История создания организации ОГУЗ «Детский санаторий»
Структура и функции организации
Основные направления деятельности организации
Организация работы с документами
Анализ деятельности секретаря
Этап
Разработка должностной инструкции
На должность секретаря главного врача назначаются лица с высшим образованием без предъявления требований к стажу работы
Навигация
Организация и основные направления совершенствования работы секретаря
Организация и основные направления совершенствования работы секретаря
142005
знаков
5
таблиц
1
изображение
БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ
Дипломная работа
Организация и основные направления совершенствования работы секретаря
2010
СОДЕРЖАНИЕ
ВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. История и характеристика деятельности ОГУЗ «Детский санаторий»
1.1 История создания организации ОГУЗ «Детский санаторий»
1.2 Структура и функции организации
1.3 Основные направления деятельности организации
Глава 2. Документирование деятельности организации
2.1 Нормативно-методические документы организации
2.2 Организация работы с документами
ГЛАВА 3. Совершенствование работы секретаря
3.1 Анализ деятельности секретаря
3.2 Разработка должностной инструкции
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Список использованной литературы
ПРИЛОЖЕНИЕ
ПРИЛОЖЕНИЕ
ПРИЛОЖЕНИЕ
ВЕДЕНИЕ
Актуальность работы. Совершенствование работы секретаря может осуществляться только при наличии четких требований предъявляемых к сотруднику. Эти требования могут и должны быть закреплены в должностной инструкции. Однако зачастую в организациях пользуются типовой инструкцией для секретаря, не учитывая тех особенностей, с которыми связана деятельность организации. Это приводит к тому, что предъявляемые требования оказываются заниженными, а значит и принимаемый на работу сотрудник менее квалифицированный, чем требуется для выполнения возложенных на него функций. Решение этой проблемы, на наш взгляд, возможно путем создания должностной инструкции, в которой четко буду прописаны требования, предъявляемые к секретарю, а также его обязанности и права с целью повышения уровня, как сотрудника, так и всей организации в целом.
Секретарь – одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций. По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров. Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Осуществление функций любого предприятия связано с составлением, получением и направлением документов. Документ это материальный объект с информацией, закреплённый с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.
Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами – в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам[1].
Квалификационные и иные требования, предъявляемые в настоящее время к секретарям, достаточно обширны. Секретари выполняют большое количество работ не только по документационному обеспечению управления, но и по составлению и оформлению документов по личному составу, при этом он должен не только быстро печатать, правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с полученными от руководителя указаниями[2].
Целью настоящей работы является изучение и совершенствование работы секретаря в ОГУЗ «Детский санаторий».
Для достижения поставленной цели решались следующие задачи:
1. изучить функции, задачи и структуру ОГУЗ «Детский санаторий»;
2. изучить нормативно-методические основы работы секретаря с документами;
3. проанализировать организацию деятельности секретаря руководителя;
4. определить основные направления деятельности секретаря;
5. разработать должностную инструкцию для секретаря в ОГУЗ «Детский санаторий».
Объектом исследования является организация секретарского обслуживания в государственных учреждениях.
Предметом делопроизводственная деятельность секретаря в государственном учреждении здравоохранения.
О значении секретаря свидетельствует тот факт, что его роли и функциям посвящено немало публикаций современных специалистов. В своих работах Л.А. Стрельцова, В.И. Андреева, Н.А. Храмцовская, Л.В. Санкина, М.В. Кирсанова дают определение понятию делопроизводства организации, основным ее функциям, указывают цели документирования управленческих ситуаций[3]. Кирсанова М.В. в указанной работе описывает формы организации делопроизводства, мотивирует выбор той или иной формы для различных учреждений. Т.В. Кузнецова в своем учебнике дает характеристику документопотокам организации и дает определение объему документооборота[4]. Так же автор выделяет этапы работы при обработке и движении документов.
В Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти изложены правила изготовления, использования и оформления бланков организаций, устанавливаются виды бланков документов и их варианты в зависимости от расположения реквизитов[5]. Требования к оформления бланков устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003[6].
Анализируя работу секретаря, Т.В. Кузнецова в указанном учебнике подробно рассматривает процесс приема первичной обработки документов[7]. М.В. Кирсанова, Г. КраснокутскаяЛ.Р. Фионова, Е.И. Ермошкина, И.В. Журавлева, Н.А. Храмцовская, В.Ф., Янковая, Л.В. Санкина также описывают основные процессы работы с документами[8]. М.В. Кирсанова в указанной работе описывает процесс отправки, приема корреспонденции и ее предварительного рассмотрения. В Государственной системе документационного обеспечения управления дается понятие регистрации документов, а также описываются основные правила регистрации документов[9]. Вопросы регистрации документов затронули в указанных работах Г. Краснокутская и И.В. Журавлева. В работе И.В. Журавлевой были описаны способы регистрации документов, составы реквизитов документов, вносимые в регистрационные формы, она сформулировала положение, согласно которому регистрация кадровых документов должна вестись только с использованием журналов.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет цель контроля исполнения документов[10]. Вопросы контроля исполнения также затронули в своих работах В.Ф. Янковая и Н.А. Храмцовская[11]. Вопросы информационно-справочной работы затронула в уже упоминавшемся учебнике Т.В. Кузнецовой. Л.В. Санкина описывает работу секретаря с кадровой документацией и рассматривает виды приказов по личному составу[12].
ГОСТ Р 51141-98 дает определение формированию дел[13]. Основные правила формирования дел изложили в своей статье Л.Р. Фионова и Е.И. Ермошкина. В работе «Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения» Т.В. Кузнецова описывает установленные сроки хранения документов и дает рекомендации по проведению экспертизы ценности документов[14]. Вопросы хранения документов регламентированы также в «Основных правилах работы архивов организаций»[15].
Ряд авторов рассматривают в своих работах вопросы бездокументного обслуживания руководителя[16]. М.В. Кирсанова подробно описывает организацию приема посетителей[17]. Прием посетителей описан также в статьях Г.А Пешковой и С.С. Германович. В этих работах рассматриваются виды приема посетителей, функции и обязанности секретаря при приеме посетителей. К функциям секретаря по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение работ руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники. Работа секретаря по организации телефонных переговоров подробно описывается в уже упоминавшейся работе М.В. Кирсановой. Достаточно ясно указаны в научной литературе функции секретаря при подготовке и проведении совещания[18].
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих регламентирует работу секретаря руководителя, а также определяет его должностные обязанности[19]. Вопросы определения квалификационных характеристик затронули в своих работах Т.В. Кузнецова, также Д.Л. Щур и Л.В. Труханович[20]. Т.В. Кузнецова в учебнике дает определение должностной инструкции[21].
В указанной работе Кирсановой М.В. рассматривается должностная инструкция секретаря руководителя, ее структура и основные правила разработки[22]. Вопросы нормативно-методической регламентации делопроизводства затронуты в учебнике Кузнецовой Т.В. «Секретарское дело»[23]. В нем рассматривается нормативно-методические документы, в которых детально описан порядок работы с документами. Также в данном учебнике даются нормативные документы, содержащие нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Автор дает характеристику данным нормативно-методическим документам, а также аргументирует их применение. Этот же вопрос рассматривается в статье «Пример должностной инструкции секретаря-референта» и в указанной работе Л.А. Стрельцовой[24]. В последней работе указывается цель разработки документов, которые регламентируют работу с документами в организации, а также указывает состав локальных документов. Этот вопрос затронут также в указанной работе И.В. Журавлевой[25].
Т.В. Кузнецова в работе «Организация рабочего времени и оборудование рабочего места» дает ценные рекомендации по проектированию рабочего места секретаря руководителя[26]. Она показывает важность правильной организации рабочего места секретаря как для здоровья самого работника, сохранения его работоспособности в течение всего дня, а так же непосредственно для эффективности его работы. В данной работе подробно описывается рабочее место секретаря, определяется оптимальная площадь приемной, цветовое оформление, рекомендуется поставить в приемную цветы. Большое значение в статье уделяется подбору мебели для приемной, а также размещению на рабочем столе предметов, необходимых для работы секретаря. Описываются средства механизации и автоматизации труда секретаря.
