2.1 Постановка задачи

Целью автоматизации документооборота организации ООО «Ксенокс» является сбор, регистрация, хранение, обработка и предоставление внутри организации и между отделами информации о клиентах и их заказах. А именно: оформление заказа на предоставление услуги печати клиенту организации ООО «Ксенокс», о процессе приема заявок, регистрации и анализа документации, донесение до клиентов и работников фирмы информации об выполнении заказа.

В соответствии с поставленной целью построение ИС ориентировано на решение следующих задач:

отразить процесс регистрации клиента;

детально рассмотреть процедуру оформления заказа;

Для реализации поставленных задач используется CASE-средство верхнего уровня BPwin, поддерживающее методологии IDEF0 (функциональная модель), IDEF3 (WorkFlow Diagram) и DFD (DataFlow Diagram), а также Erwin и система управления базой данных Ms access.

 

2.2 Проектирование системы типографского комплекса в BPwin

Основным достоинством BPwin является быстрота и легкость освоения графического интерфейса, что позволяет успешно создавать и анализировать модели с целью оптимизации бизнес-процессов.

Применение графических языков бизнес-моделирования IDEF0, IDEF3 и DFD обеспечивает логическую целостность и полноту описания, необходимую для достижения точных и непротиворечивых результатов.

Встроенный механизм вычисления стоимости позволяет оценивать и анализировать затраты на осуществление различных видов деловой активности.

Наиболее удобным языком моделирования бизнес-процессов в BPwin является IDEFO. Под моделью типографского комплекса в IDEFO понимается описание системы (текстовое и графическое), представленное в виде взаимосвязанных работ или функций.

Поскольку в основу модели положен этап оформления заказа клиента на оказание услуг организацией ООО «Ксенокс», то на контекстной диаграмме отображена единственная работа «Заказы клиентов».

Взаимодействие системы с окружающим миром описывается как вход, выход, управление и механизм. На вход системы поступает информация от клиентов в виде звонков.

Работа преобразует материалы и информацию, которые поступили в систему. Результат деятельности системы в виде чека оплаты заказа, антикризисного управления и оказанных услуг маркетинга, поступает на выход системы.

К управленческим аспектам, которыми руководствуется работа, относятся правила, стратегии, процедуры или стандарты:

информация о тарифах, которые установились на рынке данных услуг и влияющих на стоимость заказа клиента;

условия договора с клиентом, которые должны соответствовать требованиям обоих сторон;

правила и процедуры регистрации клиента: соответствие заказа содержанию договора с клиентом по стоимости и перечню услуг, оказываемых клиенту должно строго проверяться.

Ресурсы, выполняющие работу, являются механизмом системы.

К ним относятся:

система оформления заказа.

Система оформления заказов предоставляет отчетность по заказам клиентов, контролирует процесс оформления заказа, соответствие требованиям заказчика предоставляемых услуг (сроки, стоимость, результат).

В IDEF0 взаимодействие системы с окружающим миром изображается в виде стрелок. Направление стрелки, прилегающей к грани работы «Заказы клиентов», зависит от её типа (вход, выход, механизм или управление) [Приложение 1].

 

Таблица 1. Стрелки контекстной диаграммы «Заказы клиентов»

Имя стрелки (Arrow Name) Определение стрелки (Arrow Definition) Тип стрелки (Arrow Type)
Система оформления заказов Формирование отчетности поступивших заказов клиентов, подсчет стоимости заказа и т.д. Mechanism
Информация от клиентов Заявки клиента на оказание услуг, запросы информации, консультаций и т.д. Input
Информация о тарифах Сложившиеся на рынке цены и тарифы на оказание данных услуг, спрос и предложение на рынке данных услуг Control
Условия договора с клиентом Срок оказания услуг, стоимость, документация и т.д. Control
Правила и процедуры Соответствие оказываемых услуг требованиям заказчика, срокам оказания услуг и т.д. Control
Рекламная продукция Напечатанные баннеры размешанные на места. Outpu
Печатная продукция Готовые баннеры. Outpu

Стрелка управления рисуется как входящая в верхнюю грань работы. Стрелка механизм рисуется как входящая в нижнюю грань работы.

Стрелка вход рисуется как входящая в левую грань работы.

Стрелка выход рисуется как входящая в правую грань работы.

Контекстная диаграмма представляет собой наиболее абстрактное описание системы и её взаимодействие с внешней средой. После описания системы в целом проводится разбиение её на крупные фрагменты.

Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, описывающие каждый фрагмент и их взаимодействие, называются диаграммами декомпозиций.

Каждый фрагмент системы декомпозируется на более мелкие до достижения нужного уровня подробности описания.

Процесс обеспечения продукцией подразумевает выполнение последовательных процедур:

Отдел работы с клиентом;

Отдел исследований;

Отдел маркетинга.

Конкретизируем процесс обеспечения продукцией путем создания диаграммы декомпозиции, состоящей из 6 работ [Приложение 2].

