Системы групповой работы с документацией

Курсовая работа на тему:

«Системы групповой работы с документацией»

Содержание

Введение 3

1.         Электронный документооборот: общие сведения 4-8

1.1      Требования к системам электронного документооборота

и их функциональные компоненты 4-5

1.2. Модель состояний документа 5-6

1.3. Модель жизненного цикла документов 7-8

2.         Организация групповой работы с документами 9-19

2.1.          Компьютерные сети как основа для групповой работы с документами 9

2.2.          Групповое программное обеспечение 10-13

2.3.          Основные достоинства групповых систем

работы с документацией 13-14

2.4. Обеспечение безопасности при групповой работе

с документами 14-19

Выводы 20

Список литературы 21

Введение

Сегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки информации, так как её объемы таковы, что обрабатывать её вручную уже не представляется возможным. Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на поиск необходимых для работы документов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и, наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Эффективно реализованная система документооборота позволяет преодолеть эти трудности, а так же приводит к уменьшению стоимости хранения информации за счет: сокращения площадей, на которых хранится информация; уничтожения малоэффективных бумажных документов; более компактного хранения бумажных документов; увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам. Немаловажно отметить еще и фактор повышения безопасности при работе с документами за счёт организации глубокой системы защиты документов, в зависимости от операций и пользователей, и от несанкционированного доступа. Кроме того, запись всех операций с документами позволяет восстановить всю историю действий с ними, что также часто бывает крайне необходимо.

Тема данной работы является очень актуальной, поскольку групповая работа с документами сегодня приобретает все большие и большие масштабы. Однако при достаточно широком практическом использовании групповой работы с документами, теоретическая база, которая должна лежать в основе управления данным процессом, является слабо разработанной. Целью работы является систематизация и упорядочивание имеющейся информации по данному вопросу.

1.   Электронный документооборот: общие сведения

1.1.     Требования к системам электронного документооборота и их функциональные компоненты

Система электронного документооборота (СЭД) должна выполнять следующие функции:

·     Создание, хранение, редактирование документов.

·     Управление доступом к документам.

·     Возможность интеграции с другими подсистемами ИАИС и другими программными средствами, предназначенными для работы с документами.

·     СЭД должна быть максимально ориентирована на целевую аудиторию и предусматривать для конечного пользователя удобный web-интерфейс.

Исходя из функционального назначения, будущей СЭД предъявляется ряд требований, условно разделяемых на две группы. К общим относятся те классические требования, которые предъявляются ко всем аналогичным системам, призванным решать проблемы обработки данных (масштабируемость, распределенность, открытость, модульность). К специальным можно отнести те специфические требования, которые актуальны именно для рассматриваемой СЭД, учитывая объективные условия ее дальнейшего функционирования.

Опираясь на опыт существующих разработок], можно выделить ряд функциональных компонент, которые должна содержать СЭД:

Пользователи – субъекты системы вместе со своими инструментальными средствами, обращающиеся к СЭД за информацией либо с целью выполнения определенных действий.

Система управления доступом – правила, в соответствии с которыми для каждого пользователя определен набор привилегий на соответствующий набор объектов (документов и/или действий над документами). Пользователи могут объединяться в группы с единым набором привилегий.

Система управления документами - алгоритмы обработки, создания, модификации и движения документов – это главное звено СЭД.

Система импорта-экспорта документов, обеспечивающая конвертацию документов различных типов в приемлемый формат и совместимость их с рядом других прикладных программ.

Система хранения данных – модель данных и механизмы ее реализации, которая может быть организовано на нескольких уровнях: на уровне неструктурированной информации (файлы) и структурированной – базы данных.

Все компоненты взаимосвязаны, а функциональность всей СЭД обеспечивается функционированием каждой отдельной компоненты и их регламентированным взаимодействием друг с другом.

1.2. Модель состояний документа

Динамической характеристикой документа является его состояние. Состояния (редактирование, выполнение активного документа, движение – пересылка по почте, архивирование) сменяются в соответствии с определенными правилами (регламентом). Регламент определяется в зависимости от значения статических атрибутов – типа, подтипа, защиты и вида.

Точка входа и точка выхода отделяют внутренний документооборот от внешней среды. Документы, попадающие во внутреннюю среду с точки входа, являются, по определению, входящими. Аналогично, документы, попадающие из внутреннего оборота на точку выхода – являются исходящими. Смена состояний, как уже было отмечено, происходит в соответствии со значениями атрибутов документов, которые его однозначно классифицируют.

Что касается внешних связей, то с точки входа документ может попасть в состояние выполнения не сразу, а может сначала редактироваться или пересылаться по почте внутренним сотрудникам (например, неактивный документ – для ознакомления с содержащейся в нем информацией), или же вообще сразу попасть в архив, если информация не требует распространения или действий. Из состояния редактирования или движения документ может попасть на выход (для неактивных документов). Выполненный активный документ, а также извлеченный из архива документ любого типа также может попасть на выход.

Таким образом, несмотря на достаточно мягкие требования к смене состояний, некоторые правила упорядоченности все же должны выполняться, например, активный документ, содержащий задание для выполнения, может корректно попасть на выход только после своего окончательного выполнения. Входящий документ не может попасть в состояние результата, не будучи выполненным.

Жизненный цикл документа, таким образом, представляет собой упорядоченную смену состояний документа в зависимости от его типа, подтипа и вида.

1.1      Модель жизненного цикла документов

Модель жизненного цикла СЭД является спиральной и включает в себя следующие этапы: создание/редактирование, движение, задача, мониторинг, архив [11]. Жизненный цикл документа не должен обязательно включать в себя все этапы (Рисунок 6).

Создание/редактирование. Под созданием понимается либо непосредственное создание документа в СЭД и хранение его в БД документов, либо регистрация документа, хранящегося во «внешней» системе, например, ИАИС. После того, как документ создан на следующем витке документ на этом этапе будет редактироваться.

Движение. Документ после своего создания может быть отправлен другим пользователям СЭД для выполнения над ним определенных регламентом работ, например, согласование, подпись, редактирование, ознакомление и др. Такое состояние документа определяется правилами бизнеса в вузе, с одной стороны, и типом документа, с другой.

Задача. Активные документы могут порождать задачи, которые необходимо выполнить для того, чтобы отразить назначение (вид) документа. Такими задачами могут быть: поручение; контроль за выполнением предписания, содержащегося в документе и т.д. Этот этап жизненного цикла должен обеспечиваться подсистемой контроля за выполнением задачи.

Мониторинг. Под мониторингом понимается набор действий, обеспечивающих контроль над состоянием документа. Пользователь с соответствующими привилегиями должен в любой момент времени знать, в каком состоянии находится документ: редактируется, на подписи, на утверждении и т.д. Сюда же следует отнести функции подсистемы контроля за выполнением задачи.

Архив. «Отработанный» документ может быть сдан в электронный архив, где обеспечиваются функции хранения, поиска и доступа к документу в том случае, если он «может понадобиться» в дальнейшем.