Рациональная организация работы менеджера

МЕЖДУНАРОДНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Северо-Западный филиал в городе Санкт-Петербурге

_____________________________________________________________________________

Факультет управления и экономики КУРСОВАЯ РАБОТА

 «Рациональная организация работы менеджера»

Выполнила студентка

Группы М-12 II курса

Полозова Дарья

Николаевна

_____________________

(подпись)

Руководитель доцент

Казаков Александр

Николаевич

___________________

(оценка, подпись)

Санкт-Петербург, 2002

Содержание:

 

Введение………………………………………………………………….	стр. 3
1. Основы трудовой деятельности менеджеров……………………	стр. 4
1. 1. Трудовая деятельность менеджера, ее особенность…………	стр. 4
1. 2. Содержание работы менеджера …………………………………	стр. 6
1. 3. Факторы, влияющие на работу менеджера……………………	стр. 7
1. 4. Целевое планирование работы менеджера……………………..	стр. 9
2. Проектирование рациональной организации работы менеджера.	стр. 11
2. 1. Организация рабочего места………………………………………	стр. 11
2. 2. Работа с документами и корреспонденцией……………………..	стр. 17
2. 3. Ведение телефонных разговоров………………………………….	стр. 18
2. 4. Проведение совещаний, конференция……………………………	стр. 20
2. 5. Составление графика работы……………………………………..	стр. 22
2. 6. Подготовка и проведение выступлений………………………….	стр. 23
2. 7. Прием по личным вопросам………………………………………	стр. 26
2. 8. Посещение рабочих мест ………………………………………….	стр. 28
Заключение………………………………………………………………	стр. 29
Список использованных источников…………………………………..	стр. 30

 

Введение

На протяжении всей жизни человеческого общества были те, кто руководит и те, кем руководят. Но люди до начала 20 века мало придавали значения самому понятию управление. Руководители (приказчики, распорядители и другие) управляли, опираясь на интуицию. В то время не задумывались над этим серьезно. С начала 20 века управление начинает выделяться в самостоятельную науку под названием менеджмент и продолжает развиваться в настоящее время. На протяжении развития этой науки основное внимание уделялось тому, как менеджер, (т.е. руководитель) должен руководить, чтобы организация работала эффективно. Но, к сожалению, мало внимания уделялось тому, как организовать работу самого менеджера.

Современное развитие общества показывает, что успешная деятельность организации во многом зависит от умелого и грамотного руководства. В свою очередь необходимо помнить, что любая организация представляет собой единое целое и если работу самого менеджера не организовать должным образом, то менеджер не сможет работать эффективно, что, несомненно, повлияет на работу всей организации.

Если менеджер не спланирует и правильно не организует свою работу, то это приведет к потерям рабочего времени, лишнему перенапряжению и, в конечном счете, скажется на качестве управления.

В настоящее время в мире информационный поток возрастает в геометрической прогрессии.

Целью данной работы, является рассмотрение организации работы менеджеров. То есть: как организовать работу менеджера, чтобы его труд был наиболее эффективным. Но следует помнить, что труд менеджера настолько специфичен, что правильно организовать его довольно проблематично. Умение эффективно руководить, что это, наука или искусство? Однозначного ответа на этот вопрос, наверное, не даст никто. Можно лишь предположить, что это некий синтез науки и искусства управления. И поэтому в данной работе будут по возможности рассмотрены все нюансы и пути повышения эффективности работы менеджера.

1. Основы трудовой деятельности менеджеров 1.1.     Трудовая деятельность менеджера, ее особенность

Менеджер, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива. Коллектив только тогда достигнет цели, если все будут работать в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда менеджер не может правильно организовать работу, то все усилия остальных членов коллектива будут напрасны.

В целом трудовую деятельность менеджера можно разделить на 4 функции. Это: планирование, организация, мотивация, контроль. Но не следует полагать, что только менеджер выполняет эти функции. Ему активно помогают остальные работники. Цель работы менеджера - выработать направление развития и правильно организовать работу.