 

Таблица 2. Работы диаграммы декомпозиции «Заказы клиентов»

Имя работы (Activity Name)

Определение (Definition)

Отдел Работы с клиентами Поиск клиентов, ведение договоров с клиентами, работа по соблюдению соответствия шаблонов рекламной продукции пожеланиям клиента. Обсуждение с клиентом качества выбраных материалов, качества печати и стоимости услуг.
Инженерно-дизайнерский отдел Разработка электронных макетов рекламной продукции
Отдел изготовления и сборки рекламной продукции Пробная печать баннера, Изготовление. Добавление крепежных элементов
Отдел размещения рекламы Размещения изготовленных баннеров.

Эти 3 работ будут связаны внутренними стрелками, которые не касаются границы диаграммы, начинаются у одной и заканчиваются у другой работы. Декомпозируем работу «Отдел исследований». Процесс проведения исследования подразумевает последовательное выполнение следующих этапов: составление клиентской базы, ведение проектов, в результате ведения проекта выдача готовых решений клиенту .

Добавим три работы и их определения [Приложение 3].


Таблица 3. Работы диаграммы декомпозиции «Отдел по работе с клиентами»

Имя работы (Activity Name) Определение (Definition)
Регистрация клиента в базе Формирование базы данных о клиенте, необходимых для выполнения заказа.
Оформление заказа Ведение проекта на основании заявленным требованиям заказчика.
Составление технического задания Составление технического задания проекта заказчика.

Рассмотрим процесс Проекты. Он состоит из 9 последовательных этапов:

Данные клиентов;

Анализ деятельности организации;

Ведение имитационного моделирования;

Управление бизнес-процессами;

Управление персоналом;

Управление внешними связями;

Организационные решения;

Дополнительная поддержка;

Система бизнес - задач и решений.

Для описания логики взаимодействия информационных потоков будем использовать методологию моделирования IDEF3, называемую workflow diagramming.

Графический язык IDEF3 дополняет IDEF0: позволяет описать ситуацию, когда процессы выполняются в определенной последовательности, а также описать объекты, участвующие совместно в одном процессе.

Декомпозируем работу «Проекты» на 8 работ IDEF3 [Приложение 4].


Таблица 4. Работы диаграммы декомпозиции «изготовление продукции»

Имя работы (Activity Name) Определение (Definition)
Разработка технического задания Проводится в соответствии с требованиями клиента, указанными в заказе
Разработка дизайна макета рекламной продукции На основе собранной информации разрабатывается макет рекламной продукции
Управление разработкой макета Выполнение условий заказа разработке макета
Управление печатью рекламной продукции Выполнение условий заказа по управлению печатью
Размещение рекламной продукции Выполнение условий заказа по размещению рекламной продукции
Организационные решения Необходимые организационные решения, принимаемые на основе проведенных работ по имитационному моделированию
Дополнительные сведения о заказе Предоставление дополнительной поддержки по результатам проведенных работ
Система проектных решений и макетов Формирование на основе сделанных выводов по проекту системы бизнес - задач и решений

«Данные клиента» является внешним объектом ссылки.

Используются два перекрестка асинхронное «И»: разветвление и слияние.

Рассмотрим процесс «Отдел работы с клиентом». Он состоит из двух процессов:

проверка и внесение клиента в базу;

формирование заказа.

Для описания документооборота и обработки информации используем диаграмму потоков данных (Data flow diagramming, DFD) [Приложение 5]. DFD представляет систему в виде работ, хранилищ данных и внешних сущностей.


Таблица 5. Работы диаграммы декомпозиции «Изготовление рекламной продукции»

Имя (Name) Определение (Definition) Роль (Roles)
Данные клиентов Перечень сведений о клиенте, необходимых для составления заказа Хранилище данных
Список предлагаемых услуг Перечень услуг, предлагаемых клиенту для решения определенных бизнес - задач Хранилище данных
Список оказываемых услуг Перечень услуг, которые организация уже оказала клиенту Хранилище данных
Заказы клиентов Звонки клиентов, которые делают заказ на оказание услуг Внешняя сущность
Проверка и внесение клиента в базу Проверка наличия клиента в базе и его внесение в базу в случае отсутствия Работа
Оформление заказа В соответствии со списком предлагаемых услуг, формируется перечень оказываемых услуг клиенту Работа

Работы имеют входы и выходы, но не поддерживают управления и механизмы, как IDEF0. «Заказы клиентов» является внешней сущностью. Она изображает входы в систему.

Хранилища данных («Данные клиента», «список предлагаемых услуг», «список оказываемых услуг») изображают объекты в покое. Стрелки описывают движение объектов из одной части системы в другую. Так, информация о поставщиках направляется из хранилища «Данные клиентов» к работе «Оформление заказа». Граничные стрелки на диаграмме DFD отсутствуют.

Для представления всех процессов обеспечения продукцией в виде иерархически упорядоченных работ, создадим диаграмму дерева узлов [Приложение 6]. Диаграмма позволяет рассмотреть всю модель целиком - четыре уровня, но не показывает взаимосвязи между работами (стрелки).


Информация о работе «Автоматизация процесса документооборота организации ООО "Ксенокс"»
Раздел: Информатика, программирование
Количество знаков с пробелами: 37011
Количество таблиц: 5
Количество изображений: 22

0 комментариев


Наверх