Word

Краткая характеристика текстового процессора Word.

Microsoft Word - мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки текста. Он работает с многими шрифтами ,как с русским ,так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам. Наличие закладки в тексте позволяет быстро перейти к заложенному месту в тексте. Можно так же автоматически включать в текст дату, время создания, обратный адрес и имя написавшего текст. При помощи макрокоманд Word позволяет включать в текст базы данных или объекты графики, музыкальные модули в формате *.wav. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий. Word позволяет открывать много окон для одновременной работы с несколькими текстами, а так же разбить одно активное окно по горизонтали на два и выровнять их.

Запуск и прекращение работы в процессоре. Запуск Word с помощью меню Пуск

Для того чтобы запустить MS Word, выполните следующие действия:

·     Нажмите кнопку Пуск на панели задач, расположенной в нижней части экрана.

·     Переместите указатель мыши на команду Программы. На экране появится меню Программы.

·     Нажмите мышью пункт меню Microsoft Word.

После запуска MS Word автоматически открывает новый документ, основанный на шаблоне “Обычный”.

Запуск Word с одновременной загрузкой документа

Если вам нужно не просто запустить MS Word, но кроме этого открыть документ, вы можете использовать для этой цели Проводник Windows 95.

·     Нажмите правой кнопкой мыши кнопку Пуск на панели задач.

·     Из открывшегося меню выберите Проводник. На экране появится окно “Проводник”.

·     Откройте папку, содержащую требуемый файл MS Word и дважды нажмите его наименование мышью.

·     В качестве альтернативного способа вы можете воспользоваться меню Пуск. Откройте меню Пуск и выберите Документы. В списке, который появится при этом на экране, содержатся наименования документов, с которыми вы работали в последнее время. Нажмите мышью наименование требуемого документа

·     Независимо от выбранного вами способа будет запущен MS Word (если он еще не был запущен к этому моменту), после чего будет открыт указанный документ. Если MS Word уже был запущен, результатом ваших действий явится открытие требуемого документа. Повторного запуска MS Word при этом не произойдет.

Запуск Word одновременно с запуском Windows 95

Если ваш рабочий день начинается с запуска MS Word, целесообразно переложить эту работу на Windows 95. Для этого необходимо разместить в разделе «Автозагрузка» меню «Программы» кнопки «Пуск» команду запуска MS Word. Данная процедура предполагает выполнение следующих действий:

1.    Нажмите кнопку «Пуск», выберите раздел «Поиск Найти» команда «Файлы и папки».

2.    Укажите для поиска имя исполняемого файла текстового процессора WINWORD.EXE.

3.    Нажмите кнопку «Найти» и разыщите этот файла на диске С: вашего компьютера.

4.    Щелкните правой кнопкой мышки на кнопке «Пуск» выберите команду «Открыть» из контекстного меню.

5.    В появившемся окне двойным щелчком мышки на папке «Программы» откройте её.

6.    Выберите, из появившегося в окне списка папок, папку «Автозагрузка» и откройте её.

7.    Затем перетащите мышкой в это окно из окна «Поиска» значок файла WINWORD.EXE в открытое окно папки «Автозагрузка».

В результате в разделе «Автозагрузка» появиться команда запуска WORD-а, которая будет выполняться при запуске WINDOWS.

В WINDOWS 98 это сделать еще проще:

1.    Нажмите кнопку «Пуск», выберите раздел «Поиск Найти» команда «Файлы и папки».

2.    Укажите для поиска имя исполняемого файла текстового процессора WINWORD.EXE.

3.    Нажмите кнопку «Найти» и разыщите этот файла на диске С: вашего компьютера.

4.    Перетащите мышкой значок файла из окна поиска на кнопку «Пуск» и разместите в разделе «Автозагрузка» меню «Программы» кнопки «Пуск».

Запуск Word с помощью панели Microsoft Office.

Для запуска редактора необходимо щелкнуть мышкой на кнопке редактора в панели офиса.

Завершение работы в программе.

Для завершения текущего сеанса работы вам необходимо покинуть MS Word. Для этого вы можете воспользоваться одним из следующих способов:

·     Выберите Файл | Выход

·     Выберите Закрыть в системном меню главного окна MS Word

·     Установите указатель мыши на пиктограмму системного меню в главном окне MS Word и дважды нажмите кнопку мыши

·     Нажмите правой кнопкой мыши строку заголовка и выберите Закрыть из контекстного меню

·     Нажмите кнопку Закрыть к строке заголовка главного окна

·     Нажмите Alt+F4 на клавиатуре

Если в каком-либо из открытых окон содержится не сохраненная информация, MS Word предложит вам указать, как поступить с ней. Для этого на экране появится окно диалога.

