Порівняльна характеристика систем управлінського і фінансового обліку

2.4. Порівняльна характеристика систем управлінського і фінансового обліку

Юридичні вимоги.

Законом установлена вимога до відкритих акціонерних компаній з обмеженою відповідальністю щорічно подавати фінансові звіти незалежно від того, чи вважає адміністрація цю інформацію корисної або немає. На противагу цьому управлінський облік здійснюється при необхідності, і інформація підготовляється тільки в тому випадку, коли передбачається, що вигоди від використання інформації адміністрацією більше, чим витрати на її збір.

Ступінь точності інформації.

Адміністрація потребує оперативної подачі даних, тому що прийняття багатьох рішень не може відкладатися до одержання інформації в повному обсязі. Приблизна інформація, що підлягає швидкому опрацюванню, зазвичай є достатньою для прийняття рішень адміністрацією. Що стосується фінансового обліку, то його дані повинні бути досить точними, інакше зовнішні користувачі будуть ставитися з недовірою до змісту звітів. Отже, управлінський облік носить більш наближений характер, аніж фінансовий.

Масштаби обліку.

У фінансових звітах повинний бути поданий матеріал про діяльність всієї організації, у той час як управлінський облік охоплює невеличкі ділянки або сфери діяльності організації, наприклад окремі види продукції і показники, відділи і зони збуту продукції.

Принципи обліку.

Зовнішні користувачі фінансової інформації потребують, щоб публіковані щорічні фінансові звіти складалися на основі узвичаєних форм обліку. Це дозволяє проводити зіставлення і порівняння. Тому фінансові звіти повинні складатися відповідно до вимог Закону про компанії і сталої практики обліку. Зовнішні користувачі, як правило, повинні приймати фінансову інформацію в тому виді, у якому вона подана компанією, а її адміністрація може використовувати ті дані бухгалтерського обліку, що вона вважає найбільш корисними для ухвалення рішення, не турбуючись про те, наскільки вони відповідають узвичаєним нормам або юридичним вимогам.

Часові рамки інформації.

Фінансові звіти відбивають інформацію про і дії та операції, що здійснилися (відбулися) вже в минулому, тоді як в управлінський облік входить як інформація прогнозного характеру (які події можуть мати місце в майбутньому), так і інформація про минулі події. Прийняті рішення стосуються майбутніх подій, тому адміністрація потребує детальну інформацію про гадані витрати і прибутки.

Частота подачі інформації.

Деталізовані фінансові звіти публікуються один разів у рік, а в менш докладному викладі — один разом у півроку, у той час як інформація управлінського обліку запитується адміністрацією негайно, як тільки в ній з'являється необхідність. Тому звіти з даними управлінського обліку можуть складатися щодня, щотижня або щокварталу.

Розділ 3. Роль бухгалтера-аналітика в управлінському процесі

Планування.

У процесі планування бухгалтер-аналітик (бухгалтер, наділений функціями управління) бере участь у розробці перспективних планів шляхом надання інформації для прийняття рішень із питань: які види продукції продавати; на яких ринках; по яких цінах, а також для оцінки пропозицій по капіталовкладеннях. При упорядкуванні калькуляції бухгалтер-аналітик грає одну з головних ролей у підготуванні короткострокових планів і відповідає за формування даних про результати минулого періоду, що можуть знадобитися при прогнозуванні показників. Крім того, він установлює процедуру упорядкування калькуляції і графік роботи, координує розробку короткострокових планів усіма підрозділами організації і стежить за тим, щоб ці плани були тісно взаємопогоджені. Потім він зводить ці плани воєдино в загальний фінансовий кошторис всієї організації, який подає для затвердження вищому керівництву.

Контроль і регулювання.

Для здійснення процесу контролю і регулювання використовуються дані управлінського обліку, що зводяться у звіти про досягнуті результати. У цих звітах дається порівняльний аналіз фактичних результатів і запланованих показників для кожного центру відповідальності. Центр відповідальності може бути визначений як сегмент (підрозділ, відділ) підприємства (компанії), очолюваний менеджером, який володіє делегованими повноваженнями і відповідає за результати роботи цього сегмента.

Бухгалтер-аналітик грає велику роль у процесі контролю і регулювання при інформуванні менеджера про випадки відхилень визначених результатів виробництва від планових показників. Іншими словами, бухгалтер-аналітик допомагає здійснювати процес контролю і регулювання, проводячи оперативний аналіз виробничих результатів і визначаючи слабкі місця виробництва. Даний спосіб управління по відхиленнях звільняє менеджерів від необхідності приділяти час і увагу тим операціям виробничого процесу, що здійснюються відповідно до планів. Крім того, він дає можливість тримати вище керівництво в курсі того, на яких ділянках виробництва не вдасться досягти планових показників.

