Малое торговое предприятие

ТЕМА: .

ВВЕДЕНИЕ.

Чтобы развивать бизнес, нужно многое, и, в частности, умение считать деньги, товары, ресурсы, услуги. В современном бизнесе порой срок, отпущенный на принятие решений, измеряется часами. Для принятия правильных решений необходима оперативная и достоверная информация. Зная реальную ситуацию на своем предприятии, можно решать проблему контроля его ресурсов, решать задачи оптимизации его деятельности и планирования дальнейшего развития.

В данной работе будет предложен план создания автоматизированной системы обработки экономической информации (далее – АСОЭИ) бухгалтерии унитарного торгового предприятия «Норд». Чтобы эффективно руководить предприятием, особенно в такой динамичной сфере деятельности как торговля, необходимо собрать и проанализировать очень много информации. Особое значение имеет автоматизация бухгалтерского учета, где циркулируют огромные потоки экономической информации, используемые для решения вопросов оптимизации управления, поэтому бухгалтерия предприятия особенно нуждается в АСОЭИ. Поскольку предприятие не является монополистом на рынке в данном регионе, необходимо постоянно контролировать уровень товарооборота, проводить экономический анализ эффективности совершаемых сделок, а АСОЭИ значительно облегчает бухгалтеру работу по составлению необходимого анализа и при этом экономит немало времени. При работе с клиентами АСОЭИ также востребована – минимально сократить время на обслуживание каждого клиента и при этом максимально качественно обслужить его – с этой задачей можно справиться, пожалуй, только с помощью эффективной АСОЭИ.

1.   Назначение АСОЭИ УП «Норд».

Предприятие «Норд» занимается оптовой торговлей электрооборудованием и электроинструментами. Учредитель - ЧУПТП «Норд» г.Минск.

В штате предприятия помимо директора и главного бухгалтера имеются бухгалтер-кассир и бухгалтер по учету товаров, секретарь, два менеджера по продажам и снабжению, кладовщик. Таким образом, можно выделить два основных блока, нуждающихся в автоматизации – бухгалтерия и менеджерский отдел.

АСОЭИ разрабатывается для отдела бухгалтерии, где будет использоваться для обработки первичной документации, возникающей как в отделе менеджмента, так и в самой бухгалтерии предприятия, ее группировки; работы с банком, обслуживающим предприятие, по системе «Клиент-Банк»; составления финансового и экономического анализа состояния предприятия на любой момент времени по запросу руководителя предприятия. В отделе менеджмента АСОЭИ прежде всего будет использоваться для оформления первичных учетных документов; анализа спроса и предложения, существующего на региональном рынке.

Назначение АСОЭИ бухгалтерии состоит в следующем:

·     Экономия затрат рабочего времени бухгалтера;

·     Высокая скорость при обработке документов;

·     Сокращение или полный отказ от «бумажной» работы;

·     Быстрое осуществление платежей со счетов предприятия;

·     Возможность оперативно предоставлять необходимую информацию в другие отделы предприятия;

·     Усиление контрольных и аналитических функций бухгалтера;

Назначение АСОЭИ менеджерского отдела состоит в следующем:

·     Экономия затрат рабочего времени менеджера;

·     Повышение качества и сокращение времени обслуживания клиентов;

·     Оперативная связь с поставщиками и заказчиками.

2.    Требования к АСОЭИ.

 

Основные требования предъявляемые к АСОЭИ заключаются в следующем:

1. Гибкость - подразумевает легкую адаптацию системы ко всем изменениям требований к ней, к вводимым новым функциям. Например, с введением нового плана счетов система должна обеспечить безболезненный переход что достигается через: - модульность системы; - систему гибких отчетов;

ü Системная интеграция - объединение разнородного оборудования и ПО для решения конкретных задач:

-вертикальная интеграция - объединение компьютеров одного производителя;

-горизонтальная интеграция - объединение частей компьютеров разных производителей;

ü Возможность настройки АСОЭИ.