Для продолжения операции выберите одну из опций:

Кнопка	Назначение
Да	Сохраняет документ и выходит из MS Word. Если файлу еще не присвоено имя, MS Word откроет окно диалога “Сохранение документа”
Нет	Осуществляет выход из MS Word без сохранения документа
Отмена	Закрывает текущее окно диалога и возвращается в MS Word

Организация интерфейса процессора: окно процессора, панели инструментов, режимы просмотра, набора и редактирования документов. Знакомство с экраном Word для Windows

После запуска открывается главное окно редактора MS Word. Познакомимся с его элементами. На рис. показано главное окно содержащее пустой документ. Таким вы увидите главное окно, если запустите MS Word первым из приведенных способов.

Главное окно можно разделить на пять основных областей:

·     Строка заголовка

·     Строка меню

·     Панели управления

·     Рабочая область

·     Строка состояния

Строка заголовка.

Строка заголовка помимо собственно заголовка содержит пиктограмму системного меню и кнопки управления окном:

Свернуть Сворачивает окно до минимального размера. Двойное нажатие возвращает к нормальному размеру окна

Восстановить Восстанавливает приложения до его предыдущего размера на том же самом месте экрана

Развернуть Восстанавливает приложения до его максимального размера. Всегда появляется на экране после нажатия кнопки Свернуть

Закрыть Закрывает документ или окно диалога

Строка меню.

Строка меню содержит команды основного меню. Все команды являются иерархическими. Это означает, что при выборе одной из таких команд на экране появляется ее ниспадающее меню.

Панели инструментов.

Панели инструментов предоставляют в ваше распоряжение удобное средство для быстрого выполнения команд и процедур. Для работы с панелями инструментов вам необходима мышь или аналогичное устройство позиционирования. Для того чтобы выполнить команду или процедуру, представленную на панели инструментов соответствующей кнопкой, вам достаточно нажать мышью эту кнопку. Панели инструментов доступны в любой момент, поскольку они располагаются поверх окон документа.

Ппод строкой меню располагаются панели инструментов: стандартная и “Форматирование”. Помимо этих двух панелей MS Word содержит большое число других панелей.

Строка состояния.

Строка состояния расположена в нижней части главного окна. В левой части строки состояния отображается информация о текущем документе:

Элемент	Описание
Стр 64	Номер текущей страницы
Разд 1	Номер текущего раздела. Информация, отображаемая этим элементом имеет смысл только для больших документов, разбитых на разделы
5/34	Количество страниц от начала документа до текущей страницы (5) и общее число страниц в документе (34)
7,2 см	Расстояние по вертикали между курсором и верхним краем страницы. Появляется, если текст, в котором находится курсор, является видимым
Ст 7	Количество строк от начала страницы до курсора. Появляется, если текст, в котором находится курсор, является видимым
Кол 44	Количество символов от левого поля до курсора, включая пробелы и символы табуляции. Появляется, если текст, в котором находится курсор, является видимым

Кроме того, строка состояния содержит индикаторы режима работа, которые информируют, в каком из режимов вы работаете в настоящий момент. Черный цвет индикатора соответствует включенному состоянию, серый — выключенному.

Индикатор	Назначение
ЗАП	Активен режим записи макрокоманд
ИСПР	Активен режим маркировки исправлений. Маркеры исправления помогают видеть, какие изменения были внесены в документ по сравнению с его последней версией
ВДЛ	Активна клавиша F8 (Расширить выделение). С помощью этого средства можно увеличить размер выделенного фрагмента текста. В этом случае каждое нажатие F8 будет расширять выделение (символ, слово, предложение и т.д.). Для сужения области выделения используется Shift+F8, для отмены действия F8 – Esc.
ЗАМ	Активен режим замены символов. При переходе в режим вставки индикатор отображается серым цветом. Переключение между режимами осуществляется с помощью клавиши Insert

Включение/выключение режимов осуществляется соответствующими командами. Кроме того, для переключения конкретного режима вы можете дважды нажать мышью соответствующий ему индикатор.

Индикатор	Назначение
ЗАП	Активен режим записи макрокоманд
ИСПР	Активен режим маркировки исправлений. Маркеры исправления помогают видеть, какие изменения были внесены в документ по сравнению с его последней версией
ВДЛ	Активна клавиша F8 (Расширить выделение). С помощью этого средства можно увеличить размер выделенного фрагмента текста. В этом случае каждое нажатие F8 будет расширять выделение (символ, слово, предложение и т.д.). Для сужения области выделения используется Shift+F8, для отмены действия F8 – Esc.
ЗАМ	Активен режим замены символов. При переходе в режим вставки индикатор отображается серым цветом. Переключение между режимами осуществляется с помощью клавиши Insert

Включение/выключение режимов осуществляется соответствующими командами. Кроме того, для переключения конкретного режима вы можете дважды нажать мышью соответствующий ему индикатор.

