время поиска нужного абонента.

Набирать номер нужно аккуратно и не торопясь. Сэкономить время на наборе номера не удается, ошибочное соединение иной раз приводит к значительным его потерям.

Начиная разговор, необходимо поздороваться и назвать себя, а при внешних переговорах и свое учреждение. Весь разговор следует вести вежливым и спокойным тоном, не отрывать его резко.

1.Исходя из технических особенностей устройства телефонных аппаратов, необходимо придерживаться при разговоре некоторых правил, которые дают возможность собеседнику хорошо слышать и понимать.

2.Необходимо заботится о том, чтобы по возможности не нарушать распорядок дня собеседника. Это вполне выполнимое требование, когда речь идет о сотруднике своего учреждения или о постоянных абонентах. Нужно избегать звонить им в те часы дня, когда они заняты срочной работой, участвуют в совещаниях и т.д.

Постоянной обязанностью секретаря является также не только передавать, но и получать по телефону какую-то информацию, отвечать на запросы, давать справки. В этом случае секретарь обязан руководствоваться следующими правилами:

1. Для записи поступающей информации секретарь должен всегда иметь наготове бумагу и ручку. В этом случае гораздо удобнее работать, когда свободны обе руки, для чего может быть использован телефонный усилитель громкости.

 2.Чтобы иметь возможность быстро ответить на вопрос о текущих делах, секретарь должен применять в работе наиболее рациональные контрольные и справочные картотеки и уметь пользоваться ими.

 3.Для выдачи справок секретарь должен иметь список телефонов своего учреждения, городской телефонный справочник, справочники улиц города, движения транспорта и т.д.

 4.В случаях, когда для выдачи справки необходимо специально отыскать какие-то, данные, не следует оставлять телефонный аппарат и заставлять ждать собеседника больше чем 1-2 минуты. В течение этого времени следует один или два раза взять трубку, чтобы собеседник, зная, что о нем не забыли и для него работают.

Если требуются более продолжительные поиски, необходимо сразу предупредить об этом собеседника и взять номер его телефона, с тем чтобы не отвлекать его надолго от работы, а позвонить ему после того, как будут найдены интересующие его сведения.

5. Если секретарь не может ответить на поставленный вопрос, он должен направить собеседника к соответствующему компетентному сотруднику.

Организация совещаний.

Как известно, в настоящее время задачи управления на всех его ступенях становятся все более сложными и комплексными. Их невозможно решить без участия многих специалистов, без обсуждения и обмена информацией.

Самое важное в работе секретаря по организации совещания - подготовка необходимой для его проведения документации и своевременное обеспечение ею всех участников! Полная и заблаговременная информация по вопросам совещания, полученная всеми его участниками, дает возможность не только сократить время его проведения, но и повышает его эффективность. Предварительно изучив материал, каждый из участников совещания имеет возможность высказать обоснованное мнение. А это способствует принятию наиболее продуманных и эффективных решений.

На этом этапе работы секретарь обязан: своевременно подобрать необходимые материалы; позаботится о размножении собранных материалов, для чего он обязан воспользоваться не только услугами множительного бюро, но и уметь обращаться с рядом копировальных и множительных аппаратов и, если совещание проводится лишь узким кругом специалистов, отпечатать для него материалы; проследить, чтобы материалы совещания были своевременно доставлены всем его участникам.

Совершенно иные, чисто организационные задачи должен выполнять секретарь при подготовке конференций или широких, совещаний с участием представителей других, часто, иногородних предприятий и учреждений. В этом случае секретарь обязан: по поручению руководителя оказывать помощь сотрудникам, ответственным за проведение конференции, в установлении контактов с докладчиками, в установлении контроля за своевременным поступлением и размножением тезисов докладов; организовать заказ и рассылку пригласительных билетов. Если круг участников совещания точно установлен и билеты именные, секретарь составляет список участников, по которому производится рассылка материалов и который в последствии служит для регистрации прибывших на совещание.

Оформить места в гостинице.

Накануне дня совещания секретарь обязан: если совещание будет стенографироваться, уточнить с соответствующим работником общего отдела или канцелярии расписание работы стенографисток; вместе с работниками хозяйственного отдела проверить помещение зала совещаний, соответствие количества мест в зале и в президиуме числу участников, наличие доски, мела, указки, графина для воды и стакана, исправность аппаратуры (микрофонов, магнитофонов): проверить, изготовлено ли объявление с указанием в вестибюле, и таблички с соответствующими надписями, помещаемые у входа в зал и в места регистрации участников совещания.

