Форматування клітинок і діапазонів

6. Форматування клітинок і діапазонів

Форматуванням клітинки називають встановлення вигляду відображення вмісту клітинки. Для форматування клітинки або виділеного діапазону клітинок використовують команду Формат або кнопки панелі інструментів Форматирование.

Поняття формату включає такі параметри: шрифт (тип, розмір, накреслен­ня, колір); формат чисел; спосіб вирівнювання; розміри (ширина і висота) клітинок; обрамлення клітинок; візерунок фону.

Для встановлення типу і розмірів шрифту використовують вкладку Шриф­ти вікна діалогу Формат ячеек, яке відкривається при виконанні команди Формат/ячейка. На цій вкладці можна вибрати тип шрифту, його накреслення і розмір, колір символів. У полі Образец відображається вигляд символів для встановлених параметрів. Відповідні параметри можна встановити і кнопками панелі Форматировние.

Вирівнювання даних у клітинках. За замовчуванням Exceses вирівнює вміст клітинки по нижньому краю, при цьому текст — по лівій межі колонку, число — по правій. Користувач може змінити ці установки, використовуючи вкладку Виравнивание вікна діалогу Формат ячеек або відповідні кнопки панелі інструментів Форматирование.

Розміри колонок і рядків. Excel за замовчуванням встановлює ширину колонки, що дорівнює 8.43 символу, а висоту — за розміром найвищого шрифта у рядку. Команди Формат/Строка/Висота строки і Формат/Стол-бец для встановлення ширини і висоти комірки.

Посилання на клітинки. Як відомо, адреса клітинки включає назву колонки і номер рядка. Адреси клітинок (посилання на клітинки) можна використовувати у формулах. Можливі відносні, абсолютні і змішані посилання.

Посилання, яке включає назву колонки і номер рядка, є відносним. При копіюванні формули, а також редагуванні листа таке посилання буде моди­фікуватись. Наприклад, якщо в якійсь клітинці є формула, яка посилається на клітинку В4, то при вилученні, припустимо, рядка 2 і зсуву по таблиці вгору формула буде модифікуватись таким чином, щоб посилатись на клітинку ВЗ. В абсолютних посиланнях перед назвою колонки і номером рядка стоїть символ $. Такі посилання не модифікуються. У змішаних посиланнях абсолютною є назва колонки і відносною - номер рядка або навпаки (наприклад, $АІ, А$1). У них модифікується тільки відносна частина посилання. У формулі можуть бути посилання на діапазон клітинок. Діапазон може бути тільки прямокутним. Вказуючи діапазон клітинок, задається адреса верхньої лівої клітки і через двокрапку - адреса нижньої правої клітки. Якщо у формулі є посилання на клітинки, які знаходяться на іншому листі, то посилання повинно містити їм я листа, знак оклику та адресу клітинки, наприклад, лист1!А1.

Імена клітинок і діапазонів. Excel дає можливість назначати імена виділеним клітинкам і діапазонам. Для цього слід виконати команду Вставка/Имя/Прис-воить. На екрані з'явиться діалогове вікно Присвоить имя (мал.ІЗ.Іб), в полі Имя якого можна набрати ім'я. Ім'я повинно починатися з літери, може включати будь-які літери і цифри, а також знак підкреслення, знак питання, крапку. Адреса виділеної клітинки або діапазону з'явиться в полі Формула Якщо треба обмежити дію імені яким-небудь листом, то імені, яке набирається в полі Имя, повинно передувати ім'я листа і знак оклику, наприклад лист1!1м'я_1. Для вилучення імені слід розкрити список Имя діалогового вікна Присвоить имя, виділити ім'я і натиснути кнопку Удалить.