Менеджер как было отмечено выше - особый работник в организации и поэтому ему присуще некоторые особенности, которые отличают его от других членов коллектива. Можно выделить следующие особенности:

    Менеджер непосредственно не связан с созданием материальных ценностей, хотя активно участвуют в организации производства;

    Работа менеджера в основном умственная;

    Нелимитированность работы менеджера;

    Повышенные нервно-психические усилия менеджера связанные с управлением людьми и принятием ответственных решений;

     Труд менеджеров не подается количественному учету;

    Необходимость принятия большого количества решений за короткий период;

    Если рабочий в течение своей рабочей смены выполняет, в основном, несколько операций, то менеджер в течение своего рабочего дня выполняет множество всевозможных операций;

    Работа менеджера в основном не имеет четкого завершения.

Все перечисленные выше особенности необходимо учитывать при организации работы менеджера и рассматривать их все вместе и взаимосвязано друг с другом.

1.2.      Содержание работы менеджера

Мы рассмотрели особенности работы менеджера, но для эффективной организации работы необходимо выяснить, чем занимается менеджер в течение рабочего дня. Как уже было отмечено выше, рабочий день менеджера не лимитирован и разнообразен. Если представить в общем виде, то можно сказать, что менеджер в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ (по данным разных источников):

    Запланированные заседания, встречи » 60 - 65% ;

    Разговоры по телефону » 3 - 6% ;

    Работа с документами » 17 - 22% ;

    Поездки, осмотры » 3 - 7% ;

    Незапланированные встречи » 7% ;

    Отдых » 2% ;

    Потери времени » 2%.

Приведенные выше данные характеризуют общую ситуацию и варьируют в зависимости от особенности работы. Менеджер или исследователь, занимаясь анализом трудового процесса, должен учитывать особенности своей организации. Для всестороннего и полного анализа затрат рабочего времени необходимо проводить постоянную работу по учету затрат.

1.3.     Факторы, влияющие на работу менеджера

Менеджер это человек и так как он действует в реальных условиях, то на него оказывают влияния многие факторы. Не следует забывать также, что на него и некоторые ограничения. В целом факторы, оказывающие влияние на работу менеджера следующие:

1. Психологические - нематериальные факторы, помогающие менеджеру работать более эффективно в соответствии со своей личностью и потребностями. К таким факторам можно отнести:

1.1.Эстетика рабочего места;

1.2.Удовлетворенность работой;

1.3.Социальный статус;

1.4.Другие.

2. Физиологические – факторы, связанные с возможностями человека и влиянием окружающей среды. К ним относятся:

2.1. Объем воспринимаемой информации - человек не может усвоить больше определенного количества. Согласно исследованиям за 1 секунду человек способен усвоить около 5-7 алфавитно-цифровых знаков. Данное требование нужно учитывать при принятии решений. Менеджеру необходимо работать только с релевантной (относящейся к делу) информацией, в противном случае будет потрачено лишнее время. Задачу первичной обработки информации или сбор нужной можно поручить аналитическому отделу.

2.2. Окружающая среда - человек как живой организм подвержен влиянию внешней среды, которая оказывает существенное влияние. К таким факторам относятся:

2.2.1. Температура окружающего воздуха;

2.2.2. Окружающий звук;

2.2.3. Освещенность рабочего места;

2.2.4. Другие.

3. Норма управляемости - необходимо точно определить со сколькими подчиненными менеджер будет непосредственно взаимодействовать.

4. Степень материальной удовлетворенности - тесно связанна с психологической удовлетворенностью. Практика менеджмента показывает, что в большинстве случаев повышение материального стимулирование не приводит к повышению производительности в том же объеме.

Все рассмотренные факторы в той или иной мере оказывают влияние на деятельность менеджера, а значит должны учитываться при научной организации производства. Причем все факторы должны учитываться во взаимосвязи, а не как отдельные. Сложностью здесь является то, что нет возможности, в большинстве случаев, сразу оценить влияние каждого фактора на работу менеджера. Это, бесспорно, усложняет процесс эффективной организации работы менеджера.

1.4.      Целевое планирование работы менеджера

Целевое планирование представляет собой планирование, направленное на достижение определенных, за ранее известных целей. Целью в планирование организации работы менеджера является повышение эффективности работы при минимуме затрат. В целом весь процесс планирования можно представить в виде следующей схемы:

Формулирование цели Анализ текущего состояния Выявление слабых сторон Проведение наблюдения Проведение мероприятий по улучшению работы Сравнение результатов до и после проведения мероприятий

Формулирование цели представляет собой важный процесс. От того, правильно ли будет выбрана цель, зависит, что будет подвергнуто исследованию, и какие результаты будут получены.

Анализ текущего состояния необходим в первую очередь для того, чтобы иметь эталон. Сравнение этого эталона с результатом проведения мероприятий по организации работы покажет эффективность проведенных мероприятий.

После проведения анализа, необходимо выявит слабые стороны в организации работы менеджера. В организации работы менеджера, как правило, несколько слабых сторон и именно их необходимо выявить и очень тщательно проанализировать. Если не выявить основные направления работы, то затраты времени и усилий окажутся значительными, а результат - плохим.

Следующий этап - проведение наблюдений - требует тщательной проработки и организации. Сначала необходимо решить, какие наблюдения необходимо провести. Например, при организации рабочего места необходимо провести замеры объема рабочего кабинета, уровня шума, освещения и другие. Для улучшения документооборота необходимо проанализировать документы по различным признакам - степень важности, возможность решения некоторых вопросов другими служащими и пр.

Затем необходимо решить, кто будет проводить наблюдения. Это может быть либо сам менеджер, либо исследователь. В любом случае менеджер должен помогать в проведение исследования и быть заинтересованным в результатах.

После проведения наблюдений необходимо решить вопрос о необходимости проведения мероприятий по улучшению организации работы. Если затраты по проведению этих мероприятий окупятся, то необходимость их проведения очевидна.

Затем проводятся непосредственно мероприятия по улучшению работы менеджера (подробнее см. гл. 2). И в заключении необходимо сравнить полученные результаты с предшествующими. Если труд менеджера улучшился и затраты были незначительны, то мероприятия были проведены правильно.

В заключении хотелось бы отметить, что в настоящее время окружающий мир настолько быстро меняется, что необходимо постоянно анализировать труд менеджера и пытаться его улучшать.

2. Проектирование рациональной организации работы менеджеров

Основные направления, которые будет рассмотрены в этой главе, являются важными составляющими в организации работы менеджера. Необходимо отметить также, что все советы носят рекомендательный характер и важно учитывать реальные условия, в которых работает менеджер. В процессе организации работы менеджера не нужно доходить до абсурда - труд менеджера очень специфичен и неповторим. При организации работы необходимо учитывать все нюансы во всем объеме и тесной взаимосвязи.

2.1 Организация рабочего места

Прежде чем перейти к рассмотрению организации рабочего места, необходимо выяснить, что представляет собой рабочее место менеджера. Если рассматривать рабочее место менеджера, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет, зависит и то как будет работать менеджер. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций менеджера, тем производительнее и эффективнее будет работа менеджера.

При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты:

1. Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга менеджера приемлемая площадь будет от 20 до 50 м² и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета также имеет большое значение, так как рабочий кабинет менеджера не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2;

2. Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты:

2.1. Антропометрические показатели (имеется ввиду рост, длина корпуса, длина рук и др.);

2.2. Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;

2.3. Рациональная планировка и компоновка мебели;

2.4. Мебель должна выглядеть эстетично.

3. Оборудование. Для нормальной работы менеджера необходимо иметь:

3.1. Канцелярские принадлежности.

3.2. Два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а если необходимо переключать звонок на менеджера. Это позволит меньше отвлекать менеджера.

3.3. Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы менеджера. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличии: хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.