Пример должностной инструкции секретаря-референта

ЗАО "РИНГО" ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

01.03.96 № 3

секретаря-референта генерального директора

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "РИНГО" О. В. Ломов

01.03.96

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия,
принимается и увольняется директором.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное
и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

— законодательными актами РФ;

-  Уставом предприятия;

-  Положением о функциональных службах предприятия;

— приказами (указаниями) руководства предприятия;

— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним
специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но
при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

— организации работы с документами, составления документации;

— организации управленческого труда;

-  применения средств вычислительной и организационной техники;

-  перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого
партнера;

-  культуры труда и служебной этики;

-  охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

-  оказания первичной медицинской помощи.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1.  Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2.2.  Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства
в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3.  Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

2.4.  Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.5.  Выполнение машинописных, графическ- х, множительных работ

2.6.  Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсут­
ствия инспектора по персоналу).

2.7.  Ведение учета рабочего времени сотрудников.

2.8.  Ведение учета командировочных удостоверений.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен;

3.1.  Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финан­
сово-хозяйственную деятельность предприятия.

3.2.  Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов,
информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.3.  Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования
и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

3.4.  Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства,
принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их
выполнение.

3.5.  Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их
до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предо­
ставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

3.6.  Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как ком­
мерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам теку­
щей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта и т. п.).

3.7.  Вести прием посетителей.

3.8.  Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятель­
ности предприятия:

-  оформление приказов по личному составу;

-  оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
— оформление трудовых книжек;

-  оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

-  оформление командировочных документов;

-  оформление листов нетрудоспособности;

-  ведение табеля учета рабочего времени;

-  выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

3.10.  Использовать ПЭВМ как средство автоматизации делопроизводства.

3.11.  Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на
уничтожение. •

3.12.  Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-
хозяйственной деятельности предприятия.

3.13.  Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.

4. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

4.1.  Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также
объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.2.  Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям
и специалистам предприятия.

4.3.  Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с на­
рушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-96),
международных правил оформления документов (ISO).

4.4.  Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей
компетенции.

4.5.  Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению доку-
ментационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм
и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.6.  Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения
служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятель­
ности предприятия.

4.7.  Работать с документами, имеющими гриф "КТ" или "Конфиденциально".

4.8.  Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.9.  Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по во­
просам проверки исполнения документов, поручений и представления необходимой
информации руководству.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Кон­
фиденциально" или "КТ".

Зам. директора

подпись

С. Р. Сегедин

Юрисконсульт

подпись О.С. Васильева

28.02.96