В день проведения совещания, примерно за час до его начала, секретарю необходимо: проверить, развешаны ли таблички с указанием места совещания и регистрации; проверить состояние зала совещания, наличия необходимой аппаратуры, наполнить графин водой, положить мел и влажную тряпку у доски, приготовить кнопки для прикрепления чертежей.

Перед самым началом совещания секретарь самостоятельно или с помощью других сотрудников проводит регистрацию участников совещания. В тех случаях, когда состав участников известен, рекомендуется проводить регистрацию по спискам, заранее отпечатанным по форме № 8.

№ п/п	Фамилия Имя Отчество	Должность	Учреждение, предприятие	Почтовый индекс, телефон

 Этот список используется и для рассылки материалов и пригласительных билетов.

Во время совещания секретарь обязан проследить, чтобы все документы совещания – протокол, решения – были оформлены правильно, в соответствии с существующими ГОСТами и стандартами на формы этих документов, разработанными в настоящее время у нас в стране.

После окончания совещания секретарь:

перепечатывает исправленный и дополненный текст решения совещания;

контролирует сроки и качество перепечатки стенограмм или магнитофонной записи;

устанавливает контакты и поддерживает связь с теми участниками совещания, которые должны отредактировать тексты своих выступлений или принять участие в исполнении некоторых решений совещания;

организует заказ на размножение материалов в множительном бюро или типографии;

согласовывает с руководителем и составляет список лиц или организаций, которым необходимо направить материалы совещания;

организует вместе с работниками экспедиции рассылку материалов совещания.

Прием посетителей.

Организация приема посетителей, идущих к руководящему работнику или специалистам по самым разнообразным вопросам и делам, является одной из самых важных и ответственных обязанностей секретарей

Личные контакты с людьми, где секретарь выступает часто в качестве первого представителя данного учреждения, с которым сталкивается его посетитель, обязывают предъявлять самые высокие требования к деловым качествам, культуре поведения, речи и даже внешности секретаря.

Как показали исследования, от 18 до 22% рабочего времени руководителя затрачивается на прием и беседы с посетителями. Поэтому, прежде чем записать на прием, секретарь должен удостовериться в том, что посетитель обратился по адресу.

Обязанности секретаря различны в зависимости от того, идет ли речь о приеме по текущим делам сотрудников своего учреждения, командированных или представителей других организаций и учреждений или о приеме граждан по вопросам, относящимся к компетенции данного учреждения.

Организуя прием сотрудников своего учреждения, секретарь обязан:

-знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время;

-довести до сведения всех сотрудников своего учреждения часы их приема руководителем по текущим делам (подпись документов, согласия);

Если сотрудник настаивает на приеме в другое время, секретарь должен узнать, по какому именно вопросу, и доложить о нем руководителю. Секретарь согласовывает с руководителем время приема и сообщает об этом сотруднику.

При приеме работников других учреждений и организаций секретарь выясняет, согласовано ли посещение заранее письмом или по телефону.

Секретарь должен записать день и час приема на кануне напомнить о нем руководителю.

В противном же случае секретарь должен узнать у посетителя, из какой организации и по какому делу он прибыл, и в случае необходимости направить его к соответствующему сотруднику.

Если же интересующий посетителя вопрос относится к компетенции данного руководителя, секретарь докладывает о посетителе, в случае же отсутствия или занятости руководителя договаривается с посетителем о новом сроке.

Секретарь при этом обязательно должен записать дату и час приема, а так же фамилию и должность посетителя, название учреждения, где он работает, а так же телефон и адрес, по которым его можно в случае необходимости найти. Секретарь называет посетителю свою фамилию и дает номер телефона для срочных справок или сообщений.

C особым вниманием и тщательностью секретарь должен относится к организации приема. Этой стороне деятельности всех наших учреждений большое значение придавал Ленин.

От умелой и четкой работы секретаря зависит во многом не только порядок проведения приема, но и эффективность затрат рабочего времени руководителя, ведущего приема.

Работа секретаря по организации приема трудящихся заключается в следующем:

1)     Секретарь в специальный журнал или карточку записывает данные о посетителе, пришедшем на прием. При этом записываются как сведения о посетителе, так и представленные им по делу документы необходимо представить для того, чтобы дело могло быть рассмотрено.

2)     Секретарь хранит неоконченные или нерассмотренные дела и при повторном посещении подготавливает для руководителя или специалиста , ведущего прием, все имеющиеся по данному вопросу документы.

3)     В соответствующих графах карточек или журнала секретарь делает отметки о ходе рассмотрения дела и об окончательном решении вопроса и дает справки посетителям лично или по телефону.

4)     Секретарь следит за порядком во время приема, готовит для руководителя необходимые ему справочные материалы, печатает по его поручению отчеты, сводки и другие материалы, относящиеся к приему трудящихся.