Організаційна робота.

Взаємозалежність управлінського обліку й організаційної роботи вдало показав Белкауі. Він відзначає: "Визначення елементів організаційної структури дуже важливе для правильного функціонування системи управлінського обліку, у свою чергу, система управлінського обліку являє собою ніби внутрішню систему звітності для цієї організаційної структури, що сприяє трансформації останньої в більш ефективну структуру". [3] Белкауі робить висновок, що в той час як у сфері організаційної структури вирішуються питання поділу повноважень, підпорядкованості і спеціалізації (а це необхідно для ефективного функціонування виробництва), у системі управлінського обліку займаються визначенням витрат на виробництво по центрах відповідальності, внаслідок чого вона будується і працює як система бухгалтерського обліку. Це ще більше підкреслює і посилює відзначену раніше взаємозалежність.

Ділові контакти (обмін інформацією).

Управлінський облік допомагає здійсненню ділових контактів шляхом організації й удосконалювання ефективної системи обміну інформацією і звітності. Наприклад, плани доводяться до тих менеджерів, що будуть відповідати за їхню реалізацію, при цьому вони повинні чітко розуміти, які завдання ставляться перед ними на майбутній бюджетний період. Крім того, інформація, що міститься в бюджеті, може бути корисної для менеджерів різноманітних організаційних підрозділів із погляду організації взаємодії між ними, коли кожний із них знає, у яких умовах буде діяти його компаньйон (вимоги до нього, його потреби, можливі обмеження). Бухгалтерські звіти про виконання кошториси надають менеджеру важливу інформацію, із якого він може зробити висновки про те, наскільки вдало він здійснює керівництво і які питання потребують детального розгляду за допомогою методу управління по відхиленнях.

Стимулювання.

Кошториси і звіти про їхнє виконання, що складаються бухгалтером-аналітиком, також грають значну роль у стимулюванні діяльності персоналу організації. Кошториси містять планові показники (завдання), що повинні спонукати менеджерів планувати роботу так, щоб організація в цілому могла досягти поставлених перед нею цілей. Очевидно, чітке уявлення про планові показники (завдання) буде в значно більшій мірі стимулювати діяльність людей, аніж обстановка неясності і непевності. Звіти про виконання кошториси покликані мотивувати коригування досягнутих індивідуальних показників продуктивності праці й інформувати, які показники повинні бути досягнуті шляхом порівняння фактичних результатів із запланованими. Крім того, бухгалтер-аналітик сприяє стимулюванню діяльності персоналу організації і надає значну допомогу у визначенні потенційних управлінських проблем і кола питань, що потребують детального розгляду. Він створює основу для підвищення ефективності здійснення менеджерами процесу контролю і регулювання. Проте дуже важливо, що кошториси і звіти про їх виконання можуть викликати серйозні проблеми (наприклад, ускладнення в психологічному кліматі колективу) і здійснити негативний вплив на процес стимулювання, якщо їх використовувати й інтепретувати без достатньої поінформованості про можливі наслідки.

Розділ 4. Комп'ютерні технології бухгалтерського обліку

Облікова система припускає послідовність кроків від фіксації подій до підготування звітів і закриття рахунків. Дана послідовність називається обліковим циклом.

Обліковий цикл можна подати таким чином:

–    відбиток операцій у первинних документах;

–    запис операцій у журнал;

–    перенесення записів у Головну книгу;

–    формування фінансових звітів;

–    опрацювання рахунків для закриття поточного періоду і підготування до початку нового облікового циклу.

Використання методу подвійного запису дозволяє трансформувати кожний факт господарської діяльності в бухгалтерську проводку, що фіксується на рахунках.

З одного боку, синтетичні рахунки є елементами інформаційної системи, видовими ознаками, по котрим сукупність інформації розділяється на локальні частини, що дозволяють одержувати узагальнені показники для контролю й аналізу господарської діяльності. З іншого боку, синтетичний рахунок виступає в якості інформаційної підсистеми, що складає з аналітичних рахунків і субрахунків, у яких деталізується і групується інформація, що об'єднується на даному синтетичному рахунку.