При получении справки о назначении кнопок панелей управление содержимое строки состояния заменяется кратким описанием действия, выполняемого кнопкой, для которой на экране отображается всплывающая подсказка.

Рабочая область.

Основной областью является рабочая область MS Word, в которой могут быть одновременно открыты окна для нескольких документов.

Линейки.

Линейки (горизонтальная и вертикальная) позволяют вам визуально оценить текущее положения курсора в тексте. Однако в MS Word линейки выполняют дополнительные, возможно, более важные функции.

Горизонтальная линейка позволяет визуально изменять:

·     Отступы абзацев

·     Поля на странице

·     Ширину колонок и столбцов таблиц

·     Устанавливать с помощью мыши позиции табуляции

При перемещении курсора маркеры отступов и позиции табуляции на горизонтальной линейке отражают установки для того абзаца, в котором находится курсор.

Вертикальная линейка отображается вдоль левого поля страницы.

С ее помощью вы можете быстро регулировать верхние и нижние поля страницы, а также высоту строк в таблице.

Вы можете по своему усмотрению отображать линейки на экране или удалить их, освободив тем самым больше места для документа.

 

Кнопки режимов просмотра.

В левой части горизонтальной полосы прокрутки располагаются кнопки режима просмотра:

Обычный режим — этот режим просмотра принят по умолчанию. Режим позволяет видеть элементы форматирование текста, но при этом упрощается разметка страницы, что позволяет быстро вводить, редактировать и просматривать текст.

Режим электронного документа — новая функция редактора Word 97 — изменяет разметку страницы, упрощая процесс чтения документа. Например, текст изображается символами большего размера, длина строк устанавливается равной размеру окна. Вид текста в этом режиме не соответствует тому, как он будет выглядеть в напечатанном виде. По умолчанию в режиме электронного документа автоматически открывается область переменного размера — так называемая схема документа, — в которой изображается структура документа. Используйте схему документа для быстрого перемещения по документу и определения собственного положения в нем.

Режим разметки страницы. Позволяет увидеть документ в том виде, в котором он будет напечатан, и внести нужные уточнения в текст и форматирование

Режим структуры. Позволяет свернуть документ, чтобы увидеть только основные заголовки или развернуть его, чтобы увидеть весь документ целиком, что упрощает перемещение и копирование текста, а также изменение структуры больших документов

Остальные элементы главного окна MS Word относятся к стандартным элементам интерфейса Windows 95.

Использование справочной системы редактора.

Подобно большинству наиболее популярных программ, MS Word содержит развитую справочную систему. Справочная система MS Word аналогична большинству приложений, работающих под Windows 95. Освоившись со справочной системой MS Word, вы сможете без проблем получить нужную информацию при работе с другими приложениями Windows 95.

Справочная система MS Word построена достаточно гибко. Ниже перечислены основные возможности, предоставляемые в ваше распоряжение:

·     Поиск справочной информации по содержанию и предметному указателю

·     Расширенный поиск по произвольному слову или фразе. Различные режимы такого поиска позволяют оперативно находить требуемую информацию. Результатом поиска являются названия разделов справочной системы, содержащие указанные слова или фразы

·     Просмотр полученной информации на экране, печать и копировать ее в документ для создания собственного справочника

·     Ввод дополнительной справочной информации в виде комментариев. Это могут быть результаты вашего личного опыта работы с MS Word или просто полезные советы

·     Получение контекстно-зависимой справки о назначении команд

·     Получение ответов на вопросы типа “Что это?” об элементах главного окна MS Word и большинства окон диалога

·     Использование «Помощника» для получения оперативных советов по производимым в данный момент времени операциям над текстом.

Вход в справочную систему.

Для того чтобы войти в справочную систему MS Word, выберите ? | Вызов справки или дважды нажмите кнопку Справка на стандартной панели инструментов. В результате на экране появится главное окно справочной системы. Нажатие клавиши F1 приведет к открытию окна «Помощника», при условии, что в момент нажатия не была выделена ни одна из команд или опций.

Главное окно справочной системы содержит три вкладки: “Содержание”, “Предметный указатель” и “Поиск”.

Содержание.

Первой вкладкой главного окна справочной системы является “Содержание”. Эта вкладка реализует наиболее традиционный подход к получению справочной информации.

Когда вы первый раз попадаете на вкладку “Содержание”, то видите перечень разделов, по которым может быть предоставлена справка. Перед наименованием каждого раздела отображается пиктограмма. В начальный момент все разделы закрыты, чему соответствует пиктограмма с закрытой книгой.

Для того чтобы открыть какой-либо из разделов, установите на него световой указатель и нажмите клавишу Enter. В качестве альтернативного способа вы можете дважды нажать мышью пиктограмму, соответствующую требуемому разделу. В результате вид пиктограммы изменится на открытую книгу. Повторное нажатие Enter при условии, что текущий раздел открыт, или двойное нажатие пиктограммы с открытой книгой закрывают раздел.