Слід відзначити, що коли створюється нове ім'я, припустимо, для клітинки АІ, а у формулах уже було посилання на цю клітинку, то Excel автоматично не модифікує формулу під це ім'я. Для встановлення імен у посиланнях на клітинки в діючих формулах виділеного діапазону слід виконати команду Вставка/Имя/Применить і в діалоговому вікні Применение имен клацнути мишею по іменах, які ви хочете використати.

Імена клітинок і діапазонів клітинок містяться у списку, який розкривається у лівій частині рядка формул Поле имени. Для вставки імені у формулу слід вибрати його з цього списку.

13.7. Використання формул

Формула — це сукупність операндів, з'єднаних між собою знаками операцій і круглих дужок. Операндом може бути число, текст, логічне значення, адреса клітинки (посилання на клітинку), функція. У формулах розрізняються ариф­метичні операції і операції відношень. Excel допускає: арифметичні операції + - додавання, - — віднімання, * - множення, / - ділення, ~ — піднесення до степеня; операції відношень > - більше, < - менше, = - дорівнює, <= — менше або дорівнює, >= - більше або дорівнює, <> — не дорівнює.

Арифметичні операції і операції відношень виконуються над числовими операндами. Над текстовими операндами виконується єдина операція &, яка до тексту першого операнда приєднує текст другого операнда. Текстові конс­танти у формулі обмежуються подвійними лапками. При обчисленні формули спочатку виконуються операції у круглих дужках, потім арифметичні опера­ції, за ними — операції відношень.

 

Функції. Excel містить більше ніж 400 вбудованих функцій. Функція має ім'я і список аргументів у круглих дужках. Аргументами можуть бути числові та текстові константи, клітинки, діапазони клітинок. Деякі функції доступні лише тоді, коли відкрита відповідна надбудова. Для відкриття надбудови слід виконати команду Сервис/Надстройки і у діалоговому вікні Надстройки вказати надбудови, які треба відкрити.

Ввести функції у формулу можна вручну або з використанням майстра функцій. Для роботи з майстром функцій слід натиснути кнопку Мастер функций панелі інструментів Стандартная або виконати команду Встав-ка/Функции. При цьому відкривається діалогове вікно Мастер функций — шаг 1 из 2 (мал. 13.16), в якому можна вибрати категорію функцій. При виборі категорії в поле Функций виводиться список функцій даної категорії. У цьому списку можна вибрати потрібну функцію. У рядку стану виводиться короткий опис функції.

Після вибору функції слід натиснути кнопку Далее, у результаті чого відкриється вікно діалогу Мастер функций — шаг 2 из 2 (мал. 13.17), в якому можна вказати аргументи функції.

Після натискування кнопки Готово формула вставляється в активну клітинку.

Обчислення формул.

Коли встановлено автоматичний режим обчислень (цей режим встановлюється за замовчуванням), зміна вмісту клітинок веде до перерахунку формул, які використовують ці клітинки. Для встановлення ручного режиму обчислень слід у вкладці Вичисления діалогового вікна Параметри у блоці Пронзводить перерасчет встановити режим Вручную. У

У цьому режимі Excel виводить слово Вичислить у рядок стану всякий раз, коли в листі з'являється необчислена формула. Для переобчислення формул слід натиснути клавішу [F9] (формули переобчисляться в усіх відкритих книгах) або [Shift-F9] (формули переобчисляться тільки в активному листі).

Якщо при обчисленні формули сталася помилка, то в клітинку виводиться повідомлення про помилку, яке починається із символу '' #''. Excel виводить такі повідомлення про помилки: # дел 0 — спроба поділити на нуль або на порожню клітинку; # имя ? — формула використовує неіснуюче ім'я; # н/д — формула посилається на клітинку з невизначеними даними; # число ! — помилка у числі, число неможливо подати в Excel; # ссыл ! — формула посилається на неіснуючу клітинку; # знач ! — помилка при обчисленні функції.

Контрольні запитання

1. Що таке формула?

2. Які типи операндів і які операції допустимі у формулі?

3. Які типи посилань на клітинки допустимі у формулах?

