Використання комп’ютерних технологій при організації документообігу

2.2 Використання комп’ютерних технологій при організації документообігу

Сучасні підприємства, установи, організації повсюдно переходять до безпаперових технологій діловодства. Проте передові ідеї нерідко натрапляють на неприйняття з боку тих, кому доводиться працювати в нових умовах. Часто це пов'язано з побоюванням не справитися з роботою в незнайомій системі, нерозумінням того, що система електронного документообігу дозволить спростити і прискорити процеси роботи з документами. Необхідна певна психологічна підготовка співробітників до роботи в системі електронного документообігу. Безумовно, ключову роль в даній ситуації повинні грати керівники організації в цілому і служби діловодства зокрема [12, с.31].

Документообіг – рух документів в організації з моменту їх створіння або отримання до завершення виконання або відправлення. Забезпечення документації, будучи найважливішою обслуговуючою функцією управління, потребує продуманої організації. Від оперативності обробки і руху документів залежить швидкість отримання інформації, необхідної для вироблення рішення. Тому раціональної організації документообігу, швидкості обробки і передачі документів для виконання завжди приділяється велика увага [9, с. 49].

Як правило, системи електронного документообігу (СЕД) реалізовують майже однакові функції з автоматизації традиційних діловодних процесів і передбачають паралельне функціонування електронного і паперового документообігу. Проте вони успішно можуть забезпечити повноцінний електронний документообіг.

У системі електронного документообігу одиницею зберігання є реєстраційна картка (далі — РК) документа — електронний аналог традиційної реєстраційно–контрольної картки. РК містить вичерпні відомості про документ і зберігається в єдиній базі даних. База даних за аналогією з паперовим документообігом називається картотекою, хоча підтримується вона сучасною високопродуктивною системою управління баз даних (СУБД).

Функціональні можливості системи підтримують ведення РК на всіх етапах виконання документа, включаючи його реєстрацію, підготовку резолюцій, оформлення звітів виконавцями, списання документа до справи. Підсистема формування стандартних звітів дає можливість оперативно контролювати виконання документів.

Усі документи, що підлягають реєстрації, поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо, тобто має відмінні від інших груп правила формування реєстраційного індексу і різний набір реквізитів.

Як правило, підтримуються три базові групи документів, що підлягають реєстрації:

-          вхідні;

-          вихідні (внутрішні);

-          звернення громадян.

Групу «Вхідні» призначено для реєстрації службової кореспонденції, що надходить до установи. Групу «Вихідні (внутрішні)» призначено для реєстрації вихідної кореспонденції та внутрішніх документів установи. Групу «Звернення громадян» — для реєстрації вхідних листів громадян [14, с.38].

Кожну з підгруп, у свою чергу, можна розподілити на більш дрібні підгрупи. Наприклад, групу «Вихідні» можна розділити на підгрупи «Вихідні документи» і «Внутрішні документи», а підгрупу «Внутрішні документи» — на підгрупи «Накази», «Розпорядження», «Заяви», «Доповідні записки» тощо. У групі «Накази» виокремлюють «Накази з основної діяльності», «Накази з особового складу», «Накази з адміністративно–господарських питань».

Порядок розподілу на підгрупи визначається правилами документообігу та потребами довідково-аналітичної роботи, а склад підгруп і правила формування реєстраційних номерів зберігаються в системному довіднику групи документів. Залежно від того, до якої базової групи належить документ, РК містить різний набір реквізитів. Склад реквізитів кожної із груп документів також визначається чинними нормативно-правовими актами з діловодства.

Реєструючи вхідний документ, працівник служби діловодства заповнює екранну форму РК. Система автоматично відповідно до прийнятих в установі правил формує реєстраційний номер документа, а працівник служби діловодства вводить всі необхідні відомості про документ, у тому числі коротку анотацію, і за необхідності приєднує сканований (бажано — розпізнаний засобом оптичного розпізнавання) електронний образ документа.

