Все для организации групповой работы

Михаил Брод

Возможно, онлайновая продажа программных продуктов не всегда может служить показателем того, в какую сторону смещаются интересы пользователей. В то же время появление в каталогах программ определенного направления наводит на мысль, что к ним появляется повышенный интерес. А поскольку за последние месяцы в каталоге Softkey.ru появилось несколько новых продуктов для организации групповой работы, можно говорить о том, что эта сфера управленческой деятельности начинает получать все большее развитие в российских фирмах.

На этот раз программу для групповой работы на российском рынке представляет японская компания TMU Consulting. TMU GroupWare - это система автоматизации работы офиса, позволяющая сотрудникам работать вместе вне зависимости от того, где они находятся территориально. Программа представляет собой интернет-решение, поэтому доступ к ней осуществляется с помощью веб-браузера, а сама программа может располагаться как во внутренней сети организации, так и на внешнем интернет-ресурсе.

Основные задачи, решаемые с помощью данной программы - это управление персоналом, проектами, имуществом, организация документооборота, поддержка CRM и, поскольку доступ может осуществляться через Интернет - поддержка мобильного офиса. Разберем, как решаются эти задачи.

Вход в систему определяется логином и паролем пользователя. Поэтому начинать нужно с формирования структуры организации и списка сотрудников, для которых назначается их логин и пароль. Добавить сотрудника и определить его права может только администратор, самостоятельно зарегистрироваться в системе никто не может. Структура организации состоит из групп и должностей, за которыми могут быть закреплены сотрудники и создается под проекты. Поэтому в каждой структуре могут быть свои группы, должности, к которым в зависимости от задачи закрепляются различные или одни и те же сотрудники. При этом должность может быть независима от какой-либо группы, но обязательно должна быть привязана к одной из структур.

Должность подразумевает выполнение определенных обязанностей в рамках проекта, поэтому одной должности может соответствовать любое количество сотрудников, и наоборот, один сотрудник в рамках одного или нескольких проектов может занимать любое количество должностей. А в зависимости от выполняемых работ и задач, за которыми будет закреплен сотрудник, у него появляются права доступа, предоставляемые администратором. При добавлении нового сотрудника для него создается личная папка в кабинете и адрес электронной почты.

Что такое "кабинет"? Это структура, предназначенная для хранения документов, которые используются совместно, в нем производится работа с документами, их исправления, дополнения. У каждого сотрудника в кабинете есть личная папка, а также есть общая папка, где могут храниться документы общего пользования - приказы, шаблоны, распоряжения. Каждый документ представляет собой учетную карточку с набором прикрепленных файлов. Пользователям настраиваются персональные права доступа к документам и права на выполнение операций с ними. Документы могут быть привязаны к проектам и связаны между собой ссылками для быстрого перехода.

Система контролирует версии документа и позволяет выполнять "откат" на более ранние версии. Отслеживание статуса обеспечивает исключение одновременной корректировки документов несколькими пользователями. В системе существует понятие "согласование (визирование)" документов. В отличие от редактирования, согласование может выполняться одновременно. По результатам согласования документ получает соответствующий статус. Задачи по согласованию документов (а это отдельный тип используемых в системе задач) отражается в разделе Документооборот. В этом разделе у пользователей есть две папки, в которых содержатся, соответственно, документы пришедшие на согласование этому пользователю, и отправленные им на согласование другим пользователям. Если согласование документов выполняется в рамках какого-либо проекта, то при создании задачи это условие можно указать в форме ее создания.

Основой планирования работ в организации являются проекты. Каждый из них может включать в себя подпроекты и задачи. Создать проект может любой зарегистрированный пользователь, вследствие чего именно он и становится его администратором. Только он может назначать для этого проекта исполнителей, связывать их с проектом, предоставлять права доступа к его составным частям, включая связанные с проектом документы. В системе имеется возможность настройки уведомлений обо всех событиях, происходящих с проектом и его объектами. Проект может иметь один из трех статусов - выполняется, отложен или завершен, а для использования механизма CRM проект может быть связан с клиентом. Для просмотра проектов предусмотрено две возможности - либо просмотр в табличной форме, либо с использованием диаграммы Ганта. При отображении информации о выполняемом проекте показывается степень его завершенности, которая рассчитывается автоматически на основании процентов выполнения входящих в проект задач.

Как уже отмечалось, в рамках проектов существуют задачи, назначаемые для исполнения кому-либо из сотрудников, либо группе сотрудников. Есть особенность - задачи могут назначаться сотрудникам вне рамок каких-либо проектов. В этом случае они будут доступны только через раздел "Список дел", в котором отражаются все задачи, определенные для данного сотрудника. При вводе новой задачи или ее корректировке, можно связать с ней имущество организации. Например, если требуется помещение для проведения совещания или переговоров, можно при формировании задачи забронировать за ней требуемое помещение на конкретное время. Если помещение уже занято под другую задачу, информация об этом будет отображена и будет предложено выбрать либо иное время, либо иное помещение. Если с имуществом понятно, то вот занятость сотрудников, выявление пересекающихся по времени его задач система не показывает, поэтому приглашая кого-либо на совещание, нет уверенности в том, что данный человек уже не задействован в это же время в ином мероприятии.