Подготовка служебных командировок.

Как показали исследования, многие работники и специалисты расходуют на служебные командировки в среднем 12-15% своего рабочего времени. Кроме того, на эти поездки расходуются довольно большие денежные средства учреждений и предприятий. Каждая командировка должна быть тщательно подготовлена, с тем чтобы время поездки использовалось с наибольшей эффективностью.

Определенная часть работы по подготовке поездки руководителя и специалистов ложится на секретаря. Он готовит и оформляет приказ о командировке, командировочное удостоверение; наводит справки о средствах транспорта, времени отправления и прибытия, информирует об этом работника и , получив от него указания о выборе транспорта и времени поездки, приобретает билеты; обеспечивается заказ гостиницы в месте командировки.

Особенно важное значение имеет помощь секретаря в подготовке командировки по существу:

 -Секретарь подбирает всю необходимую для командируемого информацию.

-готовит и подбирает все материалы и документы, необходимые работникам в поездке: доклад или реферат. Для конференций или совещания, справка, договоры и т.д.;

-печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, и времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию программы секретарь оставляет у себя, чтобы знать местонахождение работника на случай необходимости что-либо срочно ему сообщить.

Во время отсутствия руководителя секретарь выполняет свои обычные работы, а также полученные от руководителя задания и поручения. Кроме того, он готовит для руководителя информацию по вопросам, которые не могут быть решены в отсутствие руководителя его заместителем или другими сотрудниками, делая соответствующие записи о телефонных разговорах, сообщениях, заявлениях и т.д.

После возвращения руководителя из командировки секретаря:

-информирует руководителя о выполнении полученных от него заданий и о вопросах, возникших в его отсутствие;

-по указанию руководителя обрабатывается материалы командировки ( перепечатывает, размножает, передает в соответствующие структурные подразделения).

-оформляет отчетные документы.

Охрана труда и техника безопасности.

 

1.Рабочее место машинистки должно быть удобным, оборудованным в соответствии с санитарно – гигиеническими нормами.

2. Необходимо знать и соблюдать следующие общие правила:

2.1. Выполнять работу на пищущих машинах только в

присутствии преподавателя;

2.2.Следить за правильной посадкой, правильным положением

рук и пальцев;

2.3.     У учащегося должны быть подстрижены ногти, т.к.

длинные ногти мешают правильной постановки рук на

клавиатуре пишущей машинке, портят клавиатуру;

2.4.     Строго следить за тем, чтобы посторонние предметы

(скрепки, ластик, грифель карандаша ) не попоали в

машину;

2.5.     Переходить с одного рабочего места на другое без

разрешения преподавателя запрещаетс

2.6   Во всех случаях нарушения работы пишущей машинки

сообщать преподавателю.

Самостоятельно производить ремонт и устранять неисправности в машине запрещается.

3.При работе на пишущей машине рекомендуется пюпитрами, зрительное утомление в этом случае снижается, напряжения глаз будет минимальным.

4.От рационального освещения рабочих мест во многом зависит производительность труда. Столы размещают так, чтобы свет падал с левой стороны учащегося.

5.На рабочем месте не должно быть ничего лишнего. Материалы и принадлежности следует располагать так, чтобы обеспечить наиболее рациональную последовательность движений в работе. Каждый предмет должен находиться на определенном месте. Все, что машинистка берет правой рукой, должно находиться в зоне ее досягаемости, а все что берет левой рукой – слева.

Охрана труда.

При эксплуатации электрических пишущих машин.

К эксплуатации электрических пишущих машин допускаются учащиеся, специально обученные и прошедшие инструктаж по правилам электробезопасности.

1.Первоначальное подключение машин к сети должен производить электрик, который предварительно проверяет исправность электрошнура, вилки и выключателя.

2.Не допускается включение машин в электрическую сеть, если у нее снята передняя крышка.

3.Запрещается открывать крышку пишущей машины, производить замену ленты, переключение ленты, если машина включена в электрическую сеть.

4.По окончании работы включатель электродвигателя нужно перевести в положение «0» и отсоединить вилку шнура от электросети.

5.В случае нарушения изоляции проводов не разрешается дотрагиваться до проводов, электрических машин распределительных щитов.

6.Электрические пишущие машины стоят на изоляционных резиновых ковриках.

7.В случае обнаружения «пощипывания» при обслуживании пишущих машин нужно немедленно прекратить работу и вызвать электромастера.

8.При обнаружении оборванного провода немедленно сообщить преподавателю.

9.Не следует без надобности включать и выключать электрические пишущие машины.