Шпaргалки по документальному обеспечению управления

1. Делопроизводство – деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении управленческих действий.

Документирование – процесс создан6ия и оформления документа.

Параллельно с термином делопроизводство используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе.

ДОУ – работа с готовыми документами, созданными учреждениями и полученными извне:

·      Прием документов

·      Распределение

·      Регистрация

·      Исполнение

·      Контроль исполнения

·      Формирование дел

·      Подготовка документальных материалов к архивному хранению и использованию.

ДОУ в организациях осуществляется спецслужбой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, она подчиняется руководителю организации.

В министерствах и ведомствах документационным обеспечением занимаются управления делами. В состав управления делами как правило входят секретариат(приемная, секретариат министра, зам.министра, протокольное бюро), инспекция при министре, канцелярия, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-машинальное бюро, отдел писем и жалоб, отдел совершенствования работы с документами и внедрение технических средств, центральный архив. В организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руки(инспектор) или другое специально назначенное должностное лицо. Основной задачей службы ДОУ является установление единого порядка документирования и работы с документами в отрасли или в отдельной организации и на основе их использование современной вычислительной техники и автоматизации.

2. документы и их роль.

Документы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости и характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое и экономическое значение. Документы могут служить источником информации для написания истории государства, республики, городов. Слово «документ» в переводе с лат. означает «свидетельство», «способ доказательства».

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным челом способом, для ее передачи во времени и пространстве.

Документ – материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде.

Любое управленческое решение всегда основывается на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятием: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин.

Информация – это сведения о лицах, предметах, явлениях и процессах, не зависимых от формы их представления.

3. основные способы документирования.

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли документы, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стенах и т.д.

Способы нанесения информации также были различны: рисунок, графика, письмо.

В настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука- и видеозаписи, и на специальном материале(бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.).

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке(машинопись, рукопись, телеграмма, факсограмма и т.д.) и на искусственном языке с использованием соответствующего носителя(магнитные ленты, дискеты, диски и т.д.).

На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документации является компьютерная печать. Однако ряд документов например заявление, объяснительные записки создаются обычным рукописным способом.

Изучение развития способом документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение.

4.основные функции документа.

Это целевое назначение, которое присуще этому документу.

Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Общие:

А) информационная, т.е. документ создают для сохранения информации.

Б) социальная, документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью.

В) коммуникативная, т.е. документ выступает средством связи между организациями и др. общественными органами.

Г) культурная – документ закрепляет и передает культурной традиции общества в частности в уровень научного и технического развития общества.

Д) управленческая – документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели.

Е) правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношения в обществе.

Ж) историческая – документ – источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функции, чему помогает его поступление на хранение вы архив.