2. Надежность - функционирование АСОЭИ обеспечивается за счет решения задач в короткий срок. Это достигается при помощи надежных технических средств, работой программных средств и использования современных технологий для разработки ПО. Поэтому приобретаемые средства должны иметь сертификат, а программные продукты - лицензию.

ü Пользователи должны иметь возможность диагностирования технических и программных средств.

3. Безопасность - меры обеспечения сохранности коммерческой информации:

ü развитие структур доступа к различным подсистемам;

ü регламентация работы с системой;

ü использование специального оборудования, шифров.

4. Окупаемость - важно затрачивать минимум средств, но минимизация средств должна сочетаться с надежностью, производительностью системы.

5. Дружественность - система должна быть простой, удобной для освоения, изучения, использования. Средства:

ü использование меню, подсказок,

ü наличие системы исправления ошибок.

ü информационная совместимость между функциональными блоками системы.

3.    Общая структура объекта автоматизации.

Функциональная часть АСОЭИ отражает задачи, призванные формировать полную и достоверную информацию о деятельности предприятия и его имущест­венном положении, необходимую внутренним и внешним пользо­вателям. Задачи, реализующие функцию бухгалтерского учета, разнообразны, как и объекты его наблюдения. Последние бывают двух видов. Это объекты, обеспечивающие хозяй­ственную деятельность предприятия — его имущество (активы), кредиторская задолженность (пассивы), собственный капитал, и хозяйственную и финансовую деятельность — финансовые и хозяйственные процессы и их элементы: факты хозяйственной деятельности и фи­нансовые результаты.

АСОЭИ разрабатывается для отдела бухгалтерии УП «Норд» с численностью служащих – 3, включая главного бухгалтера. Этот отдел выполняет следующие функции:

1. обеспечение своевременных и правильных расчетов по налоговым и другим платежам предприятия;

2. ввод в систему необходимой информации о покупателях и поставщиках, сотрудниках предприятия;

3. осуществление денежных платежей и кассовых операций;

4. обеспечение других отделов предприятия необходимой информацией экономического и аналитического характера;

В состав бухгалтерии входят следующие функциональные блоки:

n  АРМ главного бухгалтера.

n  АРМ бухгалтера-кассира;

n  АРМ бухгалтера по учету товарно-материальных ценностей;

Функциональное назначение АРМ главного бухгалтера состоит в следующем:

·     Осуществление общего руководства работой бухгалтерии – издавать приказы о проведении ревизий на предприятии, давать указания о необходимых платежах с расчетного счета;

·     Начисление налоговых платежей УП «Норд» и предоставление расчетов в Инспекцию МНС;

·     Осуществление контроля за работой бухгалтера-кассира и бухгалтера по учету ТМЦ и консультирование их по мере необходимости;

·     Отчитываться за работу отдела перед руководителем предприятия;

·     Составление баланса предприятия;

·     Заполнение главной книги УП «Норд»

·     Предоставление требуемых отчетов и сведений в органы статистики, фонд социальной защиты населения, центр занятости;

·     Составление журналов-ордеров по счетам: 01 «Основные средства», субсчета 01/1 «Здания, сооружения», 01/2 «Передаточные устройства», 01/3 «Машины и оборудование», 01/4 «Вычислительная и копировальная техника», 01/5 «Транспортные средства» 02 «Износ основных средств», 04 «Нематериальные активы», 05 «Износ НМА», 08 «Капитальные вложения», 44 «Издержки обращения», 47 «Реализация и выбытие ОС», 48 «Реализация прочих активов», 67 «Расчеты по внебюджетным платежам», 68 «Расчеты с бюджетом» субсчета 68/1 «Налог на прибыль», 68/2 «НДС», 68/3 «Подоходный налог с граждан», 68/4 «Чрезвычайный налог», 68/5 «Экологический налог», 68/6 «Налог на недвижимость», 68/7 «Налог на землю», 68/8 «Сельхозналог, дорожный», 68/9 « Стабилизационный налог, жилфонд», 69 «Расчеты по социальному страхованию», 75 «Расчеты с учредителями», 80 «Прибыли и убытки», 81 «Платежи в бюджет из прибыли», 85 «Уставный фонд», 87 «Нераспределенная прибыль, непокрытый убыток» и забалансовому счету 001 «Арендованные ОС».