Якщо потік вхідних документів досить великий, то працівник служби діловодства передає документ до спеціалізованої дільниці сканування. Там документ буде скановано за допомогою технічних засобів потокового сканування, і образ його автоматично приєднається до вже введеної РК.

Системи електронного документообігу автоматично переадресує реєстраційну картку посадовій особі, яку визначив працівник служби діловодства. До картки можна «прикріпити» будь-яку кількість файлів. Наприклад, факсимільне зображення паперового документа, текстовий файл, аудіо– або відеоматеріал [14, с.39].

Зміст резолюції до документа відображається в РК шляхом внесення прізвищ автора резолюції і виконавців, завдання та дати виконання. Це може робити як сам автор резолюції, так і його помічник, який має доступ до документа та право реєстрації резолюцій. При цьому, незважаючи на те, що резолюція виноситься від імені уповноваженої посадової особи, система повністю зберігає інформацію про користувача, який насправді надрукував текст резолюції в РК документа. Після запису резолюції РК документа стає доступною для посадових осіб, яких визначено як виконавців у резолюції.

Резолюція щодо виконання вхідного документа може містити вказівку виконавцеві вжити певних заходів, а може бути нейтральною — наприклад: «узяти до відома». Якщо в резолюції передбачено підготовку внутрішнього або вихідного документа, то це завдання виконується в кілька етапів:

-          підготовка проекту документа;

-          узгодження проекту документа;

-          затвердження ( підписання) проекту документа.

Система електронного документообігу дає можливість створювати і зберігати шаблони документів. Коли необхідно узгодити документ, картку проекту документа направляють за визначеним маршрутом ( послідовним або паралельним) посадовим особам, які повинні завізувати документ. Автор проекту документа може простежити хід його візування та підписання. Посадові особи, яким документ направлено на візування, можуть висловити свої зауваження. За необхідності факт візування/підписання засвідчується персональним електронним цифровим підписом (можна також застосовувати систему шифрування).

Підготовлений повністю в електронному вигляді документ необхідно зареєструвати в системі електронного документообігу. Здійснюється це в порядку, схожому з реєстрацією будь-якого іншого паперового документа. Система, як правило, розмежовує також права користувачів на виконання певних функцій з опрацювання документа — реєстрація, редагування, затвердження, узгодження, списання документа до справи, зняття з контролю тощо відповідно до повноважень користувачів. Співробітник може виконувати різні функції в структурному підрозділі, де він працює, і в проекті, в якому він бере участь. Після узгодження та підписання (затвердження) проект вихідного документа автоматично реєструється в системі електронного документообігу як вихідний документ. Якщо документ передбачає відправлення зовнішнім адресатам, здійснюється контроль відправлення паперових примірників.

За необхідності вихідний документ можна опублікувати в електронному вигляді на загальнодоступному порталі установи. Після реєстрації вихідного документа, його електронна копія та реквізити РК (хто підписав, кому документ надіслано) можуть бути відправлені установі-адресату електронною поштою. Таким чином, скорочується час проходження документа, і співробітники установи-адресата мають можливість ознайомитися зі змістом документа задовго до доставки паперового примірника.

Однак робота з вихідними або внутрішніми документами не обмежується їх розсилкою. Після доведення змісту документа до відома посадових осіб, установ або громадян документ списується до справи відповідно до номенклатури і переміщується (копіюється) в архів.

Поточний контроль виконання резолюцій здійснюється за записами у папці «На контролі» автора резолюції. РК перебувають у цій папці з моменту винесення контрольної резолюції до затвердження автором резолюції звіту відповідального виконавця [14, с.40].

Загальний контроль виконання резолюцій здійснюється за допомогою функції «Пошук» шляхом відбору РК за різними реквізитами резолюцій. При цьому відбір може проводитися:

для кожної картотеки і для всіх картотек відразу;

-          за певний період часу реєстрації РК або накладення резолюцій;

-          за авторами і виконавцями резолюцій;

-          за резолюціями, що перебувають на контролі, або знятими З контролю;

-          за резолюціями, що їх виконано у строк, або з порушенням строку. Також контроль виконання можна здійснювати за допомогою звітів, що одержуються під час роботи зі звітними формами системи автоматизованого документообігу.

