Разработка заданий для MS Excel

2.2 Разработка заданий для MS Excel

MS Excel – мощная программа для хранения и автоматизации расчета данных, представленных в табличной форме, обладает всеми необходимыми возможностями для обработки электронных таблиц: от простых арифметических действий с несколькими ячейками таблицы до статистической обработки огромных массивов данных. Если, работая в Excel, встречаются повторяющиеся задачи, то необходимо создать макрос. Макрос представляет собой последовательность команд, сохраненных в виде модуля Microsoft Visual Basic. При запуске макроса все эти команды автоматически выполняются, что обеспечивает быстрое выполнение задач [12]. Создание макросов в MS Excel производится аналогично созданию макросов MS Word.

Задания разработаны с целью закрепления навыков заполнения электронной таблицы данными и формулами, формирования умений и навыков создания простых макросов в приложении Excel.

Требования к знаниям и умениям: учащиеся знакомы с относительными и фиксированными ссылками в Excel; учащиеся умеют вводить данные разных типов и формулы в ячейки электронной таблицы; производить операции с рабочими листами.

Задание 1. Записать макрос, скрывающий выбранные листы рабочей книги и макрос позволяющий отобразить скрытые листы.

Создайте в новой рабочей книге шесть листов. Измените имена рабочих листов на названия месяцев Январь, Февраль и т.д. Запустите запись макроса, назвав его СкрытьЛисты, и выполните следующую последовательность действий:

1.         Щёлкните по ярлыку листа Февраль.

2.         Выполнить Формат -> Лист -> Скрыть.

3.         Щёлкните по ярлыку листа Апрель.

4.         Выполнить Формат -> Лист -> Скрыть.

5.         Щёлкните по ярлыку листа Июнь.

6.         Выполнить Формат -> Лист -> Скрыть.

Остановите запись макроса. Запустите макрос СкрытьЛисты.

Запустите запись макроса для отображения скрытых листов, назвав его ОтобразитьЛисты, и выполните следующую последовательность действий:

1.         Выполнить Формат -> Лист -> Отобразить.

2.         Из списка скрытых листов выбрать Февраль и щёлкнуть по кнопке ОК.

3.         Выполнить Формат -> Лист -> Отобразить.

4.         Из списка скрытых листов выбрать Апрель и щёлкнуть по кнопке ОК.

5.         Выполнить Формат -> Лист -> Отобразить.

6.         Из списка скрытых листов выбрать Июнь и щёлкнуть по ОК.

Остановите запись макроса. Запустите макрос ОтобразитьЛисты.

Задание 2. Записать макрос, в результате работы которого будет создан новый рабочий лист и таблица для создания отчёта

В меню Сервис укажите на команду Макрос, а затем щёлкните на пункте Начать запись. Появится диалоговое окно Запись макроса. В поле Имя макроса введите НовыйОтчёт. Назначьте способ запуска макроса.

Теперь нужно выполнить последовательность действий, которая будет выполняться при выполнении макроса.

1.         Создать новый рабочий лист.

2.         Выделить ячейки А1:Е7. Выполнить Правка -> Очистить -> Все.

3.         В ячейке А1 набрать текст «Отчет о продажах» (без кавычек).

4.         В ячейке А3 набрать «Регион».

5.         В ячейке А4 набрать «Север».

Рис. 8

6.         В ячейке А5 набрать «Юг».

7.         В ячейке А6 набрать «Запад».

8.         В ячейке А7 набрать «Восток».

9.         В ячейке В3 набрать «1 квартал».

10.      В ячейке С3 набрать «2 квартал».

11.      В ячейке D3 набрать «3 квартал».

12.      В ячейке E3 набрать «4 квартал».

13.      Выделить диапазон A3:E7 и установить границы ячеек.

14.      Выделить диапазон B3:E7 и применить форматирование «По центру».

15.      Выделить диапазон А1:E1 и применить форматирование «Объединить и поместить в центре».

16.      Установить курсор в ячейку B4

Остановите запись макроса. Измените имя созданного рабочего листа на 2005 год. Сохраните рабочую книгу под именем Отчёты.

Задание 3. Записать макрос, выполняющий консолидацию данных из отчётов созданных на основе предыдущего примера.

Откройте рабочую книгу Отчёты. Запустите макрос НовыйОтчёт два раза. Измените имена созданных рабочих листов на 2006 год и Консолидация. Заполните диапазон В4:Е7 листа 2005 год и диапазон В4:Е7 листа 2006 год числовыми данными. Запустите запись макроса, назвав его КонсолидацияОтчётов, и выполните следующую последовательность действий:

1. Установите курсор в ячейку В4 листа Консолидация.

2. В меню Данные выберите пункт Консолидация.

3. В окне Консолидация из раскрывающегося списка функций выбрать Сумма.

Рис. 9 Окно Консолидация.

4. В Список диапазонов добавить ссылки диапазон В4:Е7 листа 2005 год и диапазон В4:Е7 листа 2006 год.

5. Выбрать пункт Создавать связи с исходными данными.

6. Закрыть окно Консолидации, щёлкнув по кнопке ОК.

Остановите запись макроса.

Задание 4. Записать макрос, выполняющий вывод на печать всех отчётов созданных в предыдущем примере.

Откройте рабочую книгу Отчёты. Запустите запись макроса, назвав его ПечатьОтчётов, и выполните следующую последовательность действий:

1.         Щёлкните по ярлыку листа 2005 год.

2.         Выполнить Файл -> Печать и щёлкнуть по кнопке ОК.

3.         Щёлкните по ярлыку листа 2006 год.

4.         Выполнить Файл -> Печать и щёлкнуть по кнопке ОК.

5.         Щёлкните по ярлыку листа Консолидация.

6.         Выполнить Файл -> Печать и щёлкнуть по кнопке ОК.

Остановите запись макроса.

2.3 Разработка заданий для MS Access

Макрос в Access представляет собой структуру, состоящую из одной или нескольких макрокоманд выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет или выгрузит содержимое таблицы базы данных в таблицу MS Excel [13].

В Microsoft Access существует специальное средство для создания макросов – Конструктор макросов. Рассмотрим процесс создания макроса на примере вызова из Access приложений Microsoft Office (например, чтобы сделать небольшие заметки посредством редактора Word). Вызов выполняется одинаково во всех случаях и заключается главным образом в указании имени запускаемой программы. Задания выполняются в учебной базе данных Борей.

Задания разработаны с целью закрепления знаний по: проектированию баз данных; использованию форм и отчётов; создания связей с другими приложениями среды MS Office; созданию простых макросов в приложении MS Access.

Требования к знаниям и умениям: учащиеся знакомы с создание запросов-выборок; учащиеся умеют создавать формы и отчёты.

Задание 1. Создать макрос, вызывающий приложение MS Word и открывающий файл Заметки.doc из папки Мои документы.

Создайте в папке Мои документы документ Microsoft Word с названием Заметки.

Запустите программу Microsoft Access. Откройте учебную базу данных Борей. Раскройте список макросов в окне База данных, щелкнув левой кнопкой мыши по ярлыку Макросы, и нажмите кнопку Создать в верхней части окна.

 

Рис. 10 Окно База данных.

На экране появится окно Конструктора макросов.

Рис. 11 Окно Конструктора макросов.

В верхней части окна по умолчанию выводится два столбца: Макрокоманда и Примечание. Строка в столбце Макрокоманда представляет собой поле со списком, в котором можно выбрать нужную макрокоманду. Строка в столбце Примечание — это обычное текстовое поле, в которое можно ввести комментарий, описывающий выполняемое действие. Когда поле Макрокоманда заполнено, в нижней части окна Конструктора макроса появляется панель Аргументы макрокоманды, которая служит для ввода значений аргументов соответствующей макрокоманды. Список полей на этой панели зависит от выбранной макрокоманды и может отсутствовать, если макрокоманда не имеет аргументов. Таким образом, при создании макросов не нужно запоминать список аргументов для каждой макрокоманды.

В первой строке столбца Макрокоманда выберите из раскрывающегося списка команду Запуск приложения. Заполните появившиеся поле Командной строки именами вызываемого приложения WinWord и открываемого файла Заметки.doc.

Сохраните созданный макрос. Для этого можно выбрать в меню Файл команду Сохранить или нажать клавишу <F12>. Появится окно сохранения макроса. Введите в поле ввода имя макроса Заметки и щёлкните по кнопке ОК. Запустить созданный макрос можно в окне База данных.

Задание 2. Создать макрос, выполнение которого производит выгрузку содержимого таблицы Товары из учебной базы данных Борей в файл MS Excel.

Запустите программу Microsoft Access. Откройте учебную базу данных Борей. Раскройте список макросов в окне База данных, щелкнув левой кнопкой мыши по ярлыку Макросы, и нажмите кнопку Создать в верхней части окна.

В первой строке столбца Макрокоманда выберите из раскрывающегося списка команду ВывестиВФормате. Заполните аргументы макрокоманды в следующем порядке:

поле Тип объекта – Таблица;

поле Имя объекта – Товары; поле Формат вывода – Microsoft Excel 97-2003;

поле Имя файла – C:\Documents and Settings\Пользователь\Мои документы\ВыгрузкаТаблицы.xls. Значения в остальных полях можно оставить без изменений. Результатом выполнения этой команды будет выгрузка содержимого таблицы Товары из учебной базы данных Борей в файл ВыгрузкаТаблицы.xls в папке Мои документы.

Рис. 12 Аргументы макрокоманды ВывестиВФормате.

Файл ВыгрузкаТаблицы.xls в папке Мои документы создастся автоматически, а если он существует, появится сообщение с предложением заменить его новым файлом. Следует отметить, что подобным образом могут быть выгружены также отчёты, запросы и формы.

Сохраните созданный макрос. Для этого можно выбрать в меню Файл команду Сохранить или нажать клавишу <F12>. Появится окно сохранения макроса. Введите в поле ввода имя макроса ВыгрузкаТаблицыТовары и щёлкните по кнопке ОК. Запустить созданный макрос можно в окне База данных.

Задание 3. Создать макрос, выполнение которого производит печать выбранных страниц отчёта Товары по типам из учебной базы данных Борей.

Запустите программу Microsoft Access. Откройте учебную базу данных Борей. Раскройте список макросов в окне База данных, щелкнув левой кнопкой мыши по ярлыку Макросы, и нажмите кнопку Создать в верхней части окна. Макрос будет состоять из четырёх макрокоманд.

В первой строке столбца Макрокоманда выберите из раскрывающегося списка команду ОткрытьОтчёт. Заполните аргументы макрокоманды в следующем порядке: поле Имя отчёта – Товары по типам; поле Режим – Просмотр. Результатом выполнения этой команды будет вывод отчёта Товары по типам на просмотр.

Рис. 13 Аргументы макрокоманды ОткрытьОтчёт.

Во второй строке столбца Макрокоманда выберите из раскрывающегося списка команду Печать. Заполните аргументы макрокоманды в следующем порядке: поле Распечатать – Страницы; поле Со страницы – 2; поле По страницу – 4. Значения в остальных полях можно оставить без изменений Результатом выполнения этой команды будет отправка на печать страниц отчёта Товары по типам со второй по четвёртую.

Рис. 14 Аргументы макрокоманды Печать.

В третьей строке столбца Макрокоманда выберите из раскрывающегося списка команду Закрыть. Заполните аргументы макрокоманды в следующем порядке: поле Тип объекта – Отчёт; поле Имя объекта – Товары по типам. Результатом выполнения этой команды будет закрытие отчёта Товары по типам.

Рис. 15 Аргументы макрокоманды Закрыть.

В четвёртой строке столбца Макрокоманда выберите из раскрывающегося списка команду Сообщение. Заполните аргументы макрокоманды в следующем порядке: поле Сообщение – Страницы со 2 по 4 отчёта «Товары по типам» отправлены на печать; поле Сигнал – Да; поле Тип – Информационное; поле Заголовок – База данных Борей. Результатом выполнения этой команды будет звуковой сигнал, и появление на экране сообщения «Страницы со 2 по 4 отчёта «Товары по типам» отправлены на печать».

Рис. 16 Аргументы макрокоманды Сообщение.

Сохраните созданный макрос. Для этого можно выбрать в меню Файл команду Сохранить или нажать клавишу <F12>. Появится окно сохранения макроса. Введите в поле ввода имя макроса Печать отчёта и щёлкните по кнопке ОК. Запустить созданный макрос можно в окне База данных.

Задание 4. Создать панель инструментов для размещения на ней созданных макросов.

Существуют более быстрые способы запуска макросов. Один из способов — это создание специальной панели инструментов Макросы, на которую вы можете поместить все нужные кнопки.

Рис. 18 Панель инструментов

Щелкните правой кнопкой мыши по панели инструментов и выберите в контекстном меню команду Настройка. В появившемся диалоговом окне Настройка раскройте вкладку Панели инструментов. Щелкните по кнопке Создать – появится окно Создание панели инструментов. В поле Панель инструментов введите название Макросы и щёлкните по кнопке ОК. Закройте диалоговое окно Настройка.

Щелкните по ярлыку Макросы на панели объектов в окне База данных и найдите нужные макросы. Перетащите созданные макросы с помощью мыши на панель инструментов Макросы.

 

Макросы.