4. Які переваги дає використання імен діапазонів у формулах?

5. Яким чином можна присвоїти ім'я діапазону клітинок?

6. Якими способами можна вставити функцію у формулу?

7. Яким чином здійснюється обчислення формул?

8. Які типи помилок можливі при обчисленні формул

13.8. Об'єкти. Побудова діаграм

Робота з об'єктами. Excel дозволяє вставити в робочий лист об'єкти, створені іншими програмами (документи Word, малюнки графічного редактора Paint та ін.). Для вставки такого об'єкта слід запустити програму, яка працює з цим об'єктом. Це можна зробити як із середовища Windows-95, так і з середовища Excel. Для запуску програми з середовища Excel слід виконати команду Вставка/ Об'єкт. При цьому відкривається вікно Вставка объекта. Вкладка Создание цього вікна (мал. 13.18) дозволяє вибрати тип об'єкта. Після вибору типу запускається відповідна програма, яка працює з об'єктом вибрано­го типу. Програма, запущена в середовищі Windows, може переслати об'єкт у буфер обміну або записати його у файл. Для вставки об'єкта з буфера обміну слід виконати команду Правка/ Вставить.

Вкладка Создание из файла вікна діалогу Вставка обьекта дозволяє вказати файл, в якому знаходиться об'єкт, що вставляється. При вставці графіки з графічного файла зручніше користуватись командою Вставка/Ри­сунок. У вікні Вставка рисунка, яке при цьому відкривається, можна вказати графічний файл, а в полі Рисунок вікна — бачити сам малюнок, який міститься у файлі.

В Excel є панель інструментів Рисованне, за допомогою якої можна створювати нескладні малюнки. Про призначення кнопок цієї панелі можна дізнатися з довідкової системи.

Для виділення об'єкта слід клацнути по ньому мишею. Виділений об'єкт можна перемістити, вилучити, очистити, скопіювати так само, як і виділений діапазон клітинок. Якщо об'єкт розміщено на листі, то для запуску програми, яка працює з ним, слід двічі клацнути мишею над об'єктом.

Діаграми. Excel володіє широкими можливостями для побудови діаграм 15 різних типів. Кожен тип діаграми має декілька видів. Розглянемо основні типи діаграм. Діаграма завжди будується для якогось діапазону клітинок. Розгляне­мо приклад побудови діаграми для таблиці на мал. 13.19.

Як правило, на діаграмі відображається послідовність значень якого-небудь параметра залежно від значень аргументів. Послідовність значень параметра в Excel називають рядом даних, а послідовність значень аргументів — категорією.

Для таблиці, наведеної на мал. 13.19, кількість рядів даних і категорій залежить від того, як розміщені дані. Якщо вони розміщені по рядках, то рядів даних — 3 (Телевізори, Радіоприймачі, Магнітофони), а категорій — 2 (Січень, Лютий). Якщо ряди даних розміщені по колонках, то рядів даних — 2 (Січень, Лютий), а категорій — 3 (Телевізори, Радіоприймачі, Магнітофони). Діаграма має ряд елементів, які наведені в табл. 13.1.

	A	B	C	D
1 2 3	Об''єм продажу товарів (тис гривень)
4		Січень	Лютий
5	Телевізори	25	17
6	Радіотовари	14	12
7	Електротовари	18	20
8 9

 

Побудова діаграми. Діаграма може будуватись на активному листі або на новому.

