Поместите курсор в любое место столбца, который Нужно скрыть

1. Поместите курсор в любое место столбца, который Нужно скрыть.

2. Выберите команду Формат^Скрыть столбцы (Format^Hide Columns), и столбец исчезнет В действительности свойству Ширина столбца (Column Width) будет присвоено значение 0. Чтобы скрыть несколько столбцов, нужно сначала выбрать их, а затем выполнить команду Формат^Скрыть столбцы (Format^ Hide Columns)

Скрытый столбец вновь можно отобразить с помощью команды Формат^ Показать столбцы (Format^ Unhide Columns) При этом отображается диалоговое окно, которое позволяет выборочно скрыть или показать столбцы, устанавливая или снимая отметки у соответствующих опций в списке Столбец (Column).

Закрепление столбцов

 

Если вы хотите, чтобы во время прокрутки отдельные поля таблицы постоянно присутствовали на экране, воспользуйтесь командой Формат^Закрепить столбцы (Format^Freeze Columns) Например, можно сделать так, чтобы поле Name было постоянно видно во время прокрутки таблицы, когда нужно найти другую информацию. Закрепленные столбцы разместятся слева от всех столбцов Если нужно закрепить несколько столбцов, то они должны быть смежными (Конечно, столбцы можно предварительно переместить, чтобы они находились рядом друг с другом) А если нужно освободить эти столбцы, выберите команду Формат^Освободить все столбцы (Format^ Unfreeze All Columns).

Сохранение записи

 

Access сохраняет запись, когда вы из нее выходите Чтобы сохранить запись, не покидая ее, нажмите комбинацию клавиш <Shift+Enter> Третьим способом сохранения записи является закрытие таблицы Но есть и еще один способ — выполнить команду Записи^Сохранить запись (Records^Save Record)

Сортировка и фильтрация записей в режиме таблицы

 

При поиске некоторого значения Access находит и отображает соответствующую запись Но если заданному критерию удовлетворяет несколько записей, то для удобства работы возникает необходимость отобразить на экране только их С помощью кнопок сортировки и фильтрации, находящихся на панели инструментов (или команд Фильтр (Filter) и Сортировка (Sort) из меню Записи (Records)), можно отобразить на экране только необходимые для работы записи, а также быстро отсортировать их в нужном порядке Для сортировки всей таблицы используются две кнопки сортировки, а для выбора определенных записей — три кнопки фильтрации

Быстрая сортировка

 

Иногда необходимо отсортировать записи в определенной последовательности Кнопки сортировки панели инструментов позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию Сначала выберите поля для сортировки, а затем щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию (А-Я) (Sort Ascending (A-Z)) или Сортировка по убыванию (Я-А) (Sort Descending (Z-A))

Для выбора поля сортировки достаточно поместить в него курсор на уровне любой записи После этого щелкните на соответствующей кнопке, и данные мгновенно будут отсортированы

Если вы хотите сортировать данные по нескольким полям, выделите несколько столбцов Для этого сначала выделите один столбец, а затем нажмите клавишу <Shift> и перетащите курсор (Таким образом выделяются смежные столбцы) При этом записи таблицы отсортируются сначала по первому столбцу, затем по второму и т д Если же нужно выделить несмежные столбцы, то, как уже упоминалось выше, их нужно переместить, чтобы они располагались рядом

Чтобы восстановить первоначальный порядок расположения записей, воспользуйтесь командой Записи^Удалить фильтр (Records^Remove Filter/Sort)

Печать записей

 

Записи таблицы можно распечатать в виде строк и столбцов. Воспользуйтесь простейшим способом — выберите команду Файл'=> Печать (File^Print) или щелкните на кнопке Печать (Print), расположенной на панели инструментов. При этом появится диалоговое окно.

Предположим, вы установили принтер в системе Microsoft Windows 95/NT. Щелкните на кнопке ОК и напечатайте Wy тем шрифтом, который вы выбрали для отображения (или его ближайшим эквивалентом для принтера). На распечатке будут также отражены все опции, установленные на момент печати таблицы. Скрытые столбцы напечатаны не будут. Линии сетки печатаются только в том случае, если в диалоговом окне Вид сетки (Cells Effects) (которое вызыва-юмандой Формат^Ячейки (Format^Cells)) отмечены кнопки опций в группе Линии сетки (Gridlines Shown). Для распечатки потребуется столько страниц, сколько необходимо для размещения всех данных. Причем разделение данных на страницы Access выполняет автоматически.

Печать таблицы

 

Управлять процессом печати можно из диалогового окна Печать (Print), выбирая следующие опции.

Печатать (Print Range) Распечатывает всю таблицу или только выбранные страницы или записи

Копии (Copies) Определяет число копий

Разобрать (Collate) Определяет, будет ли распечатка разобрана по копиям

С помощью кнопки Свойства (Properties) можно вызвать диалоговое окно настройки принтера. Кнопка Настройка Ир) позволит определить поля и заголовки.

Предварительный просмотр

 

Иногда перед печатью отчета возникают некоторые сомнения. Например, не лучше ли изменить высоту строк и ширину столбцов либо выбрать другой шрифт? Поэтому перед печатью всегда стоит вывести отчет на экран, чтобы убедиться, что с ним все в порядке.

Для этого щелкните на кнопке Предварительный просмотр (Print Preview), находящейся на панели инструментов, выберите команду Файл^Предварительный просмотр (File^Print Preview). В результате появится окно предварительнoro просмотра

После щелчка на кнопке Предварительный просмотр (Print Preview) вы перейдете в режим предварительного пр смотра перед печатью. На экране будет показана первая из печатаемых страниц, а на панели инструментов появятся новые кнопки.

Для перемещения по страницам можно воспользоваться кнопками, расположенными в нижней части окна предварительного просмотра (так же, как при перемещении по записям в режиме таблицы).

Кнопки панели инструментов обеспечивают быстрый доступ к следующим опциям печати:

Закрыть Возвращает в режим таблицы

Печать Открывает диалоговое окно

Одна страница  Показывает одну страницу в режиме

Предварительный просмотр (Print Preview)

Две страницы Показывает две страницы в режиме

Предварительный просмотр (Print Preview)

Выбор масштаба Увеличивает или уменьшает масштаб отображения

документа

Чтобы просмотреть более двух страниц, выполните команду Вид^Число страниц (View^ Pages), а затем выберите 1, 2, 4, 8 или 12.

Если вы удовлетворены видом таблицы в режиме предварительного просмотра и хотите ее распечатать, щелкните в кнопке Печать (Print), расположенной на панели инструментов. Если же вас что-то смущает, щелкните на кнопке Закрыть (Close), и вы вернетесь в режим таблицы, где можно будет отредактировать данные или изменить макет.

Заключение

Рассмотрены приемы ввода данных в режиме таблицы, перемещения по строкам и столбцам и изменения данных, передвижения строк и столбцов и изменения их размеров, предварительного просмотра и распечатки таблиц.

• В режиме таблицы данные отображаются в виде строк (записей) и столбцов (полей).

• С помощью полос прокрутки, клавиш управления курсором, опций меню и кнопок перехода можно быстро передвигаться по таблице и помещать курсор в любой записи или любом поле.

• Перейти в режим таблицы (Datasheet) можно из любого окна режима Конструктор (Table Design), щелкнув на кнопке Режим таблицы (Datasheet) (можно также щелкнуть на кнопке Открыть (Open) в окне базы данных).

• При вводе данных в таблицу соответствующая строка отмечается маркером новой записи.

i. Access выполняет автоматическую проверку допустимости данных различного типа (имеются в виду типы Число-I вой (Number), Денежный (Currency), Дата/время (Date/Time) и Логический (Yes/No)). Причем на уровне таблицы или формы вы можете добавить свои собственные правила проверки допустимости данных.

OLE-объекты (например, звук, рисунки, графики, документы Word и цифровые видеозаписи) можно вставить в поле типа OLE с помощью команды Вставка=>0бъект (Insert^Object)

С помощью кнопок перемещения (расположенных в нижней части таблицы) можно быстро перемещаться по записям.

Заданные значения можно находить и заменять с помощью команды Правка^Найти (Edit^Find) или Правка^Заменить (Edit^Replace).

Для вставки в поле принятого по умолчанию значения нужно нажать <Сп"1+А11>+клавиша пробела, а для вставки значения поля из предыдущей записи — <Ctrl+'>

В полях некоторых типов данные редактировать нельзя Это поля типа Счетчик (AutoNumber), вычисляемое, блокированное, недоступное, поле с блокированными записями, а также поля из некоторых типов запросов.

С помощью функции отмены (Undo) можно отменить ввод значения поля, текущей записи или сохраненной записи. Чтобы удалить запись, нужно выбрать ее и нажать клавишу <Del>, либо выбрать команду Правка=>Удалить (Edit^Delete)

Внешний вид таблицы можно изменить, по-новому упорядочивая поля, изменяя отображаемую ширину столбца или высоту строки и выбирая другие шрифты

Столбцы можно скрывать и отображать, закреплять и освобождать; можно также удалять и отображать на экране линии сетки.

С помощью кнопок сортировки можно мгновенно изменять порядок расположения записей при отображении.

Кнопки Фильтр по выделенному (Filter by Selection) и Изменить фильтр (Filter by Form) используются для определения порядка сортировки или критериев фильтрации записей в таблице.

Команда Файл^Печать (File^Pnnt) применяется для печати таблицы, а команда Файл^Предварительный просмотр (File^Print Preview) —для предварительного просмотра страниц перед печатью.

Мастера Microsoft Access 97

 

Мастер создания базы данных

Мастер импорта/экспорта данных

Мастер анализа таблиц

Мастер запросов

Совместное использование данных

Решения для Internet и Intranet

Мастер создания базы данных

Мастер создания баз данных помогает быстро начать работу в Microsoft Access как новичку, так и профессионалу. Можете выбрать из библиотеки, состоящей из более чем 20 различных типов баз данных, тот, который больше всего подходит для конкретной цели.

Мастер импорта/экспорта данных

Если у пользователя уже есть данные, хранящиеся в каком-то формате, отличном от формата Microsoft Access, он может воспользоваться специальным мастером выполнени операций импорта/экспорта. Этот мастер позволяет гибко управлять данными при импорте и экспорте текста или данных из электронных таблиц, а также при экспорте данных Microsoft Access в текстовые файлы. Мастер позволяет выбрать правильные разделители полей, типы данных и т.д.. Мастер имеет функцию предварительно просмотра преобразованных данных для упрощения контроля процесса преобразования.

Мастер анализа таблиц

Этот мастер позволяет быстро создать из большой «плоской» таблицы данных реляционную базу данных с несколькими таблицами и взаимосвязями между ними. Мастер проанализирует существующую таблицу и предложит оптимальный способ ее преобразования в базу данных.

Мастер запросов

При необходимости произвести выборку из имеющихся данных, можно воспользоваться мастером создания запросов. Этот мастер автоматически создает запросы для выборки данных из одной или нескольких таблиц. Возможность оперировать несколькими таблицами, связывая отдельные поля таблиц произвольным образом, позволяет создавать гибкие разветвленные структуры данных, удобные в управлении и эффективные в использовании. Кроме того, мастер позволяет группировать данные и вычислять итоговые значения, например, можно выполнить подсчет заказов, сгруппированных по датам размещения.

Совместное использование данных

Специальный мастер по разделению базы данных позволяет разделить базу на два файла, в первый из которых помещаются собственно таблицы с данными, а во второй - запросы, формы, макросы и модули. Это решает проблему организации процесса обработки одного массива данных несколькими пользователями. При этом пользователи, работающие в сети, могут использовать общий источник данных, изменять формы, отчеты и другие объекты, применяемые для обработки данных на конкретном рабочем месте.

Решения для Internet и Intranet

В Microsoft Access 97 включены свойства, позволяющие публиковать данные из Microsoft Access на Web-сервере. Например, HTML включен в список форматов, в которых можно создавать отчеты, и теперь очень просто публиковать данные в виде отчета Microsoft Access на сервере.

В Microsoft Access имеется специальный мастер быстрого перемещения информации из базы данных на Web-сервер.

План вводного курса по теме Microsoft Access 97 (MSA)

Для преподавателей КНЕУ

Предпосылки: Знакомство с Windows и Windows приложениями (Word, Excel, и т.д.)

1. Введение.

1.1. Главные свойства MSA.

1.1.1 Реляционная модель (отношения в сравнении иерархией)

1.1.2. Многопользовательское окружение.

1.1.3. Интерфейс пользователя.

1.2. Типичные приложения (примеры) и краткие комментарии.

1.2.1.Телефонная книга

1.2.2. База данных. «Библиотека»

1.2.3. Учет счетов/заказов.

1.2.4. Демонстрационная база данных «Борей».

1.3. Архитектура базы данных MSA.

1.3.1. Таблицы - хранилище данных.

1.3.2. Запросы - выбор данных и обработка

1.3.3. Бланки - графический интерфейс к данным.

1.3.4. Отчеты - печать данных

1.3.5. Макросы и модули - автоматизация.

2. Создание базы данных.

2.1. Проектирование базы данных.

2.2.Этапы создания базы данных.

2.3. Новая база данных.

2.4. Импорт данных.

2.5. Сохраннение изменений

3. Проектирование таблиц.

3.1. Поля и записи.

3.2. Типы полей

3.3. Значения полей по умолчанию

3.4. Проверка правильности при вводе.

3.5. Маскирование при вводе

3.6. Связывание таблиц.

3.7. Первичные ключи.

4. Работа с таблицами.

4.1 Форматирование строк и столбцов.

4.2. Фиксация, скрытие, и упорядочивание столбцов.

4.3. Быстрая сортиртвка и фильтрование.

4.4. Установка версии языка при сортировке.

5. Построение запросов.

5.1. Использование QBE, для разрабоки запросов.

5.2. Сортировка.

5.3 Свойства полей

5.4. Выбор критериев.

5.5. Подсчитанные поля.

5.6 Построитель выражений.

5.7. Группирование и (промежуточные)итоги.

5.8 Свойства полей.

5.9. Многотабличные запросы (использование связей).

6. Импорт данных.

7 Основы форм.

7.1 Окно.Проекта, инструменты и палитра.

7.2. Основные методы создания и редактирования форм.

7.3. Управление и окно свойств управления.

7.4 Свойства формы.

7.5. Связывание форм и источников данных.

7.6. Управление и его привязка к источнику данных.

7.6.1. Текстовый бокс.

7.6.2. Списочный бокс и комбинированный бокс

7.6.3. Бокс проверки.

7.7 Вывод свойств формы.

7.8. Использование мастера создания формы.

8. Главная форма/субформа (составная форма).

9 Основы макросов.

9.1. Как их разработать : не писать записывая.

9.2. Обзор макрокоманд.

9.3. Автовыполнение макроса.

10 Управляющие кнопки в формах .

10.1 Назначение макросов.

10.2. Использование мастера при создании кнопок.

11. Отчеты.

11.1.Сходство и отличия с формами.

11.2.Группы, групповые промежуточные итоги и групповой верхний/нижний колонтитул.

12. Создание простого приложения.