Открытый раздел может содержать внутри себя подразделы и темы. Теме соответствует пиктограмма со знаком вопроса. Для вывода на экран содержимого определенной темы дважды нажмите соответствующую ей пиктограмму или установите на нее световой указатель и нажмите клавишу Enter.

Для открытия и закрытия разделов, а также для просмотра конкретных тем может быть использована левая кнопка, расположенная в нижней части вкладки

Предметный указатель.

Для поиска справки по предметному указателю перейдите в главном окне справочной системы на вкладку “Предметный указатель”.

На этой вкладке вы видите поле ввода и окно просмотра. В окне просмотра находится список ключевых слов, упорядоченный по алфавиту. Для того чтобы найти нужную справочную информацию, вы должны ввести в поле ввода ключевое слово.

По мере ввода ключевого слова в окне просмотра появляются разделы, первые буквы названий которых совпадают с уже введенными. Например, при вводе ф в окне просмотра появятся слова, начинающиеся с буквы “ф”. Добавление второй и третий букв сужает поле поиска. Введя фор, в окне просмотра будет отображаться начальные слова списка, начинающиеся с “фор”. Вы можете пролистать список в окне просмотра с помощью полосы прокрутки, выделить нужный раздел, а затем нажать кнопку Вывести. На экране появится список найденных тем или текст справки.

Поиск

Возможности справочной системы Word для Windows позволяют находить справку по термину или фразе. При этом формируется база данных, содержащая вхождения термина во все Help-файлы. Это расширяет возможности получения справочной информации. Например, при поиске информации по слову “данные” с помощью вкладки “Предметный указатель” вы получите сообщение об отсутствии справочной информации, а при поиске по набору слов вы получите список разделов, в которых встречается слово “данные”.

Для того чтобы приступить к поиску по термину или фразе, перейдите на вкладку “Поиск”. Если вы сделали это в первый раз, вам будет предложено осуществить настройку поиска с помощью окна диалога.

После создания базы данных, содержащей термины и фразы, на экране появится вкладка “Поиск”.

Поиск будет осуществляться по одному или нескольким словам, введенным в верхнем поле ввода. Чтобы выполнить поиск сразу нескольких слов, введите их в верхнее поле через запятую.

Слово для поиска можно выбрать из перечня слов во втором поле ввода. Укажите на него, и оно появится в верхнем поле ввода.

Если слово содержит дефис, наличие дефиса является обязательным.

Параметры поиска.

Кнопка Параметры позволяет вам задать дополнительные параметры поиска и тем самым сузить (или, наоборот, расширить) список разделов, помещаемых в окно просмотра.

Для установки параметров поиска нажмите кнопку Параметры на вкладке “Поиск” в окне диалога справочной системы. В результате откроется окно диалога “Параметры поиска”.

В поле “Отображать слова” указывается один из режимов поиска слов:

·     Начинающиеся с введенных символов

·     Содержащие введенные символы

·     Оканчивающиеся введенными символами

·     В точности соответствующие введенным символам

·     Имеющие тот же корень

Получение быстрой справки по элементам окна редактора.

Если вы хотите быстро получить справку по элементу окна редактора воспользуйтесь командой «Что это такое» из меню «Справка» или нажмите комбинацию клавиш Shift+F1. В результате указатель мышки измениться, к нему прибавиться знак вопроса. Если таким указателем щелкнуть на элементе окна то на экран будет выведена краткая подсказка о выполняемых этим элементом функциях.

Кроме того очень удобны краткие подсказки о действиях выполняемых той или иной кнопкой на панели инструментов, если на ней задержать указатель мышки на несколько секунд.

Создание и сохранение текстового документа. Создание нового документа

После запуска MS Word на экране появляется пустой документ под названием Документ 1. Это название указывает на то, что данный документ является первым созданным с момента запуска программы. При создании последующих документов Word присваивает им имена с возрастающими номерами: Документ 2, Документ 3 и т.д.

При создании нового документа MS Word строит его на основе одного из шаблонов. Шаблоны являются той основой, на основании которой строится новый документ. Шаблон определяет совокупность параметров, на основании которых будет осуществляться форматирование документа. К этим параметрам можно отнести начертание шрифта, величину полей, установки табуляторов и т.д. Кроме того, шаблоны могут содержать следующие элементы:

·     Текст (например, верхние и/или нижние колонтитулы)

·     Предопределенные стили (заголовки уровней, нормальный, основной текст и т.п.), а также созданные пользовательские стили

·     Таблицы

·     Рамки

·     Графические изображения

·     Специальные средства (макросы, кнопки и даже панели инструментов) и т.д.

В MS Word существуют шаблоны трех типов: