Документальное оформление поступления и расходования материалов

 1.2. Документальное оформление поступления и расходования материалов

Первичные документы по поступлению и расходу материалов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и по­следующий контроль за движением, сохранностью и рациональ­ным использованием материалов.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совер­шивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Конт­роль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соот­ветствующих подразделений.

Документальное оформление поступления материалов. Сырье и материалы поступают от по­ставщиков, подотчетных лиц, заку­пивших материалы в порядке налич­ного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и ма­лоценных и быстроизнашивающихся предметов, собственного производства.

Для выполнения производственной программы организа­ции определяют потребность в материальных ресурсах и при­обретают или производят их. На поставку материалов организация заключает договоры с поставщиками, в которых определяются права, обязанности и ответственность сторон по поставкам про­дукции.

Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет служба снабжения. С этой целью в ней ведут ведомости (машинограммы) оперативного учета выполнения договоров поставки, где отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их ко­личеству, цене, срокам отгрузки и др. Бухгалтерия осуществляет контроль за организацией данного оперативного учета.

Поступающие на предприятие материалы оформляются пер­вичными документами в следующем порядке.

Поставщик одновременно с отгрузкой продукции высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы - платежное требование (в двух экземплярах — один непосредствен­но покупателю, другой — через банк), товарно-транспортную на­кладную, квитанцию к железнодорожной накладной и др. Расчет­ные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают ответственному исполнителю по снабжению, где прове­ряют правильность их оформления и после этого передают в бух­галтерию.

В службе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, пен, качества материалов договорным условиям. В результате та­кой проверки на расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, служба снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью ведут журнал учета поступающих грузов. В нем указывают: регистрационный номер, дату записи, на­именование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ор­дера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Проверенные платежные требования из службы снабжения пе­редают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций - экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции или непосредственно у по­ставщика прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он при приемке груза от транспортной организации может . потребовать проверку груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляют ком­мерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Для получения материалов со склада иногородних поставщи­ков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указыва­ют перечень материалов, подлежащих получению. При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие ко­личества и качества материалов данным счета поставщика. Приня­тые кладовщиком материалы оформляют однострочными или мно­гострочными приходными ордерами. Первый из них составляют то­лько на определенный вид материала, во второй записывают все принятые материалы независимо от количества. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.

Материальные ценности приходуются в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, счетом). Если материалы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах изме­рения.

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается оприходование материалов осуществлять без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия, оформляя акт о прием­ке материалов, который служит основанием для предъявления пре­тензии поставщику. В состав комиссии приглашают представите­ля поставщика или представителя незаинтересованной организа­ции. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные по­ставки).

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспор­тную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах. Первый из них служит основанием для списания ма­териалов у грузоотправителя; второй - для оприходования матери­алов получателем; третий предназначен для расчетов с автотранс­портной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного доку­мента у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке ма­териалов.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от списания основ­ных средств и т. п., оформляют однострочными или многострочны­ми накладными на внутреннее перемещение материалов, которые вы­писывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Один из них являет­ся основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного доку­мента.

Подотчетные лица приобретают материалы на предприятиях торговли, у других предприятий и кооперативов, на колхозном рынке или у населения за наличные деньги.

Документами, подтверждающими стоимость приобретенных материалов, являются товарный счет и акт (справка), которые со­ставляет подотчетное лицо с участием других должностных лиц предприятия. В них излагается содержание хозяйственной опера­ции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и иены. Подотчетное лицо отражает в акте (справке) также данные паспорта продавца товара. Акт (справка) прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.

Документальное оформление расходования материалов. Материалы отпускают со склада орга­низации на производственное потреб­ление, хозяйственные нужды, на сто­рону для переработки и в порядке ре­ализации излишних и неликвидных материалов. Документальное оформление отпуска материалов покажем на примере крупного производственного пред­приятия с цеховой структурой.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления предприятия осу­ществляют соответствующие организационные мероприятия. Важ­ным условием контроля за рациональным использованием матери­алов, например, является их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются службой снаб­жения на основе данных об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на по­лучение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разреше­ния на вывоз с предприятия материалов. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

Порядок документального оформления отпуска материалов за­висит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности отпуска материалов.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды, ежедневно оформляют лимитно-заборными картами. Они выписываются соответствующей службой в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на| один месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций; номер склада;

отпускающего материалы; цех-получатель; шифр затрат; номенк­латурный номер и наименование отпускаемых материалов; едини­цу измерения и лимит месячного расхода материалов, который ис­числяют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода.

Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой — складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установ­ленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену од­ного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной. При за­мене в лимитно-заборной карте материала делают запись: "Замена, смотри требование № ____", - и уменьшают остаток лимита. Не использованные в производстве и возвращенные на склад ма­териалы записывают в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных документов.

Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. При наличии современной вы­числительной техники расчеты лимитов и выписку лимитно-за­борных карт целесообразно осуществлять на машинах, что позво­лит повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то отпуск оформляют однострочными или многострочными требованиями-накладными. Требования выписывают цехи-получатели в двух эк­земплярах. Один из них с распиской кладовщика остается в цехе, второй с распиской получателя - у кладовщика.

Для учета движения материалов внутри предприятия при­меняют однострочные или многострочные требования-наклад­ные. Накладные составляют материально ответственные лица уча­стка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых с распиской получателя остается на месте, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.

Отпуск материалов сторонним организациям или своим хозяй­ствам, расположенным за пределами предприятия, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Их выписывает служба снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Первый экземпляр накладной остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов. С этой целью предста­вители цехов-получателей расписываются в получении материалов и самих карточках складского учета, которые становятся в связи с 1тим оправдательными документами. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию предприятия по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах. Первый из них сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземп­ляре, второй остается на складе.

В небольших, особенно непроизводственных, организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются и актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работником организа­ции, ответственным за приемку, хранение и реализацию продук­ции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов.