Коммуникации в менеджменте

Содержание:

Содержание:......................................................................................................................... 2

Теоретическая часть...................................................................................................... 3

Введение.............................................................................................................................. 3

Восприятие человеком окружения.................................................................................. 5

Виды коммуникаций......................................................................................................... 7

Внешние коммуникации..................................................................................................... 9

Внутренние коммуникации............................................................................................. 10

Вертикальные коммуникации......................................................................................... 11

Горизонтальные коммуникации...................................................................................... 12

Коммуникационный процесс......................................................................................... 13

Зарождение идеи............................................................................................................ 14

Кодирование и выбор канала......................................................................................... 15

Передача......................................................................................................................... 16

Декодирование................................................................................................................ 17

Обратная связь............................................................................................................... 17

Шум................................................................................................................................. 18

Структура коммуникаций.............................................................................................. 19

Коммуникационные барьеры......................................................................................... 20

Практическая часть...................................................................................................... 24

Управление коммуникациями в корпорации «МакКессон»..................................... 24

Использование обратной связи с работниками с фирме «Интернэшнл Пейпер».. 26

Как фирма «Леви Страус» поддерживает контакты.................................................. 26

Литература:........................................................................................................................ 29

Теоретическая часть Введение

В ходе совместной деятельности люди обменивают­ся различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс коммуни­кации представить как процесс обмена информацией. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называ­ем коммуникации связующим процессом. А одним из важ­нейших инструментов управления в руках менеджера яв­ляется находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достига­лось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции, с тем чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей.

Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации.

Неэффективные коммуникации — одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители — это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть Коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Осуществляются коммуникации путем передачи идей, фактов, мнений, ощущений или восприятии, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме с целью получения в ответ желаемой реакции.

При рассмотрении коммуникационного процесса не­обходимо учитывать, что а условиях человеческого обще­ния важно не только то, как информация передается, но и то, как формируется, уточняется, развивается. Коммуника­ция и информация различные, но связанные между собой вещи. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается.

Для того чтобы коммуникация состоялась, необхо­димо, как минимум, наличие двух людей. Поэтому каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каж­дой из сторон определенных навыков и умений.

Общение нужно рассматривать не только как отправле­ние и прием информации, так как мы имеем дело с отно­шением двух индивидов, каждый из которых является ак­тивным субъектом - взаимное информирование их предполагает налаживание совместной деятельности. По­этому в коммуникативном процессе происходит не только движение информации, но и активный обмен ею.

В специфически человеческом обмене информацией особую роль для каждого участника общения играет зна­чимость информации, так как люди не просто обменива­ются словами, а стремятся при этом выработать общий смысл. А это возможно при условии, что информация не только принята, но и понятна, осмыслена.

 

Восприятие человеком окружения

Восприятие может быть определено в самом общем виде как процесс получения и обработки информации. Он заключается в том, что информация, добытая из внешней среды, проходит обработку, приводится в определенный порядок и систематизируется. Она содержит в себе пред­ставление человека об окружающей среде и ложится в ос­нову его действий, выступая исходным материалом для поведения человека. Восприятие каждым человеком дей­ствительности различно и всегда носит субъективный ха­рактер.

Восприятие человеком организационного окружения включает в себя два процесса, каждый из которых проте­кает как в соответствии с общими закономерностями, так и под влиянием индивидуальных особенностей личности: отбор информации и систематизация информации.

Важнейшей особенностью восприятия информации является избирательность. Человек, используя зрительные, звуковые, осязательные каналы получения информации. воспринимает не всю поступающую к нему информацию, а только ту, которая имеет для него специальное значение. На отбор информации оказывают влияние не только физи­ческие возможности органов чувств, но и психологические составляющие личности человека, как например отноше­ние к происходящему, предыдущий опыт. исповедуемые ценности, настроение и т.п. В результате отбор информа­ции, с одной стороны, позволяет человеку отбросить не­важную или ненужную информацию, а с другой - привести к потере важной информации, к существенному искаже­нию реальности.

Систематизация информации предполагает ее обра­ботку с целью приведения к определенному виду и осмыс­лению, что позволяет человеку определенным образом от­реагировать на полученные сведения.

Систематизация информации человеком осуществ­ляется двумя методами:

¨      логическая обработка информации;

¨      обработка информации на основе человеческих чувств, предпочтений, эмоций, убеждений.

Для первого метода, базирующегося на научном способе обработки информации, характерно систематиче­ское и последовательное на основе логических операций преобразование информации.

При втором методе человек обрабатывает информа­цию, используя чувства, предпочтения, эмоции, убежде­ния.

Несмотря на то. что отбор и систематизация инфор­мации в целом осуществляются в соответствии с опреде­ленными принципами, для каждого человека этот процесс индивидуален. Это всегда делает восприятие индивиду­альным и субъективным. Поэтому для того, чтобы эффек­тивно взаимодействовать с человеком и управлять им, не­обходимо знать основные характерные черты восприятия данным человеком действительности.

Все факторы, влияющие на восприятие человека. можно подразделить на внутренние и внешние. Среди внутренних по отношению к человеку факторов можно выделить следующие:

¨      состояние человека, его потребности и ожидания, предшествующие восприятию сигнала;

¨      наличие чувств позитивного или негативного характера по отношению к воспринимаемому сигналу;

¨      степень первоначальной известности получаемых сиг­налов.

К внешним факторам, влияющим на восприятие человеком действительности, относятся:

¨      интенсивность передаваемого сигнала;

¨      подвижность сигнала;

¨      размер;

¨      состояние окружения, в котором находится человек.

Необходимо учитывать, что восприятие - очень сложный и неоднозначный процесс, зависящий от влияния многих факторов (предыдущего опыта, текущего состояния человека, воздействия внешней среды).

Поэтому нередко оно может быть ошибочным. Известно несколько распространенных способов восприятия;

которые затрудняют, создают барьеры и приводят к ошиб­кам в восприятии реальности человеком:

¨      Стереотипизация, сведение более сложного и оригинального явления к определенному стереотипу и соответственно к упрощенному представлению об этом явлении.

¨      Перенос оценок отдельных характеристик явления на другие его характеристики или же обобщение оценки отдельной характеристики до явления в целом;

¨      Проекция человеком своих собственных чувств, на­строений. переживаний, опасений, мотивов деятельности на других людей;

¨      Первое впечатление оказывает значи­тельное влияние на долгосрочное восприятие человека ок­ружающими.

Чтобы избежать множества проблем, трудностей ошибок в организационном поведении, и не вызвать предубеждения, которое может отрицательно сказаться на многих организационных процессах, в частности на найме продвижении по службе, вознаграждении и увольнении работников, руководителям необходимо критически расценивать свое восприятие.

Человек должен стараться избегать стереотипизации, обобщения, приписывания другим черт, желаний и настроении, им не присущих, следования первому впечат­лению и должен стремиться к более объективному воспри­ятию реальности.

Виды коммуникаций

Основные функции коммуникации:

1. информативная - передача истинных или ложных све­дений;

2. интерактивная (побудительная) - организация взаимо­действия между людьми, например, согласование дей­ствий, распределение функций, влияние на настроения, убеждения, поведение собеседника путем использова­ния различных форм воздействия: внушение, приказ, просьба, убеждение;

3. перцептивная функция - восприятие друг друга парт­нерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания;

4. экспрессивная - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.

Выделяют следующие виды коммуникаций:

1.      организационные;

a)      внешние;

b)      внутренние;

i)       формальные;

a)      вертикальные;

(1)     по восходящей;

(2)     по нисходящей;

b)      горизонтальные коммуникации;

ii)      неформальные;