Владение техникой штабной работы

6. Владение техникой штабной работы

Независимо от вышеуказанных условий, необходимых для проведения успешной штабной работы, требуется основательное знание техники штабной работы. Высококвалифицированный сотрудник, не имеющий таких знаний, несмотря на свою научную подготовку и практический опыт останется только штабным «подмастерьем», а не работоспособным штабным работником. Сотрудник, желающий успешно работать на штабной должности должен:

·владеть техникой доклада; он должен знать, как нужно строить доклад, чтобы коротко и наиболее чётко изложить свою информацию,

·знать технику составления письменной информации; он должен уметь составить короткое, четкое, понятное и не требующее дополнительных вопросов сообщение. Он не должен свои научные познания излагать непонятными выражениями;

·владеть техникой составления заключения; он должен уметь излагать все возможные варианты, ограничиваться существенным и в заключении обосновать конкурентную точку зрения или предложение;

·составлять доклады о переговорах, протоколы и т.д.;

·пользоваться техникой ведения беседы.

6. Руководство штабами со стороны их начальников

Кто хочет работать со штабами в качестве начальника, должен прежде всего расстаться с устаревшим представлением, что начальник должен знать и уметь больше, чем его сотрудники.

Начальник, не терпящий, когда штабы при выполнении своих задач по информированию и консультированию открыто излагают свое мнение, даже если начальник этого не желает, не может успешно работать со штабами. Для этого сперва должны быть созданы необходимые моральные предпосылки.

При руководстве штабами со стороны начальников, действуют следующие принципы:

1. Кто думает, что сможет руководить штабами по принципу приказа и повиновения, т.е. с помощью указаний и служебных бесед, тот быстро поймет, что ожидаемого успеха не будет. Таким образом нельзя пробудить инициативу и мышление.

Важнейшими средствами руководства штабами являются беседы и совещания с сотрудниками.

Штаб должен так выполнять возложенные на него задачи, чтобы иметь возможность вносить независимые предложения.

Штабы, постоянно просящие помощи и совета у начальника или других подразделений, не поняли сущности своей работы.

Начальник обязан энергично препятствовать каждой попытке штаба возвратить свои полномочия.

После того, как штабу дано конкретное задание по консультированию, начальник не должен оказывать ему помощь при выполнении в случае возникновения трудностей.

Начальник должен проверять предложения штаба на их пригодность и решать, как он может использовать его идеи.

Начальники, считающие, что они сами ничего не понимают в деле и поэтому безоговорочно принимают предложения штаба, неправильно понимают функции штаба при принятии решений.

Задача штаба состоит в оказании помощи начальнику при обосновании им своего решения путем выработки альтернативных вариантов и выбора оптимальных путей.

Задача начальника состоит в том, чтобы выбрать из предложений штаба такие, которые кажутся ему наилучшими с точки зрения политики и целей предприятия. Если он не в состоянии это делать, то он не может выполнять свои функции при современном управлении экономикой. В этом случае штабы превращаются в пресловутых «серых кардиналов».

Каждый начальник, имеющий в своем подчинении штабы, должен четко себе представлять, что штаб может успешно работать только в том случае, если он будет информирован об основных вопросах политики предприятия, касающихся его задач.

Кроме того начальник должен ориентировать штабы о результатах их работы, чтобы они были в курсе, какую реакцию вызвали их предложения. Иначе штабная работа потеряет свой смысл. Тогда может наступить момент, когда доклады штабов будут иметь все меньшую содержательность и в конце концов превратятся в чисто формальное выполнение своих обязанностей.

7. Взаимодействие между штабом и линией, а также между штабами

Руководство фирмы должно заботиться о том, чтобы были разработаны и доведены до сведения всех участников четкие правила, определяющие взаимные права и обязанности. Далее оно должно следить за соблюдением этих директив и быть уверенным, что существует ясность в вопросе разделения компетенции между штабом и линией и во взаимодействии различных подразделений предприятия.

При этом действуют следующие принципы:

Штаб не имеет права давать указания линии и другим подразделениям. В его функцию входят информирование и консультирование, а также убеждение на основании имеющихся знаний и с помощью аргументов.

С другой стороны другие подразделения также не могут давать указания штабу, за исключением прямого начальника, которому подчинен штаб.

Штаб имеет право на получение информации от других подразделений. Она составляет основу его успешной работы. Осуществление этого права дает возможность непосредственного доступа ко всем подразделениям предприятия. То есть он может напрямую общаться с любым подразделением. В наиболее важных случаях он обязан информировать начальника соответствующего подразделения.

Каждое должностное лицо обязано, т.е. имеет право получать информацию от штабов по служебным вопросам и пользоваться их рекомендациями. Это предписание представляет собой эквивалент обязанности линии давать информацию штабным подразделениям.

Если же в случае принятия ошибочного решения выяснится, что оно было принято без согласования со штабным подразделением, то это следует расценивать как нарушение обязанностей.

Штаб обязан осуществлять консультирование без соответствующего запроса, если это консультирование может принести пользу другому подразделению. Он также должен консультировать по собственной инициативе даже там, где на эти консультации не обращают никакого внимания.

Хорошим способом поддержания доверительного сотрудничества как между штабами и линией, так и между штабными подразделениями является проведение совещаний с сотрудниками, в которых одновременно принимают участие сотрудники как линейных, так и штабных подразделений.

Начальник, проводящий такое совещание, должен понимать, что его задача состоит в руководстве сотрудниками штабов и линии. Для него должно быть важным , чтобы положить в основу своего решения инициативу обеих сторон.

Важно, чтобы руководство фирмы принципы сотрудничества между штабом и линией, а также между штабами сделало обязательными для всех директивами. Оно должно быть всегда уверенным в том, что они всеми соблюдаются, в разделение компетенции между штабом и линией внесена ясность.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Научно-технический прогресс и развитие знаний всё более усиливает роль штабных специалистов в успешной деятельности предприятия.

Поэтому задача подбора персонала для выполнения данной работы, установления чётких принципов сотрудничества между подразделениями, выполняющими штабные и линейные функции, является важным фактором эффективного управления крупным промышленным предприятием.

ЛИТЕРАТУРА

1. Методические материалы курса «ЕВРО-МЕНЕДЖМЕНТ»