Контроль

3.11.  Контроль.

Контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьёзными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме определённой политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идёт и обычно производится в виде контроля работы подчинённого непосредственно начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведённое для неё время.

Текущий и заключительный контроль основываются на обратных связях. Управляющие системы в организации имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в её работу, изменяя и цели системы, и характер её работы.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

v Первый этап процесса контроля — это установка стандартов, то есть конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

v На втором этапе сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

v Следующий этап — измерение результатов — является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринять. Такими действиями могут быть изменение некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы.

Контроль часто оказывает сильное влияние на поведение системы. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированным на них, то есть люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей (поведение, ориентированное на контроль). Такие воздействия также могут привести к выдаче неверной информации.[1, с.423]

Чтобы избежать непреднамеренного негативного воздействия контроля на поведение сотрудников и, таким образом, повысить его эффективность следует (по Ньюмену) придерживаться следующих рекомендаций:

1.   Устанавливать осмысленные стандарты, воспринимаемы сотрудниками. Люди должны чувствовать, что стандарты, используемые для оценки их деятельности, действительно достаточно полно и объективно отражают их работу. Кроме того, они должны понимать, чем и как они помогают своей организации в достижении её интегральных целей.

2.   Устанавливать двустороннее общение. Если у подчинённого возникают какие-либо проблемы с системой контроля, то у него должна быть возможность открыто обсудить их, не опасаясь, что руководство обидится на это.

3.   Избегать чрезмерного контроля. Руководство не должно перегружать своих подчинённых многочисленными формами контроля, иначе это будет поглощать всё их внимание, и приведёт к полному беспорядку и краху.

4.   Устанавливать жёсткие, но достижимые стандарты. При разработке мер контроля важно принять во внимание мотивацию. Чёткий и ясный стандарт часто создаёт мотивацию уже тем, что точно говорит работникам, чего же ждёт от них организация. Однако согласно мотивационной теории ожидания, можно мотивировать людей на работу для достижения только тех целей, которые они склонны считать реальными.

5.   Вознаграждать достижение стандарта. Если руководство организации хочет, чтобы сотрудники были мотивированы на полную самоотдачу в интересах организации, оно должно справедливо вознаграждать их за достижение установленных стандартов результативности. Согласно теории ожидания существует чёткая взаимосвязь между результативностью и вознаграждением. Если работник не ощущает такой связи или чувствуют, что вознаграждение несправедливо, то их производительность в будущем может упасть.[1, с.408- 409]

Поведение людей, естественно, не единственный фактор, определяющий эффективность контроля. Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, то есть обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами:

v Контроль должен иметь стратегический характер, то есть поддерживать общие приоритеты организации и поддерживать их.

v Ориентация на результаты: конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией.

v Контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.

v Своевременность контроля, которая заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению.

v Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают сопряжены с необходимостью серьёзных изменений в системе контроля.

v Наиболее эффективный контроль — это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны.

v Экономичность контроля: любой контроль, который стоит больше, чем он даёт для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является ещё одним синонимом потери контроля.

Когда организация осуществляет свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень сложности. Контроль в международном масштабе является особенно трудным делом из-за большого числа различных областей деятельности и коммуникационных барьеров. Результативность контроля можно улучшить, если периодически проводить встречи ответственных руководителей в штаб-квартире организации и за границей. Особенно важно не возлагать на иностранных управляющих ответственность за решение тех проблем, которые от них не зависят.

"Автошкола — СТМО" осуществляет предварительный контроль. Для работников, принимаемых на работу в НОУ, установлен минимально допустимый уровень образования и (или) стаж работы в данной области, а также проверяются документы и рекомендации, представляемые нанимаемыми. Например, инструктор по обучению вождению должен иметь стаж работы водителем категории "В" по найму не менее трёх лет; преподавателю по ПДД (правилам дорожного движения) для работы в автошколе необходимо среднее специальное или высшее образование по автомобильной или автотракторной специальности. Другие работники также должны иметь среднее специальное или высшее образование в соответствии со своей должностью. Контроль в области квалификации осуществляется и при назначении работника на более высокую должность. Данный контроль осуществляет инспектор по кадрам.