Для побудови діаграми на активному листі слід скористатися майстром діаграм, натиснувши кнопку Мастер диаграмм на панелі інструментів Стан­дартная. Курсор при цьому перетворюється в мініатюрну діаграму. Натис­нувши ліву кнопку миші, слід тягнути курсор доти, поки рамка під діаграму не набере потрібного розміру. При відпусканні кнопки миші на екрані з'явить­ся вікно діалогу Мастер диаграмм — шаг 1 из 5. Майстер діаграм створює діаграму в загальному випадку за п'ять кроків (для деяких типів діаграм кількість кроків може бути меншою). ,

Для створення діаграми на новому листі слід виконати команду Встав- І ка/Диаграмма/На новом листе. В книзі створюється новий лист діаграм з ; іменем Диаграмма ..., у верхньому рядку якого виводиться панель інстру- '; ментів Диаграмма, в якій є кнопка Мастер диаграмм. При натискуванні цієї , кнопки на екран виводиться вікно діалогу Мастер диаграмм — шаг 1 из 5. ' Для кожного кроку виводиться своє вікно діалогу, в якому можна задати параметри для побудови діаграми (вікна діалогу Мастер диаграмм ... показані на мал. 13.20).

Текст Рn
Елемент	Зміст елемента
Название	заголовок діаграми
	п-а вісь діаграми (Ось 1 або Ось Y — вісь значень, Ось 2 або Ось Х — вісь
Ось n	категорій)
Чертеж	Область побудови власне діаграми
Диаграмма	Фон діаграми
Легенда	Опис рядів даних
Рn	п-ий ряд даних
РnТк	к-а точка п-ого ряду даних
Текст Рn	мітка даних для п-оі послідовності
Ось текста п	мітка осі
Сетка п	сітка для осі п

У вікні діалогу Мастер диаграмм — шаг 1 из 5 у полі Диапазон задається діапазон клітинок, значення в яких використовуються для побудови діаграм. Якщо перед викликом майстра було виділено діапазон клітинок, то в полі Диапазон будуть відображені координати цього діапазону. Користувач може змінити значення цього поля або безпосередньо редагуванням або виділенням іншого діапазону. Для виділення іншого діапазону слід клацнути мишею по ярлику листа і виділити діапазон на цьому листі. Можна виділити не суміжний діапазон. Координати виділеного діапазону записуються у поле Диапазон.

Після вказання діапазону слід натиснути кнопку Далее ..., і на екран виведеться вікно діалогу Мастер диаграмм — шаг 2 из 5. У цьому вікні слід вибрати одну з 15 типів діаграм (вибрана діаграма зображується інверсним кольором). У вікні діалогу Мастер диаграмм — шаг 3 из 5 вибирається вид діаграми даного типу.

У вікні діалогу Мастер диаграмм — шаг 4 из 5 виводиться зразок діаграми. На основі аналізу виділеного діапазону майстер сам визначає, як розміщені ряди даних. Якщо діапазон містить колонку текстових значень, то майстер сприймає, що ряди даних розміщені по рядках діапазону. Якщо діапазон

розміщені по колонках діапазону. Якщо ж діапазон містить і колонку, і рядок текстових значень або зовсім не містить текстових значень, то майстер визначає ряд даних за кількістю клітинок у рядку і колонці виділеного діапазону (якщо рядок діапазону містить більше клітинок, ніж колонка, то ряди даних розмі­щуються по рядках, а якщо менше — то по колонках).

Так, для таблиці на мал. 13.19 при вказанні діапазону А6:С7 майстер; визначить, що ряди даних розміщені по рядках, а при вказанні діапазону В5:С7, або А4:С7 майстер визначить, що ряди даних розміщуються по колон­ках. Користувач може змінити рішення майстра вибором перемикача в полі Рядн данньіх находятся. Поле Считать метками легенди визначає рядок або колонку, які є мітками легенди (назвами рядів даних).

Вікно діалогу Мастер диаграмм — шаг 5 из 5 дозволяє включати в діаграму легенду, встановити назву діаграми, назви осей Х і У. Після натискан­ня кнопки Готово цього вікна діаграма переноситься на лист.

На кожному кроці роботи майстра можна повернутися на крок назад (кнопка Назад) або припинити побудову діаграми (кнопка Отмена).