При формировании новой задачи можно назначить ее группе сотрудников. При этом имеется возможность сделать эту задачу независимой для каждого из них. Такое условие дает возможность каждому из назначенных сотрудников независимо корректировать задачу, отчитываться об исполнении. Если назначение сотрудников происходит при создании задачи, то им будут направлены уведомления. Если сотрудники назначаются при корректировке - они никаких уведомлений не получат.

О сотрудниках

Отдельный подраздел системы предназначен для учета их рабочего времени. Работая с проектами, сотрудник должен отмечать свой приход и уход с работы, а также причины своего отсутствия на рабочем месте. В системных настройках можно установить, какое максимальное время сотрудник может отсутствовать без указания причин. По данным этого раздела можно формировать отчеты, в которых будет полная информация об участии сотрудников в работе компании. Такой вариант не кажется очень удобным особенно в тех случаях, когда сотрудник принимает участие в выполнении задачи, например, участвует в совещании, поездке к клиенту. Было бы удобнее такие моменты заносить в рабочий график автоматически, чтобы сотрудник мог лишь проверить и уточнить фактически затраченное время на работу на выезде.

С проектами могут быть связаны клиенты организации. Для того, чтобы связать проект и клиента, данные о нем нужно занести в адресную книгу в разделе "Общая". При формировании контакта нужно отметить пункт "Является клиентом". В этом случае эта запись будет показываться при выборе клиента для того или иного проекта. Раздел CRM (Управление взаимоотношениями с клиентами) предназначен для их отображения и формирования отчетов по истории взаимоотношений с ними. В формируемых отчетах отображается информация о задачах, проектах, документах и почтовой переписке, связанных с клиентом. Отчет формируется как по каждому из объектов, связанных с клиентом, так и в сводной форме.

Теперь о том, как осуществляется общение пользователей этой системы. В ней существует несколько возможностей - это электронная почта, форумы и мессенджер. Для работы с электронной почтой для каждого зарегистрированного сотрудника в системе создается корпоративный почтовый ящик. Но имеется возможность подключать и внешние почтовые сервера, через которые можно отсылать и получать почту. Внешние почтовые системы может подключить администратор. В этом случае пользователь, у которого есть адрес в такой внешней системе, может добавить свою учетную запись и "общаться" с почтовым сервером через данную программу. Но для внутренней переписки, безусловно, удобнее использовать встроенную почтовую систему.

Форумы предназначены для ведения внутрикорпоративных дискуссий между сотрудниками. Форумов может быть неограниченное количество, в каждом из которых может содержаться любое количество обсуждаемых тем. Создавать темы может любой сотрудник. К сообщениям, размещаемым в форумах, могут быть прикреплены ссылки на отдельные объекты системы, такие, как документы, проекты, любые внешние файлы.

Еще одна возможность общения - обмен мгновенными сообщениями через встроенный мессенджер. Он выполняет две функции - обмен сообщениями между сотрудниками и оповещение их о событиях, происходящих в системе. Рассылка сообщений может выполняться как автоматически, так и при подписке на специализированные рассылки. Если сотрудник, которому отправляется сообщение, находится в режиме онлайн, оно будет доставлено ему немедленно. В противном случае имеется возможность отправлять сообщения в формате SMS на мобильный телефон, если сделаны соответствующие настройки. Данный вариант доступен в том случае, если имеется соглашение с соответствующей телефонной службой.

Отдельный блок системы предназначен для организации работы с Интернетом. Здесь можно сохранять ссылки на интернет-ресурсы, которые могут представлять интерес при работе над проектами, а также осуществлять поиск необходимой информации сразу на нескольких поисковых серверах. Возможно, что такая функциональность и удобна, но есть ли смысл загружать систему ссылками, когда каждый пользователь и так хранит у себя все необходимые ссылки, а поиск ведет на тех поисковиках, которые для данного пользователя представляются наиболее удобными?

В целом система оставляет неплохое впечатление, но ее функциональности может оказаться недостаточно. Например, нет возможности определить статус клиента - партнер ли он, дилер, соисполнитель, кто-то еще. Нет возможности вести стоимостной учет выполняемых работ, стоимость средств, затраченных на решение тех или иных задач. Тем не менее, внедрение такой системы в компании снимет многие вопросы по организации работ. А многие возможности системы можно предварительно посмотреть на демо-сайте программы.

Список литературы

Для подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.softkey.info/