2.1 Постановка задачи
Целью автоматизации документооборота организации ООО «Ксенокс» является сбор, регистрация, хранение, обработка и предоставление внутри организации и между отделами информации о клиентах и их заказах. А именно: оформление заказа на предоставление услуги печати клиенту организации ООО «Ксенокс», о процессе приема заявок, регистрации и анализа документации, донесение до клиентов и работников фирмы информации об выполнении заказа.
В соответствии с поставленной целью построение ИС ориентировано на решение следующих задач:
отразить процесс регистрации клиента;
детально рассмотреть процедуру оформления заказа;
Для реализации поставленных задач используется CASE-средство верхнего уровня BPwin, поддерживающее методологии IDEF0 (функциональная модель), IDEF3 (WorkFlow Diagram) и DFD (DataFlow Diagram), а также Erwin и система управления базой данных Ms access.
2.2 Проектирование системы типографского комплекса в BPwin
Основным достоинством BPwin является быстрота и легкость освоения графического интерфейса, что позволяет успешно создавать и анализировать модели с целью оптимизации бизнес-процессов.
Применение графических языков бизнес-моделирования IDEF0, IDEF3 и DFD обеспечивает логическую целостность и полноту описания, необходимую для достижения точных и непротиворечивых результатов.
Встроенный механизм вычисления стоимости позволяет оценивать и анализировать затраты на осуществление различных видов деловой активности.
Наиболее удобным языком моделирования бизнес-процессов в BPwin является IDEFO. Под моделью типографского комплекса в IDEFO понимается описание системы (текстовое и графическое), представленное в виде взаимосвязанных работ или функций.
Поскольку в основу модели положен этап оформления заказа клиента на оказание услуг организацией ООО «Ксенокс», то на контекстной диаграмме отображена единственная работа «Заказы клиентов».
Взаимодействие системы с окружающим миром описывается как вход, выход, управление и механизм. На вход системы поступает информация от клиентов в виде звонков.
Работа преобразует материалы и информацию, которые поступили в систему. Результат деятельности системы в виде чека оплаты заказа, антикризисного управления и оказанных услуг маркетинга, поступает на выход системы.
К управленческим аспектам, которыми руководствуется работа, относятся правила, стратегии, процедуры или стандарты:
информация о тарифах, которые установились на рынке данных услуг и влияющих на стоимость заказа клиента;
условия договора с клиентом, которые должны соответствовать требованиям обоих сторон;
правила и процедуры регистрации клиента: соответствие заказа содержанию договора с клиентом по стоимости и перечню услуг, оказываемых клиенту должно строго проверяться.
Ресурсы, выполняющие работу, являются механизмом системы.
К ним относятся:
система оформления заказа.
Система оформления заказов предоставляет отчетность по заказам клиентов, контролирует процесс оформления заказа, соответствие требованиям заказчика предоставляемых услуг (сроки, стоимость, результат).
В IDEF0 взаимодействие системы с окружающим миром изображается в виде стрелок. Направление стрелки, прилегающей к грани работы «Заказы клиентов», зависит от её типа (вход, выход, механизм или управление) [Приложение 1].
Таблица 1. Стрелки контекстной диаграммы «Заказы клиентов»
| Имя стрелки (Arrow Name) | Определение стрелки (Arrow Definition) | Тип стрелки (Arrow Type) |
| Система оформления заказов | Формирование отчетности поступивших заказов клиентов, подсчет стоимости заказа и т.д. | Mechanism |
| Информация от клиентов | Заявки клиента на оказание услуг, запросы информации, консультаций и т.д. | Input |
| Информация о тарифах | Сложившиеся на рынке цены и тарифы на оказание данных услуг, спрос и предложение на рынке данных услуг | Control |
| Условия договора с клиентом | Срок оказания услуг, стоимость, документация и т.д. | Control |
| Правила и процедуры | Соответствие оказываемых услуг требованиям заказчика, срокам оказания услуг и т.д. | Control |
| Рекламная продукция | Напечатанные баннеры размешанные на места. | Outpu |
| Печатная продукция | Готовые баннеры. | Outpu |
Стрелка управления рисуется как входящая в верхнюю грань работы. Стрелка механизм рисуется как входящая в нижнюю грань работы.
Стрелка вход рисуется как входящая в левую грань работы.
Стрелка выход рисуется как входящая в правую грань работы.
Контекстная диаграмма представляет собой наиболее абстрактное описание системы и её взаимодействие с внешней средой. После описания системы в целом проводится разбиение её на крупные фрагменты.
Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, описывающие каждый фрагмент и их взаимодействие, называются диаграммами декомпозиций.
Каждый фрагмент системы декомпозируется на более мелкие до достижения нужного уровня подробности описания.
Процесс обеспечения продукцией подразумевает выполнение последовательных процедур:
Отдел работы с клиентом;
Отдел исследований;
Отдел маркетинга.
Конкретизируем процесс обеспечения продукцией путем создания диаграммы декомпозиции, состоящей из 6 работ [Приложение 2].