Контрольні строки виконання документа, визначені в резолюції, автоматично доводяться до виконавців у вигляді нагадувань і фіксуються у системі. У системі, як правило, передбачено автоматичну реєстрацію всіх змін, внесених до РК. Із цією метою для кожної картки ведеться протокол змін основного та додаткового розділів РК, а також протоколи змін резолюцій. У протоколі реєструється дата і час, характер виконаних дій і прізвище користувача.

Система електронного документообігу дає можливість швидко одержати відповіді на питання: у кого, де, на якій стадії виконання перебуває документ. У процесі функціонування системи в ній нагромаджується інформаційна база документів установи. Система забезпечує пошук документів у цій базі за сполученням будь-яких реквізитів РК, а також пошук за текстом документа [14, с.42].

Системи електронного документообігу організовують всі процеси життєвого циклу документа, включаючи роботу над проектами, узгодження, твердження (підписання), виконання, відправка в «справу» або архів. Крім того, ці системи забезпечують необхідний сервіс для зберігання, пошуку і систематизації електронних документів, а також розділення прав доступу до них.

Зростання числа упроваджених систем електронного документообігу спостерігається як в комерційних, так і в державних організаціях. Вживані системи електронного документообігу достатньо різноманітні і побудовані на різних підходах. Розвиток електронного документообігу спочатку будувався на дотриманні вимоги захисту інформації — збереженні від спотворень, втрат і до певної міри від ознайомлення з нею сторонніх осіб.

Як загрози безпеки електронної інформації виступають: внутрішні складові (персонал організації підприємства); зовнішні (хакери, «комп'ютерні віруси»), а також особливості середовища передачі даних (можливе спотворення або перехоплення інформації при використовуванні відкритих каналів зв'язку, у тому числі через Інтернет) і, крім того, можливі збої устаткування (програм). Для вирішення проблем надійного захисту інформації в системах електронного документообігу використовується цілий ряд програмно-апаратних систем і засобів, таких як:

– системи захисту інформації від несанкціонованого доступу;

– системи захисту від атак із зовнішніх мереж, у тому числі через Інтернет;

– засоби криптографічного захисту інформації — електронний цифровий підпис і шифрування (з використанням алгоритмів з симетричним і несиметричними ключами);

– засоби захисту від «комп'ютерних вірусів» і інші.

Ці системи і засоби розробляються спеціалізованими компаніями, продукція яких сертифікується відповідними державними органами, і в готовому вигляді вбудовуються в системи електронного документообігу. Крім того, всі інформаційні системи державних організацій підлягають обов'язковій сертифікації. При обробці в електронних системах конфіденційних документів вимоги до захисту інформації багато разів зростають. Надійний захист інформації в системах електронного документообігу досягається комплексним застосуванням як програмно–апаратних систем і засобів, так і реалізацією організаційних заходів.

У будь-якому випадку, вибираючи систему електронного документообігу і доповнюючи її програмними і апаратними засобами для обігу конфіденційних документів необхідно чітко представляти можливості цієї системи з погляду захисту від загроз ( ризиків) безпеки інформації і не нехтувати традиційними заходами режиму і контролю [7, с.157].

Таким чином, розглянувши використання комп’ютерних технологій при організації документообігу можна зробити висновок, що сучасні системи електронного документообігу успішно вирішують задачі автоматизації діловодства. При цьому вони включають не просто додатки, призначені для перекладу паперових документів в електронний вигляд, а є повноцінним інструментом управління.

ВИСНОВКИ

Особливістю сучасного діловодства насамперед є переведення його на державну мову та широке застосування комп`ютерних систем обробки та друку документів, необхідність дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу. Якщо процес діловодства в установі поставлений раціональне фахівці й керівники звільняються від виконання невластив їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочу ються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління.

Діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі виконання управлінських дій. Діловодство в установі являє собою повний цикл оброблення та руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення. Від правильної організації діловодства, його автоматизації залежить ефективність управління в цілому.

В даний час все більша кількість інформаційних ресурсів перебуває на електронних носіях. В традиційному документообігу засоби ЕОМ виконують лише допоміжну функцію — підготовку проекту документа. В цьому випадку електронна форма документа є не більше ніж технологічним епізодом, в інтервалі від формування документа на ЕОМ до роздруку на принтері.

Повномасштабне застосування ЕОМ при обробці інформації, перенесення документообігу з паперових носіїв в электронне середовище є новим етапом розвитку процесів управлінської, науково–технічної і комерційної діяльності, дозволяючим значно підвищити оперативність і «прозорість» обігу документів.

Для все більшого числа документів електронна форма стає постійною або майже постійною, що істотно ускладнює проблему захисту інформації, вимагає організації діловодства на інших, в порівнянні з колишнім документообігом, принципах.

В загальному вигляді електронний документ є цифровим відображенням інформації, носієм якого є засоби обчислювальної техніки і інформатики. Електронний документ безпосередньо приймається тільки об'єктами електронного середовища — технічними і програмними засобами.

Забезпечення документації, будучи найважливішою обслуговуючою функцією управління, потребує продуманої організації. Від оперативності обробки і руху документів залежить швидкість отримання інформації, необхідної для вироблення рішення. Тому раціональній організації документообігу, швидкості обробки і передачі документів для виконання завжди надається велика увага.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1.         Варламова Л.Н. Форматы электронных документов, используемые в управлении документацией // Делопроизводство. – 2009. – №3. – С. 27–31

2.         Делопроизводство ( Организация и технологии документационного обеспечения управления): Ученик для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред.. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003. – 359 с.

3.         Діловодство в банківських установах: Навч.посібник / За заг. ред. к.е.н., проф. Боровського В.Н. – Київ: Центр навчальної літератури, 2006. – 224 с.

4.         Електронне діловодство: Навч.посібник для студентів денної та заочної форм навчання зі спеціальності 7.050102 « Економічна кібернетика» / О.В. Шпортько, В.В. Ступницький. Л.В. Шпортько, Н.І. Ступницька / За ред. О.В. Шпортька. – Рівне: РДГУ, 2006. – 88 с.

5.         Малофеев О применении электронной цифровой подписи в электронном документообороте // Делопроизводство. – 2009. – №2. – С. 38–43

6.         Марков Г.Н. Справочник по делопроизводству. – Спб « Альфа», 2000. – 384 с.

7.         Некраха А.В. Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации: учебное пособие / А.В. Некраха, Г.А. Шевцова. – М.: Академический проект, 2007. – 224 с.

8.         Организация работы с документами: учебник В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА – М., 1998. - 575 с.

9.         Парова Л.М. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. – М.: МГИУ, 2007. – 83 с.

10.       Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. – СПб.: Издательский Торговый Дом «Герда», 1999. - 304 с.

11.       Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Учеб. Пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. – М.: Майстерство, 2002. – 176 с.

12.       Рудюк В. Введение електронного документооборота: опыт Германии // Довідник секретаря та офіс–менеджера. – 2008. – №6. – С. 31–35

13.       Сельченкова Г. Автоматизовані системи управління документами. На що звертати увагу при виборі? // Довідник секретаря та офіс–менеджера. – 2008. – №8. – С. 26–31

14.       Сельченкова Г. Автоматизовані системи управління документами. Функціональні можливості систем, що забезпечують електронний документообіг // Довідник секретаря та офіс–менеджера. – 2008. – №9. – С. 38–43

15.       Скібіцька Л.І. Діловодство: Навч.посібник / Укладач Л.І.Скібіцька. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. – 224 с.

16.       Стенюков М.В. Справочник секретаря – М.: «Издательство ПРИОР», 1998. – 192 с.

17.       Филенко Е.Н. Появление персональных компьютеров и начало формирования новой «компьютерной» технологии // Делопроизводство. – 2008. – №1. – С. 47–44