Рахунки бухгалтерського обліку можна розглядати як локальні самостійні (взаємозалежні) інформаційні елементи, що відбивають прямування визначених об'єктів обліку, пов'язані в єдину інформаційну систему. Розміри цієї системи визначаються Планом рахунків бухгалтерського обліку, що містить обов'язкову для застосування в усім народному господарстві номенклатуру рахунків, яка забезпечує:

–    взаємозалежну систематизацію, угруповання й узагальнення інформації про господарську діяльність;

–    однакову методологію обліку в народному господарстві;

–    узагальнення і контроль показників в. умовах раціональної організації бухгалтерського обліку, заснованої на застосуванні прогресивних форм і методів обліку.

Опрацювання даних є найважливішою і трудомісткою функцією обліку. Ця функція повинна реалізовуватися з урахуванням таких обмежень: оперативність (робота в реальному режимі часу) і витрати на опрацювання. Мова йде про здатності системи бухгалтерського обліку опрацьовувати визначені обсяги інформації, що надходять із визначеною частотою. При цьому, оскільки дані, що надходять, відносяться до визначеного тимчасового періоду, система обліку повинна вирішувати проблему збереження й архівації даних, які стосуються минулих періодів, а також забезпечувати доступ до даних, які можуть бути скориговані або використані для оперативного аналізу.

Узагальнення інформації в обліку і формування фінансової звітності необхідно для виведення обробленої інформації за межі зазначених вище обмежень, щоб забезпечити доступ до неї будь-якого користувача. Додаткова потреба в інформації про господарську діяльність підприємства задовольняється за рахунок економічного аналізу.

У процесі розвитку бухгалтерський облік використовував різноманітні форми, що розроблялися з метою удосконалення системи обліку і полегшення праці бухгалтера. В даний час в Україні застосовуються в основному меморіально-ордерна і журнально-ордерна форми обліку. Поряд із цими ручними формами обліку усе більше поширення одержують спеціальні програми по бухгалтерському обліку, що вирішують завдання його автоматизації.

Програмне забезпечення - це той інструментарій, за допомогою якого бухгалтер може вести весь процес опрацювання даних починаючи з введення в машину інформації і закінчуючи одержанням регістрів бухгалтерського обліку. Використання обчислювальної техніки вирішує ряд проблем, пов'язаних із ручним веденням обліку, забезпечуючи:

–    зменшення обсягу рутинних операцій;

–    прискорення опрацювання даних первинних документів;

–    автоматизацію розрахунків (податки, знос і т.д.);

–    автоматизацію формування звітних форм;

–    поглиблення аналітичного обліку;

–    відмова від користування типографськими бланками первинних документів і звітності і т.д.

Нові інформаційні технології в галузі бухгалтерського обліку відкривають значні можливості для керівників підприємств у процесі прийняття рішень. Програмне забезпечення дозволяє більш оперативно одержувати інформацію по усім питанням, пов'язаним із діяльністю підприємства, і своєчасно приймати управлінські рішення.

Функції бухгалтерського обліку, як автоматизованого, так і ручного, можна умовно розбити на дві основні групи - зведений облік і підготування даних для зведеного обліку.

Зведений облік являє собою фіксацію первинних документів, опрацювання даних, що містяться в цих документах, і узагальнення отриманої інформації в звітах. Тут вся інформація за допомогою методу подвійного запису відбивається по синтетичних рахунках у вартісній формі, і після цього не складає труднощів витягти її з банку даних для розрахунків і заповнення звітів.

Підготовка даних для зведеного обліку більш трудомісткий процес, тому що він включає ведення обліку по його окремих ділянках, а також розрахунок різноманітних економічних показників. Ділянки обліку можуть дробитися до нескінченності. Це залежить від розмірів підприємства, його організаційної структури, обсягів і видів діяльності й інших чинників. Але на більшій частині підприємств облік ведеться по таких напрямках:

–    облік основних засобів;

–    облік матеріальних цінностей (складський облік);

–    облік витрат і прибутку;

–    облік касових операцій;

–    облік операцій по розрахунковому (валютному, поточному тощо) рахунку;

–    облік розрахунків

–    облік заробітної плати.

У зв'язку з цим програмне забезпечення можна підрозділити на такі класи:

1.    Проводки - Головна книга - баланс (міні-бухгалтерія).

2.    Інтегрована бухгалтерія.

3.    Комплексна бухгалтерія.

4.    Мережна версія бухгалтерського обліку.

Роздивимося особливості і характерні ознаки кожного класу спеціалізованих бухгалтерських програм.