Таблица 2. Работы диаграммы декомпозиции «Заказы клиентов»
| Имя работы (Activity Name) | Определение (Definition) |
| Отдел Работы с клиентами | Поиск клиентов, ведение договоров с клиентами, работа по соблюдению соответствия шаблонов рекламной продукции пожеланиям клиента. Обсуждение с клиентом качества выбраных материалов, качества печати и стоимости услуг. |
| Инженерно-дизайнерский отдел | Разработка электронных макетов рекламной продукции |
| Отдел изготовления и сборки рекламной продукции | Пробная печать баннера, Изготовление. Добавление крепежных элементов |
| Отдел размещения рекламы | Размещения изготовленных баннеров. |
Эти 3 работ будут связаны внутренними стрелками, которые не касаются границы диаграммы, начинаются у одной и заканчиваются у другой работы. Декомпозируем работу «Отдел исследований». Процесс проведения исследования подразумевает последовательное выполнение следующих этапов: составление клиентской базы, ведение проектов, в результате ведения проекта выдача готовых решений клиенту .
Добавим три работы и их определения [Приложение 3].
Таблица 3. Работы диаграммы декомпозиции «Отдел по работе с клиентами»
| Имя работы (Activity Name) | Определение (Definition) |
| Регистрация клиента в базе | Формирование базы данных о клиенте, необходимых для выполнения заказа. |
| Оформление заказа | Ведение проекта на основании заявленным требованиям заказчика. |
| Составление технического задания | Составление технического задания проекта заказчика. |
Рассмотрим процесс Проекты. Он состоит из 9 последовательных этапов:
Данные клиентов;
Анализ деятельности организации;
Ведение имитационного моделирования;
Управление бизнес-процессами;
Управление персоналом;
Управление внешними связями;
Организационные решения;
Дополнительная поддержка;
Система бизнес - задач и решений.
Для описания логики взаимодействия информационных потоков будем использовать методологию моделирования IDEF3, называемую workflow diagramming.
Графический язык IDEF3 дополняет IDEF0: позволяет описать ситуацию, когда процессы выполняются в определенной последовательности, а также описать объекты, участвующие совместно в одном процессе.
Декомпозируем работу «Проекты» на 8 работ IDEF3 [Приложение 4].
Таблица 4. Работы диаграммы декомпозиции «изготовление продукции»
| Имя работы (Activity Name) | Определение (Definition) |
| Разработка технического задания | Проводится в соответствии с требованиями клиента, указанными в заказе |
| Разработка дизайна макета рекламной продукции | На основе собранной информации разрабатывается макет рекламной продукции |
| Управление разработкой макета | Выполнение условий заказа разработке макета |
| Управление печатью рекламной продукции | Выполнение условий заказа по управлению печатью |
| Размещение рекламной продукции | Выполнение условий заказа по размещению рекламной продукции |
| Организационные решения | Необходимые организационные решения, принимаемые на основе проведенных работ по имитационному моделированию |
| Дополнительные сведения о заказе | Предоставление дополнительной поддержки по результатам проведенных работ |
| Система проектных решений и макетов | Формирование на основе сделанных выводов по проекту системы бизнес - задач и решений |
«Данные клиента» является внешним объектом ссылки.
Используются два перекрестка асинхронное «И»: разветвление и слияние.
Рассмотрим процесс «Отдел работы с клиентом». Он состоит из двух процессов:
проверка и внесение клиента в базу;
формирование заказа.
Для описания документооборота и обработки информации используем диаграмму потоков данных (Data flow diagramming, DFD) [Приложение 5]. DFD представляет систему в виде работ, хранилищ данных и внешних сущностей.
Таблица 5. Работы диаграммы декомпозиции «Изготовление рекламной продукции»
| Имя (Name) | Определение (Definition) | Роль (Roles) |
| Данные клиентов | Перечень сведений о клиенте, необходимых для составления заказа | Хранилище данных |
| Список предлагаемых услуг | Перечень услуг, предлагаемых клиенту для решения определенных бизнес - задач | Хранилище данных |
| Список оказываемых услуг | Перечень услуг, которые организация уже оказала клиенту | Хранилище данных |
| Заказы клиентов | Звонки клиентов, которые делают заказ на оказание услуг | Внешняя сущность |
| Проверка и внесение клиента в базу | Проверка наличия клиента в базе и его внесение в базу в случае отсутствия | Работа |
| Оформление заказа | В соответствии со списком предлагаемых услуг, формируется перечень оказываемых услуг клиенту | Работа |
Работы имеют входы и выходы, но не поддерживают управления и механизмы, как IDEF0. «Заказы клиентов» является внешней сущностью. Она изображает входы в систему.
Хранилища данных («Данные клиента», «список предлагаемых услуг», «список оказываемых услуг») изображают объекты в покое. Стрелки описывают движение объектов из одной части системы в другую. Так, информация о поставщиках направляется из хранилища «Данные клиентов» к работе «Оформление заказа». Граничные стрелки на диаграмме DFD отсутствуют.
Для представления всех процессов обеспечения продукцией в виде иерархически упорядоченных работ, создадим диаграмму дерева узлов [Приложение 6]. Диаграмма позволяет рассмотреть всю модель целиком - четыре уровня, но не показывает взаимосвязи между работами (стрелки).
0 комментариев