В работе В.Ф. Янковой «Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству)» записываются этапы разработки инструкций, цель разработки, определяется структура, а также указываются нормативные документы, которыми следует пользоваться при разработке инструкции[27]. При разработке должностной инструкции секретаря также использовались Общие рекомендации по разработке должностных инструкций[28]. В данных рекомендациях дается определение должностной инструкции, а также указан порядок Разработки, согласования и утверждения должностных инструкций. Указываются этапы разработки инструкций, дается характеристика каждого этапа. В рекомендациях перечисляются нормативно-правовые документы, с учетом которых должна разрабатываться должностная инструкция. Дается перечень актов, в которых содержатся квалификационные характеристики. В Рекомендациях приводится примерная структура должностной инструкции, а также типовая форма должностной инструкции.
Все вышеизложенное свидетельствует о наличии достаточного количества научной литературы посвященной отдельным вопросам работы секретаря с документами. Данные работы могут служить, в совокупности с действующими государственными стандартами, другими нормативными и методическими документами, основой для изучения и оптимизации деятельности секретаря в конкретной организации. Все вышеизложенное позволяет с уверенностью утверждать, что тема данного исследования представляется важной и своевременной.
Использованы эмпирические и теоретические методы исследования (системный подход, опрос, статистический анализ, наблюдение и сравнение, анализ первичных документов организаций и нормативных актов).
Работ состоит из введения, трех глав, заключения и приложений.
В первой главе рассматриваются вопросы, связанные с историей создания и развития ОГУЗ «Областной детский санаторий», а также структурой и функциями организации. Уделено внимание основным направлениям деятельности организации, нормативным актам, используемым в делопроизводстве.
Во второй главе рассматриваются организационные документы, используемые ОГУЗ «Детский санаторий».
В третьей главе описывается процесс разработки должностной инструкции секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий».
В работе впервые рассматривается особенности работы секретаря на базе ОГУЗ «Областной детский санаторий», именно это позволило с учетом особенностей функционирования организации создать эффективную должностную инструкцию.
В заключении определяется возможность использования полученных результатов на практике, а сам нормативный документ, разработанный в ходе выполнения данной работы, приведен в приложениях, как и документация используемая в процессе написания дипломной работы.
ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ И ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОГУЗ «ДЕТСКИЙ САНАТОРИЙ»
Похожие работы
... проведенного социологического исследования, были выработаны рекомендации для работы по оптимизации ПР-деятельности Департамента по информационной политике и работе с общественностью, и оптимизации основных направлений совершенствования информационной политики Администрации Томской области 1. Необходимо создание «Концепции информационной политики Администрации Томской области». Разработка ...
... экономической эффективности, выраженной в деньгах, “ТНТ-Эфир" достигает коммуникативной эффективности. Глава 3. Основные направления совершенствования рекламной деятельности предприятия (на примере телекомпании “ТНТ-Эфир”) 3.1 Направления совершенствования рекламной деятельности телекомпании “ТНТ-Эфир” На сегодняшний день рынок рекламы г. Нижнекамска представлен в следующем виде: 6 ...
... в связи с тем, что человеческий фактор играет важную роль в деятельности организации, внимание к людям в управлении организацией приобретает большие масштабы. В ОАО «ЧАЗ» используется стратегия расширения сферы деятельности и доли рынка. В связи с этим кадровая политика предприятия ориентирована на развитие персонала и привлечения дополнительно высококвалифицированных работников. Деятельность ...
... работы, можно отметить, что данная курсовая работа была сделана с учетом всех требований методического пособия и полностью им отвечает. Работа широко раскрывает тему "Система бюджетного финансирования и основные направления его совершенствования в РФ", как одну из самых значимых и актуальных тем на сегодняшний день не только в разделе финансы, но и для всего экономического устройства государства, ...
0 комментариев