Также предварительный контроль осуществляется методистами при приёме граждан на обучение в автошколу: приём физических лица не младше 18 лет при наличии всех необходимых документов и только после оплаты за обучение.

Контроль за финансовой и хозяйственной деятельностью НОУ осуществляется ревизионной комиссией. Главный бухгалтер контролирует поступление, начисление и перечисление денежных средств в различные фонды. Бухгалтер-кассир осуществляет контроль за поступлением оплаты. Все контролируемые показатели измеряются в денежном выражении (тыс. руб).

В ходе обучения ведётся текущий контроль за своевременным прохождением занятий по обучению теории (осуществляют методисты) и вождению (осуществляет главный МПОВ). Заместитель директора по технической части ведёт текущий контроль за эксплуатацией и техническим состоянием транспортных средств.

Заключительный контроль осуществляется после прохождения полного курса обучения: наличие необходимых документов, сдача внутренних экзаменов по теории и вождению. Этим занимается заместитель директора по учебной части.

Принципиальная система контроля по уровням управления работы "Автошколы — СТМО" на примере контроля за осуществлением обучения:

1.   При приёме на обучение методист удостоверяется в совершеннолетии клиента, в его пригодности к обучению (по предоставляемой медицинской справке), принимает деньги за обучение — предварительный контроль.

2.   Преподаватель осуществляет текущий контроль, отмечая посещаемость клиента на теоретических занятиях в журнале. МПОВ в ходе обучения вождению заполняет карточку, учитывающую количество часов вождения.

3.   Заместитель директора по учебной части следит за прохождением обучения клиента в строго поставленные сроки, за своевременной сдачей внутренних экзаменов и, в итоге, за организацией прохождения экзаменов в ГИБДД, то есть осуществляет заключительный контроль.

Процесс контроля в "Автошколе — СТМО" налажен хорошо, что позволяет сразу же определять сбои в работе и их причины.

На установлении системы контроля процесс организации управления завершается. В результате были приняты все меры для обеспечения эффективной работы данного учреждения.

Заключение.

В данном курсовом проекте разработаны вопросы организации управления некоммерческого образовательного учреждения "Автошкола — СТМО", которое осуществляет курсовую подготовку водителей автотранспортных средств категории ''В''.

Миссия "Автошколы — СТМО": удовлетворение потребностей общества и всестороннее развитие личности путём предоставления дополнительного образования по обучению вождению транспортных средств категории "В" на уровне, который гарантирует высокую степень вероятности получения международных водительских прав с правом работы по найму при профессиональном и ответственном отношении к работе сотрудников организации.

В условиях растущей конкуренции автошкола выбрала стратегию горизонтальной диверсификации (присоединение или создание структур, производящих новые нехарактерные товары). Выбор стратегии был осуществлен после подробного анализа факторов внешней и внутренней среды, с учетом сильных позиций НОУ и его недостатков. После оценки стратегического плана было выявлено, что данная стратегия является лучшим способом применения ресурсов учреждения.

Для эффективной реализации стратегического плана была выбрана линейно-функциональная структура управления и установлены взаимоотношения полномочий разных уровней. Также в качестве примера была приведена должностная инструкция заместителя директора по учебной части и рассмотрено его взаимодействие с директором по принципу “управления по целям”.

Также рассмотрены системы мотивации работников автошколы. Выявлены существующие недостатки и предложены пути их ликвидации.

В разделе контроля рассмотрен процесс осуществления контроля на конкретных примерах и приведены основные принципы его проведения.

Методичное следование описанным этапам процесса организации управление с учетом приведенных рекомендаций должно обеспечить максимальное выполнение целей, поставленных перед НОУ "Автошкола — СТМО".

5.   Список использованной литературы.

1.   Мескон М. и др. Основы менеджмента.—М.: издательство "ДЕЛО", 1998.—701с.

2.   Павлов А. П. Лекции по курсу "Менеджмент".—М., 1999.

3.   Райзберг Б. А. Введение в экономику.—М., 1992.—130с.

4.   Устав НОУ "Автошкола — СТМО".—М.,1995.

5.   Экономика / учебник под редакцией к. э. н., доц. А. С. Булатова.—М.: издательство БЭК, 1996. — 605 с.

6.   Фатхутдинов Р. А. Производственный менеджмент, М.: 1997.— 260 с.