На мал. 13.21 приведена діаграма, побудована для даних таблиці мал. 13.19. Параметри діаграми приведені у вікнах діалогу Мастер диаграмм — ... (мал. 13.20.). Праворуч від власне діаграми розташована легенда.

 

Редагування діаграм.

Excel має засоби для редагування елементів побудо­ваних діаграм. Для редагування діаграм цей елемент необхідно виділити. Для виділення елемента діаграми слід активізувати діаграму, клацнувши мишею по полю діаграми, а потім клацнути по елементу. Переміщуватись між елемен­тами діаграми можна також за допомогою клавіш ['0']i[•0•]. Коли виділено ряд даних, за допомогою клавіш [<^] ] і [^>] можна вибрати окремі точки ряду. Ім'я виділеного об'єкта з'являється в полі імені (ліва частина рядка формул). Виділені елементи можна редагувати (переміщувати, міняти розміри, вилучати, форматувати). Список операцій редагування індивідуальний для кожного елемента діаграми. Для редагування виділеного елемента діаграми зручно користуватись контекстним меню, яке викликається натискуванням правої кнопки миші. Це меню містить ті операції, які доступні для виділеного ' елемента.

Контрольні запитання

1. Що являє собою ряд даних?

2. Яким чином майстер діаграм визначає напрям ряду?

3. Які основні елементи містить діаграма?

4. Яким чином можна відредагувати елементи діаграм?

5. Яким чином можна помістити об'єкт на лист?

6. Як викликати програму, яка може обробляти об'єкт?

Практична робота №9 ТЕМА: Створення електронних таблиць

Практичну роботу пропонується виконувати у такій послідовності:

1. Завантажте табличний процесор.

2. Заповніть електронну таблицю такими даними:

	1	2	3	4	5	Середнє	Сума ^
і	41	50,5	124,3	2	53
2	181	0,5	42,5	77	81
3	37	37,5	60	13,4	55
4	20	40	82,5	33	11,5
ВСЬОГО:

3. Порівняйте початкові дані з тими, які відображаються на екрані моні

тора. В разі необхідності виконайте їх редагування.

4. Для кожного рядка визначіть середнє арифметичне значення.

5. Для кожного рядка визначіть загальну суму її елементів.

6. Для кожної колонки таблиці визначіть її загальну суму.

7. Підрахуйте середнє значення елемента заданої таблиці.

8. Визначіть, на скільки відрізняється сума елементів 1 і 3 рядка від суми

елементів 2 і 4 рядка. 9. Визначіть, на скільки відрізняється сума елементів непарних колонок

від суми елементів парних колонок.

Практична робота №10 ТЕМА: Використання електронних таблиць

Практичну роботу пропонуємо виконувати у такій послідовності. 1. Складіть таблицю-меню сніданку за схемою: колонка А — назва продук ту; В — вартість (за стандартну одиницю ваги, або за певну кількість); С — кількість вживаного продукту; D — вартість вживаного продукту. Рядками і таблиці мають бути продукти, які вживають за сніданком. В останньому рядку колонки має бути підрахована сумарна вартість усіх вживаних продуктів.

2. Завантажте табличний процесор та заповніть електронну таблицю дани-ми, які ви отримали у п. 1. Переконайтесь у тому, що обрахування в електроно ній таблиці виконати правильно.

3. Визначте максимальну та мінімальну вартість вживаних продуктів.

4. Складіть найпростішу електронну таблицю розрахунку заробітну плати за схемою: перша колонка — номер за порядком; друга колонка —І прізвище; третя — ім'я; четверта — по батькові; п'ята — місячна ставка шоста — кількість відпрацьованих днів; сьома — кількість робочих днів у місяці; восьма — нараховані гроші.

5. Визначте, хто з робітників відпрацював найменшу кількість днів за місяць. У кого найвища заробітна платня. У кого найменша заробітна платня^ Визначте загальну суму заробітної платні усіх працівників та середню заро-