Делопроизводство в кадровой службе предприятия

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РУССКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ

КАФЕДРА ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВЫХ ДИСЦИПЛИН

Специальность: ЮРИСПРУДЕНЦИЯ

Д И П Л О М Н А Я Р А Б О Т А

по учебной дисциплине

«ГРАЖДАНСКОЕ ПРАВО»

Тема:

«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ ПРЕДПРИЯТИЯ»

Автор работы: Жданова Татьяна Александровна

Форма обучения: заочная

Учебная группа №

Научный руководитель:

Старший юрисконсульт

ООО «Птицефабрика Александровская»

 Попов Виктор Павлович

Г. Москва, 2003 год

Оглавление

Аннотация……………………………………………………………………….3

 Введение………………………………………………………………………....5

I. Организация работы отдела кадров………………………………………….8

1.1. Положение об отделе кадров…………………………………….….8

1.2. Должностная инструкция отдела кадров………………………….10

1.3. Нормативная численность сотрудников отдела кадров………….11

1.4 Организация труда…………………………………………………..11

1.5. Нормативы времени на отдельные операции……………………..12

II. Состав кадровой документации……………………………………………18

III. Документы, регламентирующие управление персоналом………………24

3.1. Правила внутреннего трудового распорядка……………………..24

3.2. Штатное расписание………………………………………………..25

3.3. Должностные инструкции………………………………………….26

3.4. Трудовой договор…………………………………………………...28

IV. Движение кадров…………………………………………………………...32

4.1. Порядок оформления документов при приеме на работу………..32

4.2. Порядок учета кадров………………………………………………33

4.3. Порядок оформления документов при переводе…………………35

4.4. Расторжение трудового договора……………………………….…36

4.5. Порядок подготовки проектов приказов по личному составу…...37

V. Оценка деятельности рабочих кадров……………………………………..38

VI. Ведение трудовой книжки…………………………………………………38

6.1. Общие положения…………………………………………………..38

6.2. Правила заполнения трудовой книжки……………………………38

6.3. Занесение сведений о работе……………………………………….40

6.4. Занесение сведений о награждениях и поощрениях……………...41

6.5. Вкладыш в трудовую книжку……………………………………...41

6.6. Выдача трудовой книжки при увольнении………………………..41

6.7. Дубликат трудовой книжки………………………………………...43

6.8. Расчеты за трудовые книжки и их хранение……………………..44

6.9. Учет трудовых книжек……………………………………………..45

VII. Формирование и хранение документов кадровой службы……………..46

7.1. Хранение дел………………………………………………………..53

Заключение……………………………………………………………………...68

Список используемых источников……………………………………………70 Приложения…………………………………………………………………71-83

Аннотация

В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения кадровой службы Общества с ограниченной ответственностью «Птицефабрика Александровская».

Целью написания дипломной работы является анализ организационного обеспечения деятельности ООО «Птицефабрика Александровская», а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

-ознакомление с организационной структурой общества;

-изучение функций, задач, основных видов деятельности общества;

-рассмотрение места и значения кадровой службы в деятельности ООО «Птицефабрика Александровская»;

 изучение организации кадровой службы общества, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организации. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. История создания ООО «Птицефабрика Александровская»

ООО «Птицефабрика Александровская» образована в 1998 г. Задумывалась она как одна из крупнейших в Пермской области, для обеспечения куриным мясом весь север области.

Фабрика рассчитана на содержание 1 млн. 100 тыс. голов птицы

История образования птицефабрики началась в 1986 году.

Со дня основания ООО «Птицефабрика Александровская» прошло более 4 лет. Сейчас ООО «Птицефабрика Александровская» – одна из представительниц новой волны экономически грамотных птицеводческих хозяйств, использующих в своей работе самые современные технологии для производства мяса бройлеров

ООО «ПТФ Александровская» является коммерческой организацией. В основном организационном документе ООО "Птицефабрика Александровская" – Уставе определены основные цели и виды деятельности птицефабрики. ООО «Птицефабрика Александровская» специализируется на выпуске мяса бройлеров.

ООО «ПТФ Александровская» является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Птицефабрика несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества.

ООО «ПТФ Александровская» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно-правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный знак, самостоятельный расчетный и иные счета.

Целью деятельности птицефабрики является извлечение прибыли, предметом деятельности – производство мяса цыплят –бройлеров.

Основными направлениями деятельности птицефабрики являются:

- производство мяса птицы, субродуктов, полуфабрикатов, колбас, копченостей, яйца;

-      хранение товаров на складах;

-      маркетинговые исследования; реклама.

-      реализация товаров.

Птицефабрика вправе осуществлять иные виды деятельности, не запрещенные законодательством, направленные на достижение уставных целей, после получения соответствующей лицензии.

Возглавляет ООО «Птицефабрика Александровская» директор. Он является единоличным исполнительно-распорядительным лицом Общества, который возглавляет дирекцию, представляет во вне интересы Общества и действует от его имени без доверенности. В компетенцию директора входит совершение всякого рода сделок; выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников птицефабрики, подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками птицефабрики.

Трудовые отношения работников ООО «Птицефабрика Александровская» регулируются действующим трудовым законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников птицефабрики и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников

Необходимо отметить, что в ООО «Птицефабрика Александровская» присутствует организационно-распорядительный документ – Устав , в котором закреплены все основные моменты организации птицефабрики (основные виды деятельности, цели и задачи ).

Введение

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире. Решение проблем управления документацией в современный период прошло в развитых странах два основных этапа, Первый этап 1970-1980гг. В это время большинство авторов считали, что «бумажное управление» не нужно и устарело. Однако второй этап делопроизводства показал, что «бумажный» поток увеличивается, и делается вывод, что существование традиционного делопроизводства и обработки документов на ЭВМ будут весьма продолжительными.

Отдел кадров традиционно представлял собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу[1]. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия[2]. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.