1. ПРОВОДКИ - ГОЛОВНА КНИГА - БАЛАНС. Бухгалтерські програми цього класу реалізують в основному зведену функцію обліку. Програми даної групи достатньо прості й універсальні. При цьому достатньо широкий діапазон їхньої потужності - від винятково синтетичного обліку до багаторівневої аналітика і зведеного обліку. Тому в даному класі можна виділити такі підгрупи:

–    програми, що реалізують функції синтетичного обліку - ведення журналу операцій на рівні проводок, формування журналів-ордерів, Головної книги, оборотного-сальдового балансу і форм фінансової звітності;

–    програми, що на додаток до функцій першої групи дозволяють вести однорівневий, а іноді дворівневий аналітичний облік. Це робить їх придатними для малих підприємств і підприємств, що ведуть облік по спрощеній формі

–    програми ведення зведеного обліку. Їхня характерна риса - можливість прив'язки до синтетичних рахунків розгорнутої багаторівневої системи аналітичних рахунків;

–    головні модулі функціональних комплексів. Їхнім головним завданням є прийом проводок від програм, спеціалізованих для ведення різноманітних ділянок обліку, із метою здійснення зведеного обліку. Відмітною рисою цих програм є потужний інтерфейсний блок, необхідний для імпорту проводок з інших програм комплексу.

2. ІНТЕГРОВАНА БУХГАЛТЕРІЯ. Особливостями програм даного класу є:

–    наявність кількісного і сумового обліку;

–    реалізація усіх функцій програм попереднього класу;

–    автоматизація окремих ділянок обліку (облік матеріалів, основних засобів, заробітної плати й ін.);

–    єдине поле проводок;

–    орієнтація програми для використання на одному робочому місці.

3. КОМПЛЕКСНА БУХГАЛТЕРІЯ. Характерна риса даного класу - автоматизований комплекс бухгалтерського обліку - складається з окремих функціонально закінчених АРМ (автоматизованих робочих місць); є інтерфейс передачі інформації для зведення балансу і розгорнутого аналітичного обліку.

4. МЕРЕЖНА ВЕРСІЯ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ. Особливості даного класу програм полягають у наступному:

–    можливість мережного обміну усередині кожного робочого місця одного АРМ і між різноманітними АРМ;

–    здійснення обміну інформацією тільки по мережі;

–    можливість одночасної роботи різних АРМ із доступом до будь-якої дозволеної інформації. Це означає, що якщо в комплексній бухгалтерії зведення даних відбувається епізодично, те в мережній версії усі введені дані одночасно можуть бути доступні всім користувачам.

Висновок.

На основі зробленої роботи, можна сказати, що бухгалтерський облік визначений як процес ідентифікації й оцінки інформації економічного характеру і доведення її до користувачів, щоб на її основі могли бути зроблені якісь висновки і прийняті рішення.

Список використаної літератури

1.    Сопко В. Бухгалтерський облік: Навч. посібник. — К.: КНЕУ, 1998. — 448 с.

2.    Н.И. Попова. Теория бухгалтерского учета. Учебное пособие. — Донецк: КИТИС, ДонГУ, 1998 г. — 204 с.

3.    Бібліотека “Фактора”. Національні стандарти бухгалтерського обліку: нормативна база. — 5 видання, доповнене. — Харків: Фактор, 1999. — 180 с.

4.    Друри К. Введение в управленческий и производственный учет: Учебн. пособие для вузов – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998.

5.    Кузьминський А. М., Кузьминський Ю. А. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. – К.: «Все про бухгалтерский учет», 1999.

6.    Управленческий учет: учебное пособие / Под. ред. А.Д. Шеремета. — М.: ФБК-ПРЕСС, 1999.

7.    Управленческий учет / Под. ред. В. Палия и Р. Вандер Вила. — М.: ИНФРА, 1997.

8.    Палий В.Ф., Соколов Е.В. Теория бухгалтерского учета: Учебник. 2-е издание, переработанное и дополненное. — М.: Финансы и статистика, 1998.

9.    Метьюс М.Р., Перера М.Х.Б. Теория бухгалтерского учета: Учебник / Пер. с англ. Под ред. Я.В. Соколова, И.А. Смирновой. — М.: Аудит, ЮНИТИ, 1999. — 663 с.

10.  Грабова Н.М. Теорія бухгалтерського обліку: Навчальний посібник / Під ред. М.В. Кужельного. — 5-те видання, доповнене і перероблене. — К.: А.С.К., 1998. — 223 с.

[1] Национальные стандарты бухгалтерского учета: нормативная база. – 5-е изд., доп. – Х.: Фактор, 2000. – С.6.

[2] Кузьминський А. М., Кузьминський Ю. А. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. – К.: «Все про бухгалтерский учет», 1999. — С.19-20.

[3] Друри К. Введение в управленческий и производственный учет: Учебн. пособие для вузов – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998. – С. 23.