Ввод и редактирование данных в режиме таблицы

2.2. Ввод и редактирование данных в режиме таблицы.

В созданную таблицу данные могут быть введены путем использования табличной

формы, предоставляемой СУБД Access по умолчанию, так и с применением специально

разработанной пользовательской формы. При редактировании записей также

используются два указанных подхода.

Ввод данных в режиме таблице позволяет видеть сразу несколько записей. При этом

допускается добавление и изменение данных.

Когда данных в таблице много, целесообразно использовать некоторые быстрые

клавиши для перемещения по записям таблицы:

первая запись: щелчок по кнопке “Первая запись”

последняя запись: щелчок по кнопке “Последняя запись”

первый столбец таблицы: клавиша “Home”

последний столбец таблицы: клавиша “End”

на строку вверх: “Up”

на строку вниз: “Down”

на экран вверх: “Page Up”

на экран вниз: “Page Down”

в левый верхний угол таблицы: “Ctrl+Home”

в правый нижний угол таблицы: “Ctrl+End”ъ

Для удаления записи ее необходимо выделить и нажать “Del” и выбрать в меню

Правка – Удалить. При этом во избежании удаления нужных данных необходимо

подтвердить удаление в появившемся окне.

Упражнение 3. Ввод и редактирование данных в режиме таблицы.

Цель – приобретение навыков редактирования данных в стандартной табличной форме.

ЗАДАНИЕ.

Введите данные по вашей группе в таблицу СТУДЕНТ, созданную в предыдущем

задании.

Используя справочную помощь, изучите основные приемы редактирования данных в

стандартной табличной форме.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ.

Откройте ранее созданную БД Sess:

выполните команды главного меню Файл – Открыть

найдите папку, где был сохранен ваш файл Sess и откройте его, щелкнув по нему

мышью

Откройте таблицу Студент: в появившемся окне “Sess: база данных” выберите

Таблица – Студент – Открыть

Введите данные по вашей группе (а также по другим группам) в таблицу.

При этом на экране должна отобразиться следующая информация:

Отредактируйте данные в таблице: измените значения полей, удалите старые записи,

а затем добавьте новые записи.

Измените структуру таблицы, а конкретно – длины полей (Фамилия, Отчество),

воспользовавшись конструктором таблиц (Таблица - Конструктор). Измените формат

отображения даты и посмотрите, как это отразится на таблице.

*Замечание: по пунктам 4 и 5 воспользуйтесь справочной информацией

Закройте БД, дважды выбрав Файл – Закрыть.

 

Разработка однотабличных пользовательских форм.

Данные в таблицу вводить и редактировать намного удобнее, если воспользоваться

экраном в виде бланка или формы. Такой способ ввода позволяет видеть на экране

все данные одной записи и вводить дополнительный текст, поясняющий значение

каждого поля.

В Access 97 используется специальный мастер по созданию форм следующих видов:

в один столбец – поля выводятся на экран в виде последовательности строк

табличная форма – поля выводятся в виде строк и столбцов

диаграмма – представляет числовые данные таблицы в виде диаграммы

составная форма – объединяет в себе данные нескольких таблиц

Сформированная форма позволяет изменять, удалять, а также вводить новые данные в

вашу БД.

Упражнение 4. Создание однотабличной пользовательской формы.

Цель – приобретение навыков создания простейших экранных форм.

Задание:

Создайте однотабличную пользовательскую форму для ввода и редактирования данных

таблицы СТУДЕНТ.

Ознакомления с возможностями создания однопользовательских форм.

Технология работы

Откройте ранее созданную БД Sess:

выполните команды главного меню Файл – Открыть

найдите папку, где был сохранен ваш файл Sess и откройте его, щелкнув по нему

мышью

Выберите ФОРМА – СОЗДАТЬ.

В окне НОВАЯ ФОРМА выберите МАСТЕР ФОРМ. В качестве источника данных выберите

таблицу СТУДЕНТ.

Выполняйте указания мастера форм. Дайте название формы ФОРМА 1. Попробуйте

изменить внешний вид формы, используя готовые шаблоны.

Откройте созданную форму и введите новые данные в БД.

Познакомьтесь с возможностями перемещения по таблице, представленной в виде

формы. При необходимости используйте справочную информацию.

Сохраните вашу БД.

3. Вывод данных.

Разработка детального отчета.

Access 97 выводит информацию из БД в виде отчета (распечатки содержимого БД).

Все отчеты подразделяются на 3 категории:

простая распечатка содержимого БД

детальные отчеты – хорошо подготовленные отчеты в удобном для пользователя

виде

специальные отчеты – позволяют подготавливать почтовые наклейки и формы писем

Отчеты позволяют надлежащим образом сгруппировать данные для более удобной

работы с ними. При этом возможно использования как стандартных средств

оформления, так и задаваемых пользователями.

Упражнение 5. Разработка детального отчета.

Цель – приобретение практических навыков создания детального отчета по БД.

Задание.

С помощью мастера создайте детальный отчет для вывода данных таблицы СТУДЕНТ

следующего вида:

СТУДЕНТ

ФамилияИмяОтчествоГруппа

Ознакомление с основными принципами создания отчетов

Технология работы.

Откройте ранее созданную БД Sess:

выполните команды главного меню Файл – Открыть

найдите папку, где был сохранен ваш файл Sess и откройте его, щелкнув по нему

мышью

Выберите ОТЧЕТ – СОЗДАТЬ.

В окне НОВЫЙ ОТЧЕТ выберите МАСТЕР ОТЧЕТОВ. В качестве источника данных укажите

таблицу СТУДЕНТ.

Выполняйте указания мастера отчетов. Дайте имя отчета СТУДЕНТ. Попробуйте

изменить внешний вид и форму отчета. При необходимости воспользуйтесь справкой.

Сохраните вашу БД.

4. Поиск и отбор данных.

4.1. Команды поиска, фильтрации и сортировки.

Access предоставляет довольно широкий спектр возможностей по поиску и сортировке

данных БД. К таким средства следует отнести использование команды “Поиск”,

фильтрацию, сортировку, создание и использование запросов.

Упражнение 6. Команды поиска, фильтрации и сортировки.

Цель – приобретение практических навыков осуществления основных операций по

поиску и сортировке данных БД.

Задание.

Осуществить поиск данных по всем полям в режиме формы.

Осуществить сортировку данных БД в режиме таблицы.

Осуществить фильтрацию записей БД.

Технология работы.

Откройте ранее созданную БД Sess:

выполните команды главного меню Файл – Открыть

найдите папку, где был сохранен ваш файл Sess и откройте его, щелкнув по нему

мышью

Откройте окно формы ФОРМА 1.

Находясь в ФОРМЕ 1, щелкните по содержимому поля ФАМИЛИЯ.

Выберите в главном меню ПРАВКА – НАЙТИ. В появившемся окне “Поиск по полю:”

введите фамилию, которую хотели бы найти. Задайте критерии поиска и щелкните по

кнопке “Найти”.

Попробуйте осуществить поиск по разным полям и с разными критериями поиска. При

необходимости воспользуйтесь справочной информацией.

Закройте окно формы и откройте БД в режиме таблицы.

Определите поле, по которому будут отсортированы данные. Выберите в главном меню

ЗАПИСИ – СОРТИРОВКА и тип сортировки. Повторите сортировку по каждому полю. При

необходимости воспользуйтесь справочной информацией.

Задайте фильтр вывода данных. Для этого выберите в главном меню ЗАПИСИ – ФИЛЬТР

– ИЗМЕНИТЬ ФИЛЬТР. В появившемся окне задайте формат фильтра (укажите условия

вывода данных). Затем выберите ФИЛЬТР – ПРИМЕНИТЬ ФИЛЬТР.

Попробуйте осуществить фильтрацию данных по всем полям с заданием различных

условий фильтрации.