Входящая информация поступает из следующих источников Рис.2.(Приложение 1):

1)   Директор предприятия;

2)   Инспекция МНС;

3)   Отдел фонда социальной защиты населения;

4)   Отдел статистики;

5)   Городской исполнительный комитет;

6)   Обслуживающий банк;

7)   Сотрудники предприятия;

8)   Бухгалтер-кассир и бухгалтер по учету ТМЦ;

9)   Литература экономического характера.

Исходящая информация передается:

1)   Директор предприятия;

2)   Инспекция МНС;

3)   Отдел фонда социальной защиты населения;

4)   Отдел статистики;

5)   Городской исполнительный комитет;

6)   Центр занятости;

7)   Бухгалтер-кассир и бухгалтер по учету ТМЦ.

Функциональное назначение АРМ бухгалтера-кассира:

·     Ведение счетов по учету денежных средств УП «Норд»;

·     Ведение кассовых операций предприятия и оформление соответствующих документов;

·     Осуществление платежей с банковских счетов предприятия, получение в банке наличных денежных средств, их оприходование и выдача в кассе предприятия;

·     Составление и предоставление в банк необходимых сведений о работе предприятия;

·     Начисление и выдача заработной платы сотрудникам УП «Норд»;

·     Выдача доверенностей и ведение журнала по их учету;

·     Оформление актов выполненных работ, актов взаимозачетов, нарядов и пр.;

·     Составление журналов-ордеров по счетам: 10 «Материалы», субсчета 10/1 «Сырье и материалы», 10/3 «Топливо», 10/8 «Строительные материалы», 12 «МБП» субсчета 12/1 «МБП в запасе», 12/2 «МБП в эксплуатации», 13 «Износ МБП», 18 «НДС по приобретенным ценностям», субсчета 18/1 «НДС к уплате», 18/2 «НДС уплаченный», 31 «Расходы будущих периодов», 50 «Денежные средства в кассе предприятия», 51 «Расчетный счет», 55 «Чековая книжка», 57 «Денежные средства в пути», 70 «Расчеты по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», и забалансовому счету 006 «Бланки строгой отчетности»

Входящая информация поступает из следующих источников - Рис.2.(Приложение 1):

(7) Главный бухгалтер;

10)            Отдел фонда социальной защиты населения;

11)            Обслуживающий банк;

12)            Сотрудники предприятия;

13)            Подотчетные лица;

14)            Литература экономического характера.

Исходящая информация передается:

(8) Главный бухгалтер;

(10)          Отдел фонда социальной защиты населения;

(11)          Обслуживающий банк;

(12)          Сотрудники УП «Норд»;

(13)          Подотчетные лица;

(15) Центр занятости.

Функциональное назначение АРМ бухгалтера по учету ТМЦ:

·     Прием и проверка товарных отчетов кладовщика;

·     Ведение количественного учета товарно-материальных ценностей, находящихся на складе предприятия;

·     Проведение сверок и ревизий на складе предприятия;

·     Проверка правильности оформления товарных и товарно-транспортных накладных на отпуск со склада покупателям и оприходование ТМЦ на склад от поставщиков;

·     Проведение сверок по взаиморасчетам с поставщиками и покупателями;

·     Составление журналов-ордеров по счетам: 41 «Товары», 46 «Реализация продукции», субсчета 46/1 «НДС к уплате», 46/2 «Наценка», 46/3 «Реализация по учетным ценам», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и забалансовому счету 004 «Товары, принятые на комиссию».

Входящая информация поступает из следующих источников Рис.2.(Приложение 1):

(7)  Главный бухгалтер;

(16) Отдел торговли ГИК;

(17) Сотрудники предприятия;

(18) Подотчетные лица;

(19) Литература экономического характера.

Исходящая информация передается:

(8) Главный бухгалтер;

(12) Сотрудники УП «Норд»;

(18)          Подотчетные лица.